Este documento propone la creación de un área de Administración Documental para centralizar las actividades archivísticas de la empresa. Esto permitiría cumplir con la ley, estandarizar los procesos, optimizar costos y garantizar la preservación del patrimonio documental de la organización de manera integral. Se describen las características actuales de la gestión de documentos, el objetivo de apoyar los procesos empresariales, y el cronograma e implementación del proyecto de Administración Documental.

1. DOCUMENTACIÓN DE LA EMPRESA
PROPUESTA
Centralización
Administración Control
• Producción y recepción
• Distribución
• Consulta
• Retención ( vida útil)
• Almacenamiento
• Recuperación
• Preservación
• Disposición final

2. • Actividades archivísticas deben estar a cargo de un área
prestadora de servicios especializada: Administración
Documental
Justificación
• Área que actuará en nombre de las Gerencias Corporativas
en el tema de función Archivística.
• Cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000

3. • Administración y control integrada de la documentación de la Empresa.
• Control de los gastos administrativos y operativos en la gestión documental.
• Garantiza la transferencia de los costos con equidad a las dependencias que
generen mayores servicios documentales.
• Estandarización y normalización de la función archivística en la Empresa.
• Conservación del Patrimonio documental.
• Acceso a la documentación y soporte a los procesos.
• Modernización en la gestión documental
• Liderazgo en el apoyo logístico del proceso de organización y administración
documental.
• Optimización de costos administrativos y operativos en el manejo de la
documentación.
• Apoyo a toda la Empresa en la gestión documental.
• Control del espacio físico utilizado por los archivos.
BENEFICIOS

4. • Espacio insuficiente
• No existen cargos para el manejo de los archivos.
• Desorganización de la documentación
• Los archivos de gestión guardan documentos de varios
años.
• Existen varios depósitos para los archivos grandes.
• No existen procedimientos oficiales para los procesos
archivísticos.
Características actuales

5. Apoyar documentalmente el desarrollo de los procesos
empresariales
Objetivo
Integrar la función Archivística como medio de apoyo técnico
en la nueva estructura organizacional.
Planear una estrategia de la función archivística
Fortalecer la organización Acueducto con la parametrización del
aplicativo del archivo físico de acuerdo con las tablas de retención
documental.
Incrementar el nivel de aprendizaje y conocimiento del talento
humano respecto a la función archivística.

6. CRONOGRAMA
GENERAL
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Implementación y aplicación
de la Normatividad
archivística: Tablas de
retención documental y
Manual de procedimientos del
Archivo: Organización de los
archivos de gestión.
Organización del Fondo
documental acumulado.
Implementación del Centro de
Administración Documental
Empresa de Acueducto.
Sensibilización, capacitación y
mantenimiento del Proyecto.
Meses

7. Recursos
Talento Humano Nivel Cantidad
Administrador funcional 31 1
Analista documental 32 6
Gestionadores documentales 42 26
Equipos Detalles Cantidad
Computador 31
Escáner Arquitectura Intel 32 Bits con procesador Pentium III, 800 GHZ, memoria
Ram 02 512 MB.
Disco duro de 6 GB
Adaptador de Red Ethernet 10/100
Adaptador para monitor de video de 32 MB
Monitor de Video de 15 pulgadas, teclado y mouse.
6

8. Acciones
• Específicas
•Mejorar la Atención al Cliente Interno y Externo.
•Ejecutar en forma integral el ciclo de vida documental.
•Estandarizar la producción de documentos.
•Regular el proceso de conservación documental.
•Aplicar técnicas de organización de archivos físicos y electrónicos.
•Implementar la sistematización de los procesos de Gestión Documental.
•Racionalizar el uso de papel y el proceso de reprografía documental.
•Minimizar la pérdida de documentos
•Optimizar el control de la producción y el trámite documental.
•Controlar y evaluar la aplicación de las políticas y lineamientos estratégicos
del Aplicativo de Archivo Físico.
•Implementar la utilización de las herramientas tecnológicas incorporadas
para el control de la Función Archivística.

9. • Administrativas
•Lograr un enfoque estratégico e integral del sistema de Archivo Físico.
•Establecer los lineamientos, políticas y estrategias de la Función Archivística.
•
•Recuperar y Fortalecer el buen nombre empresarial.
•Cumplir la normatividad exigida por la ley.
•Establecer las pautas funcionales para el manejo del Sistema de Archivo Físico.

10. • Legales
• Técnicas
Administración Documental tendrá como soporte normativo legal las Normas
que regulan el Tema Archivístico.
•Definir y administrar los servicios técnicos y operativos en la organización y
administración de los Archivos satélites con fundamento en la función
archivística.
•Asesoría técnica en Archivística y Gestión Documental.
•Asesoría en Servicios de información Documental y electrónica.
•Estandarizar los procesos y actividades de Gestión Documental.

11. Metodología
Administración Documental asumirá en forma centralizada la organización y
administración de los Archivos Satélites en nombre de las Gerencias
Corporativas, pero en desarrollo de la función archivística, cumplirá los
lineamientos generales, reglamentos específicos y procedimientos de
operación y autocontrol establecidos para la implementación del Aplicativo
de Archivo Físico y en la Organización de las unidades documentales de
conformidad con las tablas de retención documental y el Manual de Archivos,
definiéndose para tal fin el siguiente procedimiento: Ver página 20 del
documento.

12. Servicios
• Asesoría y capacitación
• Servicios técnicos
• Servicio de información