Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.

1. PRESENTADO POR:
MARÍA DEL MAR ECHEVERRY BURITICÁ
SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS
GRUPO No. 3

2. ACTIVIDAD FINAL
«ETAPAS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL»
MARÍA DEL MAR ECHEVERRY BURITICÁ
SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS
GRUPO No. 3
Profesor:
JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
ARMENIA-QUINDÍO
22 DE NOVIEMBRE DE 2014

3. En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y
del Decreto 2609 de 2012, el PGD es un
documento estratégico de la gestión
documental, en el cual se estable para
la entidad las estrategias que permitan
a corto, mediano y largo plazo: la
implementación y el mejoramiento de
la prestación de servicios, desarrollo de
los procedimientos y la
implementación de programas
específicos del proceso de gestión
documental.

5. Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los
siguientes aspectos:
 ADMINISTRATIVOS: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la
gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de
trámites y la eficiencia de la administración.
 ECONÓMICOS: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la
gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la
conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos
destinados para la gestión documental.
 ARCHIVÍSTICOS: Considerados la base del programa; se refieren a los
consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de
documentos. Éstos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del
documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

6. Es la primera fase del Programa de Gestión
Documental – PGD, comprende el conjunto
de actividades encaminadas a la
planeación, generación y valoración de los
documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de formas,
formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis diplomático y su registro
en el sistema de gestión documental.
Fuente: http://elblogdeladmo.blogspot.com/2012/05/planeacion-es-
la-primera-funcion-del.html

7.  REQUISITOS TÉCNICOS: Se refieren a las condiciones o instrumentos
técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos,
con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y
tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción
de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las
diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia.
 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS: Hacen relación a la necesidad de integrar
el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones
administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con
los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la
entidad.

8. Facilita la implementación del PGD de manera efectiva, permite la
identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y
determinación de los requerimientos de información, mantenimiento,
evaluación y documentación del programa, contribuye a la creación de planes
de mejoramiento y planes de contingencia.
Ejemplo: La planeación se lleva a cabo en la elaboración de las TRD,
estableciendo las series y subseries documentales que tramita y administra
cada dependencia. A continuación se mostrará una TRD elaborada por el
SENA, regional Norte de Santander:

10. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al
desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
En esta etapa se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser
adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los
manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.
 Creación y diseño de documentos.
 Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de
texto).
 Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos
ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
 Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad,
características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
 Adecuado uso de la reprografía.

11. Permite la identificación de dependencias productoras de documentos, contribuye
a la definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.
Controla las directrices relacionadas con el número de copias y con la producción de
nuevos documentos. Determina la periodicidad de la producción documental.
Ejemplos de aplicación:
 Actas
 Memorandos
 Circulares
 Historias laborales
 Documentos contables
 Historias clínicas
 Historias académicas

12. HISTORIAS LABORALES, EMPRESA GASES DE OCCIDENTE
HISTORIA LABORAL : es la unidad documental
que comprende la hoja de vida y los
documentos soportes de educación y cursos
en general, los certificados laborales, las
calificaciones de servicio para los cargos de
carrera del sector público y todos aquellos
documentos que incidieren en el desempeño
laboral de la persona. Siendo éstos unos
documentos de suma importancia para la
propia administración y, por consiguiente,
para el funcionario activo o el desvinculado
de la institución, requieren ser archivados,
conservados, organizados y mantenidos con
posibilidad de acceder a la información
contenida en ellos durante muchos años.

13. ACTA DE PREACUERDO ELABORADA POR LA EMPRESA NISSAN MOTOR
IBÉRICA, S.A.

14. HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL
Algunas empresas contratan directamente a médicos para el servicio de salud
ocupacional, en éste caso, estos médicos están obligados a mantener en reserva
la Historia Clínica Ocupacional, pues es del trabajador y no de la empresa.

15. COMPROBANTE BANCARIO

16. Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
de su función administrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus
respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los
tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

17. Permite mejorar los procesos de recepción de solicitud o trámite, mediante la
confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite,
identificación del trámite, determinación de competencia, según funciones de las
dependencias y la definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Esta etapa permite ejercer un mayor control de los trámites a que haya lugar con la
producción de documentos hasta la culminación del asunto.
Ejemplo: Ventanilla Única o Aduana Digital de la empresa COIMPORTEX, allí se
evidencia el trámite de la documentación que ingresa a esta empresa,
especializadas con 20 años de experiencia en operaciones de comercio exterior.

18. La Ventanilla Única tiene como objetivo agilizar y simplificar los flujos de
información, permitiendo a los agentes de comercio exterior realizar, a través de
un solo punto de entrada electrónico, todos los trámites de importación,
exportación y tránsito de mercancías, teniendo interconexión con las ventanillas
privadas que acelere la documentación de dependencias privadas como
transacciones comerciales.

19. Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos
de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los
procesos archivísticos de:
1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen
las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad”.
Se encarga de:
 Identificación de unidades administrativas y funcionales.
 Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
 Conformación de series y subseries documentales.
 Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de los
documentos de apoyo.
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.

20. 2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado.
Se encarga de:
• Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
• Conformación y apertura de expedientes.
• Determinación de los sistemas de ordenación.
• Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.
• Foliación.
3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la
investigación (GRGA).
Se encarga de:
 Análisis de información y extracción de contenidos.
 Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.
 Actualización permanente de instrumentos.

21. ENTONCES
CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS
 Fondo
 Sección
 Subsección
 Serie
 Subserie
 Unidad
documental
 Alfabética
 Numérica
 Mixta
 Guías
 Catálogos
 Índices
 Inventario

22. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los
expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas,
contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar
los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Además
permite elaborar inventarios documentales, gestionar la organización y entrega
de transferencias documentales y la aplicación de la disposición final de las TRD
y/o TVD.
Ejemplo: en un expediente de una investigación disciplinaria el orden original
sería: denuncia, resolución de apertura de la investigación, descargos,
documentos probatorios y fallo.

23. La organización se completa
con la ordenación a nivel de
series y subseries aplicando
un sistema alfabético,
numérico o mixto. Los
expedientes de
investigaciones disciplinarias
se pueden ordenar a nivel de
la serie alfabéticamente o
numéricamente atendiendo al
orden cronológico en que se
originaron.

24. ARCHIVO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE PALMIRA

26. Es la remisión de los documentos del archivo de gestión
al central y de este al Histórico de conformidad con las
Tablas de Retención Documental adoptadas".
Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado
controlado de los documentos.
Los objetivos principales son:
 Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando
la aglomeración de documentos en las oficinas y
descargándolas de aquellos cuyo uso es poco
frecuente.
 Traspasar a un servicio especializado las funciones
de gestión, conservación (temporal o indefinida),
acceso y consulta de los documentos

27.  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
 Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
 Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación.
 Soluciona a nivel físico y funcional, el problema de acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras.
 Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
 Guardar definitivamente en las mejores condiciones de conservación.

28.  Existe el Comité de Archivo en la
entidad, el cual debe
conformarse según lo estipulado
en el Articulo 4 del decreto 12
de 1995 de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nación
que modifica la parte I del
Acuerdo 07 de 1994.
 Tablas de Retención Documental
debidamente avaladas por el
Comité de Archivos de cada
entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación, cuando
sea del caso.
Preparación física de la documentación:
 Limpieza de la documentación
 Eliminación del material metálico
 Identificación del material afectado por
biodeterioro
 Unidades de conservación y
almacenamiento
 Revisión y foliación
 Cajas
 Carpetas
 Amarre
 Embalaje

29. Archivo en trámite, archivo de concentración y archivo histórico; son las tres formas que
tenemos de clasificar la documentación conforme va pasando el tiempo y su
importancia. Y todo ello lo podemos llevar a soporte digital haciendo más rápida su
recuperación, asegurándonos de su perdurabilidad y haciéndolo más accesible para
compartir con otros departamentos.

30. Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras
a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.

31. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
LA CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen
valor permanente.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Aplica para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios.
SELECCIÓN DOCUMENTAL: Esta es utilizada con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo, para su
conservación permanente.
MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y
obtener pequeñas imágenes en película.
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información
que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine,
microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por
computador.

32. Preservación se define como el conjunto de principios políticas, medidas,
planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar
la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de
la integridad del objeto documental en todas sus dimensiones. Es decir, la
aplicación de acciones y estándares antes de que ocurra una alteración o
deterioro en el medio físico u ocurran cambios técnicos o tecnológicos en el
mismo que impidan el acceso a su contenido.

33. Existen ocho estrategias primarias de conservación:
- Asignar claramente las responsabilidades de cada uno
- Adquirir la infraestructura técnica adecuada
- Implementar un plan de mantenimiento y actualización de sistemas
- Implementar un plan para migración periódica de registros
- Crear y mantener las condiciones apropiadas para el manejo y
almacenamiento de soportes físicos
- Mantener redundancia y respaldo regular de soportes físicos
- Implementar la seguridad informática dentro de los sistemas
- Contar con planes de recuperación en caso de desastres

34. Se aplica al documento electrónico de archivo y documentos digitales
(independiente del formato) con su medio correspondiente en cualquier etapa de su
ciclo vital y de ella deriva la elaboración de un Plan de Preservación a Largo Plazo que
tiene como finalidad garantizar la preservación de los documentos electrónicos de
archivo, manteniendo sus atributos tales como, unidad, integridad autenticidad,
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, precisión y suficiencia, para que
éstos puedan constituirse en testimonio que dé cuenta del funcionamiento de las
entidades.

35. La terminología archivística define la valoración como la fase del tratamiento
archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y
secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos.

36.  Facilitan el manejo de la documentación.
 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
 Regulan la transferencias documentales en las diferentes fases del archivo.
 Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos.
 Determinan cuáles son los documentos que han perdido interés o utilidad para la
administración.

37.  Descongestionan los archivos de una masa documental que no tiene valor
secundario o histórico o cuya información se encuentra repetida en otros tipos
documentales.
 Permiten el manejo integral de los documentos.
 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
 Permite flujos ágiles de la información y facilita las transferencias de documentos
de un archivo a otro.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

39. Mediante la realización de este trabajo, podemos concluir que el desarrollo de esta
asignatura deja una completa información y recursos de apoyo para nuestro
aprendizaje, ya que cada una de las presentaciones realizadas por nuestros
compañeros de los grupos 3 y 4, nos permitieron reconocer la importancia que
tiene elaborar e implementar un PGD en las entidades públicas y las privadas que
desempeñen funciones públicas, porque permite encaminar los archivos para que
sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes
para la cultura.
De igual manera, el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación
deberán observarse los principios y procesos archivísticos, facilita la recuperación
de la información en forma rápida y oportuna.
La aplicación de cada una de las etapas presentadas en este video, facilitan la
creación de estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo, la
implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los
procedimientos y la aplicación de programas específicos del proceso de gestión
documental.

40. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. La Gestión documental en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. [Consultado
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