La empresa CHARLOTTARCHIVO gestiona el ciclo de vida de los documentos de sus clientes, garantizando el acceso, protección y conservación de la información de acuerdo con las normas archivísticas. Ofrece servicios como el tratamiento y gestión de documentos, digitalización, consultoría y formación en procesos archivísticos aprovechando las nuevas tecnologías. Su objetivo es apoyar las funciones administrativas y de investigación de sus clientes a través de una gestión eficaz de la documentación que genera y custodia.

3. La empresa CHARLOTTARCHIVO de
Administración Documental gestiona
y/o regula el ciclo de vida documental,
garantizando el acceso, la protección y
conservación de la información, de tal
forma que sirva como apoyo a la
investigación histórica y a la gestión
académica y administrativa, y como
soporte legal para demostrar sus
actuaciones ante terceros en el tiempo.

4. Ser referente normativo en los procesos
relacionados con el ciclo de vida de los
documentos, que soportan decisiones
administrativas en las unidades de la
empresa y consolidarse para ellas, en
una fuente reconocida de apoyo,
asesoría y consulta en procesos
archivísticos, apalancados en el uso de
las nuevas tecnologías y en la eficiencia
de los procesos.

5.  La Unidad de archivo de la empresa asume el
compromiso de progreso con la sociedad a la que
atiende y pone en marcha estrategias y técnicas
documentales entre las que se encuentra un
diagnóstico de necesidades, un desarrollo de
contenidos, actividades de investigación
tecnológica y dotación a la Organización de una
infraestructura inicial necesaria. Por lo tanto la
unidad de servicio documental está comprometida
con la toma de decisiones estratégicas y en la
consolidación de la imagen y cultura de la
institución, contribuyendo al buen funcionamiento
a través de una gestión eficaz tanto en el
tratamiento y custodia como difusión de la
información

6.  Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo
generados en la entidad, dentro del cumplimiento de sus
funciones.
 Fortalecer la seguridad en los sistemas de información para
garantizar la obtención de unos mejores resultados en el
almacenamiento y manejo confidencial de la información.
 Conocer el correcto manejo de un sistema de información,
siguiendo las pautas estipuladas para ello, basados con la
información obtenida principalmente del archivo general de la
nación (ley 594, ley general de archivos).
 Preservar correctamente la documentación siguiendo cánones
como el manejo de temperatura, y humedad en el lugar donde se
estén almacenando.

8.  Tratamiento y gestión archivística
 Gestión de documentación clínica
 Informatización de fondos, gestión de
bases de datos y digitalización de
documentos
 Destrucción certificada de documentos
 Tratamiento y restauración de documentos
 Transcripciones e informes paleográficos
 Consultoría, formación y soporte técnico

9.  Organización: Para la organización de la documentación nos valemos de un
cuadro de clasificación apropiado al organismo en cuestión siguiendo su
estructura orgánica y funcional. La ordenación de los expedientes puede ser
cronológica, alfabética o numérica según el criterio más apropiado para cada
tipo de expediente.
 Instalación : Una vez organizada, la documentación es colocada en carpetas de
pH neutro y cajas normalizadas que certifican su conservación.
 Transferencias reguladas : Las transferencias de oficinas al Archivo Central,
como las de éste al Archivo histórico, están completamente normalizadas
siguiendo el procedimiento regulado por la ley de archivos.
 Conservación : En primer lugar seguimos medidas de carácter preventivo para
evitar en mayor medida los procesos degrada torios a los que están sometidos
los documentos. Posteriormente dotamos los depósitos con el mobiliario
adecuado: estanterías metálicas, llaneros etc. y medidas de seguridad.
 Normalización: La descripción archivística ISAD G Para describir el fondo y
sus partes aplicamos la norma internacional de descripción archivística; ISAD
(G). Esta norma constituye una guía general para la elaboración de
descripciones archivísticas cuya finalidad es identificar y explicar el contexto y
el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.

10.  Informatización: Utilizamos un programa
informático específico para la documentación,
al que el cliente, si lo desea, podrá acceder para
cualquier consulta vía internet. Genera varios
tipos de inventarios así como índices
onomásticos y toponímicos.
 Digitalización: Aquellos documentos en mal
estado de conservación son digitalizados, así
como cualquier documentación que el cliente
desee tener en soporte informático
 Difusión: Pretendemos no sólo agilizar la
gestión administrativa diaria, sino también
difundir el conocimiento de fondos
documentales y poner así en valor nuestro
patrimonio documental.

11. Dar a conocer el portafolio de servicio al cliente a los funcionarios
antiguos y los que ingresan a laborar a la entidad, para que tengan las
bases técnicas para el manejo documental de la entidad.