Trabajo de campo PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ERIKA STELLA RODRÍGUEZ DUQUE
ADRIANA PAVAS
LEIDI YOHANA CASTAÑEDA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
*

*
Es una herramienta archivística que manifiesta y
evidencia la realización de los procesos
archivísticos en las entidades, a corto, mediano y
largo plazo.
Este debe aprobarse, publicarse, implementarse y
controlarse periódicamente, con el fin de llevar a
cabo procesos de la gestión documental como: la
planeación, la producción, manejo y organización
de los documentos, que han sido generados o
recepcionados por una entidad, con el propósito de
facilitar su utilización y conservación.

*
*Resaltar la importancia del papel de los documentos
y archivos, como lenguaje natural de la
administración pública, para el funcionamiento de la
misma, elementos necesarios para la participación
ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y
el control de la gestión pública y garantía de los
derechos individuales y colectivos.
*Procurar la racionalización y control en la producción
documental, en atención a los procedimientos,
trámites administrativos y flujos documentales, lo
mismo que, la normalización de modelos y formatos
para la producción documental.

*
*Normalizar la utilización de materiales, soportes y
equipos de calidad y que a la vez preserven el
cuidado del medio ambiente.
*Lograr una acertada normalización en los
procedimientos para el recibo, radicación y
distribución de la correspondencia mediante la
utilización de sistemas eficientes de correo y
mensajería.

*
*Regular el manejo y organización del sistema de
administración de documentos y archivos a partir
de la noción de Archivo Total y los enunciados de
finalidad, responsabilidad, confidencialidad,
seguridad y accesibilidad.
*Implementar el desarrollo de procesos básicos
de aplicación de la Tabla de Retención
Documental, organización, transferencias
primarias, recuperación, preservación,
conservación de la información y disposición
final de los documentos.

*
*Facilitar la recuperación de la información en
forma rápida y oportuna.
*Encaminar los archivos para que sean verdaderos
centros de información, útiles para la
administración e importantes para la cultura.

*
NORMAS RELACIONADAS CON LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
EXPLICACIÓN
Constitución Política de Colombia,
artículos 8, 15, 23, 70, 74.
Establece la obligatoriedad del Estado y de sus
ciudadanos, de proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nación, así mismo resguardar la
información y los datos personales registrados en
bancos de datos; el derecho de los ciudadanos
de presentar peticiones a la administración, las
cuales deben ser respondidas dentro de los
términos establecidos por la ley, proteger los
bienes del estado (documentos), los cuales son
inalienables, imprescriptibles e inembargables,
también establece que todas las personas tienen
derecho a acceder a documentos públicos, salvo
que se hallen sujetos a reserva.

*
NORMAS RELACIONADAS CON
LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EXPLICACIÓN
Ley 163 de 1959
Establece todo lo concerniente a la Protección del
patrimonio cultural.
Ley 23 de 1982
Regula todos los aspectos fundamentales sobre
derechos de autor, importantes en el diseño y
aplicabilidad institucional de un programa de
gestión documental.
Ley 57 de 1985
Esta ley ordena la publicidad de los actos y
documentos oficiales (artículos 1, 12 al 16 y 27).

*
EXPLICACIÓN
Ley 489 de 1998
Esta ley contiene normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional,
sobre la expedición de las disposiciones, principios y
reglas generales para el ejercicio de las atribuciones
previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189
de la Constitución Política, entre otras disposiciones.
(Artículos 36 y 37).
Ley 527 de 1999
Esta ley define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y establece las entidades de
certificación, entre otras disposiciones. (Artículos 6,
8, 9, 10, 11, 12 y 13).

*
NORMAS RELACIONADAS
CON LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
EXPLICACIÓN
Ley 594 de 2000
Esta ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado
colombiano (Artículo 1), comprende a la administración
pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley.
Ley 1712 de 2014
Esta es la ley de transparencia y del derecho de acceso a
la información pública nacional, la cual regula todos
aquellos aspectos pertenecientes a la aplicación de la
transparencia en las actuaciones del gobierno y los
funcionarios públicos y de la permisividad que debe
existir en las entidades, en cuanto al acceso a la
información, no clasificada como reservada o
confidencial.

*
EXPLICACIÓN
Decreto 1081 de 2015
Por medio del cual se expide el Decreto
Reglamentario Único del Sector Presidencia de la
República.
Decreto 106 de 2015
Esta normativa reglamenta el Título VIII de la Ley
594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia
y control a los archivos de las entidades del
Estado y a los documentos de carácter privado
declarados de interés cultural.
Directiva Presidencial 04 de 3
de abril de 2012.
Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la
Política Cero Papel en la Administración Pública.

*
EXPLICACIÓN
Ley 1437 de 2011
Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Ley 1755 de 2015
Por medio de la cual se regula el derecho
fundamental de petición y se sustituye un título del
código de procedimiento administrativo y de lo
contencioso administrativo

*
* El PGD debe elaborarse y diseñarse
bajo una metodología de
formulación de proyectos,
implementarse a partir de la propia
realidad y contexto orgánico -
funcional, legal, administrativo,
económico y tecnológico de la
entidad, en coordinación con las
áreas de Planeación, Tecnologías,
Gestión de Calidad y Control Interno
o quien haga sus veces.

*
* Esto quiere decir que se debe conformar
un equipo interdisciplinario para su
elaboración y apoyados en éste, se
recolecta la información que permita
establecer una política de gestión
documental, designar la responsabilidad
de la administración y el control de la
función archivística y gestión documental,
contando con profesionales calificados en
archivística, y conformar la instancia
asesora ante la alta dirección de la entidad
en materia archivística.

*
* Así mismo se debe establecer
acciones orientadas a que las
personas y la cultura de la entidad
se ajuste a las nuevas dinámicas,
estrategias, directrices y mejores
prácticas de la gestión documental y
al uso y adopción de las tecnologías
de la información y las
comunicaciones.

*
* Se debe realizar un diagnostico integral del
estado de los archivos y en general de los
procesos archivísticos que permita
identificar y evaluar los aspectos críticos
de la gestión documental.

*
REQUISITOS
TÉCNICOS
REQUISITOS
ADMINISTRATIVOS
ECONÓMICOS

*
* Se refieren a las condiciones o instrumentos
técnicos previos como:
 Manuales de procesos y procedimientos,
 Compilación de formas o formatos regulados
 Manual de funciones
 Tablas de retención documental
 Tablas de valoración documental
 Adopción de normas técnicas y normatividad en
general, existencia de archivos en las diferentes
fases del ciclo vital y de la Unidad de
Correspondencia.

*
*Hacen relación a la necesidad de integrar el
programa de gestión documental (PGD) con todas las
funciones administrativas de la entidad, así como con
los sistemas de información, con los aplicativos y
demás herramientas informativas de las que haga uso
la entidad, en atención a las siguientes
consideraciones:

*
* Apoyo de la alta dirección.
* Definir el sistema de administración de archivos
(centralizado, o descentralizado).
* Participación de las diferentes áreas, directivas, aquellas
relacionadas con las compras y suministros, las TIC y el
presupuesto.
* El recurso humano asignado al archivo debe contar con
funciones y dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
* Contar con programas de capacitación en cuanto a la gestión
documental, organización de archivos y auditoria de
información y manejo de procesos.
* En cuanto a las instalaciones se deben seguir las
recomendaciones del AGN, en cuanto a: características
arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de
áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo,
ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y
equipo.

*
* Hacen relación al análisis de tipo
económico como la reducción de costos
derivados de la conservación de
documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos
destinados para la gestión documental.
Archivísticos: Considerados la base del
programa, y se refieren al los
establecidos en la Ley General de
Archivos y la normatividad archivística.

*
* Luego de tener identificados los prerrequisitos de
elaboración, se debe tener en cuenta:
Dar cumplimiento a los prerrequisitos, y en base a las
estrategias y recomendaciones identificadas en el
diagnostico, y la metodología para la elaboración del
PGD, se deben establecer actividades que se puedan
alinear con el Plan de Acción de la entidad.
Certificar que se cumpla y se identifique n los
requerimientos normativos, económicos,
administrativos, tecnológicos…, para el desarrollo del
PGD.
Se debe contar con un plan de trabajo, con
cronograma de tiempos, claridad en los roles a
desempeñar, disponibilidad de personal y estrategias
de cambio.

*
* Aprovechamiento de los medios tecnológicos con que
cuenta la entidad.
* Se ha reducido notablemente el uso y producción de
documentos innecesarios,
* Avance de manera notable en los procesos de auditorías
y seguimientos por parte de los organismos internos y
externos,
* Creado nuevos y mejores procedimientos archivísticos,
y se ha dado mayor cumplimiento a los existentes,
* Garantiza una prestación de servicios archivísticos más
eficientes,
* Se ha contribuido a un mejor acceso a la información
física y electrónica dando así cumplimiento a la ley
1712, de transparencia y derecho al acceso a la
información.

*
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTAL
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Planeación
Planificación, generación, valoración de los
documentos, creación y diseño de formas,
formularios y documentos, análisis de procesos,
análisis diplomático, registro en el sistema de
gestión documental.
Producción
Estudio de los documentos en su forma,
formato, estructura, finalidad, área
competente.
Gestión y Trámite
Registro, vinculación a un trámite, distribución,
descripción (metadatos), disponibilidad,
recuperación, acceso, consulta, control,
seguimiento a los documentos y su trámite.

*
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTAL
Organización
Clasificación, ordenación, descripción de
documentos de archivo.
Transferencia
Transferencia de documento, verificación de
estructura, validación del formato de
generación, migración, refreshing, conversión,
elaboración de metadatos de preservación y de
descripción.
Disposición de
documentos
Selección de documentos, conservación
temporal o permanente, eliminación.

*
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTAL
Preservación a largo
plazo
Aplicación de acciones y estándares para la
preservación de los documentos en el tiempo.
Valoración
Determinación de valores primarios y
secundarios, desde la planificación de los
documentos.

*
* Las empresas visitadas en su mayoría cuentan con
herramientas obtenidas de los lineamientos del AGN y de las
necesidades internas de adaptación. Las TRD y las TVD son
fundamentales en el Ciclo de reconocimiento y organización
documental. Hoy, en la etapa de acompañamiento, son las
capacitaciones el eje fundamental de la divulgación y
organización.Con el recurso de los Inventarios Documentales,
de las Actas de Transferencia Documental, de Eliminación y
de los Catálogos Documentales el Archivo ve encaminado su
futuro hacia un Archivo completo, protegido y digitalizado.
Las herramientas, en su conjunto, permiten la organización
documental, el acceso a la información y el garantizar la
conservación del Archivo Histórico en el tiempo.

PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
• El propósito es a través de esta herramienta implementar y poner en
marcha procedimientos administrativos que permitan dar un mejor
manejo y organización de la documentación producida y recibida en la
entidad, en cualquiera que sea el medio de conservación.
DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL
• Este elemento permite establecer el estado en que se encuentra la
entidad en materia documental, el estado de los archivo y así elaborar
permanentemente un plan de mejoramiento orientado a la organización
de los documentos, desde su producción hasta su destino final.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
• Se elaboran como instrumento que permita establecer los documentos
que produce la entidad, su importancia en lo relacionado con la
conservación y preservación que se les debe dar y que debe hacerse con
estos una vez finalice su tiempo de utilidad.
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
• Se elaboran como instrumento después del análisis y organización a un
fondo acumulado, que permita establecer los documentos que produce
la entidad, su importancia en lo relacionado con la conservación y
preservación que se les debe dar y que debe hacerse con estos una vez
finalice su tiempo de utilidad.

DIGITALIZACIÓN
• Escaneo de los documentos en PDF, los cuales estarán disponible para los
usuarios.
CENTRO DE CORRESPONDENCIA
• Lugar donde se recepcionan todos los documentos que desee radicar los
usuarios internos y externos

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