Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y el archivo digital. Identifica cuatro áreas de acción y los principios de la gestión de archivos digitales. Describe las áreas de gestión de los archivos digitales que incluyen autentificación, preservación, organización y acceso. Concluye que se debe adoptar tecnologías de información coherentes con los cambios en los métodos de trabajo de las organizaciones.

1. Concepción Ferro Claudia Patricia Flórez María del Carmen López Andrea Constanza AndradeJosé Alberto García José Pastor Sanabria MillánUNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓNARCHIVOS DIGITALESFebrero 2011LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2. TutorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOProfesional Ciencia de la InformaciónUNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓNARCHIVOS DIGITALESFebrero 2011LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

3. CONTENIDOIntroducciónObjetivosLa Gestión archivística de documentos electrónicosEl Archivo DigitalÁreas de AcciónPrincipios de la Gestión de archivos DigitalesÁreas de gestión de los archivos DigitalesAutentificaciónPreservaciónOrganizaciónAccesoConclusionesBibliografía

4. INTRODUCCIONEl desarrollo de la archivística ha estado enmarcado en los últimos 10 años por disciplinas como la informática, la administración y la gestión de información, gracias a las cuales es común escuchar sobre conceptos como gestión documental, gestión de electrónica de documentos y gestión de información empresarial, los cuales convergen en el campo de la administración de negocios. En un primer escenario, la tecnología ha modificado enormemente, durante los último años la forma como se almacena, genera, accede y usa la información, lo cual no solo ha traído como consecuencia el cambio de paradigmas que hasta hace poco eran simples predicciones de los tecnologistas, sin ninguna base empírica, caracterizada cada vez más por la creciente clientela de información en soportes electrónicos.

5. OBJETIVOSDefinir en que consiste la Gestión archivística de documentos electrónicos

6. Definir que es Archivo Digital.

7. Identificar las areas de Acción.

8. Conocer en que consisten los principios de la Gestión de archivos Digitales.

9. Describir las areas de gestión de los archivos Digitales.LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALESCREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos y las aplicaciones de trabajo (Word, email…), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, están completos, incluyendo los metadatos y que se han establecido los vínculos con otros documentos dentro de la agrupación en la que se integran.SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES Debe adoptarse en el momento de la creación del documento electrónico de acuerdo con el calendario de conservación. El sistema debería posibilitar el alojamiento de los documentos relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que más adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección.

10. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALESPRESERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES: Los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo. Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos y transferencia de documentos, incluyendo la prevención y la conservación.

11. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES La selección de formatos debe: Los tipos de formatos físicos pueden agruparse en: Minimizar el riesgo de bloquearse con formatos y aplicaciones propietarias.

12. Limitar el número de formatos para minimizar el número de rutinas (paths) de migración.

13. Los formatos seleccionados deben poseer una mínima conexión con las aplicaciones departamentales.

14. Reducir al mínimo, en el funcionamiento diario, la intervención de la infraestructura tecnológica de un departamento.

15. Los formatos seleccionados no deberían excluir añadidos y cambios futuros a medida que se produzcan nuevos desarrollos. Formatos de transferencia: deben comprender el contenido, la estructura y el contexto del documento y documentar que también se conservan los metadatos a nivel de documento y de expediente.

16. Formatos de preservación: asegurar la integridad del conjunto y, al máximo posible, la estabilidad.LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES METODOLOGIA ARCHIVISTICA PARA DOCUMENTOS ELECTRONICOS

17. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES EL ARCHIVO DIGITALEl archivo digital es una aplicación que permite el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos, dándole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma.Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el computador desde un simple block de nota hasta u programa ejecutable de grandes rasgos. Los formatos de archivos digitales almacenan la información codificando toda la imagen cada píxel de forma individual, esto ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna clase de información.Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de archivo o formato.

18. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALESÁREAS DE ACCIÓNEn cuanto al manejo de la Gestión Documental comprende algo más que una readecuación y renovación de técnicas archivísticas del profesional archivero. Las habilidades y conocimientos que debe desarrollar este profesional se pueden resumir en cuatro áreas de acción. La primera está enfocada al análisis de procesos, es decir, a la descripción, caracterización y reconocimiento de los procesos al interior de la organización como fuentes de generación documental.

19. Una segunda área lo constituye el análisis de información documental, para lo cual debe tener una amplia competencia en el manejo de generación documental, analizando en que fases de los procesos de trabajo se producen documentos y los soportes o medios donde estos se registran.

20. Una tercera área comprende la selección y valoración documental en los lugares donde se genera y se dispone (archivos de gestión o de oficina), efectuando una preselección y pre valoración de la misma.

21. Una cuarta área abocada al desarrollo de mecanismos de control, para verificar cómo se está produciendo la documentación y cómo debe fluir sin interferencias, desvíos o retrasos hacia el archivo o los lugares destinados para un depósito parcial o permanente. Principios de la Gestión de archivos DigitalesEl proceso se ve enriquecido por los adelantos tecnológicos al encontrar nuevos soportes para almacenar, acceder y usar la información, lo cual genera cambios en el sistema tradicional de gestión documental para incluirse en el proceso que facilitan los soportes electrónicos

22. Principios de la Gestión de archivos DigitalesDentro del desarrollo tecnológico de la archivística se han integrado diferentes disciplinas que motivan desarrollar la gestión de la información y la automatización de los procesos, gracias a lo que hoy en día se denomina como gestión de electrónica de documentos.Las organizaciones exitosas necesitan sistemas de información para crear, mantener y utilizar los documentos que permitan satisfacer sus necesidades en cuanto a la organización y conservación del fondo documental.

23. Principios de la Gestión de archivos DigitalesEn el entorno de la era electrónica, el desarrollo y la implementación de dichos sistemas se requiere que el programa de administración de documentos y archivos electrónicos este basado en los siguientes principios: Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos. Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente.

24. Principios de la Gestión de archivos DigitalesPlaneado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo.

25. Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo. Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad.

26. Principios de la Gestión de archivos DigitalesOrganizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico. Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo de la información, la gestión de documentos y la informática.