Este documento trata sobre la gestión documental. Explica que la gestión documental surgió como disciplina a mediados del siglo XX, especialmente en Estados Unidos en los años 1950, cuando se reconoció la necesidad de las organizaciones de gestionar su documentación de manera sistemática. Una figura clave en el desarrollo de la gestión documental fue Theodore Roosevelt Schellenberg, quien aplicó nuevos métodos teóricos y prácticos para la evaluación de archivos. También resalta la importancia de la normatividad colombiana en materia de gest

1. GESTION DOCUMENTAL
EUGENIA TERESITA CUSTUMAL
CLAUDIA PATRICIA DUQUE PEREZ
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecologíay Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENÍA
2016

2. CONCEPTUALIZACION GESTION
DOCUMENTAL
¿Qué se entiende por Gestión
Documental?
Es la administración del flujo
de documentos dentro de las
empresas mediante un
conjunto de normas,
tecnologías y técnicas, que
tiene como finalidad la
ubicación, almacenamiento y
organización de todo tipo de
Documento. para que la
conservación, uso y ubicación
de estos sea rápida y sencilla.Imagen tomada de: Buscador de imágenes Bing

3. 1)Edad Media
• (476- 1492)
2) Anglosajón
• (1400 .- 1500)
3) siglos
• (XVIII,XIX Y XX)
ORIGENES
1) La característica principal en esta época era de
carácter patrimonial y administrativo.
La actuación de los archivistas dentro de la Gestión
documental solo era considerada cuando los
documentos perdían su valor Administrativo y se
trasladaba a archivos históricos.
2) Se crearon 2 grandes áreas de atención de la
archivística:
 Archivos con fines culturales, históricos y
científicos llamados (archives administration)
 Archivos al servicio de entes productores de
documentos llamados (records management)
3) La archivística se enmarca en servir a la investigación
histórica.

4. 4)SIGLO XX
•(Finales Años 40)
5) Siglo xx
• (Segunda Mitad )
6) Año 1956
ORIGENES
4) Es aquí donde surge y se acepta , en primera
instancia la figura del GESTOR DE
DOCUMENTOS y el término GESTIÓN DE
DOCUMENTOS.
5) En este periodo se empieza a centrarse en las
necesidades de los diferentes entes en con el
hecho de gestionar su documentación , como
la cultura, investigación e investigación.

5. ORIGENES
6) Theodore Roosevelt
Schellenberg (1903-1970)
1956
• Schellenberg se atrevió a desafiar los principios y
técnicas británicas que estaban siendo utilizados en los
archivos Dentro de los EE.UU y fue pionero en nuevos
métodos teóricos y prácticos para la evaluación de
archivos.
• Schellenberg encontró que se trata de aplicar los
principios europeos tradicionales para resolver los
problemas modernos de archivos americanos.
• una serie de folletos se convirtió en la base para su
primera publicación importante libro, la valoración de
modernos Registros Públicos (1956)
• Gestión de archivos (1965), surgió como producto de
sus experiencias de enseñanza. En él aplica los
principios archivísticos a la eliminación de los
manuscritos en las organizaciones no
gubernamentales
Nacido: Jardín Township, Michigan
Muerto: Arlington, Virginia (66 años)
Nacionalidad: EE.UU.
Educación: Tabor College,
Universidad de Kansas, Universidad
de Pennsylvania
Campo: Historia
Conocido por:
ayudante de archivos de los Estados
Unidos La apreciación de los
modernos Registros Públicos | La
gestión de los archivos Imagen tomada de:
http://archivopedia.com

7. Establecimiento de la
Gestión Documental
Fue reconocida de manera oficial a mediados del
Siglo xx.
En Estados Unidos en los años 50 donde se acepta
y reconoce.
Cuando surge la necesidad dentro de las diferentes
organizaciones de Gestionar su Documentación.
Theodore Roosevelt Schellenberg hace su gran
contribución al implementar y enfocar la
archivística hacia un nuevo rumbo , donde empieza
a nacer la Gestión Documental.
Donde esta incluye el ciclo vital de los documentos
mostrando así la relación de las diversas faces que
se implementan en los archivos Institucionales.
Imagen tomada de: Buscador de imágenes Bing

8. CODIGO DE ETICA

9. Se considera de vital importancia estos tres
principios, ya que la ética es el comportamiento
del hombre con su entorno , por tal motivo la
confidencialidad,consevacion y mantenimiento
de las actitudes y aptitudes dignas de un ser
humano y profesional, engrandecen su labor y
crean vínculos con los legados ancestrales al
profesión archivística.
Solo un Buen profesional aplica y mantiene los
principios para enaltecer su trabajo, con calidad
humana, servicio y trabajo confiable.

10. NORMATIVIDAD
NORMATIVIDAD IMPORTANCIA
Ley 80 de 1989.
Crea el Archivo General de la Nación; y es la encargada de
regir la política archivística en Colombia.
Dirige el Sistema Nacional de Archivos enfocada en planear y
coordinar la función archivística de la Nación, salvaguardar el
Patrimonio Documental y disponer al servicio de la
comunidad
Promueve la organización, fortalecimiento e integración de los
archivos de orden Nacional, Distrital, Departamental, Municipal,
etc.; garantizando la eficacia de la gestión.
Ley 594 de 2000.
“Ley general de archivos”. Establece reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.
Art. 3. “Gestión documental es el conjunto de actividades
administrativas y técnicas a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta el destino final, con el objeto
de facilitar su utilización y conservación”.
Los documentos son de vital importancia para el desarrollo de
actividades de cualquier entidad, y por consiguiente deben
cumplir con el programa de gestión documental.
Los archivos son importantes para la administración en toma
de decisiones, como Patrimonio Cultural e Identidad Nacional.

11. NORMATIVIDAD IMPORTANCIA
Ley 1409 del 2010.
“Reglamenta el ejercicio profesional de archivística y el
código de ética”.
El archivista es una persona con formación académica con
titulación superior (técnica, tecnológica y universitaria)
acreditada en Instituciones superiores con idoneidad,
inscripción en el registro único de profesionales, tarjeta
profesional expedida por el Colegio Colombiano de
Archivísticas y experiencia especifica.
El archivista tiene conocimientos generales sobre
documentos y la ciencia archivística, y puede aplicar
correctamente los principios básicos de la archivística en
organizar, controlar, describir la documentación; con el fin de
facilitar la búsqueda y acceso a la información según las
necesidades de los clientes internos y externos.
Ley 1712 de 2014.
“crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional”.
Art.15.”… los sujetos obligados deberán adoptar un Programa
de Gestión Documental en el cual se establezcan los
procedimientos y lineamientos necesarios para la
producción, distribución, organización, consulta y
conservación de los documentos públicos”.
Las entidades deben cumplir con la implementación del el programa
de gestión documental; como estrategia para dar acceso a la
información pública al ciudadano, como transparencia en la gestión
de actividades de funcionarios públicos, con su respectiva divulgación
y como garantía de derecho en responder a las solicitudes de
información

12. NORMATIVIDAD IMPORTANCIA
Decreto 2609 de 2012.
El proceso de gestión documental es transversal en las entidades, por tanto
debe estar coordinado correctamente así:
Planeación
Producción
Gestión y trámite
Organización
Transferencia
Disposición de documento
Preservación a largo plazo
Valoración
Implementar instrumentos archivísticos para la gestión documental así:
Cuadro de clasificación documental (CCD)
Tabla de retención documental (TRD)
Programa de gestión documental (PGD)
Plan institucional de archivos de la entidad (PINAR)
Inventario documental
Modelo de requisitos de gestión de documentos electrónicos
Banco terminológicos de tipos, series y subseries documentales
Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones de las
unidades administrativas.
Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas
de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos.
Tener en cuenta las etapas de gestión de documentos así:
Creación, mantenimiento, difusión, administración.
Por lo tanto, debe existir una política de gestión documental de la
información física o electrónica desde la creación, uso, mantenimiento,
retención, acceso y preservación.
Las entidades públicas tienen la responsabilidad de formular,
implementar y evaluar el programa de gestión documental, creando
una cultura archivística a los funcionarios con la sensibilización del
valor de los archivos.
Además, deben modernizarse en las prácticas de gestión documental,
apoyándose en el uso de tecnologías de la información y las
comunicaciones.
La implementación del programa de gestión documental debe estar
sujeto al anexo del Decreto 2609 de 2012.

13. NORMATIVIDAD IMPORTANCIA
Acuerdo 060 de 2001.
Establece las pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en entidades públicas y privadas que cumplan funciones
públicas.
Art. 3. “ unidades de correspondencia gestiona de manera
centralizadas y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones, de tal manera que los
procedimientos contribuyan con el programa de gestión
documental, procesos se llevaran archivos de gestión, central e
histórico”
El uso oportuno y adecuado de la información, normalizado los
procedimientos de correspondencia como parte integral de la
gestión documental.
Importancia del manejo y conservación de los documentos
archivísticos bajo la normatividad, procesos y procedimientos
establecidos para el adecuado manejo de la correspondencia y la
organización archivística de la documentación producida.
Acuerdo 004 de 2013.
“Modificación de procedimientos de elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación tablas de retención
documental”.
Los instrumentos archivísticos aplicados para la gestión documental
son fundamentales para garantizar la protección de la información
pública y del patrimonio documental, entre ellos tenemos:
 Cuadros de clasificación documental
 Tablas de retención documental
Los instrumentos archivísticos permiten la racionalización y
normalización del trabajo archivístico, apoyando el
adecuado desarrollo e implementación de la gestión
documental y la función archivística.

14. NORMATIVIDAD IMPORTANCIA
Acuerdo 005 de 2013.
“establece criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos para garantizar el acceso de los ciudadanos
a los documentos públicos.
Aplicar la clasificación documental con el principio de procedencia y
orden original, siguiendo la estructura orgánica funcional, que refleje
secciones, subsecciones, series y subseries.
En la ordenación documental de fondos, sección y subsecciones,
series, subseries, asunto y expediente.
Aplicar la descripción documental permitiendo conocer y controlar las
unidades documentales del archivo, para su difusión, consulta e
investigación, entre ellos tenemos el censo, guía, inventario, catalogo e
índices.
El mejoramiento de gestión en criterios de organización
documental es fundamental aplicar los lineamientos
para el proceso de gestión documental, con una
política de organización de los archivos de gran
importancia para la historia, la ciencia y la cultura
ISAD (G).Norma Internacional General de Descripción Archivística.
Constituye una herramienta valiosa para los archivos, brindando
especificaciones elementales para la elaboración de descripción
archivística compatibles a nivel nacional e internacional.
Elaborar guías, inventarios y catálogos en forma independiente, debe
presentarse de manera jerárquica y relacionada en un sistema
unificado de información.
Es de vital importancia que exista una igualdad en la
descripción dado a que permite garantizar igualdad de
términos y compatibilidad en especificaciones
nacionales como internacionales

15. NORMATIVIDAD IMPORTANCIA
ISO 30301.
Sistema de gestión para los documentos, donde se
crea y controla los documentos, dentro de las
actividades, es una norma implementada y
certificada.
Crear un sistema de gestión de documentos en
diseño de instrumentos, normas y estrategias,
para poder controlar los documentos, desde la
creación del documento hasta la eliminación o
conservación permanente.
La clave de la implementación es la necesidad de
destacar las actividades de gestión documental como un
proceso de la entidad, de relevancia e importancia en
actividad de gestión documental.
El sistema de gestión de documentos captura y controla
los documentos, establece una base fiable para la toma
de decisiones y la planificación.

16. BIBLIOGRAFIA
Compilación Normativa. (2014). Archivo General de la Nación de Colombia. Compilación nacional e Internacional de
Normas en Materia de Documentos Electrónicos y Preservación a Largo Plazo. Recuperado el 7 de agosto de 2016
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/Compilacion_N
ormativa.pdf
Normativa. Archivo General de la Nación. Recuperado el 8 de agosto de 2016
http://www.archivogeneral.gov.co/normativa