Este documento describe los procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Explica cada uno de estos procesos clave para el manejo adecuado de documentos en una institución.

1. PROCESOS
DE UN PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Ronald Granobles Carrillo
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

2. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
La Producción de documentos comprende los aspectos de
origen, creación y diseño de formatos y documentos, de las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.

3. Recepción de Documentos
Es el conjunto de operaciones y el control que una institución o
empresa realiza para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona ya sea natural o jurídica .
En este proceso se debe verificar que estén completos, que
correspondan a lo anunciado.

4. Distribución de documentos
Es la actividad tendiente a garantizar que los documentos
lleguen a su destino, además se relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin importar el
medio la manera de distribución de ellos, pero no se debe saltar
los mecanismos de control y verificación de recepción y envíos.
En este proceso se distinguen actividades como:
• Distribución de documentos externos
•Distribución de documentos internos
•Distribución de documentos enviados

5. Trámite de documentos
Curso del documento desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función administrativa, cada
dependencia genera un conjunto de documentos objeto de
trámites administrativos, dichos documentos integran sus
respectivas series documentales. Pero se deben tener en
cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite.

6. Organización de los documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos de una
institución, como parte integral de los procesos
La organización de los documentos permite una rápida
identificación de los expedientes, valorar las funciones y
necesidades operacionales de las oficinas, contar con
sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios,
ubicar los documentos para su consulta, transferencia o
disposición final.

7. Consulta
Es el libro acceso e a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen
Las actividades básicas en esta fase son:
•Formulación de la consulta
•Estrategia de búsqueda
•Respuesta a consulta

8. Conservación de documentos
Conjunto de normas preventivas y correctivas, adoptadas para
garantizar el cuidado físico y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.

9. Disposición final de los documentos
Es la selección de los documentos en cualquier etapa del
ciclo vital, con miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.
Eliminación de documentos
Selección documental
Digitalización