1. Revisión 5
Procedimiento General
PG-SGI-002
Control de Documentos Página 1 de 11
Procedimiento General
PG-SGI-002
Control de Documentos
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo Asesor Calidad Gerente Calidad, Seguridad, Gerente Calidad, Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Salud Ocupacional y Medio
Ambiente Ambiente
Nombre Rodrigo Pardo Q. Cristian Carreño P. Cristian Carreño P.
Fecha 11/03/2011 11/03/2011 18/03/2010
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2. Revisión 5
Procedimiento General
PG-SGI-002
Control de Documentos Página 2 de 11
Índice
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 4
2. ALCANCE ............................................................................................................................................. 4
3. REFERENCIAS, LEGISLACIÓN ASOCIADA Y DEFINICIONES .......................................................... 4
3.1. Referencias y/o Legislación Asociada .......................................................................................... 4
3.2. Definiciones .................................................................................................................................. 4
4. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................ 5
4.1. Gerente General ........................................................................................................................... 5
4.2. Gerentes de Proyecto / Planta / Infraestructura / Área / Sub Gerentes Área ................................ 5
4.3. Monitor SGI .................................................................................................................................. 5
4.4. Integrantes de la Empresa............................................................................................................ 5
5. HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOS ........................................................................................ 5
5.1. Herramientas ................................................................................................................................ 5
5.2. Maquinas ...................................................................................................................................... 5
5.3. Equipos......................................................................................................................................... 5
6. DESCRIPCION DEL PROCESO ........................................................................................................... 6
6.1. Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos Internos ....................................... 6
6.2. Difusión y Distribución de Documentos ........................................................................................ 7
6.3. Modificación y Emisión de Nueva Revisión .................................................................................. 7
6.4. Control de Documentos para Copia Física en Proyecto / Planta / Infraestructura ........................ 7
6.5. Control de Documentos de Origen Interno ................................................................................... 7
6.6. Control de Documentos de Origen Externo .................................................................................. 8
7. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL .............................................................................................. 8
7.1. Riesgos en Seguridad, Salud Ocupacional y Medidas de Control ................................................ 8
7.2. Elementos de Protección Personal ............................................................................................... 8
8. MEDIO AMBIENTE ............................................................................................................................... 8
8.1. Impactos Ambientales Significativos y Medidas de Mitigación .................................................... 8
9. CONTROL DE REGISTROS ................................................................................................................. 9

3. Revisión 5
Procedimiento General
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Control de Documentos Página 3 de 11
10. ANEXOS ......................................................................................................................................... 10
11. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 11

4. Revisión 5
Procedimiento General
PG-SGI-002
Control de Documentos Página 4 de 11
1. OBJETIVO
Establece la metodología para la administración de documentos internos y externos del Sistema
Integrado de Gestión de Promet Servicios S.A., a objeto de que ellos sean:
- Aprobados antes de su emisión;
- Revisados, actualizados y aprobados nuevamente;
- Identificados sus cambios y su estado de versión vigente;
- Distribuidos y controlados en los puntos de uso;
- Legibles y facilmente identificables;
- Identificados los documentos de origen externo y controlada su distribución; y
- Identificados los documentos obsoletos para prevenir el uso no intencionado, en caos de
mantenerlos.
2. ALCANCE
Aplica a los documentos internos y externos del Sistema de Gestión Integrado de Promet Servicios
S.A.
3. REFERENCIAS, LEGISLACIÓN ASOCIADA Y DEFINICIONES
3.1. Referencias y/o Legislación Asociada
Código Nombre de la Referencia y/o Legislación Asociada
Norma ISO 9001:2008 Punto 4.2.3 Control de Documentos
Norma ISO 14001:2004 Punto 4.4.5 Control de Documentos
Norma OHSAS 18001:2007 Punto 4.4.5 Control de Documentos
M-SGI Manual Sistema de Gestión Integrado
PG-SGI-001 Procedimiento Elaboración de Documentos
3.2. Definiciones
3.2.1. Documentos Internos:
Documentos que se emiten en forma interna y que son necesarios para el correcto funcionamiento del
Sistema de Gestión Integrado. Tales como: Manual Sistema de Gestión Integrado, Planes,
Procedimientos Generales y Específicos, etc.
3.2.2. Documentos Externos:
Documentos que no se emiten en forma interna que son necesarios para el funcionamiento del Sistema
de Gestión Integrado. Tales como: Documentos emitidos por el Cliente (Bases Administrativas,

5. Revisión 5
Procedimiento General
PG-SGI-002
Control de Documentos Página 5 de 11
Especificaciones Técnicas, Manuales de Operación, Planos, Procedimientos, Reglamentos o Normativa
Interna), Documentos emitidos por Organismos Fiscalizadores ( Leyes, Decretos, Reglamentos,
Normas, Ordenanzas), etc.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Gerente General
Encargado de la aprobación del Manual Sistema de Gestión Integrado y de los Procedimientos de su
responsabilidad.
4.2. Gerentes de Proyecto / Planta / Infraestructura / Área / Sub Gerentes Área
Responsable de designar al especialista y al monitor SGI para la elaboración de los documentos de
proyecto, planta, infraestructura y/o área.
Aprobar la documentación internos de proyecto, planta, infraestructura y/o área.
4.3. Monitor SGI
Liderar el proceso de elaboración de documentos internos en el proyecto, plantas, infraestructura y/o
área.
Mantener el Listado Maestro de Documentos Internos de proyecto, plantas, infraestructura y/o área.
Mantener el Listado Maestro de Documentos Externos de proyecto, plantas, infraestructura y/o área.
4.4. Integrantes de la Empresa.
Apoyar como especialista en el proceso de elaboración de documentos al monitor SGI, de ser
requerido por el Gerente de Proyecto, Planta, Infraestructura y/o Área.
5. HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOS
5.1. Herramientas
a) No Aplica
5.2. Maquinas
a) No Aplica
5.3. Equipos
a) No Aplica

6. Revisión 5
Procedimiento General
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Control de Documentos Página 6 de 11
6. DESCRIPCION DEL PROCESO
6.1. Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos Internos
La generación, revisión, aprobación y control de los documentos internos del SGI que se encuentra
definida en la siguiente matriz de responsabilidades:
Cargo que Cargo que
Documentos internos Cargo que genera/ modifica
revisa aprueba
Política SGI Representante de la Gerencia Gerente General Gerente General
Objetivos y Metas Representante de la Gerencia Gerente General Gerente General
Manual SGI Representante de la Gerencia Gerente General Gerente General
Gerente Administrador de Gerente Planta /
Plan SGI Proyecto/ Planta / Contrato / Gerente de Gerente de Proyecto
Monitor SGI y Especialista
Infraestructura Planta / Gerente de / Gerente de
Infraestructura Infraestrcutura
Procedimientos / Instructivos Gerente de Área o Sub
Monitor SGI y Especialista Gerente de Área
Generales de Àreas Gerente de Área
Procedimientos / Instructivos
Generales y Especificos de Gerente Planta /
Administrador de
Proyecto / Plantas / Monitor SGI y Especialista Gerencia Ingenieria
Contrato / Gerencia
Infraestructura Infraestructura
(Procesos de Operacion)
Procedimientos / Instructivos Gerente Planta /
Generales y Especificos de Gerente Administrador de Administrador de
Proyecto / Plantas / Contrato / Gerente de Contrato o Gerente
Monitor SGI y Especialista
Infraestructura Planta / Gerente de de Proyecto /
(Procesos No Operacionales - Infraestructura Gerencia
Administrativos) Infraestructura
Gerencia Proyecto o
Matrices de Identificación y Administrador de
Evaluación de Seguridad, Salud Contrato/ Gerente
Jefe SSOMA No Aplica
Ocupacional y Medio Ambiente de Planta / Gerente
(IPER - IEAA) de Infraestructura /
Gerente de Àrea
Gerencia Proyecto o
Administrador de
Matriz Identificación y Evaluación
Monitor SGI o Jefe SSOMA o Contrato/ Gerente
de los Requisitos Legales y Asesor de Medio Ambiente
No Aplica
de Planta / Gerente
Otros Suscritos
de Infraestructura /
Gerente de Àrea

7. Revisión 5
Procedimiento General
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Control de Documentos Página 7 de 11
6.2. Difusión y Distribución de Documentos
Una vez aprobado el documento se debe informar al Administrador de la Intranet para la creación de la
estructura de carpetas que contendrá dicho documento y de los permisos de acceso requeridos. La
persona que genera un documento debe incorporar el archivo creado a la Intranet y asignar a las
personas que serán notificadas de la nueva versión.
6.3. Modificación y Emisión de Nueva Revisión
Las modificaciones a los documentos del SGI se deben realizar según la matriz de responsabilidades
definida en el procedimiento y su difusión se deberá realizar mediante la Intranet.
Toda modificación, incorporación o eliminación de uno o más puntos del procedimiento, debe ser
registrada en el ítem “Control de Cambios” de cada documento.
6.4. Control de Documentos para Copia Física en Proyecto / Planta / Infraestructura
En aquellos puntos de trabajo de proyecto, planta, infraestructura en donde no se tenga acceso a la
Intranet, el control de documentos se realizara según lo siguiente:
Identificado con timbre de color azul que contenga la siguiente lectura:
DOCUMENTO CONTROLADO
El Monitor SGI debe controlar que los documentos obsoletos sean eliminados para evitar su uso
indebido.
Los documentos obsoletos que sean retenidos serán identificados con timbre de color rojo que contenga
la siguiente lectura
DOCUMENTO OBSOLETO
Todo documento, con el timbre “Documento Obsoleto” no podrá ser utilizado como copia vigente.
6.5. Control de Documentos de Origen Interno
Corresponde al Monitor SGI de cada proyecto, planta, infraestructura y área el control de los
documentos internos, para lo cual debe mantener una lista actualizada de éstos de acuerdo al formato
“Listado Maestro Documentos Internos SGI”, adjunto en el Anexo Nº 1 de este procedimiento.

8. Revisión 5
Procedimiento General
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Control de Documentos Página 8 de 11
6.6. Control de Documentos de Origen Externo
Corresponde al Monitor SGI de cada proyecto, planta, infraestructura y área el control de los
documentos externos, para lo cual debe mantener una lista actualizada de éstos de acuerdo al formato
“Listado Maestro Documentos Externos SGI”, adjunto en el Anexo Nº 2 de este procedimiento.
7. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
7.1. Riesgos en Seguridad, Salud Ocupacional y Medidas de Control
Actividad Sub Actividad Riesgos Medidas de Control
1.- ( * ) 1.1.- ( * ) 1.1.- ( * ) 1.1.- ( * )
( * )Ver Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos y Determinación de las Medidas de
Control asociadas a las actividades administrativas.
7.2. Elementos de Protección Personal
7.2.1. Elementos de Protección Personal Básicos
a) No Aplica
7.2.2. Elementos de Protección Personal Específicos
a) No Aplica
8. MEDIO AMBIENTE
8.1. Impactos Ambientales Significativos y Medidas de Mitigación
Actividad Sub Actividad Impactos Ambientales Medidas de Mitigación
1.- ( * ) 1.1.- ( * ) 1.1.- ( * ) 1.1.- ( * )
( * ) Ver Matriz de Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales Significativos y
Medidas de Mitigación asociadas a las actividades administrativas.

9. Revisión 5
Procedimiento General
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Control de Documentos Página 9 de 11
9. CONTROL DE REGISTROS
Responsable
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición
Almacenamiento
Según
actualización
Listado Maestro del listado
Documentos Monitor SGI Digital - Intranet Respaldo Por Fecha Archivo
Internos SGI Termino de
contrato o
servicio
Según
actualización
Listado Maestro del listado
Documentos Monitor SGI Digital - Intranet Respaldo Por Fecha Archivo
Externos SGI Termino de
contrato o
servicio

10. Revisión 5
Procedimiento General
PG-SGI-002
Control de Documentos Página 10 de 11
10. ANEXOS
Nº Nombre del Anexo
01 Listado Maestro Documentos Interno SGI
02 Listado Maestro Documentos Externos SGI

11. Revisión 5
Procedimiento General
PG-SGI-002
Control de Documentos Página 11 de 11
11. CONTROL DE CAMBIOS
Revisión Nº Descripción del Cambio / Observaciones Fecha
- Creación
0 07/04/2008
- Se modifica el número de registros asociados al punto Nº7, “Anexo”. Se definen los
1 registros listado maestro de documentos SGI y de Contrato. Se incorpora viñeta toma de
21/05/2008
conocimiento de cliente
- Se modifica punto 4.6) cargo Encargado de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y
2 Medio Ambiente Contrato por Jefe de Calidad o Seguridad, Salud Ocupacional y Medio 26/05/2008
Ambiente Contrato y sus responsabilidades.
- Se actualiza el cargo de Sub – Gerente a Gerente CASSOMA.
3 - Se actualiza el procedimiento según nuevo formato. 29/01/2010
- Se incorpora nuevo anexo
4 - Se actualiza procedimiento según nuevo formato. 15/03/2010
- Se actualiza el logo corporativo.
- Se modifica el punto 1 Objetivo
- Se modifica el punto 2 Alcance
- Se modifica el punto 3.1 Referencia y/o Legislación Asociada
- Se modifica el punto 3.2 Definiciones
- Se eliminan el punto 4 Responsabilidades los cargos Asistente Calidad o Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente Gerencia CASSOMA y el Jefe Calidad - Jefe
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Planta Fabricación,
Contrato - Montaje / Servicio, además se agregan las responsabilidades del Monitor SGI.
- Se modifica el punto 6.1 Matriz de Responsabilidades para el Control de
Documentos Internos, se agregan los Objetivos y Metas, se eliminan los documentos
Documento de Planificación Objetivos y Documento de Planificación de Procesos
5 - Se modifica el nombre del punto 6.4 Control de Documentos en Planta de 18/03/2011
Fabricación / Contrato - Montaje / Servicios por 6.4 Control de Documentos para
Copia Física en Proyecto / Planta / Infraestructura
- Se modifica el punto 6.5 Control de Documentos de Origen Interno en cuanto a que
Corresponde al Monitor SGI de cada proyecto, planta, infraestructura y área el control de los
documentos internos
- Se elimina el punto 6.6 Control de Documentos de Origen Interno en Planta de
Fabricación / Contrato - Montaje / Servicios
- Se modifica el punto 6.7 Control de Documentos de Origen Externo en cuanto a que
corresponde al Monitor SGI de cada proyecto, planta, infraestructura y área el control de los
documentos externos.
- Se modifica punto 9 Control de Registros.
- Se modifica punto 10 Anexos.