La trazabilidad es un conjunto de acciones, medidas y procedimientos técnicos que permiten identificar y registrar cada documento desde su nacimiento hasta el final de la cadena de gestión, necesario para identificar acciones pendientes, permitir la recuperación de documentos, prevenir la pérdida de archivos y supervisar la seguridad y mantenimiento de los sistemas.

1. Grupo 04
Gestión Documental

2. 1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y
describa los elementos que
comprende un Programa General de Gestión para
lograr economía y eficacia en la
gestión de los documentos corrientes para toma de
decisiones respecto a: Conservación o la utilización
de los archivos, clasificándolos de acuerdo a las
fases del Ciclo Vital de los documentos.
Cuáles son estas fases y cuáles los elementos de
cada una de ellas.

27. Características

43. • Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras,
mediante:
• la conservación de información relativa a decisiones y actividades
presentes y pasadas como parte de la memoria corporativa para
apoyar decisiones y actividades en el presente y en el futuro;
• la conservación de elementos de prueba de las actividades presentes
y pasadas para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas;
• la eliminación, lo antes posible de manera sistemática y autorizada, de
los documentos que ya no se necesiten; y
• la conservación del contexto del documento, lo que permitirá a futuros
usuarios juzgar su autenticidad y fiabilidad

44. •Cumplir los requisitos legales, garantizando
que se documenta, entiende e implementa
la reglamentación aplicable a la gestión de
los documentos producidos en el ejercicio
de las actividades específicas

45. • Satisfacer las necesidades presente s y futuras de las partes
interesadas, tanto externas como internas, mediante:
• la identificación de los intereses legítimos y exigibles que las partes
interesadas puedan tener en relación con la conservación de los documentos
durante un período de tiempo superior al requerido por la propia
organización; las partes interesadas pueden ser socios, clientes, otras
personas afectadas por las decisiones o acciones de la organización y otros
a los que la organización debe facilitar los documentos para cumplir los
requisitos de rendición de cuentas.
• la identificación y la evaluación de los beneficios legales, financieros,
políticos, sociales y de cualquier otro tipo que se deriven de la conservación
de los documentos al servicio de la investigación y de la sociedad en su
conjunto; y
• el cumplimiento en su caso, de las disposiciones reglamentarias de la
autoridad archivística competente

46. • Clasificación de los procesos de la organización. Es el estudio mediante el cual la
organización desarrolla un modelo conceptual del quehacer y cómo realiza ese
quehacer. Esto permito desarrollar la forma como se relaciona los documentos
tanto con las actividades de la organización como con sus procesos de negocios y
contribuirá en etapas posteriores a la toma de decisiones acerca de la creación,
incorporación, control, almacenamiento y disposición de los documentos y del
acceso a los mismos.
• Vocabularios Controlados. Lista de términos enumerados que se derivan de los
usados en el cuadro de clasificación. Permiten controlar la terminología usada
para formar los títulos de los documentos mediante el establecimiento de los
términos aceptados y utilizados en el lenguaje natural de la organización,
controlando el uso de sinónimos, homónimos, abreviaturas y acrónimos.
• Indización. Proceso por el que se establecen los campos de acceso para facilitar la
recuperación de documentos o información.

47. • Programa gestión de documentos. Con junto de instrucciones en las
que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de
la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como la
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.
• Sistema gestión de documentos. Conjunto de normas y
procedimientos para el suministro de información que incorpora el
trámite y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
• Trazabilidad de acciones. Proceso de controlar e imponer etapas y
plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo.

48. • Valoración. Labor intelectual por la cual se determinas los valores primarios
y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases de ciclo vital.
• Metadatos. Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura
de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
• Gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por los entidades, desde su origen hasta su destino
final con de objeto de facilitar su utilización y conservación.
• Disposición. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa
del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o
tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección, y/o reproducción.

49. La trazabilidad es un conjunto de acciones,
medidas y procedimientos técnicos que
permiten identificar y registrar cada
documento desde su nacimiento hasta el
final de la cadena de gestión, necesario para:

50. • - Identificación de acciones pendientes de ejecución.
• - Permitir recuperación de documento.
• - Prevenir perdida de archivos.
• - Supervisión de la seguridad y mantenimiento de los sistemas,
poseer indicios que puedan ser evaluados, con ello se refiere a los
pasos generados con el proceso (Recepción, registro, clasificación,
indización, etc).
• - Identificar tareas que originaron los documentos individuales.

51. • Se implanta en sistemas de gestión que han establecido limites
temporales a la organización para ejecución de las mismas. Se exige
con ello lo siguiente:
• - Definición de pasos en respuesta a decisiones o operaciones
recogidas en el documento.
• - Asignación de responsabilidades.
• - Registro de plazos y fechas para con las acciones predefinidas a
ejecutarse.

52. Documentar el movimiento de
documentos dando con ello la certeza de
la ubicación. El sistema esta en obligación
de evidenciar la salida, transmisión,
devolución y transferencia de archivos.

53. • Periódicamente se debe realizar un control que garantice que los
procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos
de archivo son conformes con las políticas y requisitos de la
organización y que se obtienen los resultados previstos. Dichas
revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización
y la satisfacción del usuario con el sistema:
• Operaciones de control y auditoría por parte de organismos externos.
• Modificación de procesos que se consideren inapropiados o
ineficaces.
• Se deben documentar la conformidad y la supervisión de los sistemas
y conservar los informes resultantes.

54. Es la exposición de una serie de intenciones de lo que se pretende
hacer, de un plan de acción, de actuar y de los procedimientos para
conseguirlos. Las organizaciones definen y documentan políticas de
gestión de documentos para garantizar su implementación y su
mantenimiento en todos los niveles de la organización. Su éxito
depende del aval y respaldo visible y activo de la alta dirección, y de la
atribución de los recursos necesarios para llevar a cabo su
implementación y puesta en marcha.

55. FIJACIÓN DE NORMAS
CON MEDICIÓN DE
GUARDO DE
CUMPLIMIENTO Y
APLICACIÓN
APLICACIÓN
DE
POLITICAS
DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN
DE SISTEMAS
CONFORMES CON EL
ENTORNO
NORMATIVO
DETERMINACIÓN
QUE DOCUMENTOS
SON NECESARIO Y SU
INCORPORACIÓN AL
SISTEMA
INTEGRACIÓN DE LA
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS AL
PLAN GLOBAL DE LA
ORGANIZACIÓN
DISEÑO Y
DOCUMENTACIÓN
DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
FORMACIÓN A LOS
RESPONSABLES DE
LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y AL
GUSTO PERSONAL
CONVERSIÓN DE
DOCUMENTOS AL NUEVO
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y A LOS
NUEVOS FORMATOS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL

56. • Norma Técnica ISO 15489-1: 2001
• Norma Técnica ISO TR 15489-2