3. OBJETIVOS
Resaltar la importancia de los documentos y archivos
Apoyo a decisiones administrativas
Control y garantía de los procesos
4. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Reproducción de documentos de las instituciones en
cumplimientos de sus funciones
5. Tipos de documentos
Documentos tradicionales: soporte en papel,
ejemplo: correspondencia archivada en carpetas o AZ
Documentos digitalizados: Representación
electrónica de la información, ejemplo: escáner de
correspondencia y fotografías
Documentos electrónicos: soporte magnético y
óptico, se separa del soporte, software y hardware para
su consulta
6. Actividades
Medios y técnicas de producción
Selección de soportes
Calidad y tipo de soportes
Diligenciamiento de formularios
Dependencias productoras
7. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control para
la admisión de los documentos
9. Pasos de recepción documental
Verificación
_Medio
_Revisar que estén
completos
_Coincidir con la
Planilla de registro
_Competentes a la
entidad
Radicación
_Número consecutivo
_Fecha y hora
_Destinatario
_Planilla de radicación
y control
Registro
_Ingresar datos
al sistema
_Remitente
_Tiempo de
respuesta
10. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades que garantizan que los documentos
lleguen a su destinatario
Medios de distribución
Documentos internos
Documentos externos
_ Dependencia
_Destinatarios
_Enrutamiento
_Clasificación
_Registro de control de
_Enrutamiento
entrega de documentos
11. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Respuesta a una solicitud o requerimiento
Recepción de solicitud
o trámite
Planilla de control y ruta del
trámite
Tiempo de respuesta,
identificación del trámite
Respuesta
Análisis y compilación
de información
Proyección y preparación
de respuesta
12. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación y
ordenación de los documentos
Clasificación
Ordenación
_Establece clases o grupos
de documentos
_Une y relaciona las clases
o grupos
_Fondos, secciones, series
_Alfabética, ordinal, mixta
13. CRITERIOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Archivo de
gestión
Doc. activa
Archivo
central
Doc. Semi-activa
Archivo
histórico
Doc. inactiva
Valores
Valores
primarios
secundarios
_Administrativo
_ Histórico
_Legal
CICLO VITAL
_ Cultural
_Fiscal
DEL DOCUMENTO
_Investigativo
_Contable
_Científico
_Técnico
14. CONSULTA DE DOCUMENTOS
Recepciona la solicitud escrita o verbal del cliente
interno o externo
Consulta
_Buscar documento
_Entrega al usuario
para consulta
_Se guarda la
documentación
Préstamo
_Buscar documento
_Entrega al usuario
_Condiciones de préstamo
_Formato de préstamo
_Diligenciar formato “afuera”
_Guardar documentos
y formatos
15. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de medidas preventivas o correctivas para
garantizar la integridad física y funcional de los
documentos
16. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS
DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquiera de sus tres
edades, con miras a su conservación
permanente o a su eliminación
_Conservación total del documento
_Selección del documento
_Eliminación del documento
_Digitalización
temporal,