Este documento describe los principales aspectos de la gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Explica los objetivos de resaltar la importancia de los documentos, apoyar decisiones administrativas y controlar procesos. También describe los tipos de documentos, actividades de cada etapa y criterios para organizar archivos.

2. GESTIÓN DOCUMENTAL
 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición Final

3. OBJETIVOS
 Resaltar la importancia de los documentos y archivos
 Apoyo a decisiones administrativas
 Control y garantía de los procesos

4. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
 Reproducción de documentos de las instituciones en
cumplimientos de sus funciones

5. Tipos de documentos
 Documentos tradicionales: soporte en papel,
ejemplo: correspondencia archivada en carpetas o AZ
 Documentos digitalizados: Representación
electrónica de la información, ejemplo: escáner de
correspondencia y fotografías
 Documentos electrónicos: soporte magnético y
óptico, se separa del soporte, software y hardware para
su consulta

6. Actividades
 Medios y técnicas de producción
 Selección de soportes
 Calidad y tipo de soportes
 Diligenciamiento de formularios
 Dependencias productoras

7. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
 Conjunto de operaciones de verificación y control para
la admisión de los documentos

8. Medios
 Mensajería o correo tradicional
 Fax
 Correo electrónico

9. Pasos de recepción documental
Verificación
_Medio
_Revisar que estén
completos
_Coincidir con la
Planilla de registro
_Competentes a la
entidad
Radicación
_Número consecutivo
_Fecha y hora
_Destinatario
_Planilla de radicación
y control
Registro
_Ingresar datos
al sistema
_Remitente
_Tiempo de
respuesta

10. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
 Actividades que garantizan que los documentos
lleguen a su destinatario
Medios de distribución
Documentos internos
Documentos externos
_ Dependencia
_Destinatarios
_Enrutamiento
_Clasificación
_Registro de control de
_Enrutamiento
entrega de documentos

11. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Respuesta a una solicitud o requerimiento
Recepción de solicitud
o trámite
Planilla de control y ruta del
trámite
Tiempo de respuesta,
identificación del trámite
Respuesta
Análisis y compilación
de información
Proyección y preparación
de respuesta

12. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
 Conjunto de acciones orientadas a la clasificación y
ordenación de los documentos
Clasificación
Ordenación
_Establece clases o grupos
de documentos
_Une y relaciona las clases
o grupos
_Fondos, secciones, series
_Alfabética, ordinal, mixta

13. CRITERIOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Archivo de
gestión
Doc. activa
Archivo
central
Doc. Semi-activa
Archivo
histórico
Doc. inactiva
Valores
Valores
primarios
secundarios
_Administrativo
_ Histórico
_Legal
CICLO VITAL
_ Cultural
_Fiscal
DEL DOCUMENTO
_Investigativo
_Contable
_Científico
_Técnico

14. CONSULTA DE DOCUMENTOS
 Recepciona la solicitud escrita o verbal del cliente
interno o externo
Consulta
_Buscar documento
_Entrega al usuario
para consulta
_Se guarda la
documentación
Préstamo
_Buscar documento
_Entrega al usuario
_Condiciones de préstamo
_Formato de préstamo
_Diligenciar formato “afuera”
_Guardar documentos
y formatos

15. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
 Conjunto de medidas preventivas o correctivas para
garantizar la integridad física y funcional de los
documentos

16. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS
DOCUMENTOS
 Selección de los documentos en cualquiera de sus tres
edades, con miras a su conservación
permanente o a su eliminación
_Conservación total del documento
_Selección del documento
_Eliminación del documento
_Digitalización
temporal,