Este documento describe los principales procesos de gestión documental que se llevan a cabo en los archivos, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y conservación de documentos. Explica cada uno de estos procesos, los procedimientos involucrados y las actividades que los componen, señalando la normatividad archivística aplicable a cada etapa. El objetivo es garantizar el adecuado manejo de la documentación desde su creación hasta su disposición final.
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
Este documento describe las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listas que asignan tiempos de retención a series documentales de acuerdo a su valor. También cubre el marco legal de las TRD en Colombia y las etapas para elaborar y aplicar correctamente las TRD en una entidad, incluyendo investigación, análisis, elaboración, presentación y seguimiento.
El documento presenta lineamientos para la organización de archivos de gestión en entidades públicas, incluyendo la producción, clasificación, ordenación y ubicación física de documentos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. También resalta la responsabilidad de los funcionarios sobre los documentos y las consecuencias legales de su mal manejo según la Constitución y las leyes colombianas.
Instructivo Tablas de retención DocumentalEllen Reyes
”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
FUENTE: http://www.archivogeneral.gov.co/
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencias de la Información Documentación, Bibliotecología y Archivistica
Asignatura- TRD
Las imágenes de la Superintendencia fueron tomadas de su portal http://www.supervigilancia.gov.co/
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), que son listados de series documentales y los tiempos de retención de documentos en cada etapa de su ciclo vital. Explica los pasos para elaborar las TRD, como investigar la institución, analizar la información, elaborar la tabla, y aplicarla y actualizarla. También menciona los marcos jurídicos relacionados con las TRD.
Marco normativo de los procesos de un programa de gestión documentalManuel Bedoya D
El documento resume las principales normas que rigen los procesos de gestión documental en Colombia, incluyendo la producción, almacenamiento y preservación de documentos. Entre las leyes y decretos más relevantes se encuentran la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y firmas digitales, el Decreto 2649 de 1993 sobre contabilidad, y normas técnicas colombianas sobre soportes, papel y durabilidad de documentos. El marco normativo busca regular aspectos como la autenticidad, integridad y preservación a largo plazo
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listados de series documentales con sus tipos documentales y los tiempos de retención en cada fase del ciclo vital. También describe el marco jurídico de las TRD, los conceptos básicos, el ciclo vital de los documentos, y las etapas para elaborar, aplicar, dar seguimiento y actualizar las TRD de acuerdo con la normatividad archivística colombiana.
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
Este documento describe las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listas que asignan tiempos de retención a series documentales de acuerdo a su valor. También cubre el marco legal de las TRD en Colombia y las etapas para elaborar y aplicar correctamente las TRD en una entidad, incluyendo investigación, análisis, elaboración, presentación y seguimiento.
El documento presenta lineamientos para la organización de archivos de gestión en entidades públicas, incluyendo la producción, clasificación, ordenación y ubicación física de documentos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. También resalta la responsabilidad de los funcionarios sobre los documentos y las consecuencias legales de su mal manejo según la Constitución y las leyes colombianas.
Instructivo Tablas de retención DocumentalEllen Reyes
”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
FUENTE: http://www.archivogeneral.gov.co/
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencias de la Información Documentación, Bibliotecología y Archivistica
Asignatura- TRD
Las imágenes de la Superintendencia fueron tomadas de su portal http://www.supervigilancia.gov.co/
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), que son listados de series documentales y los tiempos de retención de documentos en cada etapa de su ciclo vital. Explica los pasos para elaborar las TRD, como investigar la institución, analizar la información, elaborar la tabla, y aplicarla y actualizarla. También menciona los marcos jurídicos relacionados con las TRD.
Marco normativo de los procesos de un programa de gestión documentalManuel Bedoya D
El documento resume las principales normas que rigen los procesos de gestión documental en Colombia, incluyendo la producción, almacenamiento y preservación de documentos. Entre las leyes y decretos más relevantes se encuentran la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y firmas digitales, el Decreto 2649 de 1993 sobre contabilidad, y normas técnicas colombianas sobre soportes, papel y durabilidad de documentos. El marco normativo busca regular aspectos como la autenticidad, integridad y preservación a largo plazo
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listados de series documentales con sus tipos documentales y los tiempos de retención en cada fase del ciclo vital. También describe el marco jurídico de las TRD, los conceptos básicos, el ciclo vital de los documentos, y las etapas para elaborar, aplicar, dar seguimiento y actualizar las TRD de acuerdo con la normatividad archivística colombiana.
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos documentales acumulados en entidades públicas. Describe cuatro etapas para este proceso: 1) Compilar información institucional; 2) Realizar un diagnóstico; 3) Elaborar y ejecutar un plan de trabajo archivístico; 4) Asignar valores y tiempos de retención a documentos a través de una Tabla de Valoración. El objetivo final es dejar los fondos organizados y disponibles para consulta administrativa y patrimonio cultural.
Este documento provee información sobre las Tablas de Retención Documental (TRD). Explica que las TRD son listados de series documentales que asignan tiempos de retención a documentos durante las etapas de su ciclo vital. Detalla las cuatro etapas para elaborar TRD: investigación preliminar, análisis e interpretación de información, elaboración y presentación de las TRD, y aplicación. Además, discute la importancia de implementar TRD en instituciones para garantizar la protección de información y patrimonio documental.
El documento proporciona instrucciones para que los estudiantes presenten la gestión documental de sus archivos físicos y digitales para cada materia integrada. Los estudiantes deben entregar carpetas físicas con fichas técnicas y archivos digitales en la web que concuerden con sus archivos físicos. Adicionalmente, se proporcionan definiciones y un formato de ficha técnica que los estudiantes deben utilizar para gestionar la información de cada documento archivado.
Acuerdo 038 02 art. de ley general de archivosnatalymoreno08
El Acuerdo No. 038 establece procedimientos para la entrega y recibo de documentos y archivos por parte de servidores públicos al ser vinculados, trasladados o desvinculados de sus cargos. Los servidores serán responsables de los documentos a su cargo y deberán entregarlos debidamente inventariados. El incumplimiento de estos procedimientos podría acarrear sanciones.
El documento presenta la Tabla de Retención Documental del Archivo General de la Nación de Colombia. Explica que la TRD lista las series y subseries documentales producidas por cada dependencia y asigna los tiempos de retención de los documentos en el archivo de gestión y central, además de establecer su disposición final. También incluye la estructura organizacional del archivo y define conceptos como TRD, serie documental y otros.
El documento habla sobre las tablas de retención documental. Explica que son listados de series documentales que asignan tiempos de permanencia a los documentos en cada etapa de su ciclo vital. Luego detalla las normas colombianas relacionadas con la elaboración y presentación de estas tablas y las cinco etapas para su creación según el Acuerdo 39 de 2002: investigación preliminar, análisis e interpretación de la información, elaboración y presentación para aprobación, aplicación y seguimiento/actualización.
El documento describe la constitución del Comité de Archivo de la Empresa Social del Estado el 23 de abril de 2015. Se establece que el Comité será un órgano asesor responsable de definir las políticas y programas de trabajo relacionados con la gestión documental. El Comité estará integrado por el Secretario General y representantes de las oficinas de Planeación, Asesoría Jurídica, Tecnologías de la Información y Control Interno. Sus funciones incluyen asesorar en normatividad archivística, aprobar tablas de ret
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas y privadas. Describe cuatro etapas del proceso: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico de la documentación, 3) elaboración de un plan de trabajo archivístico e implementación, 4) valoración documental. También presenta un formato estándar para tablas de valoración que asignan tiempo de retención y disposición final a series documentales.
El documento presenta una introducción a la gestión documental, incluyendo conceptos clave como series documentales, tipos documentales, ciclo vital de los documentos, valoración documental, tablas de retención documental y marco jurídico aplicable en Colombia. Resalta la importancia de los archivos para garantizar los derechos ciudadanos y custodiar la memoria institucional.
Este documento establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas con funciones públicas. Define que las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según las Tablas de Retención Documental. También especifica criterios como la identificación y ordenación de carpetas y unidades documentales, el préstamo y consulta de documentos, y la adopción de un formato único de inventario documental.
Este documento presenta información sobre dos entidades, la privada COSEINPRO y la pública METROPLÚS. COSEINPRO es una empresa comercial y de servicios en propiedad raíz con sede en Medellín, Colombia. Su misión es brindar servicios profesionales en el sector inmobiliario. METROPLÚS es una entidad pública que coordina archivos en Medellín. Ambas entidades producen diferentes tipos de documentos y utilizan sistemas de ordenación y almacenamiento para conservarlos.
Este documento describe el proceso de creación de una Tabla de Retención Documental para la dependencia CAPRECOM. El autor realiza una investigación preliminar de la empresa, incluyendo su misión, visión y organigrama, para luego elaborar la propuesta de la TRD siguiendo los lineamientos archivísticos. El objetivo es garantizar la adecuada administración de los documentos de la empresa y facilitar su recuperación y acceso.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, elaboración de programas de gestión documental, ciclo vital de los documentos y obligación de elaborar inventarios. Define requisitos como la organización de archivos según Tablas de Retención Documental, responsabilidades de jefes de unidades, criterios de organización, consulta y
Este documento presenta información sobre un seminario-taller sobre tablas de retención documental organizado por el Archivo General de la Nación de Colombia. Explica conceptos clave como fondo documental, serie documental, unidad documental y tabla de retención documental. Asimismo, detalla los pasos para la elaboración de tablas de retención, incluyendo la compilación de información institucional, entrevistas, identificación de series y tipos documentales, y valoración documental. El documento es una guía para la organización de archivos municipales en Colombia
El documento habla sobre la importancia de los archivos y la gestión documental. Explica que los archivos son importantes para garantizar derechos como el acceso a la información, y son fuentes para la historia y la identidad cultural. También describe los componentes y procesos de un programa de gestión documental como la clasificación, organización, consulta y disposición final de documentos.
El documento resume los principales conceptos y procesos archivísticos. Estos incluyen la importancia de los archivos para la administración y cultura, la normatividad en gestión documental, y los procesos de producción, recepción, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. También presenta el marco legal relevante en archivística.
El documento provee una introducción general a los conceptos y procesos archivísticos. Explica que los archivos son importantes para la administración y cultura al permitir la toma de decisiones e informar la historia y patrimonio cultural. Describe los procesos de gestión documental que incluyen la producción, recepción, distribución, trámites, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Finalmente, define conceptos clave como documento de archivo, ciclo vital de documentos y valoración.
El documento presenta los 8 pasos de un programa de gestión documental, incluyendo: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Cada paso incluye actividades específicas y su fundamentación legal en decretos, leyes y acuerdos colombianos.
El documento describe los 8 pasos de un Programa de Gestión Documental, incluyendo: 1) Producción, 2) Recepción, 3) Distribución, 4) Trámite, 5) Organización, 6) Consulta, 7) Conservación y 8) Disposición final. Explica cada paso y sus actividades asociadas, así como los fundamentos legales que rigen la administración documental y la participación del profesional de información. Concluye que la implementación de estos pasos es fundamental para el funcionamiento administrativo y que el entendimiento de los conceptos archivísticos
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos documentales acumulados en entidades públicas. Describe cuatro etapas para este proceso: 1) Compilar información institucional; 2) Realizar un diagnóstico; 3) Elaborar y ejecutar un plan de trabajo archivístico; 4) Asignar valores y tiempos de retención a documentos a través de una Tabla de Valoración. El objetivo final es dejar los fondos organizados y disponibles para consulta administrativa y patrimonio cultural.
Este documento provee información sobre las Tablas de Retención Documental (TRD). Explica que las TRD son listados de series documentales que asignan tiempos de retención a documentos durante las etapas de su ciclo vital. Detalla las cuatro etapas para elaborar TRD: investigación preliminar, análisis e interpretación de información, elaboración y presentación de las TRD, y aplicación. Además, discute la importancia de implementar TRD en instituciones para garantizar la protección de información y patrimonio documental.
El documento proporciona instrucciones para que los estudiantes presenten la gestión documental de sus archivos físicos y digitales para cada materia integrada. Los estudiantes deben entregar carpetas físicas con fichas técnicas y archivos digitales en la web que concuerden con sus archivos físicos. Adicionalmente, se proporcionan definiciones y un formato de ficha técnica que los estudiantes deben utilizar para gestionar la información de cada documento archivado.
Acuerdo 038 02 art. de ley general de archivosnatalymoreno08
El Acuerdo No. 038 establece procedimientos para la entrega y recibo de documentos y archivos por parte de servidores públicos al ser vinculados, trasladados o desvinculados de sus cargos. Los servidores serán responsables de los documentos a su cargo y deberán entregarlos debidamente inventariados. El incumplimiento de estos procedimientos podría acarrear sanciones.
El documento presenta la Tabla de Retención Documental del Archivo General de la Nación de Colombia. Explica que la TRD lista las series y subseries documentales producidas por cada dependencia y asigna los tiempos de retención de los documentos en el archivo de gestión y central, además de establecer su disposición final. También incluye la estructura organizacional del archivo y define conceptos como TRD, serie documental y otros.
El documento habla sobre las tablas de retención documental. Explica que son listados de series documentales que asignan tiempos de permanencia a los documentos en cada etapa de su ciclo vital. Luego detalla las normas colombianas relacionadas con la elaboración y presentación de estas tablas y las cinco etapas para su creación según el Acuerdo 39 de 2002: investigación preliminar, análisis e interpretación de la información, elaboración y presentación para aprobación, aplicación y seguimiento/actualización.
El documento describe la constitución del Comité de Archivo de la Empresa Social del Estado el 23 de abril de 2015. Se establece que el Comité será un órgano asesor responsable de definir las políticas y programas de trabajo relacionados con la gestión documental. El Comité estará integrado por el Secretario General y representantes de las oficinas de Planeación, Asesoría Jurídica, Tecnologías de la Información y Control Interno. Sus funciones incluyen asesorar en normatividad archivística, aprobar tablas de ret
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas y privadas. Describe cuatro etapas del proceso: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico de la documentación, 3) elaboración de un plan de trabajo archivístico e implementación, 4) valoración documental. También presenta un formato estándar para tablas de valoración que asignan tiempo de retención y disposición final a series documentales.
El documento presenta una introducción a la gestión documental, incluyendo conceptos clave como series documentales, tipos documentales, ciclo vital de los documentos, valoración documental, tablas de retención documental y marco jurídico aplicable en Colombia. Resalta la importancia de los archivos para garantizar los derechos ciudadanos y custodiar la memoria institucional.
Este documento establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas con funciones públicas. Define que las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según las Tablas de Retención Documental. También especifica criterios como la identificación y ordenación de carpetas y unidades documentales, el préstamo y consulta de documentos, y la adopción de un formato único de inventario documental.
Este documento presenta información sobre dos entidades, la privada COSEINPRO y la pública METROPLÚS. COSEINPRO es una empresa comercial y de servicios en propiedad raíz con sede en Medellín, Colombia. Su misión es brindar servicios profesionales en el sector inmobiliario. METROPLÚS es una entidad pública que coordina archivos en Medellín. Ambas entidades producen diferentes tipos de documentos y utilizan sistemas de ordenación y almacenamiento para conservarlos.
Este documento describe el proceso de creación de una Tabla de Retención Documental para la dependencia CAPRECOM. El autor realiza una investigación preliminar de la empresa, incluyendo su misión, visión y organigrama, para luego elaborar la propuesta de la TRD siguiendo los lineamientos archivísticos. El objetivo es garantizar la adecuada administración de los documentos de la empresa y facilitar su recuperación y acceso.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, elaboración de programas de gestión documental, ciclo vital de los documentos y obligación de elaborar inventarios. Define requisitos como la organización de archivos según Tablas de Retención Documental, responsabilidades de jefes de unidades, criterios de organización, consulta y
Este documento presenta información sobre un seminario-taller sobre tablas de retención documental organizado por el Archivo General de la Nación de Colombia. Explica conceptos clave como fondo documental, serie documental, unidad documental y tabla de retención documental. Asimismo, detalla los pasos para la elaboración de tablas de retención, incluyendo la compilación de información institucional, entrevistas, identificación de series y tipos documentales, y valoración documental. El documento es una guía para la organización de archivos municipales en Colombia
El documento habla sobre la importancia de los archivos y la gestión documental. Explica que los archivos son importantes para garantizar derechos como el acceso a la información, y son fuentes para la historia y la identidad cultural. También describe los componentes y procesos de un programa de gestión documental como la clasificación, organización, consulta y disposición final de documentos.
El documento resume los principales conceptos y procesos archivísticos. Estos incluyen la importancia de los archivos para la administración y cultura, la normatividad en gestión documental, y los procesos de producción, recepción, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. También presenta el marco legal relevante en archivística.
El documento provee una introducción general a los conceptos y procesos archivísticos. Explica que los archivos son importantes para la administración y cultura al permitir la toma de decisiones e informar la historia y patrimonio cultural. Describe los procesos de gestión documental que incluyen la producción, recepción, distribución, trámites, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Finalmente, define conceptos clave como documento de archivo, ciclo vital de documentos y valoración.
El documento presenta los 8 pasos de un programa de gestión documental, incluyendo: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Cada paso incluye actividades específicas y su fundamentación legal en decretos, leyes y acuerdos colombianos.
El documento describe los 8 pasos de un Programa de Gestión Documental, incluyendo: 1) Producción, 2) Recepción, 3) Distribución, 4) Trámite, 5) Organización, 6) Consulta, 7) Conservación y 8) Disposición final. Explica cada paso y sus actividades asociadas, así como los fundamentos legales que rigen la administración documental y la participación del profesional de información. Concluye que la implementación de estos pasos es fundamental para el funcionamiento administrativo y que el entendimiento de los conceptos archivísticos
Procesos de un programa de gestion documentalbbrti
El documento describe los principales procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Estos procesos se encuentran interrelacionados y se desarrollan a lo largo del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Cada proceso cuenta con actividades específicas normadas por la legislación colombiana.
El documento describe los procedimientos de eliminación de documentos en Essalud, incluyendo la identificación de documentos con valor temporal cumplido, la creación de inventarios y muestras, la aprobación del Comité de Evaluación de Documentos, la autorización del Archivo General de la Nación, y la destrucción de los documentos. Se resumen los resultados de eliminar más de 9,000 metros lineales de documentos entre 2013-2017, incluyendo espacio recuperado y propuestas pendientes.
Este documento presenta una introducción a la normatividad archivística en Colombia. Explica conceptos clave como archivos, legislación, normas técnicas y tablas de retención documental. También resume los principales decretos, leyes y acuerdos que rigen la administración de archivos en el país.
Generalidades de la administración documental resumenMaría Alban Lara
La administración documental permite establecer políticas y normas que facilitan la gestión en las organizaciones. Su objetivo es servir la información de manera precisa, ágil y oportuna a quienes la requieran. Incluye controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información existente en una empresa. La gestión documental es una actividad ligada a los archivos que busca la transparencia administrativa mediante el programa de gestión documental, el cual incluye tablas de retención documental y la organización de archivos según el
El documento describe el proceso de elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) en las entidades públicas. Explica que las TRD son listados de series documentales que asignan el tiempo de permanencia de los documentos en cada etapa de su ciclo vital. Además, resume los pasos para elaborar las TRD de acuerdo con la normatividad, incluyendo la investigación, análisis, elaboración, presentación y aplicación de las tablas. Finalmente, presenta ejemplos de códigos, series y tipos documentales para il
El documento presenta las instrucciones para una tarea sobre gestión documental que incluye explicar el ciclo vital de los documentos, la importancia de las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental, el decreto 2609 de 2012, la clasificación de archivos y los valores de los documentos. El objetivo es lograr que los estudiantes comprendan las herramientas de gestión documental y puedan aplicar los procesos de manera práctica.
El documento presenta las instrucciones para una tarea sobre gestión documental que incluye explicar el ciclo vital de los documentos, la importancia de las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental, el decreto 2609 de 2012, la clasificación de archivos y los valores de los documentos. El objetivo es lograr que los estudiantes comprendan las herramientas de gestión documental y puedan aplicar los procesos de manera práctica.
El documento describe la importancia de la organización de archivos y la gestión documental en las instituciones. Explica que la organización de archivos se rige por la constitución, leyes y acuerdos que establecen responsabilidades de los funcionarios y normas para el manejo adecuado de los documentos. También presenta los procesos archivísticos como la clasificación, ordenación y formación de expedientes, asi como los tipos de documentos y su valoración.
Este documento presenta una tarea sobre gestión documental que incluye instrucciones para explicar conceptos como el ciclo vital de los documentos, la unidad de correspondencia, los procesos de gestión documental, el decreto 2609 de 2012, la clasificación de archivos y los valores de los documentos. La tarea también pide resúmenes sobre el decreto y una circular, e identificar aspectos importantes de otros acuerdos.
Gestion documental documento electronico- gestion de calidadjcrojasc
Este documento describe los pasos y procesos de la gestión documental, incluyendo la gestión de documentos electrónicos. También explora la relación entre la gestión de calidad y la gestión documental, destacando que ambas deben ir de la mano para lograr los objetivos de una organización. Finalmente, presenta una bibliografía relevante sobre estos temas.
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en las entidades públicas. El procedimiento consta de 5 etapas: 1) investigación preliminar sobre la institución, 2) análisis e interpretación de la información, 3) elaboración y presentación de la tabla, 4) aplicación, y 5) seguimiento y actualización. El Archivo General de la Nación supervisará la aplicación de las tablas.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3 DMauro Garcia
Este documento describe los componentes clave de un programa de gestión documental (PGD) según la normativa ISO. Explica que un PGD incluye procesos como la producción, recepción, distribución, organización, consulta y disposición final de documentos. También resume los procesos de un ejemplo de PGD para una empresa e identifica las normas ISO relevantes para la implementación de sistemas de gestión documental.
El documento presenta una relación de las principales normas legales colombianas relacionadas con los archivos, incluyendo disposiciones constitucionales, leyes, decretos, acuerdos y resoluciones. El objetivo es informar a las autoridades, archivistas y ciudadanos sobre la legislación archivística para garantizar el cumplimiento de las disposiciones vigentes y avanzar en la política archivística del país.
La ley general de archivos de Colombia establece los principios y categorías de los archivos públicos del país. Define conceptos como archivo, documento y mensaje de datos, y regula los procesos de organización, transferencia y acceso a la información archivística de acuerdo con los principios de procedencia e integridad documental. Asimismo, crea el Sistema Nacional de Archivos para coordinar las instituciones archivísticas a nivel nacional, departamental y local.
4. 4/69
Interés General
Derecho a la información
Interés particular
Consulta
Reproducción copias
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS PÚBLICOS
Derecho de
petición
Excepto:
•C.N.
•Restricciones Legales
•Conservación: Prestamo de información en otros soportes
6. 6/69
Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y
conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
7. 7/69
La gestión documental se reconoce, como
una actividad intrínsecamente ligada a los
archivos y su desarrollo es paralelo a la
búsqueda de la transparencia en la gestión
administrativa.
Gestión documental
8. 8/69
El Programa de Gestión Documental -
PGD, como proceso archivístico
sistemático
Debe estructurarse a partir de la
normatividad archivística vigente.
Contempla situaciones tendientes a
la simplificación de trámites y
racionalización de recursos.
9. 9/69
EL COMITÉ DE ARCHIVO
Equipo asesor de la alta dirección,
responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer
recomendaciones en los procesos
administrativos y técnicos de los
archivos
10. 10/69
COMPONENTES DE UN PGD
Consideraciones básicas de tipo
administrativo, económico y
archivístico.
Aspectos de planeación
relacionados con la necesidad de un
diagnóstico y los requisitos previos
al PGD.
11. 11/69
COMPONENTES DE UN PGD
La adopción e implementación de las
tablas de retención documental.
La formación de archivos según el
ciclo vital de los documentos
(Archivos de Gestión, Central e
Histórico)
12. 12/69
COMPONENTES DE UN PGD
Identificación de los procesos de un
programa de gestión documental y
sus correspondientes flujos de
información
La implementación y seguimiento.
13. 13/69
Ley 43 de 1913
Ley 527 de 1999
Código Penal
Código de Procedimiento Penal
Código de Comercio
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
14. 14/69
Decreto 2649 de 1993
Decreto 1584 de 1994
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Circular Interna AGN No.13 de 1999,
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
15. 15/69
NTC 1673
NTC 2223:1986
NTC 2676
NTC 3393
NTC 4436
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
19. 19/69
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y
diseño de
documentos
Medios y técnicas de
producción y métodos de
impresión
Determinación y selección de
soportes documentales
Determinación de
dimensiones, calidad y tipos de
soportes, gramaje, tintas.
20. 20/69
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Creación y
diseño de
documentos
Instrucciones para el
diligenciamiento de formularios
Determinación de uso y finalidad
de los documentos
Diplomática:imagen corporativa,
características internas y
externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
Adecuado uso de la reprografía
21. 21/69
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2.
Normalización
de la producción
documental
Identificación de dependencias
productoras
Definición de tipologías
documentales, formatos y
formularios según TRD
Determinación de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas
22. 22/69
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Normalización
de la producción
documental
Directrices relacionadas con el
número de copias
Control de la producción de
nuevos documentos
Determinación de la periodicidad
de la producción documental
24. 24/69
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurídica.
25. 25/69
Radicación:
Procedimiento por el cual, se asigna un
número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
26. 26/69
Registro:
Procedimiento por el cual, las entidades
ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o código
de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
27. 27/69
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo
AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envios
1. Registro de
documentos
ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
28. 28/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Radicación
de documentos
Asignación de consecutivo, fecha
y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos
recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de
radicación y control
Elaboración de estadísticas
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
29. 29/69
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo 060 de 2001
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
30. 30/69
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario.
32. 32/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Distribución de
documentos
internos
Identificación de dependencias
Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos internos
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
33. 33/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Distribución de
documentos
enviados
Definición de medios de
distribución: personal, fax, correo
tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, trámite en línea,
página web, otros
Control y firma de guías y planillas
de entrega
Organización mensajería externa
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
34. 34/69
Constitución Política.
Ley 58 de 1982
Decreto 01 de 1984
Decreto 2150 de 1995.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
35. 35/69
PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función
administrativa
37. 37/69
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Recepción de
solicitud o trámite
2. Respuesta
-Confrontación y
diligenciamiento de planilla
de control y ruta del trámite
-Determinación de
competencia
-Preparación y proyección
de respuesta
PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
38. 38/69
Ley 4 de 1913.
Ley 80 de 1993.
Código de Comercio.
Decreto 1382 de 1995.
Decreto 254 de 2000.
Decreto 4124 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
39. 39/69
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Acuerdo AGN 09 de 1995.
Acuerdo AGN 12 de 1995.
Acuerdo AGN 16 de 2002.
Acuerdo AGN 037 de 2002.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
40. 40/69
Acuerdo AGN 039 de 2002.
Acuerdo AGN 041 de 2002.
Acuerdo AGN 042 de 2002.
Acuerdo AGN 015 de 2003.
Acuerdo AGN 02 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
41. 41/69
Circular AGN 07 de 2002.
Circular AGN 01 de 2003.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de
2004.
Circular AGN 01 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
42. 42/69
Resolución MinSalud 1995 de 1999.
Resolución AGN 081 de 2001.
Resolución AGN 183 de 2004.
NTC 4095
NTC 5029
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
43. 43/69
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
220.13
ACTAS
220.13.03 Actas
Comité Directivo
Conjunto de acciones
orientadas a la
clasificación, ordenación
y descripción de los
documentos
48. 48/69
Constitución Política.
Ley 4 de 1913.
Ley 57 de 1985.
Decreto 01 de 1984.
Decreto 2126 de 1992.
Acuerdo AGN 47 de 2000
Acuerdo AGN 56 de 2000
PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
49. 49/69
PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen
50. 50/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Formulación de la
consulta
-Determinación de la necesidad y
precisión de la consulta
-Determinación de competencia de la
consulta
-Condiciones de acceso
-Disponibilidad de información en
términos de restricciones por reserva o
por conservación
-Reglamento de consulta
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
51. 51/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Estrategia de
búsqueda
-Disponibilidad de expedientes
-Disponibilidad de fuentes de
información
-Establecimiento de herramientas de
consulta
-Ubicación de los documentos
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
52. 52/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Respuesta a
consulta
Infraestructura de servicios de
archivo
-Sistemas de registro y control de
préstamo
-Uso de testigos y formatos para el
control de devolución
-Implantación de medios manuales o
automáticos para localización de
información
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
53. 53/69
Constitución Política.
Código Procedimiento Civil.
Ley 47 de 1920.
Ley 14 de 1936.
Ley 39 de 1981.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
54. 54/69
Ley 63 de 1986.
Ley 80 de 1993.
Ley 397 de 1997.
Código de Comercio.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
55. 55/69
Decreto 2620 de 1993.
Decreto 2150 de 1995.
Acuerdo AGN 007 de 1994
Acuerdo AGN 11 de 1996.
Acuerdo AGN 047 de 2000.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
56. 56/69
Acuerdo AGN 048 de 2000.
Acuerdo AGN 049 de 2000.
Acuerdo AGN 050 de 2000.
Acuerdo AGN 056 de 2000.
Acuerdo 037 de 2002.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
57. 57/69
Conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
60. 60/69
Constitución Política de 1991
Ley 163 de 1959.
Ley 39 de 1981.
Ley 80 de 1993.
Decreto 2649 de 1993.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
61. 61/69
Decreto 2527 de 1950.
Decreto 3354 de 1954.
Decreto 960 de 1970.
Decreto 2620 de 1993.
Decreto 998 de 1997.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
62. 62/69
Decreto 1145 de 2004.
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Acuerdo AGN 08 de 1995.
Circular AGN 03 de 2001.
Circular AGN 01 de 2004.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
63. 63/69
NTC 3723.
NTC 4080.
NTC 5174.
NTC 5238.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
68. 68/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Microfilmación
Digitalización
Determinar metodología y plan de trabajo
Fines en la utilización de la técnica
Control de calidad durante todo el proceso
-Determinar la metodología y plan de
trabajo
Definir calidad, según la fase del ciclo vital
en la cual se requiere
Control de calidad durante todo el proceso
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS