Este documento describe los componentes clave de un programa de gestión documental (PGD) según la normativa ISO. Explica que un PGD incluye procesos como la producción, recepción, distribución, organización, consulta y disposición final de documentos. También resume los procesos de un ejemplo de PGD para una empresa e identifica las normas ISO relevantes para la implementación de sistemas de gestión documental.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL II
DANNY MAURICIO GARCIA GARCIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA
Y ARCHIVISTICA
NEIVA
2014

2. GESTIÓN DOCUMENTAL II
DANNY MAURICIO GARCIA GARCIA
Profesora
MARÍA CLEMENCIA RIVERA CRUZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
NEIVA
2014

3. TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………..………......4
2. OBJETIVO...……………….…………………………………………………...……....5
3. ACTIVIDAD No 1……………………………………………….…..…………...……..6
4. CONCLUSIÓN……………………...…………...………………………………..…..14
5. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………...........….15

4. INTRODUCCIÓN
Como futuro profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, y
Bibliotecología y Archivística, en el desarrollo de la actividad de la asignatura
Gestión Documental II tema de enfoque programa de gestión documental es
enriquecedor para ampliar la visión y retroalimentar los respectivos
procedimientos, que se llevan a cabo en los archivos. Mediante los programas de
gestión documental, el cual se define como el conjunto de instrucciones en las que
se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión
documental al interior de cada entidad, tales como: Producción Recepción
Distribución Trámite Organización Consulta Conservación y Disposición final de
los documentos.

5. OBJETIVO
Desarrollar las actividades de la asignatura Gestión Documental II, para adquirir
conocimiento en el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de
procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información,
formatos establecidos y aplicables, las ventajas y sus desventajas y afianzar
conocimiento sobre la Normatividad ISO de Gestión Documental

6. ACTIVIDAD No 1
ELABORE UNA FIGURA EN DONDE DESCRIBA: EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
V
O
L
U
M
E
N
Creación y Tramitación
Utilización y Conservación
Evaluación y Disposición
D
O
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico
C
U
M
E
N 1. Edad 2. Edad 3. Edad
T Consulta Activa Consulta Semiactiva Consulta Inactiva
A
L

7. SI
SÍNTESIS
EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS mediante el ciclo es definido en tres fases fundamentales que a su vez
permiten diferenciar tres tipos de archivo, según la el periodo en que se encuentren los documentos.
Fase No.1: Elaboración de Documentos: tiene como objetivo, evitar la producción de documentación, para un menor
volumen del mismo, asegura sistemáticamente las técnicas de reprografía y automatización.
Fase No.2: Utilización y conservación de documentos: tiene como objetivo los procesos de control, selección,
utilización y almacenamiento de los documentos, cuenta con la disponibilidad oportuna de la información.
Fase No.3: La Eliminación de documentos: se estima una evaluación para determinar que documentación deben ser
conservados y cuales ya cumplieron su vida útil y procede a la eliminación del mismo, identificándolo a través de las TRD
Y TVD.

8. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA INTEGRACIÓN DEL PGD CON EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA
EMPRESA
VENTAJAS DESVENTAJAS
- * Acceso instantáneo a toda la
documentación.
- * Reducción de tiempo de
consultas y tareas de archivo.
- * Resolución del problema de
localización.
- * Control total sobre la
documentación e información.
- * Información compartida entre
diferentes usuarios.
- * Fácil y rápida distribución o envío
de documentos.
- * Eliminación de desplazamientos.
- * Seguridad y fiabilidad
- * Custodia de alta seguridad para
documentos de gran valor o
confidencialidad.
- * Sustitución de documentos
impresos por réplicas electrónicas.
- * Evita la duplicidad de
documentos.
* * Factor económico, la aplicación de
este tipo de sistemas conlleva una
inversión monetaria importante.
· * Las personas no
autorizadas pueden acceder
ilícitamente a los datos sensibles
en una computadora o un servidor
si los protocolos de seguridad
están por debajo del nivel
aceptable
· * Hay que definir planes de
redundancia (es decir, siempre hay
que almacenar la información en
servidor de respaldo secundario
que esté ubicado a distancia) para
poder recuperar los datos en caso
de robo, incendio o inundación
· *Riesgo de violar alguna ley
u otros reglamentos de
rastreabilidad y resguardo de la
información

9. SÍNTESIS
Cabe señalar que antes de embarcar en un proyecto de implantación un programa de gestión documental en lo
imprescindible marcar los objetivos que se quiere alcanzar y hacer un análisis exhaustivo de los procesos a incluir en su
gestión. Por lo tanto hay que contar con los diversos servicios de expertos en la materia, que ofrecen orientación hacia la
solución más idónea, que requiere un proyecto como tal, teniendo en cuenta sus ventajas y desventajas. Sólo así se
podrá asegurar que la inversión en el sistema del (PGD) nos aporte los resultados esperados. Y así subestimar la
importancia de una preparación adecuada.

10. PGD DE UNA EMPRESA
PRODUCCION DE DOCUMENTOS:
1
 Creación de documentos por dependencias.
 Determinación de soportes documentales (CD, discos duros).
 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o
logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de
letra, firmas autorizadas.
RECEPCION DE DOCUMENTOS:
2
 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax,
correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.
 Veri ficación de soportes, anexos, conteo de folios.
 Radicación (digitación de los datos del documento, asignación
del consecutivo).
3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS:
 flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad, entrega de las comunicaciones internas y
externas.
 Regi stro de control de entrega de documentos recibidos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: 6 7
 Formulación de la consulta por parte de funcionarios
 Búsqueda (disponibilidad del expediente).
 Respuesta a la consulta (atención a el servicio al usuario,
di l igenciamiento de las fichas de préstamo.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 5
 Identificación de unidades documentales.
 Conformación de series y subseries.
 Apl icación TRD Y TVD
 Control en el tratamiento y organización de los documentos
 Fol iación
 Elaboración de inventarios.
4 TRAMITE DE DOCUMENTOS:
 cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites
admini s trativos , dichos documentos
integran sus respectivas series
documentales: (Recepción de sol icitud o
trámite-Respues ta ).
CONSERVACION DE DOCUMENTOS:
 medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para
garantizar la
integridad física y funcional de
los documentos de archivo, sin
alterar su contenido
8
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS:
 Apl icación de lo estipulado en la TRD o TVD.
 Valoración avalada por el Comité de
Archivo.
 Levantamiento de acta y determinación del
procedimiento de eliminación.

11. SÍNTESIS
LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Según la Ley 594 de 2000 en su Artículo 22.
Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende
procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se
determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico).

12. LA FAMILIA ISO INHERENTE A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN PARA
DOCUMENTOS – MARCO DE
GOBERNANZA PARA LOS DOCUMENTOS.
ISO 30300 sistema de gestión para los
documentos, fundamentos y vocabulario.
FUNDAMENTOS
Y
TERMINOLOGIA
REQUISITOS
ISO 30301 sistema de gestión para los
documentos. Requisitos
ISO 30303 sistema de gestión para los
documentos. Requisitos para los
organismos que rechazan la auditoria y la
certificación.
DIRECTRICES, soporte a
los elementos de la
estructura de alto nivel.
ISO 30302 sistema de gestión para los
documentos, guía para la implementación.
ISO 30304 sistema de gestión para los
documentos, guía de evaluación.
NORMAS E INFORMES TECNICOS RELACIONADOS –
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTION
DOCUMENTAL
ISO 15489 gestión
de documentos
generalidades -1
Directrices -2
ISO TR 13028
directrices para la
implementación de la
digitalización de
documentos
ISO 23081 metadatos para la
gestión de documentos
principios -1
Elementos de implementación
y conceptuales-2
Métodos de
autoevaluación-3
ISO 13008 proceso
de migración y
conservación de
documentos
ISO TR 26122 análisis
de los procesos de
trabajo para la gestión
de documentos
ISO 17175 principios y
requisitos funcionales para
documentos en entornos
electrónicos de oficina - 1

13. SÍNTESIS
Uno de los objetivos de la gestión documental según las normas es ayudar a las empresas a reconocer la importancia de
su información comercial (ya sea de datos electrónicos, formularios, imágenes o documentos) y promover las mejores
prácticas en la gestión de los documentos y archivos.
La Norma proporciona directrices respecto de la política de gestión documental, explica en forma completa la asignación
de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental. Además, resalta la
importancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presenta aspectos a considerar, como son:
- Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.
- Considerar que los documentos sean plena prueba.
- Optimizar su rendimiento en la organización.

15. CONCLUSIÓN
EL (PGD) Es un Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, control, manejo y organización de la documentación que
posteriormente producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

16. BIBLIOGRAFÍA
http://importanciadelpdg.blogspot.com/
http://www.tbs-telecon.es/iso-15489-proceso-gestion-documental