El documento describe la constitución del Comité de Archivo de la Empresa Social del Estado el 23 de abril de 2015. Se establece que el Comité será un órgano asesor responsable de definir las políticas y programas de trabajo relacionados con la gestión documental. El Comité estará integrado por el Secretario General y representantes de las oficinas de Planeación, Asesoría Jurídica, Tecnologías de la Información y Control Interno. Sus funciones incluyen asesorar en normatividad archivística, aprobar tablas de ret

1. ACTA No. 001
CONSTITUCIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
Fecha: 23 de abril de 2015
Hora: 9:00 a.m.
Lugar: Instalaciones Empresa Social del Estado.
Asistentes:
Carlos Ramos Varón – Secretario General
Julián Rodríguez Cruz – Asesor SIGA
Francisco Rubiano Córdoba - Jefe de la oficina Asesora Jurídica
Héctor Pérez Zapata - Jefe de la oficina de Planeación y Diseño Estratégico
Enrique Plazas Veloza- Líder de la oficina de tecnologías de la información y la
comunicación
Leonardo Martínez Muñoz - Asesor de la oficina de control interno
Invitados:
Ausentes:
Orden del día:
Verificación de Quórum
Constitución del comité de archivo
Funciones del comité de Archivo
Reuniones del Comité de Archivo.
Verificación y control del comité de Archivo.
Desarrollo:
El día 23 de abril de 2015 en las instalaciones de la Empresa Social del Estado, se
reunieron el Señor Secretario General, el asesor del Sistema integrado de Gestión
Documental y Archivos, el jefe de la oficina asesora jurídica, el jefe de la oficina de
Planeación y Diseño Estratégico, el líder de la oficina de tecnologías de la
información y la comunicación y el asesor de la oficina de control interno, para
conformar el comité interno de archivo, dando cumplimiento a la Ley General de
Archivos que en su artículo 6 establece los procesos y acciones que las entidades
integrantes del Sistema Nacional de Archivos deberán llevar acabo de acuerdo con

2. sus funciones y el Decreto 2578 de 2012 que en su artículo 14 establece: “Las
entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán
mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es
asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión
documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la
función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás
normas reglamentarias.
Se establece que el Comité de Archivo de la Empresa Social del Estado será un
órgano asesor de la alta dirección responsable de definir las políticas, los programas
de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos en
materia de gestión documental.
Integración del comité de archivo:
El comité de archivo será presidido por el Secretario general que definirá los
puntos a tratar en cada sesión, estimará desde el punto de vista jurídico, disciplinario
y legal aquellas decisiones que se tomen sobre la conservación o no de los
documentos y el uso de tecnología para su conservación.
El asesor del sistema integrado de gestión documental y archivo, será el
secretario del comité, adelantará propuestas de trabajo para cada sesión y
presentará proyectos relacionados con gestión documental, sistemas de
información y procesos para el manejo de la correspondencia.
El jefe de la oficina de Planeación y Diseño Estratégico, será el encargado de
evaluar los proyectos desde el punto de vista logístico y estratégico, presentados
en el comité, con el propósito de determinar que sean acordes a la gestión de la
Empresa Social del Estado y que garanticen el mejoramiento continuo de los
procesos y procedimientos al interior de la entidad.
El jefe de la oficina Asesora Jurídica, será el encargado de analizar, proyectar y
avalar, los actos administrativos y consultas que el comité indique y que deba
suscribir conforme a la Constitución Política y la Ley. De la misma forma deberá
elaborar, estudiar y conceptuar sobre proyectos de actos administrativos, contratos
y/o convenios que deba suscribir o proponer la entidad con el propósito de adelantar
las diferentes actividades de administración documental. Asesorará sobre la
conveniencia o no de decisiones administrativas que desde el punto de vista jurídico
puedan afectar el adecuado desarrollo de las actividades de gestión documental en
la entidad.
El líder de la oficina de tecnologías de la información y la comunicación, será
el encargado de asesorar y evaluar los lineamientos que se dicten relacionados con
el uso de las tecnologías de la información, uso del documento electrónico,
aplicación y seguimiento de las Leyes 527 de 1999, 594 de 2000, 1437 de 2011 y
1712 de 2015 y la Directiva presidencial 04 de 2012”eficacia administrativa y

3. lineamientos de la política cero papel en la administración pública”. De la misma
forma asesorará y liderará la implementación del software de gestión documental,
los procesos de digitalización documental y trabajará de forma articulada para
promover los lineamientos del Plan Ambiental Institucional.
El asesor de la oficina de control interno, será el encargado de acuerdo con el
artículo 9 de la Ley 87 de 1993 de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía
de los demás controles, asesorando a la alta dirección en la continuidad del proceso
administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en introducción de los
correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos por
la entidad.
Invitados: Serán invitados al comité de archivo todos aquellos funcionarios de las
diferentes áreas de la entidad y/o especialistas, historiadores y usuarios externos
que puedan contribuir en los asuntos tratados en el comité. Podrán participar en las
sesiones con voz pero sin voto.
Serán funciones del comité interno de archivo de acuerdo con el decreto 2578 de
2012:
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad
archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental
de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su
convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su
registro.
4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de
valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el
efecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de
la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la
información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo
establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado
por el área de archivo de la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los
documentos contra diferentes riesgos.

4. 8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y
adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva
entidad, respetando siempre los principios archivísticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información
en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y
la gestión documental.
10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la
entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.
12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo
referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información.
13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de
Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.
14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten
la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.
15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que
contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las
deliberaciones y determinaciones tomadas.
17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y
tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y
Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.
Reuniones del comité de archivo.
El comité de archivo de la Empresa Social del Estado se reunirá ordinariamente el
primer viernes de cada mes y extraordinariamente cuando se presenten
circunstancias que ameriten su convocatoria.
Verificación y control: Corresponderá al departamento de Gestión Documental,
velar por el cumplimiento y adecuado funcionamiento de cada una de las
estipulaciones aquí expresadas, como también servir de órgano asesor o consultor
para todo lo que en materia de gestión documental se requiera.

5. En constancia de lo anterior, se firma en Bogotá D.C., a los veintitrés (23) días del
mes de abril de dos mil diez y seis (2016).
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Carlos Ramos Varón Francisco Rubiano Córdoba
Secretario General Jefe de la oficina Asesora Jurídica
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Julián Rodríguez Cruz Héctor Pérez Zapata
Asesor SIGA Jefe de la oficina de Planeación
y Diseño Estratégico
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Enrique Plazas Veloza Leonardo Martínez Muñoz
Líder de la oficina TICS Asesor de la oficina
de control interno