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Gestión documental



LOS ARCHIVOS SON GARANTÍA
DE LOS DERECHOS CIUDADANOS



 emiliotorreslombana@gmail.com
Marco jurídico
*Constitución política.
   Artículos:8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313


* Ley 4 de 1913.Obligación de las entidades oficiales de entregar y
   recibir inventariados los documentos de los archivos.


* Ley 47 de 1920.Protección del patrimonio documental y artístico.

* Ley 45 de 1923.(Art. 99 ) conservación de documentos bancarios.

* Ley 40 de 1932. Registros y reformas civiles de las personas.

* Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección
   del patrimonio cultural.

                                 E.TORRES
Marco jurídico

* Ley 163 de 1959. Protección del patrimonio cultural

* Ley 39 de 1981. Microfilmación y certificación de archivos.

* Ley 80 del 22 diciembre           1989.Se crea el archivo general de la
  nación y se dictan otras disposiciones.


* Acuerdo 07 del 29 de Junio 1994. Se adopta y expide el
  reglamento general de archivos.




                                 E.TORRES
Marco Jurídico

* Ley 200 del 28 de Julio 1995. Código único disciplinario:
  artículo 40, numerales: 1,5,24; artículo 41, numerales:7,9,16.


* Ley 594 de julio 14 de 2000. Ley general de archivos y se
  dictan otras disposiciones.

  Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será
  obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las
  respectivas tablas de retención documental.


Sitio WEB:
               www.archivogeneral.gov.co

                                 E.TORRES
Marco Jurídico
• Código disciplinario único.
•   Artículo Señala los DEBERES de los servidores públicos
•   Numeral __. “ Custodiar y cuidar la documentación e información que
    por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la
    cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el
    ocultamiento o utilización indebidos ”
•   Numeral __. “ Responder por la conservación de los documentos, útiles,
    equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y
    rendir oportunamente cuenta de su utilización ”
•   Artículo __. señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos
•   Numeral __. “ Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los
    asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a
    que están obligados ”
•    Numeral __. “ Causar daños o perdida de bienes, elementos,
    expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de
    sus funciones ”

                                   E.TORRES
Conceptos

* Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL                           son un
  listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
  cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
  vital de los documentos.
  Pueden ser generales o específicas.


• SERIE DOCUMENTAL               es un conjunto de unidades
  documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
  mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
  sus funciones específicas. Hojas de vida, historias laborales,
  contratos, actas, informes ….


*TIPO DOCUMENTAL es la unidad documental simple.

                                 E.TORRES
Conceptos


* PIEZA DOCUMENTAL es la unidad mínima que reúne todas las
  características necesarias para ser considerada documento. Acta,
  oficio, informe.


* UNIDAD DOCUMENTAL es la unidad de análisis en los
  procesos de identificación y caracterización documental. Esta puede
  ser SIMPLE cuando está constituida por un solo documento o
  COMPLEJA cuando lo constituyen varios, formando un expediente.




                                E.TORRES
Conceptos

* CICLO VITAL DEL DOCUMENTO . Etapas sucesivas por
  las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en
  la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o
  integración a un archivo permanente.


* DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hace
  referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración
  con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección
  por muestreo y/o microfilmación.


* VALORACIÓN DOCUMENTAL es el proceso por el cual se
  determinan los valores primarios o secundarios de los documentos con
  el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
  archivo.


                                  E.TORRES
Conceptos
* PRODUCCIÓN DOCUMENTAL es la recepción o generación
  de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus
  funciones.


* UNIDAD ADMINISTRATIVA                      es la unidad técnico-
  operativa de una institución.


* REGISTRO DE ENTRADA               es el instrumento que controla el
  ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de
  entrada.


* CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL es la labor mediante la
  cual se identifican y establecen las series que componen cada
  agrupación documental ( fondo, sección y subsección ) de acuerdo a la
  estructura orgánico de la entidad.
                                  E.TORRES
Conceptos

* DESTRUCCIÓN de documentos es sinónimo de ELIMINACIÓN

* ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA                      es el conjunto de tareas,
  operaciones, acciones y trámites, regladas por las normas de
  procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa
  (oficina) , que se materializan en tipos documentales y permiten
  desarrollar las funciones asignadas.


* DEPURACIÓN es la operación por la cual se retiran de la unidad
  documental los documentos que no tienen valores primarios


* ELIMINACIÓN de DOCUMENTOS es la destrucción de
  los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico legal,
  fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de
  relevancia para la ciencia y la tecnología.
                                 E.TORRES
Conceptos


* ASIENTO es el conjunto de elementos informativos que
  individualizan las unidades de descripción de un instrumento de
  consulta y recuperación.


* ASUNTO: tema, motivo, argumento , materia, cuestión, negocio o
  persona de que trata una unidad documental y que genera, en
  consecuencia, una acción administrativa.


* EXPEDIENTE es el conjunto de documentos relativos a un asunto,
  que constituyen una unidad archivistita. Unidad documental formada
  por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente
  por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.



                                E.TORRES
Conceptos


•   UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos
    documentales Puede ser unidad archivistita, entre otras: un
    expediente.




                                  E.TORRES
Procesos

* Procesos técnicos en la gestión documental:

•   Identificación
•   Valoración
•   Selección
•   Eliminación
•




                         E.TORRES
Conceptos


Valores PRIMARIOS de los archivos administrativos.

            *        V. Administrativo:
            *        V. Jurídico
            *        V. Legal
            *        V. Fiscal
            *        V. Contable




                        E.TORRES
Metodología

• Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación
  de las T.R.D.

  *Investigación preeliminar sobre la institución.
      - Compilación de la información institucional.
      - Entrevistas
  * Análisis e interpretación de la información
                                        recolectada.
  * Elaboración y presentación de las T.R.D.
  * Aplicación


                         E.TORRES
Concepto

• Archivo de GESTIÓN o de oficina.
  En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de
  gestión administrativa.


• Archivo CENTRAL o intermedio.
  Aquí son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya
  consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo
  ciclo de vida.


• Archivo HISTÓRICO o permanente.
  Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o
  del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
  archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
  adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

                                E.TORRES
Procedimiento


• Preparación física de la documentación:

  *      Limpieza de la documentación.
  *      Eliminación del material metálico.
  *      Identificación del material afectado por biodeterioro.
  *      Revisión y foliación.
  *




                             E.TORRES
Ejercicio
   SERIE                     SUBSERIE
1- Actas
                             - Comité de archivo
                             - Comité de bienestar
                             - Comité de capacitación
2-Acuerdos
3-Circulares
4- Contratos
                             -Prestación de servicios
                             - Obra
                             - Arrendamiento
5- Decretos / Resoluciones
6- Historias laborales



                             E.TORRES
Ejercicio
7- Informes
         -        Organismos de control
         -        de gestión
8- Licencias
         -        Ambientales
         -        Construcción
         -        Transito
9- Procesos
         -        Disciplinarios
         -        Jurídicos
         -       Judiciales

10-Plan de desarrollo

11- Plan de ordenamiento territorial
                                   E.TORRES
Ejercicio

• Serie CONTRATOS:

       –   Requerimiento
       –   Términos de referencia
       –   Minuta contrato
       –   Certificación disponibilidad
       –   Pólizas
       –   Publicación
       –   Acta de iniciación
       –   Informes
       –   Acta de liquidación




                              E.TORRES
Ejercicio

- Serie PROCESO DISCIPLINARIO:

             »   Denuncia
             »   Indagaciones
             »   Descargos
             »   Pruebas
             »   Fallo / Sentencia




                           E.TORRES
Ejercicio


• Oficina productora: TESORERÍA

• SERIES:

              »   Orden de pago
              »   Boletines diarios de caja y bancos
              »   Cuentas corrientes
              »   Libros de tesorería
              »   Declaraciones tributarias
              »   Certificados de disponibilidad presupuestal




                            E.TORRES
Ejercicio

Serie ORDEN DE PAGO:

       –   Solicitud de compra
       –   Cotización
       –   Certificación disponibilidad presupuestal
       –   Registro de disponibilidad presupuestal
       –   Factura de compra
       –   Orden de compra
       –   Entrada almacén
       -   Recibido a satisfacción




                              E.TORRES
Importante

• DOCUMENTO DE APOYO
 Es aquel de carácter general ( leyes, decretos, manuales ) que inciden
 en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión
 administrativa.
 Puede ser generado en la misma institución o proceder de otras y no
 forma parte de las series documentales.




                                E.TORRES
Agradecimiento




• A cada uno de los participantes por el interés y los
  aportes, durante el proceso.

• Frase célebre:




                          E.TORRES

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Gestión documental

  • 1. Gestión documental LOS ARCHIVOS SON GARANTÍA DE LOS DERECHOS CIUDADANOS emiliotorreslombana@gmail.com
  • 2. Marco jurídico *Constitución política. Artículos:8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313 * Ley 4 de 1913.Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. * Ley 47 de 1920.Protección del patrimonio documental y artístico. * Ley 45 de 1923.(Art. 99 ) conservación de documentos bancarios. * Ley 40 de 1932. Registros y reformas civiles de las personas. * Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. E.TORRES
  • 3. Marco jurídico * Ley 163 de 1959. Protección del patrimonio cultural * Ley 39 de 1981. Microfilmación y certificación de archivos. * Ley 80 del 22 diciembre 1989.Se crea el archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones. * Acuerdo 07 del 29 de Junio 1994. Se adopta y expide el reglamento general de archivos. E.TORRES
  • 4. Marco Jurídico * Ley 200 del 28 de Julio 1995. Código único disciplinario: artículo 40, numerales: 1,5,24; artículo 41, numerales:7,9,16. * Ley 594 de julio 14 de 2000. Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Sitio WEB: www.archivogeneral.gov.co E.TORRES
  • 5. Marco Jurídico • Código disciplinario único. • Artículo Señala los DEBERES de los servidores públicos • Numeral __. “ Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos ” • Numeral __. “ Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización ” • Artículo __. señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos • Numeral __. “ Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados ” • Numeral __. “ Causar daños o perdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones ” E.TORRES
  • 6. Conceptos * Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Pueden ser generales o específicas. • SERIE DOCUMENTAL es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Hojas de vida, historias laborales, contratos, actas, informes …. *TIPO DOCUMENTAL es la unidad documental simple. E.TORRES
  • 7. Conceptos * PIEZA DOCUMENTAL es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Acta, oficio, informe. * UNIDAD DOCUMENTAL es la unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Esta puede ser SIMPLE cuando está constituida por un solo documento o COMPLEJA cuando lo constituyen varios, formando un expediente. E.TORRES
  • 8. Conceptos * CICLO VITAL DEL DOCUMENTO . Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. * DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. * VALORACIÓN DOCUMENTAL es el proceso por el cual se determinan los valores primarios o secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. E.TORRES
  • 9. Conceptos * PRODUCCIÓN DOCUMENTAL es la recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. * UNIDAD ADMINISTRATIVA es la unidad técnico- operativa de una institución. * REGISTRO DE ENTRADA es el instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada. * CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL es la labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección ) de acuerdo a la estructura orgánico de la entidad. E.TORRES
  • 10. Conceptos * DESTRUCCIÓN de documentos es sinónimo de ELIMINACIÓN * ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA es el conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina) , que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. * DEPURACIÓN es la operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios * ELIMINACIÓN de DOCUMENTOS es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. E.TORRES
  • 11. Conceptos * ASIENTO es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación. * ASUNTO: tema, motivo, argumento , materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. * EXPEDIENTE es el conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivistita. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. E.TORRES
  • 12. Conceptos • UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales Puede ser unidad archivistita, entre otras: un expediente. E.TORRES
  • 13. Procesos * Procesos técnicos en la gestión documental: • Identificación • Valoración • Selección • Eliminación • E.TORRES
  • 14. Conceptos Valores PRIMARIOS de los archivos administrativos. * V. Administrativo: * V. Jurídico * V. Legal * V. Fiscal * V. Contable E.TORRES
  • 15. Metodología • Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las T.R.D. *Investigación preeliminar sobre la institución. - Compilación de la información institucional. - Entrevistas * Análisis e interpretación de la información recolectada. * Elaboración y presentación de las T.R.D. * Aplicación E.TORRES
  • 16. Concepto • Archivo de GESTIÓN o de oficina. En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. • Archivo CENTRAL o intermedio. Aquí son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida. • Archivo HISTÓRICO o permanente. Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. E.TORRES
  • 17. Procedimiento • Preparación física de la documentación: * Limpieza de la documentación. * Eliminación del material metálico. * Identificación del material afectado por biodeterioro. * Revisión y foliación. * E.TORRES
  • 18. Ejercicio SERIE SUBSERIE 1- Actas - Comité de archivo - Comité de bienestar - Comité de capacitación 2-Acuerdos 3-Circulares 4- Contratos -Prestación de servicios - Obra - Arrendamiento 5- Decretos / Resoluciones 6- Historias laborales E.TORRES
  • 19. Ejercicio 7- Informes - Organismos de control - de gestión 8- Licencias - Ambientales - Construcción - Transito 9- Procesos - Disciplinarios - Jurídicos - Judiciales 10-Plan de desarrollo 11- Plan de ordenamiento territorial E.TORRES
  • 20. Ejercicio • Serie CONTRATOS: – Requerimiento – Términos de referencia – Minuta contrato – Certificación disponibilidad – Pólizas – Publicación – Acta de iniciación – Informes – Acta de liquidación E.TORRES
  • 21. Ejercicio - Serie PROCESO DISCIPLINARIO: » Denuncia » Indagaciones » Descargos » Pruebas » Fallo / Sentencia E.TORRES
  • 22. Ejercicio • Oficina productora: TESORERÍA • SERIES: » Orden de pago » Boletines diarios de caja y bancos » Cuentas corrientes » Libros de tesorería » Declaraciones tributarias » Certificados de disponibilidad presupuestal E.TORRES
  • 23. Ejercicio Serie ORDEN DE PAGO: – Solicitud de compra – Cotización – Certificación disponibilidad presupuestal – Registro de disponibilidad presupuestal – Factura de compra – Orden de compra – Entrada almacén - Recibido a satisfacción E.TORRES
  • 24. Importante • DOCUMENTO DE APOYO Es aquel de carácter general ( leyes, decretos, manuales ) que inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Puede ser generado en la misma institución o proceder de otras y no forma parte de las series documentales. E.TORRES
  • 25. Agradecimiento • A cada uno de los participantes por el interés y los aportes, durante el proceso. • Frase célebre: E.TORRES