Propuesta de un Sistema de Búsqueda de Archivos que permita la Digitalización del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Cosalá, Sinaloa.

1. Presenta:
Alfredo Humberto Escalante Godinez
Propuesta de un Sistema de Búsqueda de Archivos que permita la Digitalización del Archivo
Municipal del H. Ayuntamiento de Cosalá, Sinaloa.
Asignatura:
Desarrollo de proyecto de campo
Universidad TecMilenio

2. Durante años el Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Cosalá ha
estado olvidado y desactualizado, constando de documentación que fue
arrumbada o apilada, sin embargo, la nueva Ley de Acceso a la
Información Pública del Estado de Sinaloa en su artículo 95, fracción XIV
define que todos los Archivos Municipales deben contar con una Guía de
Archivo y Catalogo de Disposición Documental.
Antecedentes del problema

3. Desarrollar un Sistema de Búsqueda de Archivos para el Área de Archivo
Municipal del H. Ayuntamiento de Cosalá en un plazo de 2 meses y poder
cumplir así con la Fracción XIV del artículo 95 de la Ley de Acceso a la
Información Pública del Estado de Sinaloa.
Objetivo

4. Se propone la planeación de un sistema que permita la captura, búsqueda,
eliminación y modificación de documentos digitales, para así poder cumplir
con la fracción XIV del artículo 95 de la Ley de Acceso a la Información Pública
del Estado de Sinaloa. Para ello, se deberán definir un conjunto de actividades
con objetivos claros, de manera progresiva y que establezca un comienzo y un
final. Con lo anterior se obtendrá un Sistema de Digitalización de Documentos
de Archivo Municipal que contenga un diseño de identidad del H.
Ayuntamiento de Cosalá que permita ser aceptado por la Dirección de
Transparencia e Informática.
Descripción del proyecto

5. El proyecto de Digitalización de Archivo Municipal es viable al poseer un
objetivo Smart, un cronograma de desarrollo, un presupuesto, responsables
y planes para la gestión de costos, de riesgos, de adquisición, de mejora de
los procesos, de gestión de recursos humanos, de comunicación, de calidad,
entre otros.
El desarrollo del sistema permitirá a la Coordinación de Archivo Municipal ser
más eficiente y cumplir en tiempo y forma con las obligaciones en materia de
transparencia por parte de la Coordinación y evitar así una acción
sancionadora.
Justificación

6. Requisitos
I. La ejecución de las etapas del proyecto será supervisada y
monitoreada por la Dirección de Transparencia e Informática.
II. Cada etapa de proyecto tendrá un responsable de su ejecución.
III. El desarrollo del sistema deberá ser elaborado bajo plataforma .NET y
contendrá los principios de diseño de interfaz de usuario.

7. Responsables
Nombre Rol Responsabilidad Autoridad
Alfredo Humberto
Escalante Godinez
Director Definir estándares y niveles de tolerancia para el
aseguramiento de la calidad. Coordinar las distintas
fases del proyecto.
Director de
Transparencia e
Informática
Antonio Félix Medina Subdirector Registro de resultados, monitoreo de
cumplimiento de la calidad. Obtener en tiempo y
forma el financiamiento del proyecto.
Tesorero Municipal
Cesar Roberto Jiménez
Ramírez
Consultor Aseguramiento de calidad. Detectar
requerimientos. Realizar reuniones con los
involucrados.
Consultor – Externo
Maria Elena Lizárraga
Elías
Enlace Comprobación de requerimientos. Coordinador de Archivo
Municipal

8. Desarrollar un sistema que permita cumplir con la fracción XLV del artículo 95
de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
Sinaloa, es decir, que permita generar un catálogo de disposición de
documentos y guía de archivo.
Alcance

9. EDT

10. Conclusiones
El Sistema de Digitalización de Archivo Municipal sembrará antecedentes en
el municipio de Cosalá sobre la conservación y almacenamiento de los
archivos, así como su clasificación para lo cual será indispensable que se
realicen actualizaciones para la mejora de la consulta y su admisión.
Por otro lado se deberá establecer un marco para la recuperación de la
información en caso de siniestros y definir los periodos para respaldo de la
información.

11. Lecciones aprendidas
I. Considerar un plan de mantenimiento y actualización de la
información.
II. Elaborar un plan para la gestión de costos sobre el mantenimiento del
sistema.
III. Definir responsables y plazos para el mantenimiento del sistema.