GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1. GESTIÓN ELECTRÓNICADE
DOCUMENTOS
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2018
POR: DIEGO GUERRA ARBOLEDA
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2. INTRODUCCIÓN
Se realiza en el presente trabajo un análisis de la gestión de
documentos electrónicos, donde se indagan los principales
elementos que componen los documentos electrónicos de
archivo desde su fase previa de planeación hasta su disposición
final, y a partir de ello se realiza un análisis de la gestión
electrónica desde su proceso de captura, almacenamiento,
disponibilidad, análisis de calidad de los datos, integración en la
gestión de los datos de la, seguridad de la información,
repositorios, plataformas y los sistemas que tramitan los datos y
la información.

3. CONTENIDOS
• GESTIÓN EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
• PRINCIPIOS Y REQUISITOS PARA LA VALIDEZ DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
• DIGITALIZACIÓN.
• REQUISITOS DIGITALIZACIÓN CON FINES DE CONTROL Y TRÁMITE.
• DIGITALIZACION CERTIFICADA.
• PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA DIGITALIZACIÓN.
• TIPOS DE DIGITALIZACIÓN.
• PARAMETROS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
• VÍNCULO ARCHIVÍSTICO.
• REQUISITOS DE METADATOS.
• REQUISITOS DE FIRMA ELECTRÓNICA.
• ÍNDICE ELECTRÓNICO EN EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS.
• GESTIÓN DE COPIAS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .
• REQUISITOS DE METADATOS.
• CORREO ELECTRÓNICO SEGURO.
• METODOS DE CERTIFICACIONES DIGITALES.

4. GESTIÓN EN DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
• Documentos electrónicos son aquellos que tienen todo su ciclo vital
en medios electrónicos y deben cumplir con requisitos, como los
documentos digitalizados, de : evaluar la etapa de adhesión de los
metadatos de recepción al documento, el flujo de trabajo de lo
documentos, los sistemas y herramientas tecnológicas utilizadas,
definir los responsables de realizar las actividades claves,
administración de metadatos para transferencias documentales,
administración y evaluación de tiempo de vigencia de las firmas
electrónicas .

5. PRINCIPIOSY REQUISITOSPARA LA VALIDEZ
DEDOCUMENTOSELECTRÓNICOS
Debe cumplir con :
AUTENTICIDAD: determina que el documento es el generado por
el emisor, así como la relación intrínseca con sus metadatos.
INTEGRIDAD : especifica que no puede alterarse, sin embargo las
políticas pueden autorizar en qué circunstancias se harían las
adiciones y anotaciones al documento.
CONFIDENCIALIDAD: Se usan cifrados y configuraciones que
permitan que la información no sea interceptada por terceros.
TRAZABILIDAD: Permite obtener todo el historial del registro del
documento.
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6. DIGITALIZACIÓN
Difiere del escaneo, pues la digitalización cumple con criterios
archivísticos que le dan validez en términos archivísticos, en ella
se establecen un programa que considere:
Un plan donde se defina el alcance, la valoración, la finalidad, las
metas, los beneficios, los estándares a utilizar, la demanda de
equipos , los recursos, la planificación, el control de calidad, las
auditorías, los niveles de restricción y acceso, el establecer
criterios para que el documento electrónico sea considerado
definitivo, el definir las etapa en que se embeben o se asignan los
metadatos, el definir las etapa en qué se asigna los mecanismos
de autenticación y validación del documento.
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7. REQUISITOSDIGITALIZACIÓNCONFINESDE
CONTROLY TRÁMITE
• Formato para fines de preservación es el formato TIFF,
JPEG2000 (SIN PERDIDA)
• Formato para fines de consulta : PDFA O JPG, JPEG2000 CON
PERDIDA
• Metadatos del Dublin Core Metadata Initiative
• Elementos de metadatos descriptivos.
• DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EDICIÓN POSTERIOR:
Nivel de resolución - OCR recomendado: 300 ppp.
Enero9de2018
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8. DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA.
• Esta tiene valores probatorios.
Y se garantiza con:
• ESTAMPADO CRONOLÓGICO con fecha y hora exacta de creación, del
envío y de recibo, éste estampado es certificado por un tercero y
define las fechas extremas del documento. El estampado se solicita
a una entidad de certificación y la entidad crea un HASH a la entidad
de certificación y ella agrega una estampado cronológico al HASH. El
cliente recibe el HASH y la estampa y lo graba a su documento.
• CERTIFICADO DIGITAL: Emitida por una entidad avalada por el
Gobierno, garantiza la autenticidad e integridad e identidad del
autor.
• TRAZABILIDAD : rastrea la etapa en qué el documento textual es
capturado para darle cumplimiento a los principios de autenticidad,
integridad, fiabilidad y usabilidad.
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9. PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
DE LA DIGITALIZACIÓN
• En la administración de documentos electrónica se realiza un
Plan de Gestión de Calidad de la Digitalización ( PGCD), que
comprende: la verificación del formato único de inventario
documental, la revisión de imágenes, descripción documental,
revisión de índices, acta de control, firma de control.
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10. TIPOS DE DIGITALIZACIÓN.
• La CIRCULAR 005 DE 2012, numeral 3, Normatividad de
Colombia, especifica:
• la Digitalización con fines de control y trámite: permite el
control y la distribución, se realiza en las oficinas de
correspondencia.
• Digitalización con fines archivísticos: Es la que se realiza
contemplando los requisitos de la ley 527 de 1999.
• Digitalización con fines de contingencia y continuidad del
negocio: «Este proceso es realizado para asegurar la
disponibilidad de información en caso de catástrofes…»
• Digitalización Certificada: Exige la intervención de una
entidad certificadora y tiene valores probatorios.
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11. PARÁMETROS DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS.
• Estandarizar procedimientos de seguridad.
• Estandarizar procedimientos de control.
• Principio de autenticidad para evitar la pérdida, la corrupción,
la adición no autorizada, la supresión, la modificación, la
ocultación no autorizadas, protección de los medios de
almacenamiento.
• El vínculo archivístico.
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12. REQUISITOS DE FIRMA
ELECTRÓNICA.
• Deben contener:
• Control de firma por el firmante.
• Aviso al firmante por riesgo de vulnerabilidad de seguridad.
• Trámite, autor(es), fecha y hora de creación, fecha y hora de
transmisión, nivel de acceso, trazabilidad.
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13. ÍNDICE ELECTRÓNICO EN
EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS.
• Un INDICE ELECTRÓNICO permite la identificación de los documentos
electrónicos que componen el expediente, permiten recabar los datos y la
disposición de los documentos. Se compone de índice, contenido con cabecera,
un código que identifica al índice de forma única e inequívoca y lo relaciona con
el expediente al que pertenece el documento.
• un índice electrónico permite el foliado de los expedientes electrónicos .
Contenido de un índice electrónico:
• Fecha Índice Contenido.
• Documento Foliado.
• Nombre Documento.
• Tipología Documental.
• Fecha Creación Documento.
• Fecha Incorporación Expediente.
• Función Resumen.
• Orden Documento Expediente.
• Página Inicio.
• Página final. 13

14. CONCLUSIONES
Con la presente investigación se trató la gestión de documentos
electrónicos en sus diferentes aristas, desde repositorios
tecnológicos hasta los protocolos para darle validez al proceso
Se concluye que la gestión de documentos electrónicos se da en
todos los niveles de la organización y envuelve un sinnúmero de
condiciones técnicas que no estaban concebidas en la gestión
documental de documentos textuales .

15. BIBLIOGRAFÍA
-AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO (2016) PLAN DE PRESERVACION
DIGITAL A LARGO PLAZO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL, recuperado de:
https://www.defenshttps://www.defensajuridica.gov.co/gestion/gestion-documental/gestion-
documental-
contenido/Documents/GD_PN_02_V_0_ppd_090816.pdfajuridica.gov.co/gestion/gestion-
documental/gestion-documental-contenido/Documents/GD_PN_02_V_0_ppd_090816.pdf
-Castro, L., Giraldo, L., & Hernández, F. (2016). Gestión de Documentos
Electrónicos.
-Reyes Krafft, Alfredo. Concepto y Aplicaciones de la Clave Pública. Consultado
el 06/03 de 2012 en: http://w w w . a l a m b r e . i n f o / 2 0 0 4 / 0 1 / 0 5 /
concepto-y-aplicaciones-de-la-clave-publica/.
-Vanegas, S. (2017). Presentación: PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DIGITALES. Recuperado el 24 de Febrero 2018, desde
https://prezi.com/bp0i93gplvvj/preservacion-y-conservacion-de-los-archivosdigitales/
-Zubieta Uribe, Hernán. Los Mensajes de Datos y las Entidades de Certificación. Comercio
Electrónico y Telecomunicaciones. Bogotá. Universidad de los Andes. Ed. Legis. 2003.