Este documento describe los procesos de control, selección y adquisición de publicaciones seriadas en bibliotecas. Explica que los catálogos son importantes para controlar las colecciones físicas y virtuales. También detalla que los comités de desarrollo de colecciones, formados por representantes de los usuarios, toman decisiones sobre renovaciones y cancelaciones de suscripciones. Además, señala que las políticas guían el enfoque de la biblioteca mientras que los criterios ayudan a cumplir dichas políticas a la hora

1. Publicaciones seriadas Jesús Eyder Suarez Páez Sonia Pulido López Tutora Alba Lucia Alcaraz Gallego Profesional en Ciencia de la Información Bibliotecología y Archivo Universidad del Quindío Ciencia de la Información Documentación Bibliotecología y ArchivoPublicaciones seriadasGrupo 22011

2. 1. Control de las Publicaciones Seriadas. En la gran mayoría de las bibliotecas o centros de documentación existen diferentes tipos de sistemas para hacer esto posible. Estos existen para poder tener control de los títulos existentes en la colección tanto física como virtual, así también se tiene control de los nuevos números o partes de cada título.

3. Los catálogos son la primera opción para esto, debido a que son estos los que se muestran primeramente al público; si están bien ingresados los materiales teniendo en cuenta todas las normas para hacerlo, será de mucha ayuda para los usuarios, viendo un registro organizado y de fácil acceso. Esta es una gran labor de parte del área administrativa de la biblioteca, más exactamente del área de procesos técnicos.

4. Selección y adquisición de las publicaciones seriadas. En la gran mayoría de los casos la selección de las PS es realizada por comités de desarrollo de colecciones, estos no solo se ocupan de la parte bibliográfica sino también de la parte virtual. En estos comités están presentes representantes de todos los usuarios, dándole mayor transparencia a estos procesos dado que son ellos mismos los que requieren la información o servicio. Estos toman decisiones con respecto a renovación de las subscripciones, cancelación de las mismas, Informa a la biblioteca sobre la apertura de nuevos programas, esto para la compra del material bibliográfico. Trabajar criterios y procedimientos para actualización de colecciones en coordinación con los Comités de Currículo.Tanto los criterios y políticas para la adquisición de las PS están determinadas por cada biblioteca con la cooperación de los comités.

5. Políticasde selección y adquisición Las políticas para la selección y posterior adquisición de las Publicaciones Seriadas, son aquellas que elaboran todo un marco por el cual se evidencian los objetivos de esta y su proyección siempre enfocada en la comunidad a la cual sirve la unidad de información. Promueven el contacto entre las partes directamente relacionadas como lo son la biblioteca y el usuario, entre los comités y las facultades si son universitarias.

6. política y criterio La política es diferente a los criterios para la adquisición de PS, por una parte la política enmarca el enfoque al cual apunta la unidad y lo que quiere cumplir para brindar un servicio oportuno y eficaz, los criterios son aquellos items por los cuales se intenta cumplir la política. Ejemplo: En una política se dice que “la biblioteca Contará con la colección básica suficiente en calidad y cantidad para satisfacer las necesidades de los programas académicos y de grupos de investigación de la comunidad” los criterios son aquellos por medio de los cuales se cumple la política; “para la compra de un titulo nuevo de publicación seriada se tendrá en cuenta el impacto del tema tratado en dicha publicación, que sea de interés para la mayoría de nuestros usuarios” con este criterio de selección, si la biblioteca es especializada en informática no se compraran títulos de veterinaria los cuales no ayudan a la comunidad.

7. Fuentes para la selección Las principales fuentes para la selección y posterior adquisición de publicaciones seriadas son los catálogos de editoriales y proveedores tanto de revistas físicas como de bases de datos de revistas, también las fuentes bibliográficas tanto nacionales como internacionales y/o catálogos públicos en la red. En muchos casos las publicaciones no se adquieren por compra sino por otros medios como lo son las donaciones o el canje con otras instituciones.

8. Ejemplo: una biblioteca brinda servicios a una facultad de medicina y en los comités de biblioteca se ha visto la necesidad de adquirir revistas de área internacional pero en idioma español. La biblioteca mediante la ayudad de su personal tiene un catalogo de proveedores de bases de datos en las cuales se encuentra Elsevier Instituciones, este catalogo describe la cantidad de títulos existentes en su base de datos, como también el soporte que le brindan a esta, el impacto de cada título a nivel mundial y su pertinencia en el área médica; enseguida se contacta a las mejores opciones, para analizar cual es más beneficiosa tanto económicamente como científicamente para la institución.

9. Proceso de selección En la Universidad una universidad el contacto entre los comités y la biblioteca es fundamental, los comités están constituidos por los representantes de los usuarios, ellos en realidad son los que solicitan el material para la compra. En las reuniones con los encargados del área de selección y adquisición de material se tienen en cuenta los posibles títulos a comprar, pasándolos por el filtro de los criterios de selección (establecidos previamente), esto dará como resultado una selección donde se tiene responsabilidad por el material ofrecido a los usuarios.

10. El área encargada contacta a los proveedores y les pide la cotización de la subscripción y sus políticas para la distribución, bien sea electrónica o física; después de esto las facultades o los encargados de ejecutar el presupuesto aprueban la que mejor se acomode a la organización. La biblioteca contrata las respectivas subscripciones bajo la lupa de garantía y de prueba (en ocasiones los proveedores dan las bases de datos por un periodo de tiempo para evaluación por parte de los usuarios o por la biblioteca) con todo la parte legal que esto implica en las contrataciones. En varias ocasiones las publicaciones seriadas se pueden adquirir por otras vías como lo son el canje y la donación, el área de adjunciones se encarga de buscar estos convenios, por ejemplo: si una universidad produce una publicación y necesita una de otra institución, la puede solicitar en canje, la que produce por la que necesita. Universidad Nacional de Colombia Canje Pontificia Universidad Javeriana

11. En la parte de la donación, se tiene muy en cuenta si la publicación es pertinente para los tipos de usuarios, de acuerdo a su política. Se elige un comité responsable que decide qué material se puede adquirir para el uso de los usuarios, depende el tipo de biblioteca. Las bibliotecas universitarias revisan el valor del libro y que tan útil será para los usuarios. En las bibliotecas públicas podemos ver que mucho del material es donado por diferentes entidades y hasta por los mismos usuarios, otro material es solicitado para compra según las necesidades que se vayan viendo en el diario vivir del usuario. Cuando llegan Publicaciones donadas por los usuarios no se pueden ingresar directamente al sistema, porque se debe tener seguridad de la periodicidad; ahora si es de buena acogida por los usuarios se contactará al proveedor directo para establecer el convenio y así estar seguros de su continua llegada a la biblioteca.

12. BIBLIOGRAFÍA http://issuu.com/universidaduco/docs/politicas_de_adquisicion http://www.slideshare.net/edisonjc31/publicaciones-seriadas http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol4_2_96/aci05296.htm http://www.col.ops-oms.org/iah/unirecs2/ANGELAESCOBAR.pdf http://usi.earth.ac.cr/glas/sp/blog/SeleccionAdquisicion.pdf