Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información de forma estructurada. Contiene tablas para almacenar datos, formularios para ver y editar datos, informes para resumir datos, consultas para recuperar datos específicos, y macros y módulos que agregan funcionalidad automatizando tareas.

1. ¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datoses unaherramientapararecopilary organizarinformación.Enlasbasesde
datos,se puede almacenarinformaciónsobre personas,productos,pedidosocualquierotracosa.
Muchas basesde datos empiezansiendo unalistaenunprogramade procesamientode textooen
una hojade cálculo.A medidaque crece lalista,empiezanaaparecerrepeticionese
inconsistenciasenlosdatos.Cadavezresultamáscomplicadocomprenderlosdatospresentados
enla listay existenpocosmétodosparabuscaro recuperarsubconjuntosde datospara revisarlos.
Cuandoempiezanaobservarse estosproblemas,esaconsejable transferirlainformaciónauna
base de datos creada mediante unsistemade administraciónde basesde datos(DBMS).
Partes De Una Base De Datos De Access
En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos
de Access típica.
Tablas
Una tabla de una base de datos essimilarenaparienciaauna hojade cálculo,encuanto a que los
datosse almacenanenfilasycolumnas.Comoconsecuencia,normalmente esbastante fácil
importaruna hojade cálculoen unatabla de una base de datos.La principal diferenciaentre
almacenarlosdatosen una hojade cálculoy hacerloenuna base de datos esla formade
organizarse losdatos.
Formulario
Los formulariosse conocenavecescomo "pantallasde entradade datos".Sonlasinterfacesque
se utilizanparatrabajar con losdatosy, a menudo,contienenbotonesde comandoque ejecutan
diversoscomandos.Se puede crearunabase de datossin usarformularios,editandolosdatosde
lashojasde lastablas.No obstante,casi todoslosusuariosde basesde datosprefierenusar
formulariosparaver,escribiryeditardatosenlas tablas.
Informes
Los informessirvenpararesumirypresentarlosdatosde lastablas.
Consultas
Las consultassonlas que verdaderamente hacenel trabajoenunabase de datos.Puedenrealizar
numerosasfuncionesdiferentes.Sufunciónmáscomúnesrecuperardatosespecíficosde las
tablas.Los datosque deseaversuelenestardistribuidosporvariastablasy,gracias a las consultas,
puede verlosenunasolahojade datos.Además,puestoque normalmente nodeseavertodoslos
registrosa lavez,lasconsultasle permitenagregar criteriospara"filtrar"losdatoshastaobtener
sololosregistrosque desee.Lasconsultasamenudosirvende origende registrosparaformularios
e informes.

2. Macros
Las macros enAccessse puedenconsiderarcomounlenguaje de programaciónsimplificado,que
se puede utilizarparaaumentarlafuncionalidadde labase de datos.Porejemplo,puede adjuntar
una macro a un botónde comando enun formulario,de modoque lamacrose ejecute cuandose
haga clicen el botón.Las macros contienenaccionesque realizantareas,comoabriruninforme,
ejecutarunaconsultao cerrar la base de datos.Casi todaslas operacionesde basesde datosque
normalmente se realizanmanualmentese puedenautomatizarmediantemacros,ahorrandoasí
muchotiempo
Módulos
Los módulos,comolasmacros,son objetosque sirvenparaaumentarlafuncionalidadde labase
de datos.Mientras que lasmacros enAccessse creanseleccionandoaccionesde unalista,los
módulosse escribenenel lenguaje de programaciónde Visual BasicparaAplicaciones(VBA).Un
móduloesunacolecciónde declaraciones,instruccionesyprocedimientosque se almacenan
conjuntamente comounaunidad.Unmódulopuede serde clase oestándar.Los módulosde clase
se adjuntana formulariosoinformes,ynormalmente contienenprocedimientosespecíficosdel
formulariooel informe al que se adjuntan.Losmódulosestándarcontienenprocedimientos
generalesque noestánasociadosa ningúnotroobjetivo.