Este documento ofrece consejos sobre la redacción efectiva de documentos en una empresa. Explica que al menos el 60% de las comunicaciones de una empresa son escritas y deben ser claras, sencillas y bien estructuradas. También proporciona detalles sobre cómo organizar las ideas en párrafos, dar fluidez a la expresión y verificar la precisión y claridad del documento. Además, ofrece pautas sobre la estructura, estilo y uso de la puntuación en cartas comerciales.

1. REDACCION DE DOCUMENTOS
EN LA EMPRESA

2. En el mundo de los negocios sigue existiendo la necesidad
de que las personas se COMUNIQUEN de manera escrita.
Cartas, correos electrónicos y simples órdenes pueden ser
mal interpretadas, a menos que se respeten algunas
normas básicas de comunicación y redacción escrita.
A través del contenido que se presenta, se busca invitar a
la práctica de la comunicación escrita efectiva.
Dra. Sonia Gómez Escalante

3. Etapas para la redacción
Al menos un 60% de las comunicaciones de una empresa
se realiza en forma escrita. Cada documento tiene un
propósito y debe ser claro, sencillo, ameno y bien
estructurado.
Para redactar un documento empresarial escrito, es
necesario atender las siguientes etapas:
1. Organizar la presentación de ideas.
2. Dar Fluidez de expresión y,
3. Verificar la Precisión y claridad.

4. Presentación de ideas
Los documentos comerciales escritos se estructuran en
párrafos y cada uno debe contener las ideas, expresadas
mediante diferentes frases entrelazadas entre sí.
Cada párrafo empieza con letra mayúscula y termina en
punto y aparte. La sucesión de párrafos permite completar
una página escrita. Gracias a los párrafos la lectura
resulta más fácil.
• Interlineado recomendado:
o Sencillo
o De 1.5
o Justificado por ambos márgenes.

6. Fluidez de expresión
Si se trata de novelas o guiones de teatro, la comunicación
escrita mantiene artificios de tipo poético. Si se trata de
una empresa, se recomienda ser claro y racional.
 Busque un lector objetivo, que le permita mejorar
sus documentos comerciales.
 No use artificios poéticos.

7. Esquemas
Para comunicarse con los clientes, los proveedores y el
público en general, la empresa utiliza la carta comercial.
La efectividad de la carta depende del esquema, el formato,
diseño y estilo.
Antes de empezar a escribir, debe reflexionar sobre lo que
se desea decir. Es necesario tener claros los objetivos y los
hechos a incluir.

8. ¿Por qué
escribimos?
¿Qué queremos
conseguir?
¿Cuáles son los
asuntos y
circunstancias?
¿Quién la
recibirá?

9. Estilo de redacción:
 Usar un tono cordial y respetuoso.
 Evitar el argot personal, la jerga familiar y las
expresiones locales.
 Ser amables.
 Personalizar e indicar si respondemos a un escrito.
 Emplear frases de cortesía, saludo y despedida.
Desarrolle la buena práctica de hacer un borrador.

10. Estructura de una carta:
• Membrete:
• Fecha:
• Destinatario:
• Saludo:
• Depende del tipo de relación que se tenga con el destinatario.
Es aconsejable usar un tono neutro o formal en los casos en
que la carta responda a una situación conflictiva o negativa.
• Texto:
• Debe ser breve, claro, concreto, fácil de leer y sin
REDUNDANCIAS.
• Despedida:
• Por debajo del texto. En general, después de la fórmula
utilizada se pone una coma.
• Firma, nombre y cargo

12. Para iniciar el texto:

13. Reglas de protocolo:
 LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Son elementos de la comunicación escrita que sirven
para poner los límites entre las diferentes ideas y para
indicar las pausas y los cambios en el ritmo y la
entonación de la lectura.
 La coma (,)
 Punto y seguido (.)
 Punto y aparte (.)
 Don puntos (:)
 Los puntos suspensivos (…)
 El paréntesis (())
 Interrogantes (¿?)
 Exclamaciones (!)

14. Reglas de protocolo:
 Punto y seguido (.)
 Separa diferentes frases u oraciones contenidas
dentro de un párrafo.
 Después de una abreviatura sin que ello implique
que la siguiente palabra se inicie con mayúscula.
 La coma (,)
 Marca las pausas al hablar.
 Separa las palabras en una serie o en una sucesión
de frases.
 En los saludos, separa el destinatario de la frase.

15. Reglas de protocolo:
 Punto y aparte (.)
 Indica el final de un párrafo.
 Sirve para terminar un tema o idea y comenzar
otro.
 Dos puntos (:)
 Permite hacer una pausa antes de enumerar,
concluir o resumir.
 Se utilizan en los encabezamientos de los
documentos, después de la fórmula de cortesía.
 En los documentos oficiales, se utilizan para
introducir una declaración.

16. Reglas de protocolo:
 Paréntesis ( )
 Se utiliza para interrumpir una frase e introducir
una aclaración o para añadir información
complementaria.
 Puntos suspensivos (…)
 Se utilizan cuando se interrumpe un discurso y se
da por entendido lo que sigue.
 Sirven para no mencionar una palabra malsonante
o para sorprender al lector con algo inesperado.
 Indica que el texto continúa.

17. Reglas de protocolo:
 Interrogantes (¿?)
 Sirven para terminar e iniciar frases interrogativas.
 Exclamaciones (!)
 Para iniciar y terminar una frase o palabra
exclamativa o administrativa

18. Redacción y ortografía:
PRINCIPIOS GENERALES
1. Las palabras no se unen con guión a menos que
exista un propósito
2. Las palabras con prefijos, se escriben como una
sola palabra.
3. Se escriben con mayúscula:
• La primera palabra en una oración completa
• Palabras principales en un título
• Sustantivos propios
• Nombres de marcas
• Sustantivos seguidos de números
4. La cursiva se usa:
• Presentación de un término nuevo
• Ejemplo
• Otros

19. Recuerde,
la práctica hace al “Maestro”.