ELKIN DAVID TRABAJO

1. NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS MAS UTILIZADAS PARA ELABORAR DOCUMENTOS
COMERCIALES
PRESENTADO POR:
ELKIN DAVID MENA RODRIGUEZ
PRESENTADO A:
CLEYSON HAMIR HINESTROZA
DOCENTE
TÉCNICO EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO, LABORAL Y COMPETENTE
ASIGNATURA - GESTION DOCUMENTAL
FUNDACION UNIVERSIDAD UNICLARETIANA
“FUCLA”

2. Normas técnicas colombianas para la elaboración de
documentos comerciales
Con el propósito de unificar criterios en relación con la presentación de informes oficiales, la Coordinación
Editorial sugiere tener en cuenta las pautas que a continuación se relacionan. Este documento de trabajo
contiene, básicamente, guías para: uso de mayúsculas, algunos elementos de puntuación, separación de
párrafos, identificación de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias para unificación de tipo de
letra en caso de citas textuales, tamaño y tipo de letra, espacios entre líneas, espacios entre título y párrafo,
uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras.
La Coordinación Editorial de la Universidad de Medellín pone en consideración de las dependencias
responsables de la elaboración de informes las pautas que a continuación se relacionan, y espera los
comentarios y las sugerencias que puedan mejorarla

3. PAUTAS PARA LA PRESENTACIÓN DE
INFORMES
CONTENIDO
1. LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
•2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
•3. USOS DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
•4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN
•5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA
•La carta
El informe
El acta
El aviso
El memorando
La circular
6. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL
•7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS
Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos
Norma 1487: Citas y notas de pie de página
Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes

4. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
•Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.
•Se debe utilizar el tipo de letra ARIAL tamaño 12.
•La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5
•La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir,
con doble entre.
•No se debe subrayar.
•Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografía de la lengua
española se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos. Sin
embargo, para los informes de la Universidad de Medellín se sugiere no utilizar la sangría

5. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un
tema específico. Para su tratamiento se recomienda:
Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita.
•Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita. Ejemplo:
BIENESTAR UNIVERSITARIO.
•Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos números separados por punto, se
escribirán con mayúscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria.
•Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto se escribirán en cursiva.
Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atención odontológica.
•Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error de lógica elemental. Ejemplo:
después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.
•Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.

6. USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULAS Y DE LETRAS
MINÚSCULAS
Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos
políticos, entre otros, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Consejo Académico, Universidad de
Medellín, Instituto de Ciencias de la Educación, la Real Academia de la Historia. Obsérvese que los
artículos y las preposiciones se escriben con minúsculas.

7. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN
En el proceso de la escritura, la ortografía y la puntuación contribuyen a dar claridad y
precisión a los textos. En cuanto a la ortografía se refiere, la consulta permanente del
diccionario, acompañada de la práctica de la lectura, le permitirá aumentar su
vocabulario y, de paso, encontrar las palabras adecuadas al mensaje que quiere
transmitir. Por su parte, la puntuación cumple la función de dar sentido a las oraciones y
a sus miembros. A continuación usted encontrará algunas pautas que le ayudarán a
usar adecuadamente los signos de puntuación.

8. Usos de la coma (,)
•Con los vocativos, esto es, cuando en la oración se llama a la persona a quien se está hablando o de quien
se está hablando. Ejemplos: Te digo, Miguel, que te estás equivocando. Simón Bolívar, el Libertador, era
venezolano.
•Cuando se lee, la coma indica una pausa en la que se levanta ligeramente la voz. Sus principales usos son:
Para delimitar y unir elementos de la misma categoría gramatical, es decir, sustantivos, verbos, adverbios,
adjetivos, cuando éstos no van unidos por conjunciones. Ejemplo: En el mercado había naranjas, plátanos,
mangos, piñas y limones.
•Para marcar pequeñas interrupciones en lo que se dice. Ejemplo: Déjame el dinero, te lo ruego, antes que
llegue Juan.
•Con las locuciones y adverbios que sirven como conectores en la oración, entre los que están: al menos,
con todo, de momento, efectivamente, en consecuencia, es decir, en conclusión, en primer lugar, en realidad,
esto es, no obstante, sin embargo, por supuesto. Ejemplos: Por último, nos es grato comunicarle que... Te
pido, por favor, que no llores más. Tienes que comer todo o, por lo menos, la sopa.

9. Usos del punto
•El punto y seguido se utiliza para separar oraciones dentro de un párrafo. El texto continúa en la misma
línea.
•El punto y aparte se usa al final del párrafo, es decir, cuando hay un cambio de asunto o se pasa a tratar
otro aspecto del mismo tema.
•El punto es necesario después de una abreviatura.
•No se usa el punto
Al final de títulos o subtítulos.
•Después de los signos de cierre de interrogaciones y exclamaciones.
•Tampoco se usa para separar las letras que componen una sigla.

10. Usos de los dos puntos
•Delante de una enumeración previamente anunciada. Ejemplo: Había tres personas: dos
hombres y una mujer
•Antes de una cita textual que va entre comillas. Ejemplo: Jesús dijo: "Amaos los unos a los
otros".
•Al final de una afirmación que inmediatamente se explica o se desarrolla. Ejemplo: La fiesta
fue un éxito: todo salió como se había previsto.
•Después de saludo en las cartas, y tras las fórmulas de cortesía en instancias, discursos,
documentos, etc. Ejemplo: Querida amiga: me alegró mucho recibir noticias de ti.
•En textos administrativos y jurídicos, como constancias, decretos, sentencias..., después del
verbo que suele preceder a cada uno de los apartados e indica la intención de los mismos.
Ejemplo: HACE CONSTAR:
•Para separar las horas de los minutos. Ejemplo: 15:20 horas

11. LAS NORMAS MAS UTILISADAS
Tamaño y contenidos
Dependiendo de la extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar su carta.
Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.
Es importante que la primera página de sus cartas lleve:
• Logo
• Membrete
• Pie de página
Sin embargo, cuando hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la segunda solamente se
debe poner el logo.

12. Escriba un solo tema en cada carta
En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor
de su comunicado, redacte las cartas que sean necesarias, ya
que en muchas organizaciones el archivo se clasifica
por temas; tenga en cuenta que los tiempos de respuesta de
cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se
necesita más de un comunicado para responderle a su
destinatario.

13. Redacte de forma precisa.
El método Ipler de redacción empresarial para escribir bien se basa en la teoría de la pirámide invertida, utilizada
en el periodismo y creada por Emil Dovifat. Esto consiste en escribir en el primer párrafo el para qué de su carta y en
los párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser imprescindibles.
Ejemplo:
“Reciba un muy cordial saludo de parte de todo el equipo de consultoría y atención al cliente
[Párrafo 1] Nos permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal objetivo es comprometernos con
usted, además de informarle que es para nosotros un placer contar con usuarios que nos ayudan a crecer.
[Párrafo 2]Además queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros trabajadores se
comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en nosotros su respaldo incondicional en todo tipo de
transacciones financieras.
[Párrafo 3] Es así como le garantizamos que frente a su solicitud, radicada el 17 de mayo de 2015, ya tomamos las
medidas necesarias y la asesora que lo atendió recibirá la formación oportuna para que el inconveniente de baja
calidad en la atención que recibió no se vuelva a presentar.”

14. Siga el orden lógico gramaticalPara ser
preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden lógico gramatical, que se compone
de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se guía por esta forma de escritura, podrá redactar bien sus
comunicados.
Ejemplo:

15. Escritura y tratamiento
Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: “le escribo”, “lo saludo”, “espero”.
Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias personas, pero cuando un representante escribe
en nombre de varias personas, lo correcto es escribir en primera persona.
Escriba en todos los casos en tono de “usted”. Utilice un lenguaje cortés y respetuoso, aún si está
reclamando o dando una orden

16. Partes obligatorias de la carta
•Código: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del margen superior.
•Lugar y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año de elaboración. En los distritos
especiales como Washington D.C., México D.F., Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la
especificación del distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los meses en minúscula,
estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con mayúscula inicial. En ningún caso escriba los años
con punto.
Ejemplo:
Bogotá D.C., 3 de julio de 2015
•Datos del destinatario: escriba la denominación o título académico, el nombre completo y el cargo. Recuerde que
la denominación “doctor” solo es un vocativo para las personas que se han doctorado en alguna área del
conocimiento. En el caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que se utiliza la denominación
“doctor”, es preferible escribir el título académico.

17. •Asunto: solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escríbala dos líneas libres después del
último dato del destinatario. Omita conjunciones, preposiciones y artículos.
•Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón” son:
-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que (…)
-Le escribo para informarle que (…)
-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)
Evite saludos como:
-Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)
-La presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)
•Despedida: tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las despedidas. Algunas despedidas cortas son:
-Atentamente,
-Cordialmente,
-Sinceramente,
-Respetuosamente,
•Remitente y firmas responsables: escríbalo cinco líneas después de la despedida; de la misma forma que el
nombre del destinatario, escriba el nombre del remitente en mayúscula sostenida.
•Líneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qué tipo de documentos adjunta y la cantidad entre paréntesis.

18. NORMAS DE NTC
Origen :ICONTEC es un organismo multinacional de carácter privado, sin ánimo de lucro, que trabaja para
fomentar la normalización, la certificación, la metrología y la gestión de la calidad en Colombia. Está conformado por
la vinculación voluntaria de representantes del Gobierno Nacional, de los sectores privados de la producción,
distribución y consumo, el sector tecnológico en sus diferentes ramas y por todas aquellas personas jurídicas y
naturales que tengan interés en pertenecer a él.
En el campo de la normalización, la misión del Instituto es promover, desarrollar y guiar la aplicación dioasdne
Normas Técnicas Colombianas (NTC) y otros documentos normativos, con el fin de alcanzar una economía óptima de
conjunto, el mejoramiento de la calidad y también facilitar las relaciones cliente-proveedor, en el ámbito empresarial
nacional o internacional.

19. Normalización
Esta es la actividad que establece disposiciones para un uso común y repetido, encaminadas al logro del grado
óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. En particular, la actividad
consta de los procesos de formulación, publicación e implementación de normas.
En lo relacionado con el Servicio de Normalización, ICONTEC es asesor del Gobierno Nacional de acuerdo con los
Decretos 767 de 1964 y 2416 de 1971 es reconocido por el Gobierno Colombiano como Organismo Nacional de
Normalización mediante el Decreto 2746 de 1984, reconocimiento que fue ratificado por el Decreto 2269 de 1993. En
este campo, la misión del Instituto es promover, desarrollar y guiar la aplicación de Normas Técnicas Colombianas y
demás documentos normativos para la obtención de una economía óptima de conjunto, el mejoramiento de la calidad
y facilitar las relaciones cliente-proveedor a nivel empresarial, nacional o internacional.

20. Certificación
El reconocimiento internacional de sus certificados de sistemas de gestión de ICONTEC está respaldado
porque se encuentra acreditado con la Junta Nacional de Acreditación de ANSI - ASQ (ANAB), con el
Instituto Americano de Normas Nacionales (ANSI) de Estados Unidos, con la Asociación Alemana de
Acreditación (TGA), con el Instituto Nacional de Normalización (INN) de Chile, y con el Instituto Nacional
de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi) de Perú.
Adicionalmente pertenece a IQNet, la más importante red internacional de certificación del mundo, la cual
promueve el reconocimiento de los certificados de sistemas de gestión en el ámbito internacional.

21. Educación y desarrollo
ICONTEC, a través de su Dirección de Educación y Desarrollo, diseña y ofrece programas de formación dirigidos
a organizaciones de diferentes sectores. Estos programas permiten a empresarios y sus colaboradores adquirir y
aplicar los conceptos y métodos de sistemas de gestión.
Así mismo, ofrece amplios programas en sistemas de gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud
ocupacional y formación de auditores encaminados al mantenimiento y mejora de los sistemas de gestión.
ICONTEC ofrece también programas específicos para los sectores de la salud, educación, hotelería y turismo,
agencias de viajes, financiero, buenas prácticas agrícolas, gestión de la calidad en la industria de alimentos,
microempresas, gestión pública, administración integral de riesgos en la empresa y programa administrativo para
el mejoramiento organizacional.
Para lograr un mayor cubrimiento en cuanto a la formación en temas relacionados con métodos de gestión de la
calidad y gestión ambiental, el Instituto cuenta con un portafolio de especializaciones y diplomados con varias
universidades.
Acreditación en Salud
La acreditación es una herramienta para el mejoramiento continuo de la calidad, con la cual las empresas de
salud desarrollan un proceso continuo y sistemático de auto evaluación interna y externa que les permite detectar
oportunidades de mejora y afianzar sus fortalezas.
A su vez, es un desafío para contribuir a la optimización de la prestación de un servicio vital para el desarrollo del
país, en la medida en que cumpla factores fundamentales de la atención en salud como: relación costo-beneficio,
accesibilidad, seguridad, soporte técnico, relación humana con los usuarios y sus familias, el equipo de salud y el
compromiso de los directivos.
Su objetivo, además de incentivar las buenas prácticas, es afianzar la competitividad de las organizaciones de
salud y proporcionar información clara a los usuarios de manera que puedan tomar decisiones basadas en los
resultados de la acreditación.

22. Servicios de evaluación para el cambio climático
El denominado Mecanismo de Desarrollo Limpio (MDL), permite que los países en vías de desarrollo (que no
cuentan con compromisos de reducción de gases efecto invernadero, según el protocolo de Kyoto) lleven a cabo
proyectos de reducción o captura de emisiones de gases de efecto invernadero las cuales pueden ser certificadas y
transadas en el mercado internacional.
Para optar por estas reducciones certificadas un proyecto debe ser "validado" y “registrado” ante la Junta Ejecutiva
del MDL, antes de ser implementado, y una vez en ejecución ser “verificado” periódicamente a fin de establecer si
efectivamente las reducciones planificadas son alcanzadas en el tiempo. Con base en las verificaciones es posible
obtener las correspondientes reducciones certificadas de las emisiones verificadas.
Criterios y procedimientos empleados para la prestación de los servicios de Validación y verificación

23. Laboratorios de Metrología
En muchos casos, la calidad de los productos depende de mediciones confiables que son suministradas por equipos
de medición, los cuales deben ser precisos. Para asegurar el correcto funcionamiento de los equipos y tener la
certeza de que las mediciones efectuadas son exactas, estos instrumentos deben ser calibrados, es decir,
comparados contra patrones nacionales o internacionales reconocidos, en una cadena ininterrumpida.
Mediante un manejo óptimo de la metrología se asegura el uso apropiado de la tecnología, para beneficio del cliente y
la protección del consumidor. De esta manera, se facilita la cooperación industrial y el intercambio comercial
internacional de mercancías.

24. NORMAS INCONTEC
normas ICONTEC, también conocidas como normas Icontec, normas Icontec, normal
Icontec, hormas Icontec, normas Icontec, siendo correcto normas ICONTEC, son las
normas del ICONTEC, estas siglas vienen del Instituto Colombiano de Normas Técnicas
y Certificación (ICONTEC). Las normas de ICONTEC son varias y cada una de ellas
tiene un fin especifico, hay normas para la presentación de trabajos escritos, también
hay normas para crear CV, entre otras presentaciones, ya que ICONTEC se encarga de
representar a ISO en Colombia, con lo cual tiene la potestad para crear normativas.
En el sitio tienes varias opciones para ver las normas del Icontec, puedes utilizar el
menú superior, donde accederás a las últimas normas que se subieron, también puede
usar el buscador, poniendo la norma que quieras saber y pulsa en buscar o sino en la
barra de la izquierda también se encuentran las normativas.

25. NORMAS APA
El estilo APA consiste en un conjunto de reglas y guías que un autor debe seguir con el fin de asegurarse que su presentación
escrita sea consistente y clara.
El formato APA tiene su origen en el año 1929, cuando un grupo de psicólogos, antropólogos y administradores de
negocios acordaron establecer un conjunto de estándares o reglas que ayudaran a la hora de codificar varios
componentes de la escritura científica con el fin de facilitar la comprensión de la lectura.
Este estilo se ocupa de: Armonización y tamaño de títulos.
Puntación y abreviaciones.
Presentación de números y estadísticas.
Construcción de tablas y figuras.
Citación de referencias.
Otros elementos que hacen parte del manuscrito.

26. •Dedicatoria
•Agras secciones que contiene esta plantilla son: Portada
•padecimientos
•Abstracta
•Prefacio
•Tabla de contenidos
•Lista de tablas
•Lista de figuras
•Clasificación de los niveles de títulos
•Lista de referencias
•Apéndice
•Vita
En este enlace puedes descargar la plantilla en Microsoft Word con normas APA (también conocidas como formato
APA) actualizadas. Esta plantilla incluye márgenes, tabla de ejemplo, imágenes de ejemplo y títulos en diferente
nivel. (Puedes hacer clic en la imagen o en el enlace de abajo). Esta plantilla al ser de ejemplo solo contiene texto de
relleno, no contiene contenido real.