Scrumban
                         An evolutionary approach




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dinilla!
                                                Á ngel Me father,
                                                         my
                                                Yo u killed ie…!
                                                prep are to d



                                               angel.medinilla@proyectalis.com

                                               www.slideshare.net/proyectalis
                                               www.linkedin.com/in/angelm
                                               www.proyectalis.com/en/blog

                                               Twitter: @angel_m



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?!
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Client!                                   Unrelated guy I’ve
                                          never seen in my life!




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Client!                                   Unrelated guy I’ve
                                          never seen in my life!

                                                               Diet Coke!




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Risk Premium 2012




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Unemployment




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Unemployment




                                                              Morale

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My
                                               Pleasure!!




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Whatever I’ve done
                                            to you…!


                                               …Sorry, Voranc!
                                               From the bottom
                                                 of my heart!!




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54 slides,
   40
minutes…!




 …I’ll be
there in 10!!
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Let’s go back in time…!




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Let’s go back in time…!




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Scrum 101!
         Demo, client
          feedback

Stakeholders
                                                         Time Boxed
                                Product                    Iteration
                                 Owner
                                                              Team



                                                Sprint     Retrospect              Product
                                               Backlog
                                                                                  Increment



                                                                     Scrum Master
                    Product Backlog
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“One size does not fit all” but…!




                                                                   5thAnnual ”State of
                                                                   Agile Development”
                                                                   Survey, 2010

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“One size does not fit all” but…!




                                                                   6thAnnual ”State of
                                                                   Agile Development”
                                                                   Survey, 2011

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Monster #1:!




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The “you are not flexible enough”
            problem:!




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Also called…!




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The support team approach!




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The support team approach!




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Our
rule:!




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Monster #2:!




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The 40 hour week fallacy:!




Programming (value adding tasks, focus
                                                          100% (40
     factor, sprint dedication, project
                                                            hours a
                 advance…)
                                                            week)




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A more realistic approach:!

Programming ( value adding tasks, focus
     factor, sprint dedication, project                                50%
                 advance…)



                                                     Overhead        10%

Bugs, technical debt, stoppers, blocked tasks, rework,
                                                                     15%
           context switching, other forms of waste…
  Reports, e-mail, internal meetings, hiring interviews,             10%
                 admininistrative stuff, bureaucracy…

                                                        Slack        10%
          Research, Development, training, innovation                5%
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Naked truth:!

Programming ( value adding tasks, focus
     factor, sprint dedication, project                              35%
                 advance…)

                                                     Overhead        10%

Bugs, technical debt, stoppers, blocked tasks, rework,               30%
           context switching, other forms of waste…

  Reports, e-mail, internal meetings, hiring interviews,             10%
                 admininistrative stuff, bureaucracy…

                                                        Slack        10%
          Research, Development, training, innovation                5%
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Naked truth:!

         Scrum (measured & known)
                                                                     35%


                                                     Overhead        10%

Bugs, technical debt, stoppers, blocked tasks, rework,               30%
           context switching, other forms of waste…

  Reports, e-mail, internal meetings, hiring interviews,             10%
                 admininistrative stuff, bureaucracy…

                                                        Slack        10%
          Research, Development, training, innovation                5%
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Naked truth:!

   Scrum (measured & known)
                                                    35%




                                                    65%




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Some more monsters:!




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What’s really happening in here?!
                      Pending        Ongoing    Done!




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Who’s doing what?!
                     Pending        Ongoing    Done!




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Everyone busy = value delivered?!
                     Pending        Ongoing    Done!




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Do we care about delivered value? !
                       Pending        Ongoing    Done!




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Are these tasks or features?!
                     Pending        Ongoing    Done!




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Are we cross-functional enough?!
                       Pending        Ongoing    Done!




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What’s the lead time?!
                     Pending        Ongoing    Done!




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Are we productive enough?!
                     Pending        Ongoing    Done!




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So we had a jolly family of
         monsters…!




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And we looked for some help…!




2007                         2008                 2009                            2010




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We had to fight
                                                some myths…!




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“Kanban is decaf Scrum”!




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“Kanban opens Pandora’s box”!




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“WIP limits are impossible to
        fulfill here”!




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“When something gets blocked,
just start with something else”!




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Here’s how we did it!




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Here’s how we did it!




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Start mapping your value stream!




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Add columns accordingly!
Backlog     Selected         Design            Code     Test                Done!




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Categorize demand!
Backlog     Selected         Design            Code     Test                Done!




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Be sure there’s a prioritizing
mechanism and a single entry point!




                                                 ?




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Tim
                  Add avatars (oh, yeah!)!
              Backlog     Selected         Design      Code            Test              Done!




Lyz




Fred




Scott




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Tim
        Add queues (and some sense)!
                                               Design             Code                Test
              Backlog     Selected                                                                   Done!
                                          On           Rdy   On          Rdy     On          Rdy




Lyz




Fred




Scott




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Measure lead time, see the whole!
                                       120 days


                                          ~15 days


                                          ~4 days


                                 Design              Code              Test
 Backlog    Selected                                                                  Done!
                            On        Rdy       On          Rdy   On          Rdy




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Add WIP limits by any means!
                                Design            Code           Test - 2
Backlog    Selected-4                                                              Done!
                           On -3     Rdy       On-3      Rdy   On       Rdy




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Add uncertainty / out of focus
            buffer space!
                                            Design        Code           Test-2
               Backlog   Selected-4                                                   Done!
                                       On-3      Rdy   On-3   Rdy   On       Rdy
SPRINT
BUFFER SPACE




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Measure uncertainty / out of
                   focus buffer space!
                                            Design        Code           Test-2
               Backlog   Selected-4                                                   Done!
                                       On-3      Rdy   On-3   Rdy   On       Rdy
                                                                                                         Scrum
                                                                                                         Velocity
SPRINT




                                                                                                      Buffer
BUFFER SPACE




                                                                                                      Capacity




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Measure uncertainty!
       V Scrum         Buffer cap
            80              20                 Uuuh… Well, on average
                                               we make something like
            85              20
                                               75 scrum points per
            75              30                 sprint. Guess we can
            70              35                 commit on that as long as
                                               you keep the uncertainty
            75              25                 level safe…
            80              25
             ?               ?                                      That means
                                                                    somewhere below
           ¿Your prediction?                                        25 buffer points




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Measure uncertainty!
       V Scrum         Buffer cap
            80             7500                Uuuh… Well, on average
                                               we make something like
            85             7000
                                               75 scrum points per
            75             8000                sprint. Guess we can
            70             8500                commit on that as long as
                                               you keep the uncertainty
            75             7500                level safe…
            80             7000
             ?               ?                                      That means
                                                                    somewhere below
           ¿Your prediction?                                        7500 buffer points




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Add qualities of service!
                                      Design        Code               Test-2
           Backlog   Selected -4                                                    Done!
                                   On-3    Rdy   On -3   Rdy      On       Rdy
  SPRINT




FIRE!

PRIO




ASAP




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Make rules explicit!




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Measure capacity!
                      50l/sg

                                   20/sg



                                               10l/sg

                                                        100/sg


                                                                      30/sg




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Identify bottlenecks!
                      50l/sg

                                   20/sg



                                               10l/sg

                                                        100/sg


                                                                      30/sg




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Don’t brute-force the system!
                      50l/sg

                                   22/sg



                                               11l/sg

 +10%!!                                                 110/sg


                                                                      33/sg




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Adapt workload to capacity instead!
                        50 23l/sg                                     Capacity surplus:
                                                                      -  Attack
                                     23/sg                               bottlenecks
                                                                      -  R&D
                                                                      -  Tech.Debt.
                                                 23l/sg               -  Help colleagues
                                                                      -  Widen job title
   ¡Kaizen!                                               100l/sg


                                                                        33l/sg




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Last thought…!
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Thank you, and… BLOG IT!!




                                       angel.medinilla@proyectalis.com
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                                               licenses/by-nc-nd/3.0/

                                               This presentation is based upon
                                               the ideas and work of many
                                               people. And while I’ve tried to
                                               recognize copyrights and give
                                               credit and attribution where
                                               possible, I cannot possibly list
                                               them all, so if you feel like
                                               there’s something that should be
                                               added, changed or removed
                                               from this presentation, please
                                               drop me an e-mail at
                                               angel.medinilla@proyectalis.com

                                               Special thanks for this one to Henrik
                                               Kniberg, David J. Anderson, Mattias
                                               Skarin and Corey Ladas. You guys
                                               Rock!


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Scrumban - Agile Slovenia 2012

  • 1.
    Scrumban An evolutionary approach © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 2.
    © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 3.
    dinilla! Á ngel Me father, my Yo u killed ie…! prep are to d angel.medinilla@proyectalis.com www.slideshare.net/proyectalis www.linkedin.com/in/angelm www.proyectalis.com/en/blog Twitter: @angel_m © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 4.
    ?! © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 5.
    Client! Unrelated guy I’ve never seen in my life! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 6.
    Client! Unrelated guy I’ve never seen in my life! Diet Coke! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 7.
    © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 8.
    © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 9.
    © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 10.
    Risk Premium 2012 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 11.
    Unemployment © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 12.
    Unemployment Morale © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 13.
    © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 14.
    © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 15.
    © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 16.
    My Pleasure!! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 17.
    © 2012 ProyectalisGestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 18.
    Whatever I’ve done to you…! …Sorry, Voranc! From the bottom of my heart!! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 19.
    54 slides, 40 minutes…! …I’ll be there in 10!! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 20.
    Let’s go backin time…! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 21.
    Let’s go backin time…! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 22.
    Scrum 101! Demo, client feedback Stakeholders Time Boxed Product Iteration Owner Team Sprint Retrospect Product Backlog Increment Scrum Master Product Backlog © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 23.
    “One size doesnot fit all” but…! 5thAnnual ”State of Agile Development” Survey, 2010 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 24.
    “One size doesnot fit all” but…! 6thAnnual ”State of Agile Development” Survey, 2011 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 25.
    Monster #1:! © 2012Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 26.
    The “you arenot flexible enough” problem:! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 27.
    Also called…! © 2012Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 28.
    The support teamapproach! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 29.
    The support teamapproach! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 30.
    Our rule:! © 2012Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 31.
    Monster #2:! © 2012Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 32.
    The 40 hourweek fallacy:! Programming (value adding tasks, focus 100% (40 factor, sprint dedication, project hours a advance…) week) © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 33.
    A more realisticapproach:! Programming ( value adding tasks, focus factor, sprint dedication, project 50% advance…) Overhead 10% Bugs, technical debt, stoppers, blocked tasks, rework, 15% context switching, other forms of waste… Reports, e-mail, internal meetings, hiring interviews, 10% admininistrative stuff, bureaucracy… Slack 10% Research, Development, training, innovation 5% © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 34.
    Naked truth:! Programming (value adding tasks, focus factor, sprint dedication, project 35% advance…) Overhead 10% Bugs, technical debt, stoppers, blocked tasks, rework, 30% context switching, other forms of waste… Reports, e-mail, internal meetings, hiring interviews, 10% admininistrative stuff, bureaucracy… Slack 10% Research, Development, training, innovation 5% © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 35.
    Naked truth:! Scrum (measured & known) 35% Overhead 10% Bugs, technical debt, stoppers, blocked tasks, rework, 30% context switching, other forms of waste… Reports, e-mail, internal meetings, hiring interviews, 10% admininistrative stuff, bureaucracy… Slack 10% Research, Development, training, innovation 5% © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 36.
    Naked truth:! Scrum (measured & known) 35% 65% © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 37.
    Some more monsters:! ©2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 38.
    What’s really happeningin here?! Pending Ongoing Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 39.
    Who’s doing what?! Pending Ongoing Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 40.
    Everyone busy =value delivered?! Pending Ongoing Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 41.
    Do we careabout delivered value? ! Pending Ongoing Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 42.
    Are these tasksor features?! Pending Ongoing Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 43.
    Are we cross-functionalenough?! Pending Ongoing Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 44.
    What’s the leadtime?! Pending Ongoing Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 45.
    Are we productiveenough?! Pending Ongoing Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 46.
    So we hada jolly family of monsters…! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 47.
    And we lookedfor some help…! 2007 2008 2009 2010 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 48.
    We had tofight some myths…! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 49.
    “Kanban is decafScrum”! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 50.
    “Kanban opens Pandora’sbox”! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 51.
    “WIP limits areimpossible to fulfill here”! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 52.
    “When something getsblocked, just start with something else”! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 53.
    Here’s how wedid it! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 54.
    Here’s how wedid it! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 55.
    Start mapping yourvalue stream! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 56.
    Add columns accordingly! Backlog Selected Design Code Test Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 57.
    Categorize demand! Backlog Selected Design Code Test Done! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 58.
    Be sure there’sa prioritizing mechanism and a single entry point! ? © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 59.
    Tim Add avatars (oh, yeah!)! Backlog Selected Design Code Test Done! Lyz Fred Scott © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 60.
    Tim Add queues (and some sense)! Design Code Test Backlog Selected Done! On Rdy On Rdy On Rdy Lyz Fred Scott © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 61.
    Measure lead time,see the whole! 120 days ~15 days ~4 days Design Code Test Backlog Selected Done! On Rdy On Rdy On Rdy © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 62.
    Add WIP limitsby any means! Design Code Test - 2 Backlog Selected-4 Done! On -3 Rdy On-3 Rdy On Rdy © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 63.
    Add uncertainty /out of focus buffer space! Design Code Test-2 Backlog Selected-4 Done! On-3 Rdy On-3 Rdy On Rdy SPRINT BUFFER SPACE © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 64.
    Measure uncertainty /out of focus buffer space! Design Code Test-2 Backlog Selected-4 Done! On-3 Rdy On-3 Rdy On Rdy Scrum Velocity SPRINT Buffer BUFFER SPACE Capacity © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 65.
    Measure uncertainty! V Scrum Buffer cap 80 20 Uuuh… Well, on average we make something like 85 20 75 scrum points per 75 30 sprint. Guess we can 70 35 commit on that as long as you keep the uncertainty 75 25 level safe… 80 25 ? ? That means somewhere below ¿Your prediction? 25 buffer points © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 66.
    Measure uncertainty! V Scrum Buffer cap 80 7500 Uuuh… Well, on average we make something like 85 7000 75 scrum points per 75 8000 sprint. Guess we can 70 8500 commit on that as long as you keep the uncertainty 75 7500 level safe… 80 7000 ? ? That means somewhere below ¿Your prediction? 7500 buffer points © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 67.
    Add qualities ofservice! Design Code Test-2 Backlog Selected -4 Done! On-3 Rdy On -3 Rdy On Rdy SPRINT FIRE! PRIO ASAP © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 68.
    Make rules explicit! ©2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 69.
    Measure capacity! 50l/sg 20/sg 10l/sg 100/sg 30/sg © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 70.
    Identify bottlenecks! 50l/sg 20/sg 10l/sg 100/sg 30/sg © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 71.
    Don’t brute-force thesystem! 50l/sg 22/sg 11l/sg +10%!! 110/sg 33/sg © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 72.
    Adapt workload tocapacity instead! 50 23l/sg Capacity surplus: -  Attack 23/sg bottlenecks -  R&D -  Tech.Debt. 23l/sg -  Help colleagues -  Widen job title ¡Kaizen! 100l/sg 33l/sg © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 73.
    Last thought…! © 2012Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 74.
    Thank you, and…BLOG IT!! angel.medinilla@proyectalis.com © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 75.
    http://creativecommons.org/ licenses/by-nc-nd/3.0/ This presentation is based upon the ideas and work of many people. And while I’ve tried to recognize copyrights and give credit and attribution where possible, I cannot possibly list them all, so if you feel like there’s something that should be added, changed or removed from this presentation, please drop me an e-mail at angel.medinilla@proyectalis.com Special thanks for this one to Henrik Kniberg, David J. Anderson, Mattias Skarin and Corey Ladas. You guys Rock! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://slideshare.net/proyectalis