El documento describe una propuesta para implementar un sistema digital para la Unidad de Archivo de la Dirección General de Desarrollo del Talento Humano de la Universidad Bolivariana de Venezuela. Actualmente el archivo se lleva de forma manual, lo que causa retrasos. El sistema propuesto permitiría digitalizar los expedientes para permitir su visualización y consulta rápida y eficiente, mejorando los procesos y tiempos de respuesta.

1. Tutor : Laura Esqueda
Integrantes:
Juan Contreras C.I 13.885.588
Carlos Monterola C.I 12.801.483
Edwing Acosta C.I 20.330.836

2.  Descripción del ente
 Unidad de archivo
 Sistema actual
 Sistema propuesto
 Carta estructurada
 Pantallas del sistema
 Permisologia
 Recursos
 Recomendaciones
 Conclusiones

3. La Universidad Bolivariana de Venezuela constituida en 2003 bajo Decreto Presidencial
Nº 2.517 de fecha 18 de julio del año en curso, es la primera universidad pública creada
en la última década comenzó a impartir clases en septiembre de ese mismo año y es la
punta del programa Misión Sucre, destinada a los sectores populares que
tradicionalmente son excluidos de las instituciones de Educación Superior.

4.  MISIÓN DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA
 “Formación integral de quienes participan en sus procesos educativos como personas dignas,
profesionales competentes y probos, y ciudadanos con sentido de país capaces de contribuir con su
desarrollo.
Proyección social vinculada al desarrollo socioeconómico, ambiental, cultural y educativo de las
comunidades de las regiones del país.
Generación, sistematización y socialización de conocimientos en campos científicos, tecnológicos,
sociales y humanísticos.
Revitalización en perspectiva histórica del pensamiento integracionista bolivariano,
latinoamericano como eje fundamental de la cooperación nacional e internacional.
Contribuir a cambiar los modos de pensar e impulsar el tercer motor “Moral y Luces”. Formar no
sólo profesionales competentes, sino ciudadanos que trabajen con sentido de patria y humanidad.
Contribuir a cambiar al Estado venezolano en la refundación del país.
La UBV será con – por – para –una comunidad plural.”
 Recuperado sitio web de la Universidad, http://www.ubv.edu.ve/
 VISIÓN DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA
 “Una comunidad universitaria, consolidada, orgánicamente vinculada a las comunidades locales,
a los Consejos Comunales, a las Regiones (estados) y al país.
 Una comunidad universitaria sustentada a valores éticos y políticos de la democracia
participativa y protagónica, inserta en el pensamiento robinsoniano y bolivariano y en la
construcción del socialismo del siglo XXI.”

6. Dirección General de Desarrollo del
Talento Humano
Unidad de Ingreso Unidad de Nómina
Unidad de Archivo Unidad de Bienestar Social
Unidad de Secretaria
Unidad de Gestión del Talento
Humano
Unidad de Egreso Fidecomiso
Unidad de Capacitación y
Adiestramiento
Unidad de Coordinación Administrativa Unidad de Salud y Seguridad Laboral

7.  Recibir de las distintas direcciones y demás dependencias
administrativas la documentación relacionada con los expedientes
del personal.
 Registrar la documentación que ingresa al Departamento en el libro
de asientos de descripción documental.
 Recibir la documentación producida por otras sedes pertenecientes
a la Universidad Bolivariana de Venezuela.
 Recibir y clasificar los currículos del personal elegible.
 Recibir, clasificar y archivar la documentación en los expedientes
del personal de la UBV.
 Rotular apellidos, nombres y cédula de identidad del trabajador en
las carpetas de los expedientes.
 Realizar la foliación de cada expediente del trabajador.
 Elaborar y ejecutar proyectos, planes y programas que garanticen la
aplicación adaptación y desarrollo del Archivo, basado en las
normativa de uso del Archivo y el uso de nuevas tecnologías
orientadas a maximizar el proceso de gestión en las diferentes
Direcciones, Departamentos, entre otros.
 Incorporar el uso de las tecnologías en red para el almacenamiento

8.  Esta es en la unidad donde nos
vamos a centrar en el proyecto
debido a que el diagnostico
realizado nos arrojo que la
problemática radica desde aquí ya
que esta es una de las unidades más
importantes de la Dirección de
Talento Humano, y aun no se
encuentra automatizada por lo cual
genera fuerte retrasos de trabajos a
los demás unidades de la Dirección

9.  Actualmente el archivo se lleva manualmente
llevando a un retardo ya que la solicitudes
realizadas pueden tardarse , el expediente lo puede
tener prestado a otra unidad y esto genera retrasos

10.  Lo que proponemos es la realización de un sistema
en el cual se pueda digitalizar dicho expediente y
ser visualizado, se ahorraría tiempo y evitamos el
desgaste físico del expediente

11.  Se puede decir con total firmeza que todos los trabajadores se ven
afectados de acuerdo a como hoy en día se llevan a cabo los
procesos en el archivo, porque no existe la seguridad de que un
archivo físico se pueda mantener con el tiempo, ineficiencia en los
procesos de trabajos, entre otras cosas, siendo este un documento
que lo manejan las manos del ser humano, por lo tanto, nace una
propuesta de desarrollar un sistema de consulta y búsqueda de los
mismos para la automatización de los trabajos, con ello se lograría
que las consultas de expediente se realicen de una manera fácil,
rápida, sencilla y dinámica

12. SGE
INICIO EXPEDIENTES UTILIDADES SALIDA
AGREGAR
EXPEDIENTE
CAMBIAR
CONTRASEÑA
ACCESO
Carta Estructurada

25.  NIVEL 1 : Tiene absceso a todos los módulos
 NIVEL 2: Puede agregar, editar y ver
 NIVEL 3: Solo puede ver

26. NOMBRE
AGREGAR
EXPEDIENTE
EDITAR
EXPEDIENTE
VER
EXPEDIENTE
INABILITAR
EXPEDIENTE UTILIDADES NIVELES
ADMINISTRADOR X X X X X 1
SECRETARIA X X X 2
OPERADOR 1 X 3
OPERADOR 2 X 3

27. El recurso humano (4) personas las cuales estarán
divididas de la siguiente forma :
 Un administrador
Una secretaria
 Dos operadores
Se va a necesitar de un scanner o una fotocopiadora
multifuncional

28. Se recomienda la implementación inmediata del sistema para la mejora
de la Unidad de Archivo, ya que es una de las unidades mas
concurridas de Dirección de Talento Humano y seria de gran ayuda el
sistema para dicha dirección

29. Nosotros con este sistema vemos una gran mejora
para la unidad de archivo ya que ayudaría a
minimizar el trabajo que en el se realiza actualmente,
y a mejorar los tiempos de respuestas en los
requerimientos que a el le son asignados