Implementación Programa de Gestión Documental

1. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
YENNI MILENA CORONADO HERRERA
FREDY ALEXANDER RUIZ JIMENEZ
GESTION DOCUMENTAL II
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE 2013

2. INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión documental son la base estructural del funcionamiento de
cualquier entidad, ya que garantizan la correcta administración de los recursos con los
que la las entidades realizan correctamente sus actividades.
Este informe pretende dar a conocer el esquema de funcionamiento del sistema de
gestión documental de una entidad, que en este caso será la universidad pedagógica
nacional que es una entidad publica y la importancia de la implementación de este como
base del buen desempeño institucional.

3. OBJETIVOS
Identificar los procesos que hacen parte de los sistemas de gestión
documental.
Identificar los componentes que hacen parte de la implementación de un
sistema de gestión documental.
Aclarar a que van enfocados estos procedimientos, el por que y para que de
cada uno de ellos.

4. Sistema de gestión
Documental de una entidad
En una entidad ya sea publica o privada cuando se implementa un sistema de
gestión documental se busca optimizar el uso y manejo de la información
contenida en documentos, para esto invierten grandes cantidades de dinero en
sistemas tecnológicos y equipos que la respalden, pero lo mas importante de
esta gran inversión es el profesional que se delegue a administración del mismo,
profesional que debe estar al tanto de la implantación del este sistema desde
sus primeras fases. De esta correcta administración depende la estabilidad,
rendimiento y productividad de las diferentes entidades.

5. En esta ocasión miraremos la implementación
del sistema de gestión documental que maneja
el área de correspondencia de la Universidad
Pedagógica Nacional

6. Sistema de correspondencia
El sistema de
administración de la
información en el área
de correspondencia de
la universidad
pedagógica nacional es
el Cordis.

7. Sistema de correspondencia
Aplicación desarrollada
para la administración,
manejo y control de
documentos que emite y
recibe la UPN, en las
diferentes dependencias
que la conforman,
permite la interconexión
de los usuarios a través
de una red Internet -
Intranet.

8. Sistema de correspondencia
Registro de
correspondencia:
El módulo permite
realizar el registro de la
Correspondencia
Externa e Interna
manejada por la
entidad y su consulta
en cualquier momento
en el tiempo.

9. Sistema de correspondencia
Control de trámites:
Permite la asignación
de las actividades
encaminadas a alcanzar
el objetivo del
documento radicado;
de manera que se
puedan realizar la
consulta de la gestión
efectuada en cualquier
momento en el
tiempo.

10. En la visita al área de correspondencia de la
universidad pedagógica nacional, nos
entrevistamos con la coordinadora encargada
del área Sandra Doly Palacios nos direcciono a
los procesos que se manejan en esta área.

11. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA – UNIVERSIDAD
PEDAGÓGICA NACIONAL- CALLE 72 No. 11 – 86 BOGOTÁ
Es un archivo de ORDEN PUBLICO NACIONAL, donde se dan las
clases de:
Archivo Central:
Archivo Histórico.
Se rige según la normatividad del Archivo General De La Nación
según ACUERDO No. 038 (Septiembre 20 de 2002), ACUERDO No.
039 (Octubre 31 de 2002)
Por su uso se determina como un ARCHIVO SEMIACTIVO ya que
los documentos allí reposados ya han cumplido su trámite pero
siguen siendo objeto de consulta

12. PROCEDIMIENTOS

13. PROCEDIMIENTOS

14. PROCEDIMIENTOS

15. PROCEDIMIENTOS

16. En este lugar se recepciona, administra y tramita los
documentos internos y externos de esta institución
educativa.

17. Administración parametrizada
de los documentos

18. En este lugar también se recepciona y almacenan
los documentos para una posterior consulta, dada
la naturaleza de su administración

19. Conclusiones
• Se ha demostrado que la correcta administración de los documentos por
parte de esta área a agilizado diversos procesos tales como, vinculación
estudiantil, pagos a proveedores y servicios especializados de
sostenimiento de la universidad, aparte de dar respaldo a todos los
procesos, acciones y decisiones técnicas y administrativas de la entidad.
• La implementación del sistema de información mejoro y respaldo los
procesos que enmarcan cualquier actividad administrativa y funcional de
la institución.