1. Sistema Único de Información de Trámites - SUIT
Material de Capacitación Auto-dirigida

2. Acerca de éste material
• Este material de capacitación ha sido preparado para uso de los
Servidores Públicos que se van a desempeñar como usuarios
Administradores del Sistema Único de Información de Trámites y
Servicios - SUIT.
• El material ha sido diseñado para que Usted pueda realizar su
aprendizaje de manera autónoma.
• Al terminar su autoestudio, Usted deberá resolver el cuestionario
de 30 preguntas, lo que le permitirá validar sus conocimientos y
solicitar las credenciales como Administrador del SUIT.

3. Actividades de aprendizaje
Se recomienda realizar las siguientes actividades de aprendizaje:
1. Hacer un primer recorrido por el material. – 30 minutos.
2. Planificar 3 sesiones de auto estudio y evaluación para trabajar
con este material, considerando los temas a tratar. – 20 minutos.
3. En la primera sesión haga énfasis en los conceptos y normas
aplicables al SUIT. – 60 minutos.
4. En la segunda sesión concéntrese en la funcionalidad del sistema
para administrar la información de los trámites y servicios;
observe con detalle las imágenes del sistema. - 120 minutos.
5. En la tercera sesión elabore un cuestionario de 10 preguntas y
pase a contestarlas; compruebe sus respuestas con los
contenidos de este material. – 60 minutos.

4. Agenda
Definiciones y Requisitos
Definiciones y Requisitos
Administración del SUIT
Administración del SUIT
Funcionalidad y Uso
Funcionalidad y Uso

5. Sistema Único de Información de Trámites-SUIT
El SUIT es una herramienta Web que permite inscribir y actualizar la
información de trámites y servicios de las entidades en el Portal del
Estado Colombiano – PEC.
Creado por la Ley 962 de 2005.
A cargo del Departamento Administrativo de la Función Pública –
DAFP.
Recuerde que el SUIT maneja información de los trámites y
SUIT servicios; otras soluciones tecnológicas soportan la ejecución de
los trámites y servicios.
Trámites y
Servicios

6. Soporte Legal
Ley Número 962 de 2005 – Anti trámites
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos para el
ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo
que se encuentren expresamente autorizados por la ley.
Todo requisito deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de
Información de Trámites - SUIT, coordinado por el Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Analice: los trámites están amparados por una normatividad, con
fuerza de ley; esto los diferencia de los servicios.

7. Qué entidades deben registrar trámites y servicios en
el SUIT?
• Toda entidad y organismo de la Administración Pública del
nivel central y descentralizado del orden nacional y
territorial.
• Así mismo los entes autónomos, Empresas de Servicios
Públicos Domiciliarios de cualquier orden y naturaleza, y
los particulares que desempeñen funciones
administrativas.
Entidades
Entidades

8. Administración del Sistema
Ahora
Antes
La administración del SUIT
se realizaba a través del
Portal del Estado
Colombiano.
Administrador de
contenidos del PEC
Portal del Estado Sistema Único de
Colombiano Información de Trámites
La administración del SUIT se
independiza del Portal del Estado
El PEC “hala” desde el SUIT los enlaces de la información de
trámites y servicios que están almacenados en éste. una
Colombiano, convirtiéndose en
Portal del Estado nueva solución tecnológica.
Colombiano

9. ¿Qué es un Trámite?
Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que
deben efectuar los usuarios para “adquirir un derecho o
cumplir con una obligación” prevista o autorizada por la
Ley.
El trámite se inicia cuando se activa a través de una
petición o solicitud expresa, y termina (como trámite)
cuando la Administración Pública se pronuncia sobre éste,
aceptando o denegando la solicitud.

10. ¿ Qué es un Servicio?
Es el conjunto de acciones o actividades de carácter
misional diseñadas para incrementar la satisfacción
del usuario, dándole valor agregado a las funciones
de la entidad.
Ejemplo de trámite: solicitud de cédula de ciudadanía por primera vez.
Ejemplo de servicio: envío a domicilio de la cédula de ciudadanía.

11. Roles dentro de la Administración del SUIT
Administrador
de trámites de la Servidor público de la entidad, encargado de
entidad inscribir y actualizar la información de los trámites
y servicios que presta la entidad.
Encargado, en el Departamento Administrativo de
Aprobador de la Función Pública – DAFP, de aprobar para su
Trámites publicación los trámites y servicios que cargan y
actualizan los administradores de la entidad.
El Administrador de trámites de la entidad es responsable
del usuario y la clave asignadas para acceder al SUIT.

12. Agenda
Definiciones y Requisitos
Definiciones y Requisitos
Administración del SUIT
Administración del SUIT
Funcionalidad y Uso
Funcionalidad y Uso

13. Ingresar como administrador de trámites y servicios
Para acceder al Administrador de Trámites y Servicios se debe realizar el
registro en el Sistema único de Información de Trámites, con el Usuario y
Clave asignado a la entidad.
URL de ingreso al
Sistema de
Información de
Trámites
Ingreso de Usuario
y Contraseña
www.suit.gobiernoenlinea.gov.co
www.suit.gobiernoenlinea.gov.co
Información para
los candidatos a
Administradores

14. Opciones del Administrador - SUIT
Una vez registrado, Usted encontrará en el administrador las
siguientes opciones del Menú de Herramientas:
• Tareas. Visualiza y ayuda aacontrolar el estado
Visualiza y ayuda controlar el estado
de las actividades.
• Entidades. Permitede las actividades.
Permitecrear, editar yyeliminar la
crear, editar eliminar la
• Trámites y Servicios. información de la entidad.
Permite crear, editar oentidad. la
Permite crear, editar oeliminar la
información de la eliminar
• Ayuda. información de un Trámite o Servicio.
Información de soporte yyayudas para
información de un Trámite o Servicio.
Información de soporte ayudas para
• Salir. el administrador.
Herramienta que permite salir del
el administrador.
Herramienta que permite salir del
Administrador.
Administrador.
Ubíquelas a la izquierda en la imagen siguiente.

15. Opciones del Administrador - SUIT
Visualiza y ayuda aacontrolar el estado
Visualiza y ayuda controlar el estado
Vea la de las actividades que se desarrollan
Herramienta de Tareas. desarrollan
de las actividades que se
al interior del SUIT.
al interior del SUIT.

17. Familiarícese con los campos de ésta lista de tareas. Las
acciones cambian dependiendo del estado en que se
encuentre el contenido.

18. Opciones del Administrador - SUIT
Permite crear, editar o eliminar la
Permite crear, editar o eliminar la
información de la entidad: datos
Continúe con la Herramientade la horarios datos
información de Entidades.
entidad:
básicos, sedes, horariosde
básicos, sedes, de
atención…
atención…

19. La actualización permanente de estos datos es muy Estado
La actualización permanente de estosel Portal muy
Estos datos se presentan en datos es del
importante paraColombiano.
importante paralos ciudadanos.
los ciudadanos.

20. Los canales de atención permiten que el ciudadano se
Los canales de atención permiten que el ciudadano se
comunique directamente con la entidad; básicamente son
comunique directamente con la entidad; básicamente son
líneas telefónicas yycuentas de correo electrónico.
líneas telefónicas cuentas de correo electrónico.
A través de éste enlace se puede acceder al
A través de éste enlace se puede acceder al
formulario de Quejas yyReclamos
formulario de Quejas Reclamos
Las opciones de adicionar o borrar se usan una vez digitados o visualizados los
datos. Las URL o direcciones de Internet deben ser verificadas antes de
ingresarlas.

21. Se agregan tantos puntos de atención como sean necesarios.
La asociación de temas incluye perfiles, temas relacionados con el perfil y
subtemas.

22. Opciones del Administrador - SUIT
Estudie la Herramienta de Trámites y Servicios, el
núcleo del Sistema.

23. Creación de un Trámite o Servicio
Opciones de la hoja de vida del trámite (pestañas)
Permite crear, editar o eliminar la
Permite crear, editar o eliminar la
información de un Trámite o Servicio.
información de un Trámite o Servicio.
Observe los botones que se presentan.
Observe los botones que se presentan.

24. Información general del trámite o servicio:
Para cargar o actualizar información general, como nombre del
trámite, tipo de trámite, descripción del trámite, y tipo de medio
electrónico que se utiliza para realizarlo .
Familiarícese con los campos y las listas desplegables. Continúa

25. Perfiles, audiencias temas y
Perfiles, audiencias temas y
subtemas nuevos. Aplica para
subtemas nuevos. Aplica para
trámites nuevos yyexistentes.
trámites nuevos existentes.

26. La nueva versión del Sistema Único de Información de Trámites permite
clasificar el trámite o el servicio de acuerdo con la taxonomía del Portal del
Estado Colombiano, permitiendo mayor facilidad de búsqueda para el visitante.
Perfiles
Audiencias
Temas y subtemas
Nuevo
perfil

27. Observe que se puede definir la realización de los trámites: en
cualquier fecha, en períodos determinados y periódicamente.

28. La lista desplegable toma la información del
La lista desplegable toma la información del
campo “Observaciones”, de la sección de
campo “Observaciones”, de la sección de
Requisitos
Requisitos
Familiarícese con los campos y las listas desplegables.
Continúa

29. Se puede definir unos pasos del ciudadano, cada
Se puede definir unos pasos del ciudadano, cada
uno se agrega con éste botón, luego de lo cual se
uno se agrega con éste botón, luego de lo cual se
muestra en la parte inferior de esta sección.
muestra en la parte inferior de esta sección.
Cuando el valor es variable depende de las
Cuando el valor es variable depende de las
condiciones especificadas; los botones Adicionar yy
condiciones especificadas; los botones Adicionar
Retirar agregan ooeliminan la información asociada al
Retirar agregan eliminan la información asociada al
pago variable yyaala(s) condicione(s) definidas.
pago variable la(s) condicione(s) definidas.
Especificación de la condición, por ejemplo,
Especificación de la condición, por ejemplo,
“un salario mínimo diario legal por cada día de
“un salario mínimo diario legal por cada día de
mora”. Es un campo informativo, no se utiliza
mora”. Es un campo informativo, no se utiliza
para cálculos.
para cálculos.
Valor asociado aala condición. No se utiliza
Valor asociado la condición. No se utiliza
para cálculos.
para cálculos.
En ésta casilla se van relacionando las
En ésta casilla se van relacionando las
condiciones que quedan asociadas al pago
condiciones que quedan asociadas al pago
cuando éste es variable.
cuando éste es variable.
Continuación de la pestaña Pasos y Requisitos

30. Parámetros acerca de la respuesta del trámite
Parámetros acerca de la respuesta del trámite

31. Se debe registrar la norma que respalda el trámite.
Se debe registrar la norma que respalda el trámite.
Es esta sección se indica la interdependencia
Es esta sección se indica la interdependencia
entre trámites.
entre trámites.

32. En este formulario se encuentran los datos del administrador vigente
en el Departamento Administrativo de la Función Pública, responsable de
la verificación ingresada al sistema por parte de la entidad usuario. No es
necesario tomar ninguna acción en esta pantalla.

33. La información de un trámite registrado no queda publicada
inmediatamente en el SUIT ni en el Portal del Estado Colombiano;
una vez el aprobador de trámites del DAFP verifica y aprueba el
trámite, se vera reflejado en el PEC.
Las modificaciones a la información de los trámites publicados
también deben pasar por la revisión del aprobador de trámites.
En general, la información del trámite registrado pasa por una
Pendiente de
Edición
serie de estados que se muestran a continuación:

34. Estados de publicación
• Pendiente de Edición: el administrador de trámites solicita la
aprobación para iniciar la modificación de la información del trámite (ya
creado en el sistema), la cual no es pública aún.
• En Edición: la información está siendo modificada por el administrador
de trámites de la entidad. En este estado la información aún NO ha sido
publicada en el sitio de consulta del portal.
• Pendiente de Aprobación: la información es enviada por el
administrador de trámites a revisión por parte del aprobador de trámites
antes de su publicación.

35. Estados de publicación
• En Corrección: el administrador de trámites realiza los cambios
solicitados por el aprobador de trámites sobre la información enviada
para su revisión, la cual aún NO es pública.
• Pendiente de Actualización: el administrador de trámites solicita la
aprobación para iniciar la modificación de la información del trámite, la
cual ya es pública.
• En Actualización: el administrador de trámites está modificando la
información del trámite que ya se encuentra publicado en el sitio de
consulta del portal.

36. Estados de publicación
• Inscrito: la información del trámite editada, actualizada y/o
corregida, una vez aprobada se publica en el sitio de consulta
del portal - PEC.
• Desactivado: la información pública del trámite, es archivada
de tal forma que deja de ser visible a los usuarios del sitio de
consulta.

37. Los trámites y servicios que la Entidad inscriba o actualice en el
SUIT, deben quedar en estado “Pendiente de aprobación”
para que el Departamento Administrativo de la Función Pública –
DAFP, ingrese y valide la información del trámite.
Administrador Aprobador de trámites y Servicios
Departamento Administrativo de la Función Pública
Entidad
DAFP

38. Búsqueda por orden alfabético
Búsqueda por criterios

39. Opciones del Administrador - SUIT
Herramienta de Ayuda.
Permite descargar el manual del SUIT.
Permite descargar el manual del SUIT.

40. Se recomienda guardar el manual en el disco duro de su PC u otra
unidad de almacenamiento; así lo podrá consultar más rápidamente o
imprimirlo si lo desea.

41. Agenda
Definiciones y Requisitos
Definiciones y Requisitos
Administración del SUIT
Administración del SUIT
Funcionalidad y Uso
Funcionalidad y Uso

42. • En cada Entidad existe un administrador de trámites y
servicios del SUIT, quien es el responsable de cargar y
mantener actualizada la información.
•La información que se publica en el SUIT llega al ciudadano por
dos canales: el primero es la interfaz de usuario del SUIT, es
decir, el sitio Web www.suit.gobiernoenlinea.gov.co; en el
segundo el ciudadano tiene acceso a la información a través del
PEC www.gobiernoenlinea.gov.co.
• Las consecuencias de no actualizar la información que se
publica en el SUIT relacionada con su entidad son:
 Consecuencias a nivel de imagen para la entidad.
 Consecuencias legales para la entidad en general.

43. Roles en el SUIT
Se encarga de:
• Registrar la información de los trámites que
preste la entidad.
• Registrar la información de los servicios que
preste la entidad Se encarga de:
• Actualizar los enlaces directos a la página
WEB de la entidad. Revisar para su aprobación los trámites y/o
servicios que envía el Administrador de
Maneja 7 estados que son: Trámites de la entidad; éste aprobador de
trámites es definido por el Departamento
1. En Edición
Administrativo de la Función Pública - DAFP.
2. En Corrección
3. Pendiente por Aprobación Maneja 3 estados que son:
4. Publicada
5. Pendiente Actualización 1.Para Publicar
6. En Actualización 2.Corregir y Complementar
7. Desactivar 3.Desactivar

44. En la gráfica siguiente se ilustran los roles asignados como parte
de la funcionalidad del SUIT y la relación entre éste sistema y el
Portal del Estado Colombiano - PEC.
Observe que se trata de dos soluciones tecnológicas:
SUIT, con acceso restringido para los administradores y
aprobadores de la información de las entidades, de trámites y
servicios.
PEC, que canaliza los requerimientos acerca de información de las
entidades del Estado, incorporando mecanismos de participación
para crear y compartir información relacionada, relevante.

45. CARGA Y REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ACCESO A LA
ACTUALIZACIÓN LOS CONTENIDOS A INFORMACIÓN
DE INFORMACIÓN PUBLICAR.
PORTAL DEL ESTADO
COLOMBIANO
ENTIDAD PÚBLICA PAdC
CENTRO
DE DATOS
Administrador de
Contenidos Información
compartida
Administrador de Aprobador de
Trámites Trámites
REVISIÓN Y
APROBACIÓN DE
TRAMITES Y CENTRO DE
SERVICIOS CONTACTO
CIUDADANO
ENTIDAD PÚBLICA DAFP

46. Que sigue para las entidades…
SUIT Inscribir y actualizar permanentemente
Trámites y Servicios la información de sus trámites y
servicios.
Desarrollar trámites y servicios en línea.

47. Preguntas
Puede dirigir sus preguntas acerca de éste material o del Sistema
Único de Información de Trámites - SUIT:
1. Centro de Contacto Ciudadano – Soporte de Primer Nivel:
Línea gratuita nacional: 01 8000 95 2525
soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co
2. Soporte de Segundo Nivel:
Conmutador: 637 3766
Tel.: 700 9399
capacitacionesoperacion@gobiernoenlinea.gov.co

48. Sistema Único de Información de Trámites - SUIT
Material de Capacitación Auto-dirigida