Cartilla sui

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Sistema Único de Información - SUI
Libertad y Orden
Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios
República de Colombia

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Libertad y Orden
Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios
República de Colombia
Álvaro Uribe Vélez
Presidente de la República
Eva María Uribe Tobón
Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios
Jorge Martín Salinas Ramírez
Superintendente Delegado para Acueducto,
Alcantarillado y Aseo
Oscar Rodríguez Higuera
Director General Territorial
Germán Alberto Salamanca Díaz
Jefe Oficina de Informática
Carolina Gómez León
Textos y Desarrollo Metodológico
William Barrios Salcedo
William Carrasco Mantilla
Colaboradores
Impresión
Nuevas Ediciones
Año 2005
Las opiniones que el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial presenta a
continuación no reflejan necesariamente los puntos de vista de la Agencia de los Estados
Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) o del Gobierno de los Estados Unidos.

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Contenido
1. Conceptos generales
2. Registro único de prestadores
3. Pasos generales para reporte
de información al SUI
4. Glosario de términos
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Introducción
La Superintendencia de Servicios Públicos tiene la responsabilidad
de establecer, administrar, mantener y operar el sistema único de
información para los servicios públicos, SUI, de conformidad con lo
establecido en la Ley 689 de 2001. El sistema centraliza las necesidades
de información de las Comisiones de Regulación, los Ministerios y demás
organismos gubernamentales que intervienen en la prestación de servicios
públicos. Busca estandarizar requerimientos de Información y aportar
datos que permita a las entidades del Gobierno evaluar la prestación de
los servicios públicos.
Contar con Información oportuna y de calidad proveniente de los
prestadores de servicios públicos domiciliarios es de gran importancia
para el desarrollo de los objetivos misionales de las entidades sectoriales
de servicios públicos. Por esta Razón el SUI cuenta con mecanismos y
herramientas de apoyo para el acceso y reporte de Información al mismo.
Con la presente publicación se pretende fortalecer y estimular la
operación y manejo del SUI por parte de los prestadores menores de los
servicios de acueducto, alcantarillado y aseo. En esta publicación podremos
encontrar los procesos y procedimientos para acceso al sistema, inscripción
y reporte de información en cumplimiento con la normatividad vigente.
Esta publicación ha sido preparada pensando en los prestadores
menores para lo cual se contó con la colaboración y apoyo del Programa
de Fortalecimiento de la Democracia Local de la Agencia de Cooperación
de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional que ejecuta ARD
Colombia y esperamos que se convierta en un instrumento de apoyo que
facilite el reporte de información al SUI.
Introducción

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Conceptos Generales
1. Conceptos generales
¿Qué es el SUI?
El SUI es un Sistema que busca unificar y consolidar
información proveniente de los prestadores de servicios
públicos, buscando de esta manera eliminar diferencias
de Información y duplicidad de esfuerzos. Así mismo,
garantizar la consecución de datos completos, confiables y
oportunos permitiendo el cumplimiento de las funciones
misionales de las entidades gubernamentales que
participan en la prestación de los servicios públicos.
¿Cual es su Misión?
El SUI busca estandarizar requerimientos de Información solicitados
a los prestadores de servicios públicos y aportar datos que permita a las
entidades del Gobierno evaluar la prestación de los servicios públicos, de
esta manera el SUI centraliza las necesidades de información de las
Comisiones de Regulación, los Ministerios y demás organismos
gubernamentales que intervienen en la prestación de servicios públicos.
¿Quién es el encargado?
La Superintendencia de Servicios Públicos tiene la responsabilidad
de establecer, administrar, mantener y operar el sistema único de
información para los servicios públicos, SUI, de conformidad con lo
establecido en la Ley 689 de 2001.
¿Por qué es importante
reportar información?...
¿Quiénes deben reportar información al SUI?
Al SUI deben reportar información todos los prestadores de servicios
públicos domiciliarios.
RECORDEMOS: LA INFORMACION REPORTADA AL SUI ES LA
FUENTE DE GENERACION DE POLITICAS DE REGULACION,
PLANEACION, CONTROL Y ASIGNACION DE RECURSOS

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¿Qué pasa con la información que se reporta?
La información reportada al SUI es consultada de manera detallada
por las entidades gubernamentales tales como:
• Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
• Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Basico - CRA
• Departamento Nacional de Planeación - DNP
• Contraloria General de la Republica
• Contaduria General de la Nación
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN
• Departamento Administrativo Nacional de Estadistica - DANE
• Ministerio de Protección Social
• Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de
Colombia - IDEAM
• Asociación Colombiana de Corporaciones Autonomas Regionales -
ASOCARS
Asi mismo cualquier persona que tenga acceso a la red Internet puede
consultar la información agregada de los prestadores de servicios públicos
que es recolectada por medio del SUI.
¿Qué información hay que reportar?
La información a reportar corresponde a lo definido en el acto
administrativo vigente para prestadores menores de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo, el cual debe ser consultado en el sitio www.sui.gov.co.
¿Qué es un prestador menor de acueducto, alcantarillado y aseo?
Un prestador menor de acueducto, alcantarillado y aseo es aquel que
atiende a menos de 2500 suscriptores.
1.1 ¿Cómo se ingresa al sui?
Para acceder al SUI se debe contar con un
computador con acceso a la red de Internet.
Conceptos Generales

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OPCIÓN 1
SI YA SE TIENE USUARIO Y CONTRASEÑA
INGRESAR CON USUARIO Y CONTRASEÑA
ASIGNADOS
OPCIÓN 2
SI NO SE TIENE USUARIO SUI
SOLICITAR EL USUARIO Y CONTRASEÑA
PARA ACCESO AL SUI (VER SECCION 1.1.1)
IMPORTANTE
El SUI tiene un servicio de soporte en el que se atienden las inquietudes
y solicitudes de los prestadores de servicios públicos relacionadas
principalmente con el reporte de información. Este servicio es prestado
por personal calificado y capacitado continuamente en temas
relacionados con servicios públicos y en la operación de las
aplicaciones contenidas en el SUI.
DONDE ACUDIR EN CASO DE TENER ALGUNA DIFICULTAD CON EL SUI...
HORARIO SOPORTE SUI
Lunes a sábado 8:00 a.m. a 8:00 p.m., Domingos y festivos 10:00 a.m. a 4:00 p.m.
MECANISMOS DE ACCESO
Via Web: Al ingresar al SUI con su usuario y clave tiene acceso a la aplicación centro de soporte
donde puede efectuar solicitudes en línea y consultar el estado de estas.
Correo Electrónico: enviando un e-mail a la cuenta de correo sui@superservicios.gov.co
Vía Telefónica: Marcando al teléfono (1) 6913005 Ext. 2064.
Una vez se ingrese al SUI, en la parte izquierda
se encuentra el vínculo.
“Solicitud de Usuario – RUPS”,
donde al dar click se despliega una pantalla,
la cual dispone de una serie de campos
de información de la persona
que realiza la solicitud y datos del prestador,
los cuales deben ser diligenciados para completar
la solicitud con éxito.
INGRESANDO a www.sui.gov.co dar clik en la
opción solicitud de usuario - RUPS
1.1.1 Solicitud de usuario y contraseña
Procedimiento
Conceptos Generales

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Descripción de campos de la pantalla:
Persona Responsable: Corresponde al nombre y apellido
de la persona que hace la solicitud de usuario y contraseña.
Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico
de contacto de la persona que hace la solicitud.
El dato debe ser numérico de 7 dígitos.
Indicativo: Corresponde al número del indicativo del
departamento donde se encuentra ubicado la persona que
hace la solicitud.
Extensión: Corresponde al número de la extensión de
contacto de la persona que hace la solicitud.
Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico de la
persona que hace la solicitud. Ej: micorreo@mail.com.
Razón Social: Corresponde al nombre completo de la razón
social del prestador de acuerdo a información que figura en
el documento de constitución o certificado de registro.
NIT: Corresponde al número de identificación tributaria
asignado previamente por la DIAN. (9 dígitos).
Dígito de chequeo: Corresponde al dígito de verificación o
chequeo del número de identificación tributaria asignado
previamente la DIAN. (1 dígitos).
Estado: Corresponde al estado en que se encuentra
actualmente el prestador y puede ser:
• Activa
• En proceso de liquidación
• Intervenida
• En proceso de reestructuración
• Inactiva
Servicio Principal: Identifica el servicio público principal que presta, corresponde al que tiene mayor cobertura en la prestación
del servicio.
Instrucciones:
• Ingrese uno a uno los datos solicitados en el formulario de solicitud
• Seleccione el estado en que se encuentra actualmente el prestadores
• Seleccione el servicio público principal que presta.
• Luego de diligenciar los datos se selecciona la opción <ENVIAR>
• Al seleccionar esta opción pasados 8 días hábiles el SUI enviará al
correo electrónico ingresado por el prestador el usuario
y contraseña asignados para poder ingresar al
sistema.
Cuando no llega el usuario y contraseña:
• Si pasados los 8 dias habiles al
ingresar al correo electronico
registrado para lo solicitud no se
cuenta con el usuario ni contraseña
es necesario comunicarse con el
Centro de Soporte SUI y consultar el
estado de la solicitud.
Dar click en enviar
Conceptos Generales

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2. Registro Único de Prestadores de
Servicios Públicos - RUPS
2.1. ¿Cómo me inscribo en el SUI?
Pasos generales para inscripción, actualización y/o cancelación
del registro en el RUPS
INGRESAR a www.sui.gov.co UTILIZANDO
EL USUARIO Y CLAVE ASIGNADOS
Al ingresar los datos de usuario y contraseña en los
campos correspondientes y oprimir el botón <ACEPTAR>
el sistema llevará el usuario a la siguiente página
Una vez se muestre la pantalla, se da
click sobre el nombre de “R.U.P.S”,
donde se muestra un nuevo subnivel
llamado “REGISTRO DE ESPs”
Una vez se da click sobre el link de “REGISTRO DE
ESPs”, se ingresa al sitio donde se encuentran los
formularios para realizar el trámite de inscripción,
actualización o cancelación de los prestadores de
servicios públicos en el Registro Único de prestadores
de Servicios Públicos – RUPS.
Ingresar la información del formulario 1.
Datos de la persona responsable en donde se
selecciona el motivo de reporte en el RUPS.
Dependiendo el motivo seleccionado se despliegan
los formularios correspondientes para cada proceso
(Incripción – Actualización - Cancelación)...!!
Ingresar al vínculo R.U.P.S.
1.
2.
Dar click
3.
4.
Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS

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FORMULARIOS RUPS PARA CANCELACIÓN:
FORMULARIOS RUPS PARA REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN:
2.2 Procedimiento de registro
PASO 1. Ingreso de información Formulario 1. Datos Persona
responsable
En este formulario se ingresan los datos básicos de la persona
responsable de realizar el trámite de inscripción del prestador en el Registro
de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS
Persona Responsable: Corresponde al nombre y apellido de la persona
que realiza el trámite de inscripción del prestador en el RUPS.
Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico de contacto
de la persona responsable del trámite. El dato debe ser numérico de 7
dígitos.
Indicativo: Corresponde al número del indicativo del departamento
donde se encuentra ubicado la persona responsable del trámite.
Extensión: Corresponde al número de la extensión de contacto de la
persona responsable del trámite.
Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico de la persona
responsable del trámite. Ej: micorreo@mail.com.
Motivo: Corresponde al tipo trámite a realizar.
• Inscripción
• Actualización
• Cancelación
Todos los formularios se
diligencian de la misma
manera
Dar click en enviar

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Instrucciones:
• Ingrese uno a uno los datos solicitados en los campos de persona
responsable, teléfonos de contacto, indicativos, extensiones y correo
electrónico.
• Seleccione el Motivo de Inscripción
• Dar Clik al Botón <SIGUIENTE>, para validar la información
ingresada e ir guardando la información ingresada y para pasar a los
siguientes formularios.
PASO 2. Ingreso de información Formulario de Información General
En este formulario se ingresa la información general del prestador
como Datos básicos de la empresa, Representante Legal, Domicilio del
prestador, Naturaleza Jurídica y capital.
Sección 1. Datos Básico del prestador
Razón Social: Corresponde al nombre completo de
la razón social del prestador de acuerdo con la
información que figura en el documento de
constitución o certificado de registro.
Sigla: Corresponde a la Sigla del prestador, de
acuerdo con la información que figura en el
documento de constitución.
NIT: Corresponde al número de identificación
tributaria asignado previamente por la DIAN. (9
dígitos).
Dígito de Verificación: Corresponde al dígito de
verificación o chequeo del número de identificación
tributaria asignado previamente por la DIAN. (1
dígito).
Fecha de Constitución: Corresponde a la fecha de constitución de la empresa o prestador de servicios público, de acuerdo con
el documento de constitución o certificado de registro. Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el icono del lado
derecha del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.
Fecha Inicio operaciones: Corresponde a la fecha en que la empresa inicia la prestación de los servicios públicos. Se ingresa
por medio de un calendario, dando click en el icono del lado derecha del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y
por último el día.
Estado del Prestador: Corresponde al estado en que se encuentra actualmente el prestador de acuerdo a los siguientes tipos:
• Operativa
• Inactiva
• En proceso de Liquidación
• Liquidada
• Intervenida
Fecha nuevo estado: Corresponde a la fecha en la cual el prestador cambia el estado
actual. Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el icono del lado
derecha del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.
¡IMPORTANTE!
Ingrese la fecha del nuevo estado,
si y solo si el prestador presenta
cambio en su estado actual.

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Sección 2. Ingreso de información Representante Legal
Representante Legal Principal
Primer Apellido: Corresponde al primer apellido
del representante legal principal del prestador como
figure en su documento de identificación.
Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido
del representante legal principal del prestador como
Nombres: Corresponde a los nombres del
representante legal principal del prestador como
Fecha de Posesión: Corresponde a la fecha de posesión del representante legal.
Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el icono del lado derecha
del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.
Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del representante
Legal, de acuerdo con los siguientes tipos:
Cédula de Ciudadanía - Cédula de Extranjería - Pasaporte
Número de Identificación: Corresponde al número identificación del
representante Legal, como figure en su documento de identificación. Cuando se
trate de pasaporte incluya las letras que acompañen al número.
Cargo que ocupa: Seleccione la opción que corresponda según el tipo de cargo
que ocupa el representante Legal de la empresa.
Alcalde municipal, Alcalde municipal (E), Gerente, Gerente (E), Administrador,
Director, Jefe oficina de servicios públicos, Coordinador, Gobernador,
Liquidador, Presidente, Presidente (E), Representante legal
Correo electrónico: Corresponde al correo electrónico del Representante Legal
Representante Legal Suplentes
Primer Apellido: Corresponde al primer apellido del representante legal suplente
como figure en su documento de identificación.
Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del representante legal
suplente como figure en su documento de identificación.
Nombres: Corresponde a los nombres del representante legal suplente como
Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del representante
Legal suplente, de acuerdo con los siguientes tipos: Cédula de Ciudadanía, Cédula
de Extranjería ó Pasaporte
Número de Identificación: Corresponde al número identificación del
representante Legal suplente, como figure en su documento de identificación.
Cuando se trate de pasaporte incluya las letras que acompañen al número.
Si el prestador cuenta con representantes
legales suplentes siga las siguientes
instrucciones:
Dar click al botón <AGREGAR
SUPLENTE>, por cada suplente.
1. Ingrese uno a uno los datos solicitados
en los campos de Representante Legal
suplente como Primer apellido,
segundo apellido, nombres.
2. Selecciones el tipo de documento de
identificación del representante legal
suplente.
3. Ingrese el numero del documento de
identificación del representante legal
suplente.
Si requiere borrar un representante legal
suplente, seleccionar el representante y
dar click al botón <BORRAR>.
Sección 3. Ingreso de información Domicilio del Prestador
Domicilio principal
Departamento: Corresponde al departamento donde se
encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.
Municipio: Corresponde al Municipio donde se encuentra
ubicado el domicilio principal del prestador.
Centro Poblado: Corresponde al centro poblado donde
se encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.
Teléfono de contacto 1:Corresponde al número telefónico
del prestador. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.
contacto.

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Sección 4. Ingreso de información Naturaleza Jurídica
Dirección: Corresponde a la dirección principal del prestador.
Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico oficial de la empresa o prestador. Ej: micorreo@mail.com.
Teléfono de contacto 2: Corresponde al número telefónico del prestador. El dato debe ser numérico de 7
dígitos.
Teléfono Móvil: Corresponde al número telefónico móvil de contacto. El dato debe ser numérico de 10 dígitos.
No. FAX:Corresponde al Número telefónico del fax. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.
Dirección de Notificación
Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador para
notificación.
Municipio: Corresponde al Municipio donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador para notificación.
Centro Poblado: Corresponde al centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador para
notificación.
Dirección: Corresponde a la dirección del prestador para notificación.
Tipo de prestador: Corresponde al tipo de prestador.
Para seleccionar el tipo de prestador es necesario tener en cuenta la
siguiente estructura:
1. Sociedades (Empresas de Servicios Públicos)
Al escoger la opción Sociedades (Empresas de Servicios Públicos) se
despliegan las siguientes variables y los valores asociados en forma de
lista, como se muestran en la tabla a continuación. Seleccione el valor
correspondiente según sea el caso.
Nombre de la Variable Valores Permitidos
Clase Oficial, Mixta, Privada
Orden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal
Tipo de sociedad Sociedad en comandita por acciones, Sociedad Anónima, Consorcio
2. Empresa Industrial y Comercial del Estado

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Al escoger la opción Empresa Industrial y Comercial del Estado se
despliegan las siguientes variables y los valores asociados, como se
muestran en la tabla a continuación. Seleccione el valor correspondiente
según sea el caso.
Tipo de Prestador Empresa industrial y comercial del estado
Orden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal
3. Productor Marginal independiente o Uso Particular
Tipo de Prestador Productor Marginal Independiente o uso particular
Clase Persona Natural, Persona Jurídica
Tipo persona Jurídica Sociedad en comandita por acciones, Sociedad en comandita simple,
Sociedad anónima, Sociedad limitada.
Al escoger la opción Productor Marginal Independiente o Uso
Particular se despliegan las siguientes variables y los valores asociados en
forma de lista, como se muestran en la tabla a continuación. Seleccione el
valor correspondiente según sea el caso.
4. Municipio (Prestación Directa)
Tipo de Prestador Municipio (Prestación directa)
Departamento Se debe seleccionar de la lista el departamento en el cual
se encuentra el prestador.
Municipio Una vez se seleccione el departamento seguido de estaacción se deberá
seleccionar el municio en el que se encuentra el prestador.
Al escoger la opción Municipio (Prestación directa) se despliegan las
siguientes variables y los valores asociados en forma de lista, como se
según sea el caso.

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5. Organización Autorizada
Tipo de Prestador Organización Autorizada
Orden Prestador en municipio menor, Prestador Area rural, Prestador área o
zona urbana estrato 1, Prestador área o zona urbana estrato 2
Tipo Junta administradora, Junta de acción comunal, Asociación de usuarios,
Cooperativa, Pre-cooperativa, Empresas de economia solidaria, Empresa
asociativa de trabajo
Al escoger la opción Organización Autorizada se despliegan las
siguientes variables y los valores asociados en forma de lista , como se
según sea el caso.
Sección 5. Ingreso de información Capital
¡IMPORTANTE!
La Sección 5 sólo aplica para el tipo
de prestador - Sociedades (Empresas
de servicios públicos).
Suscrito: Corresponde al capital suscrito,
en pesos Colombianos.
Pagado: Corresponde al capital pagado,
en pesos Colombianos.
Por Pagar: Corresponde al capital por
pagar, en pesos Colombianos.
Acciones Autorizadas: Corresponde al
número de acciones autorizadas
que posee el prestador.
Valor Nominal Acción: Corresponde al
valor nominal de cada acción.
Instrucciones:
• Ingrese los datos en los campos de Suscrito, pagado, por pagar, acciones
autorizadas y valor nominal de cada acción.
• Dar Click al Botón <SIGUIENTE>, para validar la totalidad de la información
ingresada en el formulario y pasar al siguiente formulario de Servicios y actividades
– Datos AEGR.

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Sección 1. Servicios y Actividades
Servicio Clasificación
Acueducto Suscriptores mayores a 2500
Suscriptores menores a 2500
Alcantarillado Suscriptores mayores a 2500
Aseo Suscriptores mayores a 2500
Servicio: Corresponde a la lista de los
servicios públicos de Acueducto,
alcantarillado y aseo
Clasificación: Corresponde a la siguiente
clasificación:
1. Tipificación de campos por servicio:
Servicio de Acueducto. Dar clic al botón "AGREGAR MUNICIPIO"
PASO 3. Ingreso de información Formulario de Servicios y
actividades - Datos AEGR
En este formulario se ingresa la información
servicios, actividades, área de prestación del servicio
sector de acueducto, alcantarillado y aseo, Contrato
de condiciones Uniformes y Datos generales
de la firma de Auditoría Externa de
Gestión y Resultados. (Esta
ultima sección solo aplica
para prestadores privados
y mixtas con naturaleza
juridica de sociedad
por acciones y que
atiendan a mas
2500 suscriptores)

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Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra prestando el servicio público.
Municipio: Corresponde al Municipio donde se encuentra prestando el servicio público.
Actividad: Selecciones las actividades que presta en este municipio seleccionado.
Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad; seleccione del calendario primero el año,
luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la información respectiva.
Fecha de Finalización: Corresponde a la fecha en que la empresa dejo de prestar la actividad; seleccione del
calendario primero el año, luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la información
respectiva.
Actividad Descripción
Captación Corresponde a la estructura destinada para obtener agua de una fuente de
abastecimiento.
Comercialización Actividad por medio de la cual se maneja los procesos de registro de usuarios,
medicion del consumo, facturación, cobranza y recaudo, atención de PQR.
Conducción Se entiende por el sistema de conducción de agua potable el conjunto de tuberías
y Transporte empleadas por la persona prestadora para el transporte de agua potable, desde
la fuente de captación hasta la planta de tratamiento, o de ésta hasta los tanques
de almacenamiento a partir de los cuales se alimenta el sistema de distribución.
Distribución El sistema de distribución de agua potable está constituido por el conjunto de
redes locales que conforman el sistema de suministro del servicio público
domiciliario de acueducto, en los términos en que éstas están definidas por el
numeral 17 del Artículo 14o. de la Ley 142 de 1994.
Tratamiento Corresponde al conjunto de operaciones y procesos que se realizan sobre el agua
cruda, con el fin de modificar sus características organolepticas. Físicas, químicas
y microbiologicas, para hacerla potable de acuerdo con el Decreto 475 de 1998.
Servicio de Alcantarillado. Dar clic al botón "AGREGAR MUNICIPIO"
Departamento: Seleccione de la lista el departamento donde se presta el servicio.
Municipio: Selecione de la lista el municipio donde se presta el servicio.
Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad; seleccione del calendario primero el año,
luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la información respectiva.
Fecha de Finalización: Corresponde a la fecha en que la empresa dejo de prestar la actividad; seleccione del
calendario primero el año, luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la información
respectiva.
Se debe ingresar esta información para cada uno de los municipios donde presta el servicio.
medición del consumo, facturación, cobranza y recaudo, atención de PQR.
Conducción Se entiende por el sistema de conducción de saneamiento basico el conjunto de
y Transporte tuberías empleadas por la persona prestadora para el transporte de aguas residuales.
Recolección Corresponde a la acción de recolectar las aguas residuales provenientes de los
generadores mediante las estructuras que conforman el sistema de saneamiento
basico.
Tratamiento Corresponde al conjunto de operaciones y procesos que se realizan sobre el agua
residual, con el fin de remover y modificar sus características.
Disposición final Es el proceso de aislar y confinar los residuos líquidos de tal forma que no
representen daños o riesgos a la salud humana y al medio ambiente.

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Servicio de Aseo. Dar click al botón "AGREGAR MUNICIPIO"
Departamento: Seleccione de la lista el departamento donde se presta el servicio.
Municipio: Selecione de la lista el municipio donde se presta el servicio.
Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad; seleccione del calendario primero el año, luego el mes
y por último pulse el día para que en el formulario figure la información respectiva.
Fecha de Finalización: Corresponde a la fecha en que la empresa dejo de prestar la actividad; seleccione del calendario
primero el año, luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la información respectiva.
Almacenamiento Corresponde a la acumulación o depósito temporal, en recipientes o lugares,
de la basura y residuos sólidos de un generador o una comunidad, para su
posterior recolección, aprovechamiento, transformación, comercialización o
disposición final.
Recolección Corresponde a la acción y efecto de retirar y recoger las basuras y residuos
sólidos de uno o varios generadores, actividad que es efectuada por la entidad
prestadora del servicio público.
Transporte Corresponde al conjunto de operaciones, procesos o técnicas encaminadas a la
eliminación, la disminución de la concentración o el volumen de los residuos
sólidos o basuras, o su conversión en formas más estables.
Recolección de Corresponde a la acción y efecto de retirar y recoger las basuras y residuos
residuos especiales sólidos especiales y/o hospitalarios de uno o varios generadores, actividad que
y hospitalarios es efectuada por la entidad prestadora del servicio público.
Barrido y limpieza Corresponde al conjunto de actividades tendientes a dejar las áreas públicas
de areas publicas libres de todo residuo sólido diseminado o acumulado.
Corte y poda de
zonas verdes Se refiere a el desarrollo de corte, poda y mantenimiento de zonas verdes.
Lavado de áreas Corresponde a la limpieza de áreas públicas mediante el empleo de agua a presión.
publicas
Transferencia Traslado de residuos sólidos de un vehículo recolector a otro con mayor
capacidad de carga, que los transporta hasta su disposición final.
Tratamiento Es el conjunto de acciones y tecnologías mediante las cuales se modifican las
características de los residuos sólidos incrementando sus posibilidades de
reutilización, o para minimizar los impactos ambientales y los riesgos a la salud
humana en su disposición temporal o final.
Aprovechamiento Es la utilización de los residuos sólidos por medio de actividades tales como
separación en la fuente, recuperación, transformación y reuso de los residuos,
que al tiempo que generan un beneficio económico o social reducen los impactos
ambientales y los riesgos a la salud humana asociados con la producción, manejo
y disposición final de residuos sólidos.
medicion del consumo, facturación, cobranza y recaudo, atención de PQR.
Incineración Corresponde al proceso de reducir los desechos material inerte (escoria) y a
productos gaseosos completamente oxidados mediante la combustión.
Disposición final Es el proceso de aislar y confinar los residuos sólidos en forma definitiva de tal
de residuos solidos forma que no representen daños o riesgos a la salud humana y al medio ambiente.

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¡IMPORTANTE!
Se debe ingresar esta información para cada uno de los municipios donde presta el servicio. Al
seleccionar los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado o Aseo, en el campo
“CLASIFICACIÓN”, seleccione de la lista , Suscriptores mayores a 2005 o suscriptores menores a
2005. Al seleccionar los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado o Aseo, dar clik al boton
<AGREGAR MUNICIPIO>, y luego seleccione las actividades que presta en cada uno de los
municipios con su fecha de inicio de operación.
En esta sección del formulario se debe cargar
copia del "Contrato de condiciones uniformes", en
formatos pdf, doc, tiff, etc. Se muestra únicamente
para los servicios y actividades que se relacionan
a continuación.
Servicio Actividades
Acueducto Comercialización
Alcantarillado Comercialización
Aseo Comercialización
Sección 2. Contrato de Condiciones Uniformes
Servicio: Este campo se muestra automáticamente de los
servicios público Seleccionado en la pantalla anterior,
Acueducto, alcantarillado y aseo.
Número de contrato: al número del contrato de
condiciones uniformes.
Fecha de expedición: Corresponde a la fecha en que la
empresa expidió el contrato de condiciones uniformes;
seleccione del calendario primero el año, luego el mes y
por último pulse el día.
Fecha de Actualización: Corresponde a la fecha de la
última actualización del contrato de condiciones
uniformes; seleccione del calendario primero el año, luego
el mes y por último pulse el día.
Concepto de legalidad: Selecciones Si o No, Si el contrato
de condiciones uniformes tiene el concepto de legalidad
de la comisión de regulación respectiva.
Número de Acto de legalidad: Corresponde al número
del acto de legalidad.
Fecha de acto de legalidad: Seleccione del calendario
primero el año, luego el mes y por último pulse el día.
Cargar: botón que permite el cargue del archivo, que
contiene el contrato de condiciones uniformes.
Ver contrato: Botón que permite visualizar el contrato de
condiciones uniformes que ha sido cargado.

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PASO 4. Ingreso de información Formulario de Propiedad de la
Empresa - Junta Directiva - Participación Accionaria.
En este formulario se ingresa la información Propiedad de la empresa,
Junta directiva y participación accionaria de la empresa en otras empresas.
Instrucciones:
1. Ingrese el número del contrato de condiciones uniformes
2. Ingrese la fecha de expedición del contrato de condiciones uniformes
3. Ingrese la fecha de la última actualización.
4. Seleccione SI o NO, si el contrato de condiciones uniformes cuenta
con el concepto de legalidad de la comisión de regulación de agua
potable y saneamiento basico - CRA..
5. Ingrese el número del acto del concepto de legalidad, si lo tiene.
6. Ingrese la fecha del acto de legalidad
• Dar click al botón <CARGAR>, y adjunte el archivo del contrato de
condiciones uniformes en formato pdf, word, .doc, tiff.
• Dar click al botón <VER CONTRATO>, para visualizar el contrato
cargado.
• Dar Click al Botón <SIGUIENTE>, para validar la información
ingresada y ir guardando la informacion ingresada y pasar al siguiente
formulario de Propiedad de la empresa – Junta Directiva y
Participación accionaría.
FORMULARIO
Propiedad de la empresa –
Junta Directiva –
Participación accionaria
Sección 1.
Sección 2.
Sección 3.

23
Para iniciar el reporte de la información contenida en este reporte es
necesario ingresar a cada sección contenida en el formulario.
Sección 1. Propiedad de la Empresa
Sección 2. Participación accionaria de la empresa en otras empresas
Sección 3. Junta directiva
Sección 1. Propiedad de la Empresa
Se entiende por propiedad de la empresa la relación de aquellas
personas naturales y jurídicas que tienen derecho legal al uso, control o
posesión de la empresa.
Si la empresa cuenta con una relación de propietarios o accionistas,
inferior a quince (15) registros, se recomienda el ingreso uno a uno de los
mismos haciendo click en el botón AGREGAR, en caso contrario, se
recomienda la opción CARGUE MASIVO.
Instrucciones:
Dar clik al botón <AGREGAR>
Se muestra la siguiente pantalla de busqueda:
Dar click en la opción
AGREGAR
Pantalla de Búsqueda
Para hacer uso de la pantalla de
búsqueda siga las siguientes
instrucciones:
• Inicialmente consulte si la persona
natural o jurídica se encuentra
registrada en la tabla de la base
de datos del RUPS de "Personas
Naturales o Juridicas".
Consulta 1
• Realice la búsqueda por tipo de
documento o nombre.
• Seleccione el tipo de documento
(Cédula de Ciudadanía, Cédula de
Extranjería, Pasaporte, Número de

24
Identificación Tributaria -NIT, Número de Identificación Tributaria
País origen - empresa extranjera, Número personal (Menores de
edad))'. El título de este campo es dinámico y cambia de acuerdo con
el criterio de búsqueda seleccionado. Cuando se selecciona NIT, se
habilita el campo para dígito de verificación.
• Ingrese el número del documento de identificación.
• Dar Click al Botón <BUSCAR>
• Si la búsqueda es efectiva se muestran los datos en la pantalla y se da
click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO> como se muestra en
el grafico anterior.
• Si la búsqueda no es efectiva, ingrese los datos de la persona natural
o jurídica a través de la sección 2 de Busquedas:
Dar click en la
opción insertar al formulario
Consulta 2
• Seleccione el tipo de documento (Cédula de Ciudadanía, Cédula de
Extranjería, Pasaporte, Número de Identificacion Tributaria -NIT,
Número de Identificacion Tributaria País origen - empresa extranjera,
Número personal (Menores de edad))'. . El título de este campo es
dinámico y cambia de acuerdo con el criterio de búsqueda
seleccionado. Cuando se selecciona NIT, se habilita el campo para
dígito de verificación.

25
• Ingrese el nombre de la persona natural o jurídica como figure en su
documento de identificación. Se debe escribir en MAYÚSCULA FIJA,
primero los APELLIDOS y luego los NOMBRES con un solo espacio
entre palabras.
• Dar click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO> como se muestra
en el grafico anterior.
Incorporación de datos en la sección 1. Propiedad de la empresa
Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación de las personas naturales y jurídicas (Accionistas)
que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa , de acuerdo con los siguientes tipos:
• Cédula de Ciudadanía
• Cédula de Extranjería
• Pasaporte
• Número de Identificación Tributaria - NIT
• Número de Identificación Tributaria Pais origen - empresa extranjera
• Número personal (Menores de edad)
Número de documento: Corresponde al número identificación de las personas naturales y jurídicas (Accionistas)
que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa.Cuando se trate de pasaporte incluya las
letras que acompañen al número. Debe ser único para cada persona natural o jurídica que se reporte.
Independientemente del tipo de documento que sea, no debe incluir ningún caracter especial como guión (-),
punto (.), coma(,), o comilla (').
Nombre: Nombre de las personas naturales y jurídicas (Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control o
posesión de la empresa.
Tipo de Naturaleza: Corresponde al tipo empresa o naturaleza, de acuerdo con los siguientes tipos:
• Oficial
• Mixta
• Privada
Acción o aporte: Si es una empresa por acciones, seleccionar "Acción", Si es una empresa con aportes seleccionar
"Aporte". de lo contrario seleccionar "Otro".
Tipo de Acción: Identificación del tipo de acción, de acuerdo con los siguientes tipos:
• Ordinaria
• Privilegiada
• De goce o Industria
• Con dividendo preferencial y sin derecho a voto
Porcentaje de Participación: Es la relación de la participación accionaria con respecto al total de acciones de
la empresa, debe ser un valor entre 0.00y 100 .00(no incluir el signo %). Una vez ingresados todos los registros
la sumatoria de estos campos debe ser igual a 100,00%. Este campo solamentre se activa cuando se seleccionó
ACCIÓN en el campo ACCIÓN O APORTE.
Valor en pesos: Solamente se diligencia cuando se seleccionó APORTES en el campo ACCIÓN O APORTE y en
él se registra el monto de los aportes del propietario en pesos Colombianos. El valor debe escribirse sin puntos,
sin separadores de miles y sin signos o caracteres especiales.

26
Instrucciones:
• Luego de insertar en el formulario los datos de identificación y nombre
de la persona natural o juridica seleccione el tipo de naturaleza: Oficial,
Mixta o Privada.
• Al seleccionar el campo "Acción o aporte". Se presentan las siguientes
situaciones:
- Si selecciona Acción: Se activan los campos de Tipo de acción y
Porcentaje de Participacion.
- Si selecciona Aporte: Se activa el campo de Valor en pesos.
- Si selecciona Otro: Este debe ser utilizado por las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado, Organizaciones Autorizadas
(Juntas Adminstradoras, Juntas de acción comunal, Asociaciones
de Usuarios, Cooperativas), Municipios (Prestación Directa).
• Seleccione de la lista el tipo de acción. (Si eligio previamente Acción)
• Ingrese el porcentaje de participación en el formato 0.00 y 100 .0. (Si
eligio previamente Acción).
• Ingrese el valor de los aportes en pesos. (Si eligio previamente Aportes).
• Repetir todos los pasos por cada persona natural o juridica que tiene
derecho legal al uso, control o posesión de la empresa.
ingresada y guardar toda la información del formulario.
Sección 2. Participación Accionaria de la Empresa en otras
Empresas
No olvidar: en esta sección del formulario
se reportan los datos de las entidades en las
cuales la empresa que reporta tiene
participación accionaria.
Si la participación accionaria de la empresa en otras empresas es
inferior a quince (15) registros, se recomienda el ingreso uno a uno de los
mismos haciendo click en el botón AGREGAR, en caso contrario, se
recomienda la opción CARGUE MASIVO.
Instrucciones:
• Dar click al botón <AGREGAR>
• Se muestra la siguiente pantalla de busqueda:
¡IMPORTANTE!
Este formulario solo aplica para los
prestadores con naturaleza jurídica
Sociedades (Empresas de Servicios Públicos).

27
• Inicialmente consulte si la
persona juridica se encuentra
registrada en la tabla de la base
de datos del RUPS de "Personas
Naturales o Juridicas".
Consulta 1
• Realice la búsqueda por tipo de
documento o nombre.
(Número de Identificación
Tributaria -NIT, Número de
Identificación Tributaria País
origen - empresa extranjera).
click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO>, como se muestra a
continuación:
• Si la búsqueda no es efectiva,
ingrese los datos de la persona
jurídica a través de la sección 2
de Búsquedas.
Consulta 2
(Número de Identificación
Tributaria -NIT, Número de
Identificación Tributaria País
origen - empresa extranjera)'.
• Ingrese el número del
documento de identificación.
• Ingrese el nombre de la persona
jurídica como figure en su
documento de identificación. Se
debe escribir en MAYÚSCULA
FIJA
• Dar click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO>.
Dar click
Dar click

28
Incorporación de datos en la sección 2. Participación accionaria
de la empresa en otras empresas
Tipo de documento: Corresponde al tipo de
documento de la empresa en la cual la empresa
que reporta tenga participación accionaria, de
acuerdo con los siguientes tipos:
• Número de Identificación Tributaria -NIT
• Número de Identificación Tributaria Pais
origen – (empresa extranjera).
Número de Identificación: Corresponde al
número identificación de la empresa en la cual
participa accionariamente la empresa que
reporta la información.
Nombre: Nombre de las personas jurídicas
donde participa accionariamente.
Tipo de Acción: Identificación del tipo de acción, de acuerdo con los siguientes tipos:
• Ordinaria
• Privilegiada
• De goce o Industria
• Con dividendo preferencial y sin derecho a voto
Porcentaje de Participación: Corresponde al porcentaje de participación accionaria, debe ser un valor entre 0 y 100 (no incluir
el signo %).
Procedimiento:
• Luego de insertar en el formulario los datos de identificación y nombre de la
persona juridica seleccione el tipo de acción.
• Ingrese el porcentaje de participación en el formato 0.00 y 100 .0.
• Repetir todos los pasos por cada empresa donde participa accionariamente la
empresa que reporta.
• Dar Click al Botón <GRABAR>, para validar la información ingresada y guardar
toda la información del formulario.
Sección 3. Junta Directiva
En esta sección del formulario se reporta la información básica de
los miembros que constituyen la Junta Directiva de la empresa.
Si los miembros de la junta directiva de la empresa es inferior a
quince (15) registros, se recomienda el ingreso uno a uno de los mismos
haciendo click en el botón AGREGAR, en caso contrario, se recomienda la
opción CARGUE MASIVO.
Instrucciones:
Dar click al botón <AGREGAR MIEMBRO>
Se muestra la pantalla de búsqueda

29
• Inicialmente consulte si el miembro de la junta se encuentra registrada
en la tabla de la base de datos del RUPS de "Personas Naturales o
Jurídicas".
Consulta 1
• Realice la búsqueda por tipo de documento o nombre.
• Seleccione el tipo de documento (Cédula de Ciudadanía, Cédula de
Extranjería, Pasaporte, Número personal (Menores de edad)).
click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO>.
• Si la búsqueda no es efectiva, ingrese los datos del miembro de la
junta directiva a través de la sección 2 de Búsquedas.
Consulta 2
• Seleccione el tipo de ducumento (Cédula de Ciudadanía, Cédula de
Extranjería, Pasaporte, Número personal (Menores de edad)).
• Ingrese el nombre del miembro de la junta directiva como figure en
su documento de identificación. Se debe escribir en MAYÚSCULA
FIJA
• Dar click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO>.
Dar click

30
Incorporación de datos en la sección 3. Junta Directiva
Tipo de documento: Corresponde al tipo de documento
de los miembros de la junta directiva de la empresa, de
acuerdo con los siguientes tipos:
• Cédula de Ciudadanía
• Cédula de Extranjería
• Pasaporte
• Numero personal (Menores de edad)
Número de documento: Corresponde al número
identificación de los miembros de la junta directiva de la
empresa. Cuando se trate de pasaporte incluya las letras
que acompañen al número. Debe ser único para cada
persona natural que se reporte. Independientemente del
tipo de documento que sea, no debe incluir
ningún caracter especial como guión (-), punto (.), coma(,), o comilla (’).
Nombre: Nombre de las personas natural o miembro de la junta directiva de la empresa.
Cargo en la Junta: Cargo que ocupa ésta persona en la junta directiva, de acuerdo con los siguientes tipos:
• Presidente
• Vicepresidente
• Vocal
• Secretario
• Gestor
• Otro
Tipo de documento empresa que representa: Corresponde al tipo de documento de los miembros de la junta directiva de la
empresa, de acuerdo con los siguientes tipos:
• Número de Identificación Tributaria -NIT
• Número de Identificación Tributaria Pias origen – (empresa extranjera)
Identificación de la empresa que representa: Corresponde al número identificación de la empresa que representa este miembro
en la junta directiva. Independientemente del tipo de documento que sea, no debe
incluir ningún caracter especial como guión (-), punto (.), coma(,), o comilla (’).
Nombre de la empresa que representa: Nombre de la empresa que representa este miembro en la junta directiva.
Procedimiento:
• Luego de insertar en el formulario los datos de identificacion y nombre del
miembro de la junta directiva seleccione el tipo de cargo.
• Seleccione el tipo de cargo en la junta.
• Dar click al botón <EMPRESA QUE REPRESENTA>
• Ingrese los datos de “Tipo de documento empresa que representa”, “Identificación
de la empresa que representa”,”
• Nombre de la empresa que representa”, a través de la consulta 1, y si esta no es
efectiva entonces consulta 2.
• Repetir todos los pasos por cada miembro de la Junta Directiva de la empresa.
• Dar Click al Botón <GRABAR>, para validar la información ingresada y guardar
toda la información del formulario.
Dar click

31
• Dar Click al Botón <PREVISUALIZAR>, para ver la información
guardada en cada uno de los formularios, para verificar antes de
radicar la solcitud.
Dar click
PASO 5. Previsualización - Radicación
En este paso el prestador de servicios públicos puede previsualizar
toda la información antes ingresada ya grabada en los formularios de
"Información General", "Servicios y actividades - Datos AEGR", y " Propiedad
de la empresa - Junta Directiva - Participación Jurídica" , para verificar si
la información es consistente antes de radicar la solicitud de Inscripción.
1. Previsualización de la Información
Para poder visualizar la información se debe dar click al botón
<PREVISUALIZAR>, que se encuentra en la parte inferior del último
formulario de Propiedad de la empresa - Junta Directiva - Participación
Jurídica.

32
Al dar click al botón <PREVISUALIZAR>, se muestran los formularios
con la información ingresada previamente.
Radicar

33
En la barra inferior se encuentra un botón de <MODIFICAR>, que
se utiliza en el evento que al previsualizar la información, se detecte un
error en los datos ingresados, con este botón se puede ir al formulario
correspondiente para realizar el cambio o modificación.
2. Radicación de Solicitud de Inscripción en el RUPS.
Una vez se previsualice la información y la persona responsable del
trámite constate que la información ingresada es correcta, se puede
proceder a Radicar la Solicitud. Para este evento en la barra inferior del
último formulario se encuentra el botón de <RADICAR>, el cual al dar
click sobre genera un número de radicación.
Al dar click al botón <RADICAR>, se genera un imprimible en pdf,
con la información ingresada en los tres formularios para la inscripción
en el RUPS, con el número y fecha de la radicación, para que éste sea
impreso y firmado por parte del Representante Legal del Prestador.
No olvides Radicar

34
2.3 Procedimiento de actualización del registro
EnestesitioseencuentrandisponibleslosformulariosparalaActualización
de la información en el Registro de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS.
Para realizar la actualización se debe seguir los siguientes pasos:
EnestesitioseencuentrandisponibleslosformulariosparalaActualización
de la información en el Registro de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS.
Para realizar la actualización se debe seguir los siguientes pasos:
PASO 1. Formulario de Datos Persona responsable
responsable de realizar el trámite de actualización del prestador en el
Registro de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS
Persona Responsable: Corresponde al nombre y apellido de
la persona que realiza el trámite de inscripción del prestador
en el RUPS.
Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico
de contacto de la persona responsable del trámite. El dato
debe ser numérico de 7 dígitos.
Indicativo: Corresponde al número del indicativo del
departamento donde se encuentra ubicado la persona
responsable del trámite.
contacto de la persona responsable del trámite.
Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico de
la persona responsable del trámite. Ej: micorreo@mail.com.
• Inscripción
• Actualización
• Cancelación
Seleccionar el Motivo
<ACTUALIZACION>
Dar click
Instrucciones:
electrónico.
ingresada, ir guardando la información ingresada y para pasar a los

35
No se preocupe,
sólo actualice lo necesario
¡IMPORTANTE!
El proceso de diligenciamiento de los formularios 2, 3, 4 y 5 es igual que cuando que se efectua una
Inscripción, la única diferencia es que los formularios aparecen diligenciados por defecto y solo se
actualizarán las secciones que sean necesarias.
2.4 Procedimiento de cancelación del registro
En este sitio se encuentra disponible el formulario para solicitar la
cancelación de un prestador en el Registro de Prestadores de Servicios Públicos
- RUPS. Para realizar la cancelación se debe seguir los siguientes pasos:
PASO 1. Formulario de Datos Persona responsable
responsable de realizar el trámite de cancelación del prestador en el
Registro de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS

36
Instrucciones:
electrónico.
• Dar Clik al Botón <SIGUIENTE>, para validar la información
ingresada, ir guardando la información ingresada y para pasar a los
Persona Responsable: Corresponde al nombre y apellido de la persona que realiza el trámite de inscripción
del prestador en el RUPS.
Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico de contacto de la persona responsable del trámite.
El dato debe ser numérico de 7 dígitos.
Indicativo: Corresponde al número del indicativo del departamento donde se encuentra ubicado la persona
responsable del trámite.
Extensión: Corresponde al número de la extensión de contacto de la persona responsable del trámite.
Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico de la persona responsable del trámite. Ej:
micorreo@mail.com.
• Inscripción
• Actualización
• Cancelación
Seleccionar el Motivo
<CANCELACION>
¡IMPORTANTE!
El proceso de diligenciamiento del formulario 2 y 5 es igual que cuando se efectúa
una Inscripción, la única diferencia es que los formularios aparecen diligenciados por defecto
y solo se actualizarán las secciones que sean necesarias.
Dar click

37
2.5 Procedimiento de aprobación por parte de SSPD
Una vez se allegue el imprimible firmado por el representante legal
del prestador y la documentación soporte en los términos de los artículos
8 y 9 de la resolución 20051300016965 del 10 de agosto de 2005, la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios cuenta con diez (10),
días hábiles para comunicar al prestador la aprobación o rechazo de la
solicitud de Inscripción.
Los formularios 2 y 5
aparecen diligenciados,
solo se actualizan los datos
necesarios

38
El prestador podrá consultar el estado de la solicitud, a través del
reporte de "Consultar Radicados", el cual permite ver los campos de:
No. de Radicado: Corresponde al número de radicación de la solicitud.
Fecha: Corresponde a la fecha de la radicación de la solicitud.
Motivo: Corresponde al tipo trámite a realizado.
• Inscripción
• Actualización
• Cancelación
Formulario: Opción que permite visualizar el imprimible generado al momento de radicar la solicitud.
Estado: Corresponde al estado en que se encuentra la solicitud.
En revisión: Se encuentra en revisión por parte del administrador del RUPS en las Superintendencias Delegadas.
Aprobado: Se encuentra aprobada por parte de la Superservicios la solcicitud.
Rechaza: Se encuentra rechazada por parte del administrador del RUPS en las Superintendencias Delegadas,
la solicitud del prestador. Al dar clik sobre "Rechazado", se muestra una pantalla que identifica claramente las
secciones y observaciones motivo del rechazo.
Número de Aprobación: Corresponde al número de aprobación de la solicitud dado por el sistema una vez
aprobada por parte de la Superservicios. Al dar click sobre el "Número de Aprobación", se muestra un imprimible
en pdf, de la información aprobada.

39
3. Pasos generales para reporte
3.1 Parámetros generales
La información solicitada mediante el Sistema Unico de Información
- SUI, tiene como objetivo fundamental servir como una herramienta de
trabajo en la tarea trazada a las Direcciones Territoriales de la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios por el decreto 990
de 2002 y en particular en la labor de evaluación de los prestadores de los
servicios públicos de acueducto alcantarillado y aseo sometidos a su
Inspección, Control y Vigilancia.
Se puede señalar que en la medida en el sector disponga de la
información necesaria para la evaluación de los pequeños prestadores se
habrá dado un paso significativo en la modernización del sector, pues
contribuirá con el mejoramiento permanente de cada una de los
prestadores con la participación activa de los actores y niveles territoriales.
Esta información deberá ser reportada por el prestador a través del sistema
único de información SUI, conforme a lo dispuesto en la Circular SSPD-
CRA 0005 de 2004.
Inspección
Control Vigilancia
Pasos para reporte de información al SUI
¡NO OLVIDE!
Revisar su información
antes de enviarla.

40
El Artículo segundo de la resolución No. 000321 de 10 de febrero de
2003 de la Superintendencia de Servicios Públicos (la cual puede ser
obtenida en el sitio www.sui.gov.co) estableció que la información reportada
por las empresas prestadoras de servicios públicos al SUI se considerará
oficial para todos los efectos previstos en la Ley. Las personas prestadoras
sólo podrán solicitar modificaciones de la información reportada siempre
que dirijan petición motivada a la Superintendencia a través del
representante legal o quien haga sus veces; la Superintendencia evaluará
la petición y adoptará las decisiones a que haya lugar. En consideración a
lo anteriormente expuesto, es de vital importancia que antes de reportar
información al SUI se verifique que esta información es veraz y corresponde
a la situación real del ente prestador de servicio público.
3.2 Procedimiento general para reporte
INGRESAR a www.sui.gov.co UTILIZANDO
EL USUARIO Y CLAVE ASIGNADOS
Al ingresar los datos de usuario y contraseña en los
campos correspondientes y oprimir el botón <ACEPTAR>
el sistema llevará el usuario a la siguiente página
Una vez se muestre la pantalla, se da
click sobre el servicio para el cual se
va a reportarinformación, donde se
muestran cuatro nuevos subniveles
llamados “TÓPICOS” Administrativo –
Comercial – Financiero - Técnico
Ingresar a cada
servicio prestado
1.
2.

41
Una vez se da click sobre el link de “Cada Tópico”,
se despliega dos opciones:
• Cargue Masivo
• Fábrica de Formularios
Estas dos opciones son los mecanismos de reporte
del SUI.
Cuando se selecciona el Tópico Financiero
se despliegan tres opciones las culaes son:
• Cargue masivo
• Fábrica de Formularios
• Plan Contable
Dar click
3.
4.
3.2.1 ¿Cómo reportar la información al SUI por medio
de formularios?
Módulo de recolección de información del SUI por medio de
formularios
El módulo de recolección de información por medio de formularios del
SUI, consiste en un conjunto de formularios organizados bajo los parámetros
de servicio público, tópicos de información (Técnico Operativo, Financiero
Administrativo, Comercial y de Gestión). Los cuales permiten recolectar
información contenida en los formatos definidos en el Formato Único de
Información para las Empresas de Servicios Públicos (resolución No. 013092
de 30 de octubre de 2002 de la Superintendencia de Servicios Públicos).
NO OLVIDE QUE:
Para la recolección de la información, los prestadores de los servicios públicos domiciliarios deberán
acceder a dichos formularios, ubicados en el sitio www.sui.gov.co de acueducto, alcantarillado y aseo.
La información diligenciada en los formularios se puede cambiar siempre y cuando éste no haya sido
enviado a la bandeja de formularios diligenciados del SUI. Una vez enviado a la bandeja de diligenciados
del SUI, la información contenida en el respectivo formulario se considera oficial y no puede ser
modificada, salvo lo indicado en el numeral siete de la circular conjunta SSPD - CRA No. 0005.

42
Procedimiento general reporte de información formularios
A continuación se presenta el diagrama de flujo del procedimiento
para reportar información por medio de formulación una vez seleccione
la opción Fabrica de Formularios de cada tópico seleccionado.
Formularios para
Acueducto,
Alcantarillado y Aseo
SELECCIONAR AÑO
Y PERIODO DE REPORTE
SELECCIONAR EL FORMULARIO
A REPORTAR
DILIGENCIAR EL
FORMULARIO
VALIDAR EL
FORMULARIO
ENVIAR A LA BANDEJA
DE DILIGENCIADOS
CERTIFICAR

43
Pasos para reporte de información por medio de formularios
PASO 1. Obtener formularios a reportar
Una vez es seleccionado el año y periodo de reporte es necesario dar Click
sobre el botón
al efectuar esta acción se despliega una nueva pantalla que contiene los
formularios que serán diligenciados, para iniciar el registro es necesario
seleccionar cada formulario dando click sobre el nombre de este.
SELECCIONE AÑO
Y PERIODO
NO OLVIDE QUE LOS PRESTADORES
MENORES DE AAA DEBEN REPORTAR
INFORMACION ANUALMENTE
Dar click

44
PASO 2. Diligenciamiento y radicación de formularios
Una vez se seleccione el formulario se debe ingresar la INFORMACIÓN
como se muestra a continuación:
Para ingresar la INFORMACIÓN se debe contestar cada una de las
preguntas que compone el formulario seleccionado. En algunas preguntas
la respuesta se encuentra en una lista de selección, lo cual hace más fácil
el proceso de registro de INFORMACIÓN.
Una vez diligenciadas todas las variables hacer click en la opción que
se denominada "validar formulario":
Dar click

45
Cuando se ha diligenciado correctamente el formulario aparece un
cuadro de diálogo el cual indica la realización exitosa de las validaciones,
en este evento se procede a usar la opción Enviar a Diligenciados y aparecerá
la página siguiente:
Dar click
Dar click

46
Que indica el ingreso de la información exitosa, para continuar con el
diligenciamiento dar click en la opción continuar.
Al dar clik en la opción continuar nuevamente aparece la bandeja de
formularios y el formulario diligenciado aparecera en estado Enviado para
radicar el formulario es necesario dar click sobre el estado Enviado.
Dar click
Al efectuar esta opción se genera una nueva pantalla que muestra la
información reportada por medio del formulario, asi mismo aparecen dos
opción CERTIFICAR o BORRAR es necesario revisar la información
reportada y efectuar la acción correspondiente.
Al dar click en la opción certificar automaticamente se genera un
radicado del formulario.
TAMBIEN SE CUENTA CON UNA OPCIÓN PARA GUARDAR LA
INFORMACIÓN YA DILIGENCIADA.
Dar click

47
La opción guardar permite guardar y recuperar una copia en su
equipo:
Dar click
vale la pena aclarar que esta copia que ha sido guardada solamente
puede ser recuperada cuando exista la conexión Web con el SUI.
Cuando guarde la información en su equipo no debe cambiarle el
nombre al archivo, el sistema de manera automática genera un nombre, el
cual al ser cambiado genera un error que no permite nuevamente recuperar
la información.

48
¡IMPORTANTE!
Como Ingresar Fechas
Los campos tipo fecha se
identifican en el sistema por un
icono especial que indica que
en este campo en cuestión se
debe ingresar una fecha válida.
A continuación se describe como se debe reportar la información de
fechas:
- Calendario: Para ingresar la fecha por medio del calendario se debe
dar click en el icono que identifica que el campo es tipo fecha tal como se
ilustra en la siguiente gráfica:
Fecha ingresada utilizando el
calendario que provee el icono
Una vez se ha hecho click con el
Mouse en el icono descrito, el sistema
desplegará un calendario para que se
Seleccione la fecha deseada tal como
se indica en la gráfica.

49
¡NO OLVIDE!
Es importante conocer que estando en el escenario que ilustra la
gráfica anterior, si se da click en un lugar de la pantalla distinto a escoger
una fecha, el calendario "desaparece", en realidad, hacer un click en un
lugar distinto al calendario equivale a dar click sobre el botón minimizar
del calendario, luego en ese caso el calendario se encuentra realmente es
en la barra de estado de windows (esta barra se encuentra desplegada
comúnmente en la parte baja de la pantalla). Para volver visualizar el
calendario que se encuentra en la barra de estado, simplemente hay que
dar click sobre el icono de calendario en la barra de estado tal como se
aprecia en la siguiente figura:
Para ingresar o modificar una fecha, simplemente hay que
seleccionarla del calendario, dando un click sobre el día escogido del mes,
con lo anterior automáticamente se despliega en el campo de fecha la
fecha seleccionada del calendario terminando el ingreso de una fecha tal
como se aprecia en la siguiente figura:
3.2.2 Estructura de los formularios
Todos los formatos que conforman el modulo de reporte poseen la
siguiente estructura.
Encabezado del formulario.
Parte del formulario ubicado en la parte superior del formulario y
contendrá los siguientes datos:
• Nombre del formato de consulta: corresponde al nombre del formato.
• Razón social de la ESP: Corresponde la nombre Empresa prestadora
Calendario ubicado
en la barra de status

50
de servicios públicos que hace la solicitud de actualización o
cancelación del registro.
• Fecha de Radicación: Corresponde a la fecha en la cual se efectuó la
solicitud de actualización o cancelación del registro.
• Estado: Corresponde a la solicitud efectuada al diligenciar los datos
de envió.
Cuerpo del formulario.
Porción del formulario ubicado entre el encabezado y los botones de
control. En ésta zona del formulario es en donde se encuentran los campos
a diligenciar por parte del usuario. Igualmente en la parte superior derecha
se encuentra el menú de la aplicación el cual presenta los diferentes
módulos que la conforman. Los cuales pueden ser accionados por el
usuario.
Encabezado del formulario:
El Sistema lo diligencia
automáticamente
Cuerpo del formulario:
Donde se encuentran las
variables a ser diligenciadas
y enviadas al SUI.
Botones de control funcional:
Permiten enviar el formulario
diligenciado al SUI y radicar la
información diligenciada y enviada.

51
3.3 ¿Cómo reportar la información al SUI por medio
de cargue masivo?
Módulo de recolección de información por medio de archivo plano
o cargue masivo al SUI.
Por medio de cargue masivo los prestadores de servicios Públicos de
acueducto, alcantarillado y aseo que atienden a menos de 2.500
suscriptores, deberán reportar la información del plan de cuentas definido
por la Superintendencia de servicios Públicos Domiciliarios.
NO OLVIDE QUE:
El módulo de recolección de información del SUI por medio de archivo
plano o cargue masivo consiste en la creación de un archivo CSV en el
cual cada uno de los campos de información solicitados es separado por
un carácter especial, que en el caso de un archivo CSV es la coma,
permitiendo recolectar información del plan contable vigente.
Procedimiento reporte de información cargue masivo
A continuación se presenta el diagrama de flujo del procedimiento
para reportar el Plan Contable al SUI luego de seleccionar la opción plan
contable en el topico financiero del servicio seleccionado.
ELABORAR ARCHIVO
PLANO
VALIDAR ARCHIVO
validación sintactica y logica
COMPRIMIR
ARCHIVO
ENVIO ARCHIVO
AL SUI
Recepción de Archivos en SUI. Los archivos
son recibidos en el SUI, descomprimidos,
unidos y chequeados frente a autenticidad para
luego ser cargado la Base de Datos del SUI
CERTIFICAR

52
3.3.1 Pasos para reporte de información por medio de cargue
masivo plan contable
PASO 1. Elaborar un archivo plano
PARA ELABORAR EL ARCHIVO PLANO ES NECESARIO TENER
EN CUENTA:
Configuración Regional del equipo
1.
2.
3.
Luego de ingresar
al panel de control
se busca la opción
Es importante asegurar que el equipo en el cual se esta trabando el
plan contable en Excel, tenga configuración regional en la cual se indique
que el separador de valores sea la coma (,) que separador de decimales el
punto (.) y que no tenga separador de miles de pesos; todo esto antes de
convertirlo en archivo plano CSV.
Para acceder a esta pantalla de configuración Regional se accede por:

53
Elaboración del Archivo CSV del plan de cuentas
La información de los Estados Financieros se debe reportar en archivo
plano, según la normatividad vigente.
La estructura del archivo plano conforme a lo definido en la
normatividad vigente es:
Cuando se ingrese a Configuración
regional es necesario verificar que
el símbolo decimal sea punto (.),
el símbolo de separación de miles sea
coma (,) y el símbolo de separador de
listas sea coma (,).
Para efectos de presentar el ejemplo de la estructura del archivo, se
utilizarán las siguientes convenciones:
SC: Saldo corriente con ajustes por inflación.
SNC: Saldo no corriente con ajustes por inflación.
ST : Saldo total con ajustes por inflación.
El formato utilizado por las empresas de acueducto, alcantarillado y
aseo (Resolución SSPD 001422 de 2003) es el siguiente:

54
Una vez la información se encuentre organizada en el formato
respectivo, se debe proceder a generar el archivo plano, en cuya elaboración
se deberá tener en cuenta lo siguiente:
• El separador de valores será el símbolo coma (,).
• El separador de punto decimal permitido será el símbolo punto (.).
• El valor numérico (campo: "Valor") deben ir sin especificaciones de
unidad de medida (Ej. Se reportará 1000 y no $1000).
• El valor numérico no debe tener separador distinto al decimal.
• Cada registro termina en un retorno de carro o "Enter".
• Los campos de tipo texto no debe contener comas al interior del
mismo.
• En aquellos casos donde la información no sea aplicable al prestador
del servicio público, el registro deberá enviarse con los respectivos
campos vacíos y con las referidas separaciones de comas
• Las cuentas del Plan de Contabilidad que no utilice el Ente Prestador
de Servicios Públicos no se deben reportar.
ARCHIVO
PLANO

55
Como convertir un archivo Excel a CSV
Para convertir un archivo Excel a un
archivo plano, en el menu de barra de
estado se ingresa a <Archivo>
y se escoge <guardar como>
Luego se identifica de la lista de valores
<Guardar como Tipo> <CSV (delimitado por
comas) (*.csv)> Tomando esta opción queda
guardado o convertido como CSV.
Como visualizar el archivo csv
• Una forma fácil de observar el archivo en formato CSV, es abrirlo por
el Bloc de Notas, el cual muestra la información, con los valores
separados con comas (,).
• Ingresando por <Inicio> luego programas se accede al Bloc de Notas.
• Una vez abierto el bloc de notas se da click en abrir, y se ubica el
archivo anteriormente convertido en csv, para poder ver los errores
que género el validador.

56
El archivo se despliega de la siguiente manera:
Si al visualizar el
archivo en bloc de
notas aparece como
separador de valores el
punto y como (;)
se debe reemplazar
estas, por comas (,)
lo cual se puede hacer
entrando por <edición>
y luego <reemplazar>.
PASO 2. Instalar validadores del SUI
La Superintendencia de Servicios Públicos con el objetivo de facilitar
la validación de la información solicitada por el SUI en archivos planos a
los prestadores de servicios públicos ha desarrollado un programa para
efectuar esta labor, el cual esta disponible a través de la página
www.sui.gov.co.
Un archivo plano es un archivo en el cual cada uno de los campos de
información solicitados es separado por un carácter especial, que en el
caso de un archivo CSV es el carácter coma.
La funcionalidad del programa validador depende del archivo que se
valide.
El programa verifica la sintaxis del archivo plano, realiza las
validaciones que deben cumplir cada uno de los registros, lo fragmenta y
lo comprime. El objetivo de comprimir el archivo es facilitar y reducir
errores que se presenten en la comunicación durante el envió de
información a través de internet.

57
Para acceder al validador es
necesario ingresar al SUI
con usuario y contraseña
Bajar Validador
El validador queda
disponible una vez digite
el nombre del "Usuario"
y la "contraseña".
¡NO OLVIDE!
El validador completo solo se instala
una vez y luego se actualiza la versión
del validador ligero dependiendo del
servicio correspondiente.
Para descargar los validadores usted
debe:
Hacer de Click en el icono , al
efectuar esta acción el sistema solicita
guardar o ejecutar los instaladores, se
recomienda que para bajar el instalador
del validador completo es mejor
guardar los instaladores en cualquier
ubicación del equipo de computo en el
cual se este efectuando esta acción.
A continuación se
presenta la siguiente
pantalla:
Dentro del sui hay un modulo en
donde se encuentran disponibles las
versiones el validador, alli
encontramos el validador completo y
el ligero este ultimo no olvidemos
que debemos actualizarlo cada vez
que reportemos informacion

58
IMPORTANTE:
Como Instalar Validador Completo
Esta versión esta especialmente
diseñada para usuarios no expertos
en el tema de sistemas, le permitirá
instalar todos los componentes
necesarios para la perfecta ejecución
del programa validador.
Una vez se da clic sobre la opción
del validador completo se muestra
la pantalla de instalación.
Al descargar el validador completo, el instalador procederá a instalar
los componentes Java denominados "Java Runtime Enviroment" tal como
se muestra en la siguiente pantalla:
Al descargar el validador completo,
el instalador procederá a instalar
los componentes Java denominados
“Java Runtime Enviroment”
Una vez aceptadas las
condiciones de licencia
se despliega la siguiente pantalla

59
Seleccione la opción "Típica" y presione siguiente, una vez hecho esto
se completará la instalación de los componentes Java y se finalizará el
proceso de instalación.
¡NO OLVIDE!
Si usted ya tiene instalados los componentes Java en su equipo se
mostrará la siguiente pantalla:
Escoja "Cancelar" o de lo contrario se desinstalarán los componentes
Java y no podrá utilizar el validador.
Una vez a terminado la instalación se presenta la siguiente pantalla,
donde se da click al botón finalizar y termina la instalación.
Como Actualizar Versión Validador Ligero
Es necesario que cada vez valide la información se actualice el
programa del validador, ya que constantemente se realizan cambios en las
validaciones, o opciones del programa.
Paraactualizarlaversióndelvalidador,sedebedarclickenelicono de
la opción <Validador Ligero o Validador AAA> la cual le permite cargar la
versión actualizada del validador por el servicio respectivo y se instala,
reemplazando la anterior versión.

60
Tener en cuenta que esta actualización solo dura unos segundos,
máximo dura un minuto en realizarla.
Al dar click sobre la versión del validador ligero o validador AAA y se
genera la siguiente pantalla
No olvide que se puede hacer uso tanto de la opcion
validador ligero como validador aaa, la diferencia
entre estas dos opciones es que el validador ligero
contiene la actualizacion de todos los servicios
publicos domiciliarios, en cambio la opción validador
aaa solo contiene la actualizacion se los servicios de
acueducto, alcantarillado y aseo.

61
Una vez a terminado la instalación se presenta la siguiente pantalla,
donde se da click al botón finalizar y termina la instalación.
Se puede dar click al botón
abrir o si se quiere se guarda
la versión en la carpeta “SuiValidador”,
que se creo inicialmente al descargar
el validador completo.
Una vez se ha guardado o
se ha dado click al botón
abrir se genera la siguiente pantalla:
Una vez a terminado
la instalación se presenta
la siguiente pantalla,
donde se da click al botón
finalizar y termina la instalación.
PASO 3. Validar archivo CSV
Una vez elaborado el archivo plano tipo CSV, cumpliendo con las
variables establecidas en la Resolución o Circular se procede a validar
dicho archivo siguiendo los siguientes pasos:
1. Identificar el Servicio Público correspondiente
Dar Click
Aplicación
SuiValidador
De la lista que se muestra
se escoge el servicio Público
que presta la Empresa.

62
2. Seleccionar la Norma correspondiente
De la lista de valores se
selecciona la Normas (Circular o
Resolución), con la cual se ha
solicitado información a la
empresa, se debe seleccionar la
norma que al final menciona el
(puc – plan único de cuentas).
3. Formato a Validar
Se escoge el formato a validar definidos para
el servicio y la Norma escogida.
4. Seleccionar Archivo
Seleccione el archivo a validar, oprimiendo el botón
<Selección>, aparece la siguiente pantalla:
Se identifica la carpeta del disco duro del computador del
usuario en donde se tiene almacenado el archivo en
formato CSV, y se da click sobre el botón Abrir.

63
5. Validar Archivo
Una vez seleccionado
el archivo a validar se activa
el botón <validar>.
Una vez se de click en el botón <Validar> en
“Información de estado” aparece uno de los siguientes
avisos:
• Error en operación del sistema
Error que no permite el normal funcionamiento del
validador en este caso.
Por favor comuníquese con lel centro de soporte del
SUI.
• El archivo contiene errores de validación:
Error del archivo. Corresponde a un tipo de error
identificado por el validador.
• La validación no contiene errores
El archivo no presenta errores y por lo tanto puede
ser comprimido.
Si al validar aparece el mensaje
“El archivo contiene errores de validación”
se da click en contenido de Log, en donde se muestran los
errores cometidos al diligenciar el formato de valores
delimitados por comas (Comma Separated Values – CSV).

64
6. Comprimir Archivo
Para visualizar el Log es necesario hacer click sobre la
opción ver que se encuentra en la parte inicial de la
aplicación validador, al visualizar el Log se obtiene una
pantalla que indica los distintos tipos de Mensajes de
error que se han cometido al diligenciar el formato CSV.
Para corregir los errores identificados es necesario
ajustar el archivo que inicialmente fue validado teniendo
en cuenta los errores que arroja el Log de errores.
El botón <comprimir> de la pantalla inicial no se activa
hasta tanto no se tenga el archivo CSV sin errores,
con el mensaje La validación no contiene errores
Una vez se tengan corregido los errores se activa el botón
<comprimir> permitiendo escoger la carpeta en donde se
desea guardar dicho archivo ya comprimido
Una vez se da click sobre el botón comprimir nos permite
ubicar una carpeta en la cual se quiere guardar dicho archivo
comprimido
Dando clic en el botón guardar, este comprime el archivo,
dejándolo guardado en la carpeta seleccionada, y quedando listo
el archivo con extensión .sui para ingresar al SUI.
Cuando ya ha terminado el proceso aparecerá un mensaje como
el que sale en la siguiente pantalla:

65
¡IMPORTANTE!
• Tenga en cuenta anotar el código de chequeo que presenta el mensaje,
ya que cuando se cargue el archivo a la página del SUI por Internet se
lo pedirá.
• Este código de chequeo esta relacionada con el servicio, el formato,
el periodo de reporte y la última versión del validador, por tanto
verificar que siempre se este trabajando con la última versión del
validador.
• Hasta aquí ha terminado el proceso de validación del archivo y este
queda listo con extensión .sui para ser enviado a traves del módulo
de cargue en la página del SUI.
• Vea mayor detalle del funcionamiento del programa SUI VALIDADOR,
en su respectivo Manual de Funcionamiento.
¡PARA TENER EN CUENTA!
Errores Que Genera El Validador para el cargue del PUC
El validador identifica los siguientes errores:
• "La línea no contiene todos los campos" --- El registro no tiene el
numero de columnas especificado en el archivo de configuración.
• "El campo es obligatorio" --- La columna no tiene ningún valor y se
requiere el registro de un valor.
• "El campo no cumple el formato" --- La columna no cumple con el
formato. Esta validación funciona así:
Para mayor facilidad no olvide copiar el
digito de chequeo señalandolo con el
mause de su equipo de computo,
Una vez señalado haga click con el boton
derecho del mause y seleccione la opcion
copiar, posteriormente en un archivo
oficce copie la clave y guardela por que
mas adelante el sistema sui la solicitara.

66
- Si el campo es tipo fecha se debe seguir el formato especificado en
el archivo de configuración, este formato es por lo general de la
forma dd-mm-yyyy o dd/mm/yyyy
Donde:
dd->dia en números
mm-> mes en números
yyyy-> año en números 4 dígitos
- Si el campo es numérico verifica que sea un número (Por ahora el
sistema solo acepta números de la forma:
(Parte entera).(Parte decimal)
(Sin separador de miles ni exponente y punto como separador de
decimales)
- Si el campo es de tipo lista verifica que el valor de la columna este
dentro de una lista de valores especificada en el archivo de
configuración.
• "El campo no se ajusta a la longitud esperada" --- Verifica que el campo
tenga un numero de caracteres determinado por las regla de validación
de longitud mínima y máxima (Se refiere al número de caracteres no
al valor de la columna).
• "El campo no se ajusta a los rangos" --- Verifica q el valor de la columna
cumpla las especificaciones de rango. Funciona en números y fechas
y se puede especificar rango mínimo, rango máximo o los dos.
• "El campo no cumple la validación o regla de cálculo" --- El valor de
esta columna depende de un cómputo entre otras columnas en la
misma fila y esta condición no se está cumpliendo.
Cuenta Corriente + No Corriente sin ajustes = Total sin ajustes
Cuenta Corriente + No Corriente con ajustes = Total con ajustes
• "La cuenta 831599 debe reportar valor sin ajustes en 0" --- El valor de
las cuentas de ajustes por inflación en las columnas SC, SNC Y ST
deben estar en cero (0).
• "La ecuación de utilidad neta no se cumple --> 4-5-6 diferente de
3230 " --- verifica que el valor de restar las cuentas 4 (Ingresos) - 5
(Gastos) - 6(Costos de ventas y operación) sea igual al valor de la
cuanta 3230 (resultados del ejercicio).

67
• "La ecuación Contable no se cumple" --- verifica que el valor el total
del activo (1) debe ser igual a la sumatoria de los totales del pasivo
(2), más el patrimonio (3).
• "El valor total de la cuenta (X) no concuerda con la suma de sus
hijas" ? Se verifica la correspondencia de cifras de las cuentas "Padre"
comparadas con la sumatoria de las cifras de las cuentas "Hijas".
• "La cuenta 433511 no tiene desagregación en nivel 8" ? este error se
presenta únicamente para el ingresos de la Información de Plan
Contable para empresas de Telecomunicaciones y se genera cuando
no están ingresadas las cuentas de Ingresos por Venta de Servicios
(4335) a nivel 8 o 10.
Y el SUI VALIDADOR que validaciones de Información efectua??
El programa SUI-Validador ejecuta las siguientes validaciones:
• ECUACION CONTABLE: El total del ACTIVO (1) debe ser igual a la
sumatoria de los totales del PASIVO (2), más el PATRIMONIO (3).
• La sumatoria de las cuentas auxiliares, debe ser igual al saldo de la
cuenta de nivel inmediatamente superior.
• COSTO DE VENTAS Y CIERRE: Se verifica que la cuenta 7595
(TRANSFERENCIA MENSUAL DE COSTOS POR CLASE DE
SERVICIO).
• UTILIDAD NETA: Se verifica que el valor de restar las cuentas 4
(INGRESOS) - 5 (GASTOS) - 6(COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN)
sea igual al valor de la cuanta 3230 (RESULTADOS DEL EJERCICIO).
• COSTO DE PRODUCCION: Se verifica que el valor de la cuenta 7
(COSTOS DE PRODUCCIÓN) sea igual a cero (0), ya que viene de
restar la cuenta 75 (SERVICIOS PÚBLICOS) - la cuenta 7595
(TRANSFERENCIA MENSUAL DE COSTOS POR CLASE DE
SERVICIO).

68
PASO 4. Cargar el archivo validado
Una vez seleccionado Plan Contable luego de ingresar al SUI,
seleccionar el servicio de reporte y el topico financiero se despliega la
pantalla:
Descripción Campos
Normatividad:
Resolución SSPD 01421 de 2003: Reporte de Estados financieros de los prestadores de los servicios públicos
domiciliarios de telecomunicaciones para el año 2002.
Resolución SSPD 01422de 2003: Reporte de Estados financieros de los prestadores de los servicios públicos
domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo telecomunicaciones para el año 2002.
Cargar información: Opciones para enviar la información de los estados financieros y de las notas a los
estados financieros. Esta se debe reportar según el anexo de la Circular Conjunta SSPD - CREG 001, Resolución
SSPD 1421 y Resolución SSPD 1422 y deberá enviarse a través de Internet, según el procedimiento que se
describe mas adelante.
Reportes: Opciones para imprimir el resumen de la información y confirmar la información enviada.
Contribución CREG: Se establece el cuadro base para la liquidación de la contribución de la Comisión de
Regulación de Energía y Gas C.R.E.G. para el año de 2003.
Contribución SSPD: Establece el formulario de autoliquidación SSP-09
"liquidación privada".
Plan Contable SSPD: Contiene el Plan de Contabilidad para Entes prestadores de servicios públicos domiciliarios
de Acueducto, Alcantarillado, Aseo, Energía, Gas Combustible y Telecomunicaciones, tiene como finalidad
lograr la uniformidad, centralización y consolidación de la contabilidad de las mismas, así como servir de guía
o de información
Validador SUI: El programa verifica la sintaxis del archivo plano, realiza las validaciones que deben cumplir
cada uno de los registros, lo fragmenta y lo comprime. El objetivo de comprimir el archivo es facilitar y reducir
errores que se presenten en la comunicación durante el envió de información a través de Internet.
Este se debe bajar de la página web www.sui.gov.co, e instalarse en el computador del usuario, para validar el
archivo de csv.

69
Click
Para cargar el archivo es necesario seleccionar la opción de
<CARGUE DE INFO.> aparece la siguiente pantalla:

70
Una vez ingresados los datos que se solicitan se da click en el
botón <Registrar>, aparece la siguiente pantalla y se crea un
número secuencial de envío:
A continuación se da click a <Realizar Nuevo Envío>, donde
aparece un formulario con los datos básicos del registro, para
realizar el cargue de los archivos del Plan Contable:

71
De la lista de valores se escoge el tipo de servicio a reportar y a
continuación se da click a <Relacionar archivo>, para anexar el archivo
que ya ha pasado por el validador de sintaxis y que tiene la extensión .sui.
Los archivos que se relacionen serán sometidos a un proceso de
validación por parte del S.U.I. donde se verificarán los siguientes puntos:
• La existencia de las cuentas en el PUC del S.U.I. hasta los primeros 4
dígitos.
• Correspondencia de cifras de las cuentas "Padre" comparadas con la
sumatoria de las cifras de las cuentas "Hijas".
• Verificación de la ecuación contable ACTIVOS (1)=PASIVOS
(2)+PATRIMONIO (3).
• Una vez se escoge el servicio a reportar y se da clic a <Relacionar
Archivo> se obtiene la pantalla:
En esta pantalla se identifican los datos generales para relacionar los
archivos.
Descripción de Campos:
Estado de la Información: Detalla el estado de la información, identificando si esta se reporta antes de ajustes
o sin ajustes por inflación y si es el caso ambas.
Tipo de documento: Describe el contenido del archivo que va a ingresar. Las opciones que presenta son:
Catalogo de cuentas y Notas al Catalogo de Cuentas.
Tipo de Actividad: Seleccione la actividad para la cual esta ingresando información. Si el catalogo de cuentas
corresponde a la información de más de una actividad seleccione las actividades respectivas.
Tipo de Periodo: Ingrese el periodo de reporte del catalogo de cuentas, si es el caso mensual, trimestral,
semestral o anual.
Año: Registre el año del reporte del catalogo de cuentas.

72
Una vez registrada la información requerida en los campos
anteriores se da click en el botón <CARGAR ARCHIVO>, aparece
la siguiente pantalla.
De click en Examinar para seleccionar el archivo que contiene la
información relacionada en la pantalla anterior, luego oprima el botón
<CARGAR ARCHIVO>. Una vez el archivo este almacenado en el SUI
aparece la opción <Cargar Otro Archivo> o Cerrar.
Hay que tener en cuenta que el nombre no debe contener caracteres
especiales ni "-", y el sistema asume que en el archivo, la primera línea
contiene el nombre de las 8 columnas, el separador es la coma "," y existen
siempre 7 comas por línea.
Una vez este cargado el archivo aparecerá en la siguiente pantalla con
estado "R" recibido

73
PASO 4: Validación de la información cargada - SUI
Una vez este cargado el archivo, este será sometido a las siguientes
validaciones:
1. La existencia de las cuentas en el PUC del S.U.I. hasta los primeros 4
dígitos.
2. Correspondencia de cifras de las cuentas "Padre" comparadas con la
sumatoria de las cifras de las cuentas "Hijas".
3. Verificación de la ecuación contable ACTIVOS (1) = PASIVOS
(2)+PATRIMONIO (3).
A continuación se procede a realizar la
validación, dando click en validar información,
sobre el archivo que aparece en Estado R.
Dar Click
Una vez este validado el archivo y este se encuentre sin errores, este
pasará del estado R (Recibido) al estado A (Aceptado), pero si este presenta
errores de validación aparecerá en estado Z (Rechazado).
Si el archivo queda en estado A, se procede a ver el reporte para
verificar el contenido de la información en el numeral 1.6 de Consulta y
confirmación de información enviada, que es el sitio donde se genera el
certificado o imprimible que va firmado por el Representante Legal,
Contado y Revisor Fiscal para luego ser remitido a la SSPD, como
certificación del Plan Contable. La información es oficial cuando se
encuentra en Estado "I".
Si luego de validar la información este presenta el estado Z, es necesario
abrir Log de <Errores> para identificar el tipo de error que se cometió.

74
El archivo aparece relacionado en la pantalla siguiente en color rojo
y con un nombre específico del SUI.
Explicación de campos:
Tipo de Archivo: Opción que muestra o identificar el tipo de archivo reportado. Las opciones que puede
mostrar son: Catalogo de cuentas y Notas al Catalogo de Cuentas.
Servicio: Identificación del servicio relacionado con el archivo reportado.
Nombre Archivo: Nombre o identificación que denota al archivo luego de pasar por el SUI Validador.
Estado: Como resultado del proceso el archivo puede presentar los siguientes estados:
Recibido(R): Indica que el archivo ha sido recibido, y que listo para validarse.
Rechazado (Z): Indica que el archivo tuvo errores en la validación de base de datos sobre los ítems
validados en el ítem anterior.
Aceptado (A): Este estado indica que el archivo ha pasado la validación de base de datos exitosamente,
y puede proceder a sacar los reportes y certificar la información.
Imprimible (I).
Cargar a BD Temporal: Si UD ya ha enviado sus datos y estos no se encuentran cargados en la base de datos
para validar (estado recibido R), estos pueden ser nuevamente cargados a la base de datos para efectuar la
validación, sin efectuar el envió nuevamente. Ahora, si UD. debe realizar modificaciones sobre el archivo debe
realizar las modificaciones y enviarla nuevamente.
Ver Información a Validar: Una vez la información ha sido cargada en la base de datos para validar ya sea que
uso el proceso de envío de la información o seleccionó la opción anterior que carga la información nuevamente
a la base de datos para validar, UD puede observar los datos que se encuentran para realizar la validación de
base de datos
Validar información: Esta opción permite realizar la validación del archivo que ha sido cargado. Se realizan
las siguientes validaciones: -Validar existencia cuentas del PUC. -Validar sumatorias cuentas padres e hijos. -
Validar Ecuación Contable.
Ver errores: Muestra los errores que tiene el archivo al realizar las validaciones de existencia cuentas del PUC.
- sumatorias cuentas padres e hijos. - Ecuación Contable.
Notas al catalogo: Permite ingresar las Notas a los Estados Financieros.

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