Este documento habla sobre las reuniones de trabajo. Explica que una reunión es la congregación de un grupo de personas con un perfil profesional y objetivos comunes para tomar decisiones, compartir información o recibir formación. También describe los cuatro elementos clave de una reunión efectiva: los asistentes, el tiempo, el tema y la localización. Además, explica las distintas fases que debe tener una reunión -planificación, preparación, realización y seguimiento- para lograr sus objetivos de manera eficaz.

1. TEMA 4:
LAS REUNIONES DE TRABAJO
1- INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO
2- ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES.
CONSIDERACIONES GENERALES
3- LA EFICACIA DE UNA REUNIÓN
5- CARACTERÍSTICAS DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN
6- FASES DE UNA REUNIÓN
7- PAUTAS Y TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN
8- SITUACIONES QUE DIFICULTAN LAS REUNIONES DE TRABAJO

2. ¿QUÉ ES UNA REUNIÓN DE TRABAJO?
1- INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO
ES LA CONGREGACIÓN, EN EL ÁMBITO LABORAL, DE UN GRUPO DE
PERSONAS CON UN PERFIL PROFESIONAL Y UNOS INTERESES
COMUNES
ESTE GRUPO DE PERSONAS SE UNEN PARA:
- TOMAR ALGUNA DECISIÓN
- DAR O RECIBIR INFORMACIÓN SOBRE ALGÚN ASUNTO
- RECIBIR ALGÚN TIPO DE FORMACIÓN LABORAL

3. ¿POR QUÉ SON TAN IMPORTANTES LAS
REUNIONES EN LAS EMPRESAS?
PORQUE FACILITAN:
- LA INTEGRACIÓN DE LAS PERSONAS EN LA EMPRESA Y EN LOS
EQUIPOS DE TRABAJO
- LA SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS TRABAJADORES

4. FACTORES QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN
LAS PERSONAS QUE VAN A ASISTIR
Y EL TIPO DE INTERACCIÓN
INTERPERSONAL ENTRE ELLAS
EL TIEMPO DISPONIBLE PARA
REALIZAR LA REUNIÓN
EL ORGANIZADOR
SU TAREA MÁS IMPORTANTE ES LA DE PROMOVER
LA PARTICIPACIÓN DE LOS ASISTENTES
PARA ELLO DEBE CONOCER:
-CUALES SON LOS INTERESES DE LOS ASISTENTES
-ASEGURAR UNA PARTICIPACIÓN EFECTIVA
- HACER QUE SE SIENTAN PARTE IMPORTANTE DEL EQUIPO Y NECESARIOS PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LA REUNIÓN

5. ¿POR QUÉ MOTIVOS SE SUELEN CELEBRAR LAS
REUNIONES?
LOS MOTIVOS PUEDEN SER MUY DIVERSOS. LOS MÁS COMUNES
SON LOS SIGUIENTES
TRATAR DE INCREMENTAR LA INTERACCIÓN Y LA CONFIANZA ENTRE LOS
MIEMBROS DE UN MISMO EQUIPO DE TRABAJO
TOMAR DECISIONES SOBRE ALGÚN ASUNTO RELEVANTE PARA EL RITMO DE
TRABAJO
NEUTRALIZAR POSIBLES PROBLEMAS O ENFRENTAMIENTOS ENTRE
PERSONAS
COMUNICAR INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL DESARROLLO DEL
TRABAJO DIARIO
CONSEGUIR ALGÚN OBJETIVO CONCRETO

6. CARACTERÍSTICAS PROPIAS DE LAS REUNIONES
REQUIEREN LA PARTICIPACIÓN DE AL MENOS DOS PERSONAS
COMPRENDEN UN PROCEDIMIENTO O UNA SECUENCIA DE ACCIONES:
PLANIFICACIÓN, PREPARACIÓN, MOTIVACIÓN DE LOS PARTICIPANTES,
SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS, …
TIENEN LUGAR EN UN TIEMPO Y LUGAR DETERMINADOS PARA LOS
ASISTENTES
LOS PARTICIPANTES COMPRARTEN UN TEMA COMÚN SOBRE EL QUE VAN A
DIALOGAR, TOMAR DECISIONES, RECIBIR INFORMACIÓN, ETC.

7. 2- ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES.
CONSIDERACIONES GENERALES
LOS 4 ELEMENTOS MÁS IMPORTANTES DE UNA REUNIÓN SON LOS
SIGUIENTES:
LOS ASISTENTES
EL TIEMPO
EL TEMA Y LA FINALIDAD DE LA REUNIÓN
EL LUGAR EN EL QUE SE CELEBRA LA REUNIÓN

8. A) LOS ASISTENTES A LA REUNIÓN
HAY QUE DISTINGUIR ENTRE
LA PERSONA QUE LA CONVOCA
LOS CONVOCADOS O ASISTENTES
DEL NÚMERO DE PERSONAS
ASISTENTES A LA REUNIÓN
DE LAS CARACTERÍSTICAS
DEL EQUIPO QUE SE REÚNE
¿DE QUÉ FACTORES DEPENDE
QUE LOS ASISTENTES
PARTICIPEN MÁS O MENOS?

9. DEL NÚMERO DE PERSONAS ASISTENTES A LA REUNIÓN
- DE 5 A 10: ES LO IDEAL
- MENOS DE 5: TAMBIÉN ESTÁ BIEN, PERO SE NOTAN EN MAYOR MEDIDA
LAS INFLUENCIAS PERSONALES
- MÁS DE 10: SE CONSIDERAN DEMASIADOS ASISTENTES, Y ESTO
DIFICULTARÁ LA TOMA DE DECISIONES Y ALCANZAR ACUERDOS
DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL EQUIPO QUE SE REÚNE
- DEL GRADO DE IMPLICACIÓN
- DEL NIVEL DE MADUREZ
- DE LA COHESIÓN GRUPAL
- DE LA FORMA EN LA QUE SE HAYA FORMADO EL GRUPO

10. B) EL TIEMPO
HAY QUE DISTINGUIR ENTRE
EL MOMENTO PARA EL QUE SE CONVOCA
LA REUNIÓN (DÍA Y HORA)
EL TIEMPO QUE DURARÁ
SI LA REUNIÓN ES
EXCESIVAMENTE LARGA
PUEDE RESULTAR PESADA PARA LOS
PARTICIPANTES, LO CUAL INCIDE EN SU
PARTICIPACIÓN E INTERÉS HACIA LOS
OBJETIVOS DE LA MISMA
RELACIÓN IMPORTANTE
TIEMPO
NÚMERO DE ASISTENTES OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN

11. ES PRÁCTICAMENTE IMPOSIBLE ACERTAR AL 100% CUÁL VA A SER LA
DURACIÓN DE UNA REUNIÓN, YA QUE EN ESTAS SE PRODUCEN
INTERACCIONES
ENTRE LOS PARTICIPANTES
A MAYOR NÚMERO DE PARTICIPANTES,
MAYOR NÚMERO DE POSIBLES INTERACCIONES
MAYOR SERÁ LA DURACIÓN DE LA REUNIÓN
Y MÁS COSTARÁ TOMAR DECISIONES
IMPORTANTE!!!
QUE EL MODERADOR CONTROLE
LA PARTICIPACIÓN DE LOS
MIEMBROS Y RECONDUZCA A
LOS PARTICIPANTES HACIA EL
TEMA DE LA REUNIÓN

12. ¿CUÁL ES EL MEJOR MOMENTO DEL DÍA PARA HACER UNA REUNIÓN?
EN EL MOMENTO DE LA JORNADA QUE MENOS
PERTURBE EL RITMO DE TRABAJO DE LAS
PERSONAS CONVOCADAS

13. RELACIÓN ENTRE LA DURACIÓN DE LA REUNIÓN Y
EL RENDIMIENTO DE LOS ASISTENTES
TIEMPO ATENCIÓN CANSANCIO
PARA EVITAR EL
PROBLEMA DEL
CANSANCIO EN
LAS REUNIONES
LARGAS, SE
PUEDE HACER LA
REUNIÓN EN
VARIAS
SESIONES

14. C) EL TEMA Y LA FINALIDAD DE LA REUNIÓN
TEMA
ES EL ASUNTO CONCRETO SOBRE EL QUE SE VA A HABLAR
SUELE APARECER SUBDIVIDIDO EN VARIOS PUNTOS EN EL
“ORDEN DEL DÍA”
FINALIDAD
HACE REFERENCIA A LOS OBJETIVOS QUE SE QUIEREN
ALCANZAR EN LA REUNIÓN
LA PERSONA QUE ORGANIZA LA REUNIÓN DEBE TENER LOS
OBJETIVOS MUY CLAROS PARA PODER ESTRUCTURAR Y
TRANSMITIR A LOS PARTICIPANTES LAS IDEAS
FUNDAMENTALES

15. D) EL LUGAR
GENERALMENTE, LAS REUNIONES SUELEN CELEBRARSE EN UN LUGAR
FÍSICO, AUNQUE HOY EN DÍA, GRACIAS A LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS, Y
SOBRETODO A LAS VIDEOCONFERENCIAS, ESTA LIMITACIÓN SE PUEDE
ELIMINAR
SI SE REALIZA EN UN LUGAR FÍSICO, HAY QUE TENER EN CUENTA:
- LA AMPLITUD DE LA SALA Y SU DISTRIBUCIÓN
- LA DISTANCIA ENTRE LOS PARTICIPANTES, QUE NO DEBE SER MUY GRANDE
- LA LUZ
- LA TEMPERATURA

16. REUNIONES EFICACES:
www.youtube.com/watch?v=63B6h7S1Pzg
3- LA EFICACIA DE UNA REUNIÓN
¿CÓMO SE MIDE LA EFICACIA DE UNA REUNIÓN?
EN FUNCIÓN DEL CONSENSO LOGRADO EN LA TOMA DE DECISIONES
PARA QUE UNA
REUNIÓN SEA
EFICAZ, ESTA
DEBE
SER NECESARIA
ESTAR BIEN PREPARADA
CONTENER UN PLAN
DE ACTUACIÓN
POR EL QUE LA CONVOCA
POR LOS ASISTENTES
YA QUE ROMPE EL RITMO DE TRABAJO
DIFICULTAD DE REUNIR A TODOS
RECOGE LAS MEDIDAS Y
ACUERDOS ADOPTADOS POR
CONSENSO

17. ¿EN QUÉ CASOS UNA REUNIÓN YA REALIZADA
ES INEFICAZ?
SI NO HAN QUEDADO RECOGIDAS ADECUADAMENTE LAS CONCLUSIONES Y
LAS MEDIDAS ADOPTADAS:
- LAS TAREAS O ACCIONES PENDIENTES DE REALIZACIÓN
- LAS PERSONAS RESPONSABLES DE LLEVARLAS A CABO
- EL TIEMPO PARA LLEVAR A CABO LAS TAREAS O ACCIONES A REALIZAR
SI NO SE EJECUTAN LAS DECISIONES O LOS ACUERDOS ALCANZADOS
DURANTE LA REUNIÓN

18. 5- CARACTERÍSTICAS DE LOS PARTICIPANTES EN UNA
REUNIÓN
QUITAR LAS PREGUNTAS:
- 15
- 17
- 20

19. 5.1- LOS ASISTENTES
¿QUÉ TIPO DE ACTITUD PUEDEN ADOPTAR LOS
ASISTENTES A UNA REUNIÓN?
3 TIPOS DE
ACTITUD
PARTICIPATIVA
PASIVA
NEGATIVA
ACTITUD POSITIVA Y EMPATÍA
APORTANDO CONOCIMIENTOS Y/O OPINIONES
NO PARTICIPAN
NO LES INTERESA
POR TIMIDEZ O INSEGURIDAD
MUESTRAN APATÍA
INTERRUMPEN CONSTANTEMENTE

20. 5.2- EL MODERADOR
¿QUÉ DEBE
HACER EL
MODERADOR
DURANTE LA
REUNIÓN?
MANTENER EL ORDEN Y EL RESPETO
CUMPLIR CON LO SEÑALADO EN EL ORDEN DEL DÍA
¿CÓMO DEBE TRATAR DE MANEJAR A LA GENTE?
MOTIVAR LA PARTICIPACIÓN DE TODOS LOS ASISTENTES
APOYAR A LOS PARTICIPANTES TÍMIDOS Y MODERAR A LOS MÁS HABLADORES
CORTAR POSIBLES SITUACIONES DE TENSIÓN Y CONFLICTO
MOSTRAR UNA ACTITUD IMPARCIAL Y NEUTRA

21. ¿QUÉ ASPECTOS ORGANIZATIVOS DEBE SUPERVISAR EL
ORGANIZADOR?
PREPARAR EL LUGAR DE LA REUNIÓN: SILLAS, MATERIALES DE TRABAJO,
SONIDO, ETC
CONTROLAR QUE SE CUMPLA CON EL HORARIO
DETERMINAR QUIÉN TOMA ACTA DE LA REUNIÓN
ESTABLECER LAS REGLAS DE COMUNICACIÓN Y ASEGURARSE DE SU
APLICACIÓN

22. 6- FASES DE UNA REUNIÓN
ALGUNAS
PERSONAS
VEN LAS
REUNIONES…
COMO UNA PÉRDIDA DE TIEMPO
ALGO A LO QUE TIENEN QUE IR POR OBLIGACIÓN, Y
DE LA QUE NO SE VA A SACAR NADA EN CLARO
ALGO QUE ENTORPECE SU RITMO DE TRABAJO
EN DEFINITIVA….ALGO POCO ÚTIL
¿POR QUÉ?
POR LA MALA ORGANIZACIÓN DE LAS
MISMAS
POR LA FALTA DE PREPARACIÓN POR
PARTE DEL ORGANIZADOR

23. ¿CUÁNTAS FASES DEBERÍA TENER TODA REUNIÓN PARA
SER EFECTIVA?
FASE DE PLANIFICACIÓN
FASE DE PREPARACIÓN
REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN
FASE DE SEGUIMIENTO

24. 6.1- FASE DE PLANIFICACIÓN
SE PLANIFICA LA REUNIÓN ANTES DE CONVOCARLA
EL ORGANIZADOR DEBE PLANTEARSE SI REALMENTE ES NECESARIO
HACER LA REUNIÓN O NO
SE DEBE PLANTEAR LOS OBJETIVOS A ALCANZAR
LOS OBJETIVOS
DEBEN
CLASIFICARSE EN:
OBJETIVOS MÍNIMOS
OBJETIVOS “DESEADOS”
OBJETIVOS ACEPTABLES
¿A QUÉ PERSONAS SE VA A CONVOCAR?
¿DÓNDE Y CUANDO SE VA A REALIZAR?
¿CUÁNTO VA A DURAR?

25. 6.2- FASE DE PREPARACIÓN
ELABORAR LA CONVOCATORIA CON EL ORDEN DEL DÍA (PUNTOS A TRATAR,
FECHA, HORA Y LUGAR)
EN EL CASO QUE SEA NECESARIO, ADJUNTAR A LA CONVOCATORIA
DOCUMENTACIÓN PARA QUE LOS ASISTENTES VAYAN PREPARADOS

26. 6.3- LA REUNIÓN
LA REUNIÓN DEBE COMENZAR CON LA LECTURA DEL ORDEN DEL DÍA
SI ES NECESARIO, SE PRESENTARÁ A LOS PARTICIPANTES Y SE
JUSTIFICARÁ SU ASISTENCIA A LA REUNIÓN
EL MODERADOR IRÁ DANDO EL TURNO DE PALABRA
EL SECRETARIO/A IRÁ TOMANDO NOTA DE LOS TEMAS TRATADOS PARA QUE
QUEDE CONSTANCIA ESCRITA Y LUEGO NO SE OLVIDE
HAY QUE EVITAR QUE SE HABLE SOBRE TEMAS QUE NO ESTÁN EN EL
ORDEN DEL DÍA
SI COMO CONSECUENCIA DE LO DEBATIDO EN LA REUNIÓN SURGEN TEMAS
NUEVOS, SE TOMARÁ NOTA PARA TRATARLOS EN REUNIONES
POSTERIORES

27. LA REUNIÓN DEBE ACABAR A LA HORA PREVISTA, Y SI ES POSIBLE ANTES.
HAY QUE EVITAR QUE SE ALARGUE MÁS DE LO PREVISTO
ANTES DE ACABAR LA REUNIÓN, EL MODERADOR DEBERÁ HACER UN
RESUMEN DE LAS CONCLUSIONES ALCANZADAS
ES PREFERIBLE CONVOCAR UNA NUEVA REUNIÓN A ALARGARLA MUCHO
MÁS DE LA CUENTA
AL ACABAR LA REUNIÓN, LOS ORGANIZADORES DE LA REUNIÓN DEBERÁN
- REVISAR LOS RESULTADOS
- VALORAR COMO HA IDO
- ANALIZAR LOS ERRORES COMETIDOS

28. 6.4- FASE DE SEGUIMIENTO
UNA VEZ FINALIZADA LA REUNIÓN, HAY QUE DEDICAR TIEMPO A:
- ORGANIZAR LAS IDEAS
- TENER CLAROS LOS COMPROMISOS A LOS QUE SE HA LLEGADO
- PENSAR CÓMO SE VAN A DESARROLLAR LOS ACUERDOS
POSTERIORMENTE, HAY QUE HACER UN SEGUIMIENTO DE LA PUESTA EN
PRÁCTICA DE LAS IDEAS Y LOS COMPROMISOS ACORDADOS EN LA
REUNIÓN, PARA VER LOS EFECTOS DE SU APLICACIÓN Y CORREGIR LAS
POSIBLES DESVIACIONES
CON ESTO EVITAREMOS UNO DE LOS PROBLEMAS MÁS FRECUENTES DE
LAS REUNIONES: QUE NO SE LLEVAN A LA PRÁCTICA LOS ACUERDOS
ESTABLECIDOS EN ELLAS
ES RECOMENDABLE COMUNICAR A LOS ASISTENTES A LA REUNIÓN,
MEDIANTE UN INFORME, LOS RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LO
DECIDIDO EN ELLA

29. 7- PAUTAS Y TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN
RESUMIENDO…
A LA HORA DE PREPARAR UNA REUNIÓN HAY QUE
TENER EN CUENTA:
DEFINIR EL OBJETIVO: ¿PARA QUÉ ES Y QUÉ SE ESPERA DE LA REUNIÓN?
SELECCIONAR BIEN LOS PARTICIPANTES
ELEGIR LA MEJOR FECHA PARA TODOS, CON EL TIEMPO SUFICIENTE PARA
PREPARARLA BIEN
BUSCAR EL LUGAR ADECUADO PARA REALIZARLA
DETERMINAR LOS CONTENIDOS Y LA PERSONA QUE LOS DESARROLLARÁ
DEFINIR LOS MÉTODOS Y LAS TÉCNICAS QUE SE VAN A UTILIZAR DURANTE
LA REUNIÓN
PREPARAR LA LOGÍSTICA

30. MANEJO DE SITUACIONES CONFLICTIVAS
ESTE TIPO DE SITUACIONES SE PUEDEN DAR EN CUALQUIER MOMENTO DE
LA REUNIÓN
LOS MOTIVOS PRINCIPALES POR LOS QUE SE DAN SON LOS SIGUIENTES:
MALENTENDIDOS
DISTINTAS EXPECTATIVAS DE LOS PARTICIPANTES
FRUSTRACIONES PERSONALES
UNA COMUNICACIÓN INADECUADA

31. TÉCNICAS PARA RESOLVER LAS SITUACIONES
CONFLICTIVAS
HACER PREGUNTAS OPORTUNAS PARA SOLUCIONAR MALENTENDIDOS
HABLAR APARTE CON LA PERSONA QUE PRESENTA UNA ACTITUD NEGATIVA
IGNORAR UN COMPORTAMIENTO INAPROPIADO CUANDO APARECE POR
PRIMERA VEZ
REFERIRSE SIEMPRE A COMPORTAMIENTOS CONCRETOS Y NO
DESCALIFICAR A LAS PERSONAS
PLANTEAR EL CONFLICTO AL GRUPO PARA QUE “ÉSTE” PROPONGA UNA
SOLUCIÓN

32. LAS TÉCNICAS DE VISUALIZACIÓN
APOYAR LAS EXPLICACIONES VERBALES CON TÉCNICAS DE VISUALIZACIÓN
ES FUNDAMENTAL, YA QUE:
FACILITAN LA ATENCIÓN
RESALTAN LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES,
Y PERMITEN QUE SEAN RETENIDOS VISUALMENTE
PUEDEN PONERSE A DISPOSICIÓN DE LOS
ASISTENTES A LA REUNIÓN PARA QUE
LOS VISUALICEN EN CUALQUIER OTRO MOMENTO
PALABRAS CLAVE
SÍMBOLOS
FLECHAS
COLORES
FOTOS
OBJETOS
VÍDEOS
DIBUJOS
PROYECTOR
DIAPOSITIVAS
TV
MÓVILES
TABLETS

33. 8- SITUACIONES QUE DIFICULTAN LAS REUNIONES DE
TRABAJO
RESUMIENDO…
LAS SITUACIONES QUE PUEDEN LLEVAR AL FRACASO
DE UNA REUNIÓN SUELEN SER:
LA FALTA DE COMPROMISO DE LOS ASISTENTES
LA ACTITUD POCO COLABORADORA DE LOS PARTICIPANTES
LA LARGA DURACIÓN DE LA REUNIÓN
LA FALTA DE SEGUIMIENTO DEL ORDEN DEL DÍA
LA FALTA DE IMPLANTACIÓN DE LOS ASPECTOS ACORDADOS EN LA
REUNIÓN