Profesionalización de la reunion

Presentación elaborada a partir de la siguiente fuente:
Dr. Jorge E Pérez Narbona “Habilidades Organizacionales”

PROFESIONALIZACIÓN DE LA REUNIÓN
Las juntas resultan de gran importancia en el trabajo
grupal, pues la interacción es la única manera efectiva de
emprender y cumplir muchas tareas, como:
 Identificar problemas.
 Analizarlos, jerarquizarlos / establecer prioridades.
 Generar la visión de futuro de la organización
 Trazar estrategias para alcanzar la visión teniendo en
cuenta la situación de partida / diagnóstico.
 Generar soluciones potenciales.

 Tomar decisiones.
 Elaborar planes de acción.
 Implementarlos.
 Retroalimentarse / evaluar y cursar acciones que
rectifiquen posibles desviaciones.
 Explorar el surgimiento de nuevos problemas
generados por las soluciones de los anteriores.
PROFESIONALIZACIÓN DE LA REUNIÓN

RAZONES PSICOLÓGICAS PARA QUE
ESTAS INTERACCIONES RESULTEN
EFECTIVAS:
 La satisfacción que proporciona el ser seleccionado para
trabajar en aras de lograr la implementación de proyectos de
la organización.
 El sentirse parte de un grupo o miembro de un equipo al
que se ha asignado una misión importante.
 La influencia recíproca que ejercen unos sobre otros tanto
en intercambio de conocimientos como en
comportamiento.
 Se adquiere un sentido de pertenencia y compromiso /
responsabilidad sobre las acciones grupales.
 Se alivia la soledad

Si la comunidad logra elevar
la calidad de sus juntas,
estará mejorando:
 EL TRABAJO EN EQUIPO
 LAS COMUNICACIONES
 LA MORAL, e incluso,
 LA PRODUCTIVIDAD
Del grupo emerge la
dinámica creativa (nuevas
alternativas y
soluciones), lo que hace
que se convierta en más
de la suma de sus
componentes porque
puede desarrollar en
colectivo soluciones que
no se les ocurrirían a sus
miembros
individualmente.

Los resultados más importantes que proporciona el
método de interacción, si se aplica adecuadamente
(tecnología y voluntad), son:
 Fomentar la participación del grupo.
 Generar soluciones más creativas.
 Lograr consenso.
 Establecer y delimitar adecuadamente las
responsabilidades.
 Que la junta comience y termine en el plazo convenido.

 Mantener el intercambio dentro del camino correcto.
 Crear una atmósfera positiva.
 Aprender técnicas adecuadas para resolver problemas.
 Manejo adecuado de los casos de personas que
hablan mucho o critican demasiado.
 Estar en guardia contra las manipulaciones, y ser todos
más efectivos.

¡ A T E N C I Ó N !
 Las cosas no van a modificarse de un golpe.
 Existe gran diferencia entre comprender cómo deben ser las
reuniones y lograr que sean efectivas.
 Nosotros también debemos cambiar.
 Se requiere de tiempo, paciencia y voluntad.
 Los conceptos y técnicas deben adaptarse a nuestra propia
personalidad y a las características y necesidades del grupo.
 El método es flexible y pragmático.
 Se puede hacer uso de todo el sistema o ponerlo en práctica
por partes.

INGREDIENTES DE UNA REUNIÓN
EFECTIVA:
 Debe existir un foco o concentración común sobre el
contenido y en el proceso.
 Alguien debe ser el responsable de mantener un flujo
de intercambios abiertos y balanceados, y proteger a
cualquier individuo y sus ideas de ataques personales.
 Durante el tiempo que dure la reunión debe definirse
bien el papel que desempeña cada cual y que todos
estén de acuerdo.

TIPOS DE REUNIONES
 Reuniones de información y presentación de
información.
 Reuniones de retroalimentación.
 Reuniones de solución de problemas.
 Reuniones de toma de decisión.
 Combinadas.
 Reuniones informales.

¿CUÁNDO CELEBRAR UNA REUNIÓN?
 Cuando se desea información o asesoramiento de
grupo.
 Se quiere involucrar al grupo en la solución de un
problema.
 El j/g tiene inquietudes que desea compartir con el
grupo.
 El propio grupo desea reunirse.
 Cuando hay un problema que comprometa a personas
de grupos diferentes.

¿CUÁNDO NO CELEBRAR UNA REUNIÓN?
 Cuando no existan datos o haya una mala preparación.
 El contenido pudiera ser comunicado mejor por teléfono,
memo o telegrama.
 El asunto central es tan confidencial o secreto que no puede
ser compartido con todo el grupo.
 El j/g está convencido de la decisión que tomará.
 El asunto es muy trivial.
 Hay demasiado disgusto y hostilidad en el grupo y la gente
necesita tiempo para calmarse antes de comenzar un trabajo
en colaboración.
 No se logra reunir a los verdaderos implicados.

PROBLEMAS BÁSICOS EN LAS
REUNIONES

SÍNDROME DEL ANIMAL DE MÚLTIPLES
CABEZAS
 En la tendencia de los grupos a dispararse al mismo
tiempo en varias direcciones.
 Unos de los rasgos de la mente humana es que sólo
puede concentrar la atención en un asunto a cada
instante.
 Si cada miembro de grupo esta concentrado en un
problema distinto en un momento dado y todos se
ponen a correr en diferentes direcciones, el resultado
puede ser el caos, la tensión y la falta de productividad.

SÍNDROME DEL GRUPO VIOLADOR
Es cuando una persona o grupo de personas se
adueñan de la reunión provocando que otros
miembros del grupo o el resto del grupo se sienta
inhibido y quizás empleen toda su energía para
protegerse de posibles ataques; o bien, que
teniendo puntos de vista interesantes no se
atrevan a expresarse.

PERSONAJES CLAVES DE LA
PROFESIONALIZACIÓN DE INTERACCIÓN
 EL FACILITADOR (F)
 EL REGISTRADOR (R)
 LOS MIEMBROS DEL GRUPO (M/G)
 EL JEFE DEL GRUPO (J/G)

CARACTERÍSTICAS DEL FACILITADOR
 Está neutralmente al servicio del grupo.
 No evalúa ni contribuye con sus ideas.
 Concentra la energía del grupo en una tarea común.
 Sugiere métodos y procedimientos alternativos.
 Protege a cada individuo y a sus ideas de los ataques.
 Estimula la participación.
 Ayuda a que el grupo encuentre soluciones de ganar /
ganar.
 Coordina la logística para antes y después de la
reunión.

TÉCNICAS PARA FACILITAR
 Defina claramente su papel.
 Logre acuerdo sobre un problema y un proceso común
antes de comenzar.
 Devuelva las preguntas como boomerang a los
miembros del grupo.
 Sea positivo / halague al grupo.

TÉCNICAS PARA FACILITAR
 No hable demasiado.
 Apoye al registrador.
 No tema cometer errores.
 Ayude a educar al grupo.
 Cuando sienta que las cosas no marchen bien,
compártalo con el grupo de forma que estimule a
reconocer que la situación puede cambiar
favorablemente.

VENTAJAS DE LA MEMORIA DEL GRUPO.
 Asegura que cada idea ha sido “escuchada”.
 Permite comprobar que las ideas están siendo
registradas con exactitud.
 Ayuda a evitar repetición.
 Registra las ideas sin el nombre del que las expresó y
las transfiere a propiedad del grupo.
 Facilita la actualización de los que llegan tarde.

 Ayuda a un grupo a enfocar sus energías sobre una
tarea.
 Es un registro instantáneo del contenido y proceso de
una junta.
 Se mantiene atenta contra la sobrecarga de datos.
 Recuerda las ideas de todos los miembros del grupo
sin que tengan que mantenerlas mentalmente todo el
tiempo.
 No hay que tomar notas.
VENTAJAS DE LA MEMORIA DEL GRUPO.

CARACTERÍSTICAS DEL REGISTRADOR
 Tener letra clara
 Conocer el vocabulario del tema y del grupo
 No editar ni parafrasear de acuerdo a criterios
personales
 Servidor neutral del grupo
 No evalúa las ideas

TÉCNICAS PARA REGISTRAR
 Esté atento sólo a las palabras claves
 Trate de capturar las ideas básicas
 No anote todas las palabras
 Escriba con claridad
 No tenga temor a las faltas de ortografía
 Ponga las palabras en abreviatura

TÉCNICAS PARA REGISTRAR
 Encierre en un círculo las ideas, declaraciones o
decisiones claves.
 Utilice colores variados para poner de relieve y dividir
las ideas.
 Subraye lo que sea necesario.
 Utilice estrellas, flechas, números, etc.
 Enumere todas las hojas y póngale la fecha cuando
sea conveniente.
 Recuerde que los colores no se utilizan
indiscriminadamente.

CARACTERÍSTICAS DEL MIEMBRO DE
GRUPO ( M / G )
 Mantiene al facilitador y registrador en sus papeles neutrales.
 Participante activo.
 Sugiere procedimientos y actúa en el contenido.
 Determina el curso de la reunión.
 Ayuda a implementar la agenda.
 Centra sus energías en la tarea.
 Participa en la toma de decisiones.
 Es un buen oyente.
 No establece conversaciones aisladas.

MIEMBRO DE GRUPO ( M / G )
 No evalúa una idea mientras no sea desarrollada por
completo.
 Dice primero lo que más le gusta de una idea antes de
expresar inquietudes.
 No asume una actitud defensiva si su idea es criticada.
 Se mantiene abierto a la crítica.
 Una vez que su idea es registrada ya es pertenencia del
grupo.

CARACTERÍSTICAS JEFE DE GRUPO
 Mantiene sus poderes y responsabilidades.
 Toma en caso necesario la decisión final.
 Establece la agenda.
 Defiende en el grupo sus puntos de vista.
 Puede retomar el control de la reunión si ésta no le
satisface.
 Representa al grupo en reuniones con otros grupos.
 Oficializa y actúa sobre decisiones alcanzadas por
consenso.

REGLAS DE CONDUCTA
DEL JEFE DE GRUPO (J/G) EN LA REUNIÓN.
 No trate de manejar desde el asiento trasero.
 No presione a la gente con su poder.
 Dé oportunidades al facilitador para desarrollarse a su
manera.
 No trate de hacer ver que el facilitador está equivocado.
 Trate de hablar menos y escuchar más.
 Coadyuve a la responsabilidad individual de cada
miembro.
 Cerciórese de que cada tema de acción sea expuesto y
registrado con claridad.

PARTICIPANTES EN LA REUNIÓN
4 GRUPOS DE IMPLICADOS
1. Los que tienen que tomar la decisión final.
2. Los que serán afectados por las decisiones.
3. Aquellos que poseen habilidad y experiencia relevante
en los asuntos a tratar.
4. Los que pueden frenar o acelerar las decisiones de
acuerdo con la posición que ocupan.

IMPORTANCIA DE LOS 4 GRUPOS
Si en la junta no están representados estos 4 grupos
de personas puede manifestarse el síndrome del
pensamiento de grupo. Se presenta,
fundamentalmente, cuando todos los que
participan piensan de igual manera y si bien la
decisión se alcanza con rapidez esta choca con
gran resistencia en el proceso de implementación.

PARA LLEVAR A CABO LA REUNIÓN,
EL JEFE DEBERÁ:
1. Averiguar
¿Qué desea llevar a cabo?
¿Para qué está convocando una
reunión?
 Listar problemas.
 Tomar decisiones.
 Compartir o brindar
información.
 Oír presentaciones, o
 Sencillamente hacer críticas.
2. Preparar agenda con el
facilitador
Decidir:
 Quiénes deben participar.
 Cómo distribuir roles.
 Cuándo y dónde celebrar
la reunión.
 Qué cantidad de
participación desea del
personal.

LENGUAJE CORPORAL
√ Ciertas personas pueden siempre sentarse juntas o se
aíslan dejando por el medio asientos vacíos, creando
una situación de nosotros / ellos.
√ Se puede sugerir que para la próxima reunión se
sienten más mezclados.
√ Cuando una persona comienza a correr su silla para
atrás se ubica en posición de observador y no de
participante.

LENGUAJE CORPORAL
 Cuando alguien se retira de la reunión es aconsejable
también retirar su silla.
 Un estado de ánimo y una predisposición mental y
corporal especial, conducen a la creatividad.
 Esto se logra cuando cada participante se encuentra en
un estado de concentración relajada.
 La silla vacía significa más que un asiento vacante, un
salidero de energía, un hueco dentro de la reunión por
donde puede drenar toda energía.

¿PODREMOS HACERLO?
 Aprovechar al máximo nuestras acciones y
actividades
 Organizar nuestro tiempo
 Ser eficientes y efectivos
 Equipo ordenado y generoso
Con todo esto … Amigos,
Generaremos el bien común…

Profesionalización de la reunion

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