Este documento describe las habilidades de comunicación necesarias para dirigir reuniones exitosas. Explica que una reunión efectiva requiere buena coordinación, comunicación entre los participantes, consideración de los roles de cada asistente y del ambiente. También detalla las diferentes etapas de una reunión, desde la preparación hasta el seguimiento, y los tipos de participantes para lograr el éxito.

1. COMUNICACIÓN Dirección de Reuniones Clase de Habilidades Empresariales (Fuente: K.Kanzúa-Ucentral.cl/Ctinoco-USS.cl)

2. INTRODUCCIÓN Dirección y participación en reuniones El arte de entrevistar Hablar en público La asertividad La negociación El Liderazgo La motivación de los colaboradores La gestión de proyectos HABILIDADES EMPRESARIALES La Gestión El proceso de toma de decisiones Creatividad Introducción al cambio en las organizaciones Herramientas de Comunicación Interpersonal La toma de decisión

3. OBJETIVOS Descubrir la importancia de preparar adecuadamente las reuniones en la organización. Tomar conciencia de la necesidad de utilizar la reunión en su justa medida dentro de la empresa. Conocer las técnicas, usos y recursos par lograr reuniones eficientes y participativas en todos los ámbitos de la organización

4. INTRODUCCIÓN Estudiaremos la capacidad de organizar y coordinar reuniones de éxito, como una de las habilidades directivas estratégicas. Dicha habilidad esta muy relacionada con otras como: Liderazgo, trabajo en equipo , entre otras, Una reunión es una actividad que se realiza por un grupo reducido de personas. El propósito es tomar decisiones , debatir problemas, informar, elaborar planes de trabajo. LA REUNIÓN SUPONE LA CONCRECIÓN PRÁCTICA DEL TRABAJO EN EQUIPO LA REUNIÓN SUPONE LA CONCRECIÓN PRÁCTICA DEL TRABAJO EN EQUIPO

5. ASPECTOS QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN La Coordinación La Comunicación durante las reuniones Los Asistentes El Ambiente

6. LA COORDINACIÓN EL COORDINADOR ES EL QUE: CONDUCE, CLARIFICA, MOTIVA, Y DINAMIZA LA REUNIÓN CUALIDADES Y ACCIONES A POTENCIAR DEFECTOS Y ACCIONES A EVITAR Coordinar o dirigir la reunión Falta de adaptación y afinidad con los miembros del grupo Adaptarse al grupo Deseo de demostrar superioridad Escuchar a los demás Intento de imponer sus ideas Demostrar que domina la situación (seguridad) Impedir que los participantes se expresen

7. ASPECTOS QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN La Coordinación La Comunicación durante las reuniones Los asistentes El ambiente

8. LA COMUNICACIÓN PARA OBTENER UN RESULTADO EXITOSO, ES IMPRESCINDIBLE QUE EXISTA UNA COMUNICACIÓN FLUIDA ENTRE LOS PARTICIPANTES SE FAVORECE SE DIFICULTA Si existe relación afectiva o afinidad Si se produce escucha activa: Mostrando interés, contacto visual, tomando notas, usando tono y volumen de voz adecuado Indicando incentivos verbales Utilizando frases resúmenes Si oímos solo lo que nos interesa Si tenemos prejuicios Si no entendemos Si interrumpimos Si actuamos como expertos

9. ASPECTOS QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN La Coordinación La Comunicación durante las reuniones Los asistentes El ambiente

10. LOS ASISTENTES Cada asistente cumple un rol, debido a su personalidad Debemos ser hábiles y apoyarnos en aquellos que nos facilitarán la labor (líder, experto) Debemos evitar entrar en el juego con aquellos desfavorables (critico, el pesimista)

11. ASPECTOS QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN La Coordinación La Comunicación durante las reuniones Los asistentes El ambiente

12. EL AMBIENTE Relaciones: Lo mas importante para un coordinador de reunión es crear y mantener un buen clima, mediante la potenciación de las relaciones entre los participantes Entorno físico: No olvidar que si estamos a gusto, tendremos más ganas de trabajar Duración: El tiempo justo

13. Reuniones Informativas Reuniones consultivas Reuniones formativas Reuniones decisorias TIPOS DE REUNIONES

14. PREPARACIÓN FASES DE UNA REUNIÓN PRESENTACIÓN DESARROLLO TÉRMINO SEGUIMIENTO

15. Planteamiento de objetivos Elección de los participantes Planificación Convocatoria Preparación de la documentación PREPARACIÓN

16. PREPARACIÓN FASES DE UNA REUNIÓN PRESENTACIÓN DESARROLLO TÉRMINO SEGUIMIENTO

17. Los participantes Los temas Método de trabajo Presentación problema Lluvia de ideas Selección solución PRESENTACIÓN

18. PREPARACIÓN FASES DE UNA REUNIÓN PRESENTACIÓN DESARROLLO TÉRMINO SEGUIMIENTO

19. Dirigir la reunión Dinamizar la reunión Aclarar las dudas Sintetizar las ideas Es importante contar con un secretario: Tomar nota Registrar los acuerdos y desacuerdos Hacer resumen verbal Redactar el acta DESARROLLO

20. PREPARACIÓN FASES DE UNA REUNIÓN PRESENTACIÓN DESARROLLO TÉRMINO SEGUIMIENTO

21. Fijar los acuerdos Aclarar tareas y actividades para la puesta en práctica Designar a los responsables del seguimiento y la ejecución Asignar los recursos para cada tarea Establecer las fechas para las tareas Redactar un acta OJALÁ: Evaluar la reunión (encuesta) TÉRMINO

22. PREPARACIÓN FASES DE UNA REUNIÓN PRESENTACIÓN DESARROLLO TÉRMINO SEGUIMIENTO

23. Es la última de la fases, y corre a cargo de los responsables e implicados, ya que si no se lleva a cabo, los acuerdos, decisiones y tareas acordadas se podría en juicio la efectividad de la reunión SEGUIMIENTO

24. Prepararlas Centrarse en los temas a tratar Poner énfasis en los objetivos Dirigir la discusión Modelar los comentarios Dar voz a los silenciosos Proteger a los débiles Templar a los exaltados Mantener el foco REGLAS PARA COORDINAR UNA REUNIÓN

25. INGREDIENTES Unicidad en el orden del día Integridad temporal Inclusión en orden del día Información Previa Concentración en los temas más importantes en el tercio de la reunión.

26. TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES POR SU ACTIVIDAD POR SU APERTURA MENTAL POR SU NIVEL DE CONFIANZA POR SU EGOCENTRISMO POR SU REACCIÓN ANTE EL TRABAJO POR SU COMPORTAMIENTO ANTE LA CREATIVIDAD

27. TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES TIPOLOGÍA TIPO1 TIPO2 SU ACTIVIDAD ACTIVO PASIVO APERTURA MENTAL INTROVERTIDOS EXTROVERTIDOS COMPORTAMIENTO ANTE LA CREATIVIDAD INNOVADORES RUTINARIOS NIVEL DE CONFIANZA MANIACOS DESCONFIADOS REACCIÓN ANTE EL TRABAJO NO PERSEVERANTES PERSEVERANTES EGOCENTRISMO PRIVILIGIADOS DOMINADORES PESIMISTAS RESISTENTES

28. EL LIDER EL MODERADOR El ORIENTADOR EL EXPERTO PAPELES FACILITADORES

29. PAPELES FACILITADORES EL ACLARADOR El ACELERADOR EL ALENTADOR EL LIDER INSTITUCIONAL

30. PAPELES NEGATIVOS EL CRITICO El PARALIZADOR EL PESIMISTA EL GRACIOSO

31. PAPELES NEGATIVOS EL OPONENTE SISTEMATICO El DOMINADOR AGRESIVO EL INDIFERENTE EL PRESUNTUOSO EL MANIPULADOR

32. RESUMEN Una reunión es una actividad que se realiza por un grupo de personas, con el fin de tomar decisiones, debatir problemas, informar, elaborar planes de trabajo, entre otros. Para que una reunión sea eficaz es necesario que tengamos en cuenta la coordinación, la comunicación, los asistentes y el ambiente Una reunión pasa por una serie de fases, las que hay que preparar si queremos asegurar el éxito http://www.latercera.com/contenido/44_33641_9_0.html

33. Las Leyes de Murphy Comiteología 1 El provecho de una reunión de comité es inversamente proporcional al número de participantes y al tiempo perdido en deliberaciones. 2 La duración de una junta se eleva al cuadrado del número de personas presentes. 3 El tiempo perdido en cualquier asunto de la agenda variará en proporción inversa a la cantidad abarcada. 4 Entre menos disfrute de participar en los comités, más probable será que se vea forzado a hacerlo. 5 Si un problema origina muchas juntas, finalmente éstas serán más importantes que el problema.

34. GRACIAS http://www.latercera.com/contenido/44_33641_9_0.html