Este documento resume las principales fases y mejores prácticas de las reuniones efectivas. Explica que una reunión implica colaboración para alcanzar objetivos y puede ser informativa, para resolver problemas o periódica. También destaca la importancia de la preparación, el desarrollo siguiendo la agenda y definir conclusiones y acciones. Para liderar una reunión efectiva, se recomienda clarificar objetivos, controlar el tiempo, dinamizar la discusión y relajar el ambiente.

1. Informe de la conferencia del 13/11/2012 2012
R.FLOTTES
Reuniones efectivas, pese a tus jefes – Ana HENGUAL – Grupo ENDING
I) Que es une reunión
II) Las fases de una reunión
III) ¿Cómo liderar?
IV) ¿Cómo participar?
I) ¿Que es una reunión?
“Un encuentro de varias personas presupuestas a colaborar en el logro de uno o varios
objetivos”
o Trabajo en equipo
o Comunicación
o Tomar decisiones
o Desarrollo de cualquier actividad profesional
¿Qué tipo de reunión?
o Informativas
o Solucionar problemas
o Reuniones diarias/semanales/mensuales
¿Porque hay reuniones improductivas?
o Impuntualidad
o Hora que se acabo
o Interrupciones
o Las personas que toman decisiones no están
o Cambio en el agenda
o Arrastran puntos a otras reuniones
Cuando se convierten en rutina también pierden de su interés
II) Las fases de una reunión
 Antes: Preparación
 Durante: Inicio
Desarrollo
Finalización
 Después: Evaluación
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2. Informe de la conferencia del 13/11/2012 2012
R.FLOTTES
Preparación:
¿La reunión es útil o no? En el caso que no, un email informativo puede ser
suficiente
La convocatoria:
o Lugar
o Horario
o Asistente
o Responsables
o Agenda Y con antelación suficiente…
a. Inicio:
o Puntualmente
o Presentar a todos
o Crear un clima de confianza (estimular, motivar, dar confianza)
o Recordar los objetivos deseados
o Dejar visible el orden del día
o Establecer normas básicas para debatir
o Nominar secretario
o Proporcionar la información básica
b. Desarrollo:
o Permitir la participación y contribución de cada uno
o Centrarse en el tema de la reunión
o Reconocer y reforzar aportaciones constructivas
o Seguir el agenda
o Mantener el ritmo adecuado
o Hacer seguimiento de tareas anteriores para verificar
o Resumir y anotar conclusiones
c. Finalización:
o Definir el plan de acciones (listarles, decidir responsables y plazos, establecer
sistema de seguimiento)
o Agradecer la participación
o Programar la próxima
o Redactar y distribuir el acta de la reunión (enviar máximo 2 días después)
El acta: participantes, objetivos (responsables, acciones, fecha implantación),
problemas, puntos claves desarrollados, fecha próxima reunión y conclusiones.
Comentarios: Cuanto más personas hay en la reunión cuanto más es complicado,
cuanto más va a tardar, invitar solo los que son implicados en el proyecto)
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3. Informe de la conferencia del 13/11/2012 2012
R.FLOTTES
Evaluación:
 ¿Objetivos alcanzados?
 ¿Temas de la agenda tratados?
 ¿Plan de acción elaborado?
 ¿Todos los participantes estaban?
 ¿Horario de inicio y fin cumplido?
III) ¿Cómo liderar?
 Clarificar
 Controlar
 Relajar
 Dinamizar
Características importantes:
Saber reaccionar delante de imprevistas (no emociones, buscar causas)
Adaptarse al equipo
Demostrar seguridad
Necesidad de tenerla bien preparada
Cuidar a los gestos, posturas
Mirar en los oros
Luchar contra las posturas defensivas
Moverse (ocupar el espacio)
Preparación psicológica
Pensar positivamente
Encontrar el hilo conductor
IV) ¿Cómo participar?
 Llevar nuestros puntos preparados
 Adoptar una actitud adaptada
 Escucha activa (confirmar puntos, exponer dudas)
 Intervenciones valiosas
 Tomar notas
 Manejar lenguaje corporal
Otras habilidades
Exponer ideas
Captar atención
Especificar idea principal
Comprobar grado de atención
Ser flexible
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