“Otra reunión: vaya rollo” – Cómo rentabilizar las reuniones de trabajo_mayo 2010

REUNIONES POCO EFICACES COMUNICACIÓN A VECES DIFICIL RENTABILIZAR TIEMPO ASUMIR COMPROMISOS FOMENTAR EL TRABAJO EN EQUIPO

REUNION EFICAZ es aquella en que los objetivos han sido claramente definidos y son logrados puntualmente con contribuciones apropiadas y positivas de todos los miembros del equipo ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],DECALOGO REUNIONES EFICACES

POR QUE NOS REUNIMOS ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

CUANDO NO REUNIRNOS ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

LAS REUNIONES FRACASAN CUANDO……. ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

MODERADOR Facilita el intercambio entre participantes. Obrar para que la reunión sea satisfactoria en todos sus aspectos. El moderador nunca debe aprovechar su situación para otorgarse a si mismo privilegios (de palabra, de tiempo, etc.). ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],¿CÓMO?

HOMBRE DEL TIEMPO Es un reloj parlante Gestiona el tiempo y no espera a que haya silencios para recordarlo ¿COMO? ,[object Object],[object Object],[object Object]

CENTRADOR Focaliza el desarrollo de la reunión Avisar cuando la reunión se escapa del tema, hay digresiones o perdemos el enfoque. ¿COMO? ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Recoge las conclusiones o decisiones adoptadas No es obligatorio esperar a que se abandone el tema para apuntar conclusiones (parciales) considera que se podrían olvidar o perder si no lo hiciera En algunas situaciones, puede pedir a algunos participantes que ellos también apunten las conclusiones Se asegura que todo el mundo entiende las conclusiones que escribe y que es conforme, así como mostrarse firme en exigir que se formalicen conclusiones antes de cambiar de tema Si las conclusiones hacen referencia a tareas a cumplir tras la reunión, se asegura de asignar un responsable a cada una y un plazo En un primer momento habrá un Conclusivo y un secretario. Finalizado el entrenamiento ambas funciones se desarrollan por la misma persona CONCLUSIVO

FASE PREVIA ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

FASE PREVIA ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

REUNION PRESENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ROLES CREACIÓN DE UN AMBIENTE DE CONFIANZA FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS Explicar el orden del Día. Prioridades de cada tema

REUNION PUNTUALIDAD PREPARACION INFORMACION PREVIA Y REALIZAR TAREAS RESPETO POR LOS PARTICIPANTES No llamadas, no ausentarse de la reunión

REUNION OBJETIVO: Llegar a soluciones o decisiones participativas Participación de los asistentes Actitud WIN – WIN Construimos entre todos

REUNION CADA ASUNTO SE CIERRA CON: DECISIONES / CONCLUSIONES TAREAS: RESPONSABLES Y PLAZOS PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS DE ACCIÓN

REUNION LA REUNIÓN FINALIZA CUANDO SE TRATARON LOS TEMAS DEL ORDEN DEL DIA DECIDIMOS SOBRE ASUNTOS PEDIENTES

FASE POSTERIOR EL ACTA DE LA REUNION INICIA Y MARCA EL DESARROLLO DE ESTA FASE EN UN PLAZO DE MAXIMO TRES DIAS RECOGE: CONTENIDOS DECISIONES PROPUESTAS RESPONSABLES PUNTOS A TRATAR EN LA SIGUIENTE REUNION

FASE POSTERIOR SEGUIR EL CURSO DE LAS DECISIONES TOMADAS INFORMAR A LOS INTERESADOS CONTROLAR LA EJECUCION DE LO PROMETIDO AGRADECER LA COLABORACION EL ACTA TENDRÁ COMO OBJETIVOS

www.equipohumano.com [email_address] Avda. Maestro Rodrigo 107 Bloque B – 2ª Tel. (+34) 963 468 580 Fax (+34) 963 468 582 MUCHAS GRACIAS!!

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