tratamiento de datos

1. GRUPO ASESOR ARCHIVO GENERAL COMANDO ARMADA
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

2. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales
a los cuales se le asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

3. 1ra. fase 2da. fase 3ra. fase
TIEMPO
V
O
L
U
M
E
N
D
O
C
U
M
E
N
T
A
L
X
CREACION Y
TRAMITACION
ARCHIVO DE
GESTION
CONSULTA
ACTIVA
UTILIZACION Y
CONSERVACION
ARCHIVO
CENTRAL
CONSULTA
SEMIACTIVA
EVALUACION Y
DISPOSICION
ARCHIVO
HISTORICO
CONSULTA
INACTIVA
Y
CUAL ES EL CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO ?
NORMATIVIDAD

4. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Histórico
Cultural
Investigación
Científico
ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTÓRICO
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Valores
Primarios
Valores
secundarios
Documentación
Activa
Documentación
Semi-activa
Documentación
Inactiva

5. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
1. Acto Administrativo
2. Organigrama
3. Manual de Funciones
4. Manual de Procedimientos
5. Formato normalizado acuerdo 039 de 2002

6. DEFINICIONES
SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.
SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del
conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con
el trámite de cada asunto.
PIEZA DOCUMENTAL: unidad mínima que reúne todas las características
necesarias para ser considerada documento. Ej. un acta, un informe. Unidad
documental simple.
UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de análisis de los procesos de identificación
y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple
cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando la
constituyen varios formando un expediente.

7. IDENTIFICACION DE TIPOS DOCUMENTALES

8. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

9. DOCUMENTOS DE APOYO
Documento de apoyo: Documento generado por la
misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que
no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Los documentos de apoyo no se consignaran en la
Tabla de Retención Documental de las dependencias
y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan
su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta
suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

10.  Minimizan las contingencias y costos financieros por falta de documentación.
 Dan cumplimiento a las políticas establecidas por la compañía para el
manejo de los documentos.
 La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación
innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación
del acervo documental.
 Permiten ahorrar tiempo y esfuerzo en búsquedas infructuosas en un
archivo que se encuentra en deterioro.
 Permiten agilizar la investigación y desarrollo en procesos administrativos y
legales con entidades competentes.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.
QUE BENEFICIOS TIENE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL ?

11. GRUPO ASESOR ARCHIVO GENERAL COMANDO ARMADA

12. CONSULTAS:
INTRANET : Link Gestión Documental
MA2 JOHANA ALMEIDA POVEDA
Jefe de archivo General Comando Armada
johana.almeida@armada.mil.co
Celular: 3204984338
IMP SANDOVAL OSPINA VENANCIO
Auxiliar de Archivo General Comando Armada
IMP ALONSO MORENO JOSE
Auxiliar de Archivo General Comando Armada
Archivo General Comando Armada Tel: (091) 416 53 17 M.O. 2495
Registro y Correspondencia Comando Armada Tel: (091) 266 10 54 M.O.2047