Tema 7. Mejoras para visualizar los datos

0 Tema 7: Mejoras para visualizar los datos

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Índice
MEJORAS PARA VISUALIZAR LOS DATOS......................................................................................... 2
1. ESTILOS ......................................................................................................................................... 2
1.1. Formato condicional .............................................................................................................. 2
1.2. Dar formato como tabla ......................................................................................................... 8
2. DISEÑO DE PÁGINA .......................................................................................................................... 8
2.1. Encabezado y pie de página ................................................................................................. 9
2.2. Elementos de encabezado y pie de página .......................................................................... 9
2.3. Grupo Exploración ............................................................................................................... 10
2.4. Grupo Opciones .................................................................................................................. 10
3. VISTA PRELIMINAR ........................................................................................................................ 10
3.1. Grupo Imprimir..................................................................................................................... 11
3.2. Grupo Zoom ........................................................................................................................ 12
3.3. Grupo Vista previa ............................................................................................................... 12

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Mejoras para visualizar los datos
En este capítulo se describe cómo aplicar formatos condicionales y estilos.

1. Estilos

En la ficha Inicio, encontrará el grupo Estilos que le ayudarán a mejorar el impacto visual de su
trabajo en Excel.

1.1. Formato condicional
El formato condicional le ayudará a resaltar celdas o rangos de celdas en función de una
condición, de modo que si ésta es verdadera se aplica el formato y si es falsa no se aplica.
En el formato condicional sólo puede hacer referencia a celdas de la misma hoja de cálculo.
Excel 2007 permite añadir barras de datos y gradientes junto a los datos para reflejar tendencias
y límites. También puede utilizar grupos de iconos que consiguen un mayor impacto visual.

BARRAS

GRADIENTE
GRUPOS DE
ICONOS

Resaltar reglas de celdas
Se aplica de acuerdo a los valores de las celdas a las que se aplicará el formato. Seleccione el
rango de celdas y en la herramienta Formato condicional seleccione Resaltar reglas de
celdas.
Seleccione Duplicar valores para resaltar los valores
duplicados o los valores únicos.

Seleccione si desea marcar duplicados o únicos y a
continuación seleccione un formato.

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Si selecciona Más reglas le mostrará el siguiente cuadro de diálogo

Que le permite dar formato únicamente las celdas con
Valor de la celda

Texto específico

Fechas

Celdas en blanco

Sin espacios en blanco

Errores

Sin errores

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Reglas superiores o inferiores
Identifica los valores superiores, inferiores, por encima o por debajo del promedio del rango de
celdas seleccionadas. En el desplegable de Formato condicional seleccione Reglas
superiores e inferiores.

Barras de datos
Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas una barra de un tamaño en función del valor de
la celda.

Si marca la casilla Mostrar sólo la barra se ocultan los valores de las celdas

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Escalas de color
Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas una barra de un color, dentro del gradiente
definido en el cuadro de diálogo, en función del valor de la celda.

Conjuntos de iconos
Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas un icono, dentro de los definidos en el cuadro de
diálogo, en función del valor de la celda.

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Nueva regla aplicando fórmula
Se utiliza esta opción cuando se desea aplicar formato variable a unas celdas en función de los
resultados de una fórmula en la que pueden formar parte otras celdas diferentes.
Por ejemplo, en las celdas de la columna Concepto, se desea reflejar con color de relleno rojo
aquellos cuyo tipo de IVA sea 0,21.
Seleccione el rango de celdas de los conceptos
(B4:B9) y utilice Nueva regla en el desplegable del
formato condicional

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Administrar reglas
Si precisa añadir varias reglas a un rango, editar las reglas existentes, eliminar alguna de ellas, o
cambiar el orden en el que se aplican puede hacer uso del Administrador de reglas, que se
encuentra al final del desplegable de Formato condicional.

Podemos utilizarle para que el rango de celdas seleccionado -los conceptos B4:B9 -, tomen otros
colores para los diferentes tipos de IVA: verde para 0,16 y azul para los de 0,08
En ese caso agregaremos dos reglas, empleando cada vez el botón Nueva regla, se empleará
una fórmula similar a la del apartado anterior, sólo que en una de las nuevas se igualará a 0,16 y
en el botón formato aplicaremos el color verde, y para la segunda nueva regla igualaremos a
0,08 y aplicaremos con el botón formato el color azul.

El botón Aplicar, hace que se comprueben las reglas aplicando los formatos definidos con ellas,
manteniendo abierto el cuadro de diálogo del Administrador de reglas. El botón Aceptar, además
cierra este cuadro de diálogo.
Para modificar una de las reglas, sitúe el cursor sobre ella y pulse el botón Editar regla.
Para eliminar una de las reglas, sitúe el cursor sobre ella y pulse el botón Eliminar regla
Eliminar todas las reglas de un rango o de la hoja activa
Si desea eliminar todas las reglas de formato condicional aplicadas a un rango de celdas,
seleccione ese rango y utilice la opción Borrar reglas .Borrar reglas de las celdas
seleccionadas.
Si desea eliminar todas las reglas de formato condicional aplicadas en una hoja, sitúe el cursor
en esa hoja y utilice la opción Borrar reglas .Borrar reglas de toda la hoja.

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1.2. Dar formato como tabla
Excel permite aplicar formato
rápidamente a una hoja, basándose
en unos modelos incorporados.
Seleccione las celdas que forman
su tabla de datos y utilice ficha
Inicio, comando Estilos,
herramienta Dar formato como
tabla.
En el desplegable incluye varias
muestras correspondientes a los
diferentes modelos incluidos.
Le mostrará la ficha Diseño, donde
podrá realizar cambios.
Si no desea aplicar el modelo al
completo, puesto que sólo quiere
aplicar el formato de bordes,
alineación o quitar la fila de
encabezados, etc.

2. Diseño de página
Muestra el documento por pantalla tal como será impreso y presenta herramientas que facilitan
el trabajo de configurar la impresión. Para ello utilice Vista  Vistas de libro  Diseño de
página. (O el botón correspondiente en la barra de estado). Para pasar a la vista normal,
utilice Vista  Vistas de libro  Normal

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Vista diseño de página

En esta vista tiene acceso a las tres secciones del encabezado y del pie de página. Si hace clic
en la zona en que le muestra ‘Haga clic para agregar encabezado’ estará activando la sección
central.
Al situar el cursor en una de las secciones del encabezado o del pie de página dispone de la
Ficha Diseño

Contiene los siguientes grupos:

2.1. Encabezado y pie de página

Encabezado: Agrega texto al encabezado, como número de página, fecha….

Pie de página: Agrega texto al pie de página, como número de página, fecha…..

2.2. Elementos de encabezado y pie de página

Número de página: Se muestra en pantalla como &[Página], agrega el número de página al
encabezado o pie de página.

Número de páginas: Se muestra en pantalla como &[Páginas], agrega el número total de
páginas al encabezado o pie de página. Se actualiza automáticamente.

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Fecha actual: Se muestra en pantalla como &[Fecha], agrega la fecha actual al encabezado
o pie de página.

Hora actual: Se muestra en pantalla como &[Hora], agrega la hora actual al encabezado o
pie de página.

Ruta de acceso: Se muestra en pantalla como &[Ruta de acceso]&[Archivo], agrega el
nombre de archivo actual al encabezado o pie de página, incluyendo la ruta de acceso.

Nombre de archivo: Se muestra en pantalla como &[Archivo], agrega el nombre de archivo
actual al encabezado o pie de página.

Nombre de hoja: Se muestra en pantalla como &[Etiqueta], agrega el nombre de la hoja al
encabezado o pie de página.

Imagen: Se muestra en pantalla como &[Imagen], agrega una imagen, que previamente se
encuentre almacenadaen algun soporte accesible, al encabezado o pie de página.

Dar formato a la imagen: Permite asignar formato a a la imagen insertada.

2.3. Grupo Exploración

Le lleva al encabezado. / Le lleva al pie de página..

2.4. Grupo Opciones

Primera página diferente, permite realizar un encabezado y pie de página diferentes para la
primera página de la hoja.
Páginas pares e impares diferentes, permite realizar un encabezado y pie de página diferentes
en las páginas pares e impares de la hoja.
Ajustar la escala con el documento, especifica si el encabezado y el pie de página se deben
ajustar para utilizar la función Reducir hasta ajustar en el documento.
Alinear con márgenes de página, ajusta la sección izquierda del encabezado y del pie al
margen izquierdo de la hoja, y la sección derecha al margen derecho.

3. Vista preliminar
Muestra el aspecto que tendrá el documento al imprimir. Para acceder esta vista utilice el botón
de Office y en Imprimir Vista preliminar

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Le muestra la ficha Vista preliminar con los siguientes grupos:

3.1. Grupo Imprimir

Imprimir: Pasa al cuadro de diálogo de imprimir.

Configurar: Pasa al cuadro de diálogo Configurar página. Desde aquí no podrá acceder a todas
las opciones.

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3.2. Grupo Zoom

Zoom: Aumenta / Disminuye el tamaño de visualización.

3.3. Grupo Vista previa

Página siguiente, muestra la página siguiente (si el documento tiene más páginas).
Página anterior, muestra la página anterior.
Mostrar márgenes: Muestra sobre la pantalla unas guías que representan la posición de los
márgenes y unas marcas como indicadores de columna. Al mover las guías cambian los
márgenes, al mover las marcas cambia el ancho de las columnas.
Cerrar vista preliminar: Cierra esta vista y pasa a la vista normal de la hoja de trabajo.

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