Tic’s iii de w

TIC’S III
TEORÍAY PRÁCTICA
22/4/2017TIC'S III Dr. Mario E. Chuquitarco P.; MSc.
1

UNIDAD 1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
• INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
• El Sistema de Gestión Documental DocPOL versión 2 es una herramienta informática
desarrollada para servir en apoyo a la gestión documental de la Policía Nacional. Los usuarios
finales del DocPOL realizaran actividades correspondientes al registro de documentos
externos y asignación de documentos para la gestión interna y su despacho.
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TÉRMINOS UTILIZADOS
SUPER ADMINISTRADOR.- Es el usuario que brinda capacitación y soporte a los
subadministradores DocPOL de cada Unidad Policial, usuarios locales y ciudadanos que
utilizan el sistema.
SUB-ADMINISTRADOR.- Es un usuario designado en cada Unidad Policial, quien se
encarga de administrar el sistema DocPOL, capacitar y brindar el soporte a los usuarios de
su Unidad policial. Deberá trabajar en conjunto con la dirección de Documentación y
Archivo, Dirección de Recursos Humanos y Dirección de Sistemas.
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FUNCIONARIO.- Es un usuario perteneciente a alguna de las unidades Policiales
registrados en el Sistema.
CIUDADANO.- Es el usuario externo a la institución y que no está asociado a ningún
Unidad Policial registrado en el sistema.
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA.- Son los documentos que se generan en el sistema:
oficios, memorandos, informes.
BANDEJA DE ENTRADA.- Se refiere a la recepción de documentación externa que se va a
registrar en el sistema.
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BANDEJA DE SALIDA.- Se refiere a la generación y emisión de documentación hacia otras
unidades Policiales o ciudadanos, funcionarios de la propia unidad policial.
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INGRESO AL SISTEMA DOCUMENTAL
• El sistema docPOL funciona adecuadamente en el explorador Mozilla Firefox.
• En el navegador de internet, digitamos la siguiente dirección:
• https://docpol2.policiaecuador.gob.ec
• Despliega la página de ingreso al sistema docPOL
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En esta pantalla damos clic en Ingresar al Sistema y Despliega la página de ingreso al
sistema docPOL.
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En esta pantalla, el usuario debe digitar: Número de Cédula y Contraseña.
• Cédula que es la Cuenta de Usuario.
• La Contraseña debe tener como mínimo 8 caracteres entre mayúsculas, minúsculas y números.
• Una vez ingresado los datos, dar clic en Ingresar, y despliega la pantalla principal del docPOL.
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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DOCUMENTAL
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ELABORACIÓN DE UN NUEVO DOCUMENTO
• Se debe elaborar un nuevo documento en los siguientes casos:
• Cuando no se tiene un documento antecedente, y
• Cuando el documento antecedente no se encuentre registrado en el docPOL.
• Para elaborar un nuevo documento:
1. Seleccionamos la opción “Nuevo”
2. Desplegara la pantalla para elaborar el documento con 3 secciones:
1. Información del Documento
2. Anexos
3. Opciones de Impresión
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ELABORACIÓN DE UN NUEVO DOCUMENTO
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PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTO
1. Clic en para BUSCAR DE/PARA.
2. Se debe filtrar por el nombre o parte del nombre de la persona a quien se busca como
destinatario.
3. Clic en BUSCAR.
4. Sobre el nombre de la persona que se quiere enviar Clic en PARA, y si se necesita
enviar con copia a otro destinatario, se repite buscando el nombre de la persona a
quien se desea enviar la copia, una vez localizada, se da clic en copia.
• Tal como se aprecia en la siguiente pantalla:
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• Tal como se aprecia en la siguiente pantalla:
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• Aquí:
1. Se aprecia a quien va dirigido el documento y quien lo realiza.
2. Se continúa ingresando información del documento.
3. Se redacta el contenido del documento.
4. Se Acepta una vez terminado el documento y pasa a la pantalla “Datos del
Documento”.
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ADJUNTAR DOCUMENTOS ANEXOS
1. Clic en “Anexos”.
2. Clic en “Examinar” para elegir el archivo que se requiere adjuntar.
3. Clic en abrir.
4. Descripción del anexo.
5. Tipo de Anexo.
6. Para finalizar se debe dar clic en “Aceptar”.
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OPCIONES DE IMPRESIÓN
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REVISIÓN DEL DOCUMENTO, FIRMAY ENVÍO
• Una vez elaborado el documento se podrá realizar las siguientes acciones:
Vista Previa del Documento
• Acción que se debe realizar para visualizar como va a quedar el documento, antes de
firmar y enviar.
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Vista previa del documento, antes de reasignar al destinatario o inmediato superior para su
revisión.
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Aceptar
• Esta acción se realiza para grabar cuando se termina de elaborar el documento, y pasa a
la pantalla de “Datos del Documento” donde se podrá cambiar lo siguiente:

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Y realizar las siguientes acciones:
Reasignar
• Un documento en elaboración se reasigna a otro usuario para la revisión y/o firma del
mismo. Solo se da clic en el botón “Reasignar” y pasa a la pantalla de reasignación:

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Aquí:
• Se selecciona a la persona que se va a reasignar, de acuerdo al área donde labora.
• Se puede escribir un comentario, y
• Se da clic en “Aceptar” y sale la siguiente pantalla.

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Firmar/Enviar
• Esta acción la realiza únicamente el usuario que elabora el documento, dando clic en el
botón “Firmar/Enviar”

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• Sale la siguiente pantalla:
1. Firmado manualmente
2. Se puede escribir un comentario.
3. Se da clic en “Aceptar”.

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• Una vez realizada la firma manual sucede lo siguiente:
1. El sistema asigna el número secuencial oficial y la fecha actual.
2. El documento pasa a la bandeja de “Enviados” y a la bandeja de “Por Imprimir” de la
Secretaría.

FLUJO PARA LA ELABORACIÓN DE NUEVOS
DOCUMENTOS
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TRAMITAR UN DOCUMENTO
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• Todos los documentos internos y externos por tramitar, se presentan en la bandeja de
“Recibidos”.
• Localizar y seleccionar el documento específico dando clic en popud

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• Despliega la ventana flotante con la información del documento, en la que se puede
realizar.
1. No de Referencia.
2. Nivel de Seguridad.
3. Carpetas virtuales.
4. Notas.

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ACCIÓN DE REASIGNAR
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• Se reasigna un documento cuando el trámite se lo quiere pasar a otro usuario.
• La reasignación se la hace solamente entre usuarios de la misma Unidad, de la misma área
o de otra área, respetando la estructura orgánica funcional.
• Se da clic en el botón “Reasignar” y despliega la pantalla de reasignación, se elige a la
persona que se va a reasignar el documento, se puede escribir un comentario y se da clic
en “Aceptar”.

ACCIÓN DE RESPONDER
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• Se responde un documento cuando se va a elaborar la contestación o trámite del mismo.
• Es importante “Responder” un documento, para que el sistema asocie internamente la(s)
respuesta(s) con el documento antecedente que se está tramitando.
• Se da clic en el botón “Responder” y despliega la pantalla para elaborar la respuesta en la
cual se llenan automáticamente los campos: De/Para/Copia, No de Referencia, Asunto y
Cuerpo de Documento.
• Una vez elaborado el documento se realiza el mismo procedimiento mencionado
anteriormente en el numeral “3. Elaboración de un nuevo documento”.

ACCIÓN DE REASIGNAR
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ACCIÓN DE ARCHIVAR
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• Se archiva un documento cuando su trámite ha finalizado o cuando NO se va a realizar
un documento de respuesta.
1. Se selecciona el documento.
2. Clic en el botón “Archivar”.

ACCIÓN DE ARCHIVAR
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• Despliega la pantalla para ingresar el comentario
3. Se da clic en “Aceptar”.

ACCIÓN DE ARCHIVAR
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• Flujo para el trámite de documentos:

BANDEJASY ACCIONES
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• Las bandejas están en el menú vertical izquierdo y permiten ubicar los documentos según
el estado en que se encuentran.

BANDEJA EN ELABORACIÓN
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• Aquí se encuentran los documentos en edición y pueden ser modificados.
1. Listado de documentos en elaboración.
2. Datos principales del documento que se visualiza en el listado.
3. Acciones que se puede realizar con el o los documentos seleccionados.
• Acciones de un documento específico de la bandeja “En Elaboración”.

ACCIÓN DE ELIMINAR
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• Elimina el documento, al dar clic en el botón “Eliminar” despliega la pantalla:
1. Se escribe la justificación por la cual se elimina el mismo.
2. Para finalizar, se da clic en el botón “Aceptar” y este documento pasará a la bandeja de
“Eliminados”.

ACCIÓN DE EDITAR
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• Esta acción abre la pantalla para modificar el contenido del documento, destinatarios,
remitentes.

BANDEJA – RECIBIDOS
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• Es la bandeja donde van a llegar los documentos que el usuario debe tramitar y se puede
realizar las acciones de: Reasignar, Informar,Archivar, Comentar y NuevaTarea.

BANDEJA – RECIBIDOS
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1. Listado de documentos recibidos.
2. Datos principales del documento que se visualiza en el listado.
3. Acciones que se puede realizar con el o los documentos seleccionados.
4. Alertas de documentos recibidos.

ACCIÓN DE DAR FÍSICO
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• Permite al usuario elaborar un acta con los datos de los documentos y/o anexos físicos que
llegan a la Unidad, cuando se van a trasladar de un área a otra. Para ello, se debe realizar los
siguientes pasos:
• Una vez seleccionado el documento, se debe dar clic en el botón “Dar Físico”
• Se despliega una pantalla donde debe seleccionar el área a donde van a ir los físicos, el usuario
asignado y el responsable del traslado.
• Se establece el estado de los anexos: Bueno, Regular o Malo.
• Se digita en el campo comentario, la descripción detallada de los anexos físicos que se va a
traspasar.
• Para finalizar, se da clic en el botón “Aceptar”.

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• Una vez realizada esta acción, se genera el acta con los datos del documento:

BANDEJA – NO ENVIADOS
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• Aquí se encuentran los documentos que no se han podido enviar y se pueden realizar las
acciones de: Envío Físico, Envío Digital y Comentar.
• Acciones de un documento específico de la bandeja “No Enviados”
• Acciones que se puede realizar con un documento específico que dando clic en el popud
• ingresa a la ventana flotante con la información.

BANDEJA – NO ENVIADOS
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BANDEJA – ENVIADOS
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• Aquí se encuentran todos los documentos sobre los cuales se dio la acción de “Firmar/
Enviar”, y se pueden realizar las acciones de: Informar,Archivar y Comentar.

BANDEJA – ENVIADOS
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• Acciones de un documento específico de la bandeja de “Enviados”
ingresa a la ventana flotante con la información.

ACCIÓN DE GENERAR SOBRE
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• Permite editar los datos del sobre antes de enviar a imprimir, por defecto muestran los
datos del destinatario.

BANDEJA – REASIGNADOS
55
• Aquí se encuentran todos los documentos que el usuario reasignó a otros usuarios de su
misma área o de otras áreas de su Unidad, se puede realizar las acciones de : Informar y
Comentar.

BANDEJA – REASIGNADOS
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• Acciones de un documento especifico de la bandeja “Reasignados”
• ingresa a la ventana flotante con la información.

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• Aquí se encuentran todos los documentos sobre los cuales se realizó la acción de
“Archivar” sobre los cuales se puede realizar las acciones de: Informar, Restaurar y
Comentar.
BANDEJA – ARCHIVADOS

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• Acciones de un documento especifico de la bandeja “Archivados”
• Acciones que se puede realizar con un documento específico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la información.
BANDEJA – ARCHIVADOS

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• Aquí se encuentran todos los documentos sobre los cuales se realizó la acción de
“Informar” sobre los cuales se puede realizar las acciones de: Informar, Eliminar y
Comentar.
BANDEJA – INFORMADOS

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• Acciones de un documento especifico de la bandeja “Informados”
ingresa a la ventana flotante con la información.
BANDEJA – INFORMADO

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• Para eliminar un documento de esta bandeja, se realiza lo siguiente:
• Seleccionar el documento.
• Dar clic en el botón “Eliminar”.
• En el campo comentario, se digita la descripción de la eliminación.
• Se da clic en el botón “Aceptar” y despliega el mensaje de que el documento se ha restaurado
a la bandeja original.
ACCIÓN DE ELIMINAR

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• Cuando se encuentra en “Datos del Documento”, se puede realizar las siguientes
acciones:
OPCIONES ADICIONALES

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• Cuando un documento va a ser enviado con archivos adjuntos.
ANEXOS

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• Permite visualizar el recorrido del documento por las diferentes áreas, fechas, acciones,
tiempos de elaboración, comentarios y cambios en el texto del documento.
RECORRIDO

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• Permite visualizar los documentos que se encuentran almacenados en la ubicación virtual,
seleccionada en la sección de “Información de Documentos”.
CARPETAS

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• Permite asociar documentos relacionados al actual, así como la visualización de los
asociados automáticamente por el sistema.
DOCUMENTOS ASOCIADOS

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• Acción que permite realizar reasignaciones a múltiples usuarios para que tengan acceso
de lectura sobre un documento.
• A diferencia de la acción “Reasignar” que permite pasar el documento a un solo usuario
con acceso completo.
TAREAS: INTRODUCCIÓN

68 TAREAS: ASIGNACIÓN DE TAREAS DESDE LA BANDEJA
RECIBIDOS

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• Al realizar la acción “Nueva Tarea” desde la bandeja de Recibidos, podrá asignar tarea a
más de un usuario.
TAREAS: ASIGNACIÓN DE TAREAS DESDE LA BANDEJA
RECIBIDOS

70
• Para realizar la acción “NuevaTarea”, se debe:
• Seleccionar el área en la cual esté el usuario a quien va a realizar la asignación de la tarea,
• Seleccionar el usuario.
• Cambiar la fecha máxima de trámite.
• Agregar el texto de la tarea que está asignando.
• Presionar el botón “Aceptar”.
• Y se queda en la misma pantalla para realizar la asignación de la tarea al siguiente usuario,
siguiendo los pasos anteriores.
• No se podrá asignar más de una tarea a un mismo usuario en el mismo documento.
RECIBIDOS

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• Finalizada la asignación presionar el botón “Regresar”.
• Los documentos sobre los cuales se asignó una tarea estarán disponibles en la bandeja
“Tareas Enviadas”.
RECIBIDOS

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• Dando clic en el popud se selecciona un documento específico recibido sobre el
cual se desea asignar tareas.
TAREAS: ASIGNACIÓN DE TAREAS DESDE UN
DOCUMENTO SELECCIONADO

73
• Todos los documentos que tienen tareas asociadas se encontrarán en la Bandeja “Tareas
Recibidas” o en “Tareas Enviadas”, que se encuentran en el menú izquierdo.
TAREAS: BANDEJA DE TAREAS

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• En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Pendiente” que muestra las tareas
pendientes que debe realizar el usuario actual. Si desea puede seleccionar en el criterio
Estado “Todos“, para consultar todos los estados en los que se encuentran las tareas.
TAREAS: BANDEJA TAREAS RECIBIDAS

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• En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Todos” que muestra todas las tareas que
el usuario actual envío a otros usuarios.
• Desde cualquiera de las dos bandejas anteriores, también puede asignar una tarea a un
documento, para realizar esta acción seleccione el documento y presione la acción
“NuevaTarea”.
TAREAS: BANDEJA TAREAS ENVIADAS

76 TAREAS: BANDEJA TAREAS ENVIADAS

77 TAREAS: ESTRUCTURA PESTAÑA DE TAREAS
• Desde la Bandeja de Tareas Recibidas y Enviadas se puede seleccionar un documento, al
ingresar al documento se visualiza la pestaña de “Tareas”.

• Al ingresar a la pestaña de Tareas se presenta dos secciones una las “Tareas Asignadas al
usuario” y “Tareas Asignadas a otros usuarios”.

• Tareas Asignadas al usuario
• Es la sección en la cual se listará la tarea que le asignaron al usuario actual.
• Tareas Asignadas a otros usuarios
• Es la sección en la cual se listarán todas las tareas que el usuario actual asignó a otro(s)
usuario(s).
• Cuando el usuario asigna tareas, el documento queda con todos los permisos para el
usuario que asignó la tarea. No pasa lo mismo que en una reasignación, cuando el
usuario que reasigna queda con el permiso de lectura sobre el documento reasignado.

81 TAREAS: ÍCONOS DE ACCIONES SOBRE UNA TAREA
ASIGNADA POR EL USUARIO

82 TAREAS: ÍCONOS DE ACCIONES SOBRE UNA TAREA
ASIGNADA AL USUARIO

83 TAREAS: ACCIONES SOBRE UN DOCUMENTO CON
TAREA ASIGNADA POR EL USUARIO
• Cuando un usuario asigna tareas a un documento, el documento se va a la bandeja
“Tareas Enviadas” y el usuario actual del documento sigue siendo el mismo usuario que
asignó las tareas, por ello el usuario puede realizar todas las acciones sobre un
documento recibido.

TAREA ASIGNADA POR EL USUARIO
• Cuando un usuario asigna tareas a un documento, el documento se va a la bandeja
“Tareas Enviadas” y el usuario actual del documento sigue siendo el mismo usuario que
asignó las tareas, por ello el usuario puede realizar todas las acciones sobre un
documento recibido.

85 TAREAS: ACCIÓN DE REASIGNAR
• Si se reasigna un documento con tareas, se reasignará el documento y las tareas. El dueño
de las tareas será el usuario al cual se reasignó el documento.

86 TAREAS: ACCIONES DE RESPONDER, INFORMAR,
ARCHIVAR, COMENTAR, DAR FÍSICO
• Serán iguales a las que se realizan sobre un documento “Recibido”.

TAREA ASIGNADA AL USUARIO
• Si el usuario tiene tareas asignadas sobre un documento tendrá disponible solo tres
acciones sobre el documento.

88 TAREAS: RECORRIDO DE LA TAREA
• Una tarea tendrá asociada a ella un recorrido, en el cual se almacenará todas las acciones
realizadas, el usuario que la realizó, fecha hora y la acción realizada.

89 TAREAS: ACCIONES SOBRE UNATAREA
• Las acciones a ejecutar sobre una tarea dependen de laTarea y el estado.

90 TAREAS: CREAR UNATAREA HIJA
• Para crear una tarea hija lo puede hacer desde la bandeja de Tareas Recibidas, o desde la
pestaña de Tareas.
• Para crear desde la pestaña de Tareas, presionando el icono de una tarea recibida.
• El procedimiento para crear una tarea hija es similar a la asignación de tareas.

91 TAREAS: EDITAR UNA TAREA
• La edición de una tarea podrá ser ejecutada solo por el usuario que la creo y en la
edición se puede modificar o cambiar totalmente el texto de la Tarea y la fecha máxima
para finalizar laTarea.

92 TAREAS: COMENTAR UNATAREA
• El agregar un comentario a una tarea lo puede realizar el usuario que asignó y el usuario
que tiene asignada la tarea.

93 TAREAS: REABRIR UNA TAREA FINALIZADA
CANCELADA
• Una tarea que está finalizada o cancelada se la puede reabrir, esto lo puede realizar solo
el usuario que creó la tarea.
• La acción de Reabrir es similar a la función de crear la tarea, solo que sobre una tarea
finalizada o cancelada. Esta acción queda registrada en el recorrido, la fecha máxima de
finalización de la tarea se modifica, pero el texto de la tarea continúa con el texto inicial.

94 TAREAS: FINALIZAR UNA TAREA
• Una tarea se puede finalizar y lo puede realizar el usuario que tiene asignada la tarea, al
finalizar automáticamente se coloca en el porcentaje de avance 100%.

95 TAREAS: REGISTRAR AVANCE DE UNA TAREA
• En una tarea se puede registrar un porcentaje de avance mientras está pendiente, esto lo
puede ejecutar el usuario que tiene asignada la tarea.

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