Gran Final Campeonato Nacional Escolar Liga Las Torres 2017.pdf
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1. AÑO DE LA UNIDAD, PAZ Y EL DESARROLLO
PEDRO A. DEL AGUILA HIDALGO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
LICENCIADO : Piña Aching Ricardo Abraham.
TURNO : Noche
SEMESTRE : 2 C
UNIDAD : Tramite Documentario
ALUMNA Silvano Cerrón Abraham.
2. ❖ ¿QUÉ ES UN CUADERNO DE CARGO?
En líneas generales, el cuaderno de carga (también llamado cuaderno de
especificaciones) es, dentro de la terminología informática, el modo de
comunicación más frecuente entre el analista y el programador de un proyecto.
Allí el analista detalla las especificaciones e informaciones que el programador
debe conocer y seguir, para desarrollar un programa informático acorde a las
necesidades que se requieren. Obviamente, esta transmisión de información
entre analista y programador también podría hacerse verbalmente o de manera
informal, pero es mucho mejor generar un documento donde se especifique a
quien deba programar, qué es lo que realmente se requiere, pues generalmente
así se evitan errores de interpretación, y si algo sale mal, al menos se podrán
asignar responsabilidades.
Debe destacarse que el analista y el programador pueden o no pertenecer a la
misma empresa que requiere y necesita el proyecto, pues el analista sí debe
siempre ser un representante del lado cliente, o sea, debe siempre estar en
relación de dependencia y/o muy cerca de la empresa que solicita y aplicará el
proyecto, pero la situación del programador es distinta. Nótese que el analista no
necesariamente debe ser un especialista en informática que sepa programar, y
ello propicia que según sean las características de la empresa y del proyecto
informático de que se trate, puede que por ejemplo se decida contratar a un
programador como eventual para desarrollar la programación necesaria, o puede
que se piense contratar a una empresa de servicio, con gran experiencia en
asuntos vinculados al procesamiento automatizado de información (en este
último caso, es la empresa de servicio que desarrollará la programación,
generalmente siguiendo órdenes de un analista o jefe de proyecto, con perfil
profesional posiblemente similar con el analista que actúa del lado cliente).
3. ❖ PARTES DE UN CUADERNO DE CARGO.
CARATULA DEL
CUADERNO DE
CARGO
EL NOMBRE DE LA
PERSONA QUEN LO VA
RECIBIR
FIRMA DE LA
PERSONA QUIEN
HACE LA ENTREGA
LA HORA
EXACTA DEL
DIA
LA FECHA
EXACTA
DIA,MESY AÑO
FIRMA DE QUIEN
LO RECIBE
4. ❖ COMO SE CLASIFICAN UN CUADERNO DE CARGO.
Se clasifican:
Los usuarios tienen la necesidad de presentar documentos ante una
entidad pública para solicitar un
pedido o dar una solución.
El documento o expediente se debe presentar en mesa de parte o llamado
también Trámite
Documentario, los trabajadores atenderán y procesarán la información de
acuerdo a la naturaleza del
pedido.
Actualmente, las instituciones públicas realizan la recepción y manejo de
documentos mediante el uso
de sistemas informáticos, pero sin dejar de lado el registro manual.
Los documentos que ingresan y salen de las instituciones pasan por
etapas para su tratamiento.
Las etapas del trámite documentario son:
1. Recepción
2. Foliación
3. Registro
4. Clasificación
5. Distribución
6. Seguimiento
7. Información
8. Archivo
1. RECEPCIÓN:
Consiste en recibir los expedientes o documentos presentados por los
usuarios para
solicitar algún beneficio de la institución.
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO
“CAP. FAP. JOSÉ ABELARDO QUIÑONES”
TUMBES
Adecuación y Funcionamiento Institucional: R.S. N° 131-83-ED de Fecha
09.Marzo.1983
Renovación Institucional: R.M. N° 0428-94-ED de Fecha 06.Mayo.1994
Revalidación Institucional: R.D. Nº 149-2005-ED de Fecha 26.Mayo.2005
y
R.D. Nº 0587-2006-ED de Fecha 03.Agosto.2006
Características:
Inmediata: la recepción se realiza al presentar un documento y
verificando su conformidad.
5. Obligatoria: la oficina de Mesa de Parte o Trámite Documentario debe
recibir los
documentos o expedientes de los usuarios.
Sencilla: Se coloca el sello de recepción en el original y copia o cargo
del documento a
presentar.
2. FOLIACIACIÓN:
Es asignar numeración tanto cardinal y literal a cada una de las hojas
(folios) que
pertenece al expediente recepcionado, algunas oficinas emplea sellos.
Características:
Correlativa: se realiza en forma secuencial empezando de abajo hacia
arriba, sólo hojas con
información, se realiza en la parte superior derecha del documento.
Acumulativas: se puede agregar nuevos documentos al expediente y se
continúa la foliación.
Doble: debe ser en orden correlativo numérico y literal.
3. REGISTRO:
consiste en asignar un número al expediente o documento presentado por
el usuario,
anotando fechas de recepción, folios, asunto, fecha, remitente, etc.
Características:
Único: todo expediente ingresado tiene un solo registro y numeración
garantizando control
y seguridad del documento.
Integral: el expediente se registra como un todo, no se debe separar.
REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
N°
REG.
FECHA
INGRESO
DOCUMENTO REMITENTE ASUNTO DERIVADO FECHA H/T
OBSERVACIÓN
Luego de registrar se agrega al expediente o documento la hoja de
trámite, también se conoce
como hoja de gestión, de ruta, de envío, nota de coordinación, sellos de
proveído o visto.
6. 4. CLASIFICACIÓN:
consiste en diferenciar los documentos de acuerdo a su contenido, tipo de
servicio
y actividad que se indica en la hoja de gestión.
Características:
Precisa: se indicará el área, persona o cargo que deberá atender el
expediente, también la
acción a realizar (indica hoja de trámite).
Rápida: se debe efectuar después de ser despachada por el jefe.
Selectiva: los documento son de carácter decisivo los atiende el
superior, los deriva a las
áreas que corresponda.
Adecuación y Funcionamiento Institucional: R.S. N° 131-83-ED de Fecha
09.Marzo.1983
Renovación Institucional: R.M. N° 0428-94-ED de Fecha 06.Mayo.1994
Revalidación Institucional: R.D. Nº 149-2005-ED de Fecha 26.Mayo.2005
y
R.D. Nº 0587-2006-ED de Fecha 03.Agosto.2006
5. DISTRIBUCIÓN: se procede a remitir los documentos a las oficinas,
personas que atenderán los
pedidos de los usuarios.
Características:
Inmediata: los documentos deben llegar a las oficinas y personas.
Segura: el traslado de los documentos, entrega y recepción se debe
realizar mediante cargo
firmado.
6. SEGUIMIENTO: será verificar la cantidad de expedientes y cuando
concluye el trámite, para conocer
el estado o situación.
Características:
Permanente: el estado del expediente de una oficina a otra debe de ser
registrado.
Veraz: tanto la ubicación y estado deben ser ciertos.
7. INFORMACIÓN.
Consiste en dar a conocer al usuario el estado de su expediente.
Características:
Verídica: la información a brindar al usuario debe ser cierta y
comprobada.
Centralizada: la oficina de mesa de partes es la encargada de brindar
información de los
expedientes.
7. 8. ARCHIVO: es reunir, ordenar y guardar los documentos que ya se
atendieron.
Características:
Archivo Activo: son los documentos del año actual.
Archivo Pasivo: son todos los documentos recibidos y emitidos de los
anteriores.
8. ¿QUES ES UNA HOJA DE TRAMITE DOCUMENTARIO?
Documento generado de forma automática por el Sistema de Gestión
Documental en el cual se consignan las indicaciones y observaciones
establecidas sobre un documento
El trámite documentario es un proceso que ayuda a la institución, pues
por medio de ello da inicio a los procesos internos propios de la entidad y
la adecuada automatización del proceso produce beneficios en el
aprovechamiento del tiempo y ahorro en los recursos económicos, pues,
permite el establecimiento claro del ciclo de vida completo de los trámites,
desde el momento en que se crean o se reciben hasta que son derivados
y entregados al ciudadano
Las instituciones necesitan poder controlar y manejar el trámite
documentario como un elemento indispensable para el logro de los
objetivos ya sea del área o de la institución, especialmente en estos
tiempos dada la pandemia del Covid-19, pero todo esto inicialmente exige
un cambio en la concepción de la automatización que existe en los
trabajadores y la ciudadanía, entendiendo como un paso para el
mejoramiento de los procesos.
Es necesario contar con distintas prácticas y cambios de paradigma para
prosperar en la implementación de una automatización efectiva en
instituciones públicas, por ejemplo, la orientación al cliente, el valor que
aporta el proceso de trámite documentario al ciudadano y sobre todo lo
que implica dar un servicio público teniendo como base la necesidad del
ciudadano
9. ETAPAS DE UN TRAMITE DOCUMENTARIO.
Planeación. ...
Producción. ...
Trámite. ...
Organización. ...
Transferencia. ...
Disposición. ...
Preservación. ...
Valoración.
