Este documento describe los procesos de compras actuales en la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas de la Universidad Nacional de Ingeniería y propone mejoras. Actualmente, la facultad realiza compras directas y de menor cuantía sin contar con un manual de compras. El documento propone la creación de un manual de compras para la facultad con objetivos claros, principios definidos y diagramas de flujo para cada modalidad de compra. También propone mejoras específicas a los procesos de compra directa y de menor cuantía para est

1. APLICACIÓN DEL MANUAL DE COMPRAS A
LA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
Y DE SISTEMAS (FIIS) DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL DE INGENIERÍA
I. Presentación:
El presente trabajo tiene como meta fundamental la investigación sobre cómo se
hacen las compras en la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas (FIIS) de la
Universidad Nacional de Ingeniería para poder aplicar el manual de compras enseñado
por el Ing. José Villanueva.
En este trabajo adoptaremos la suposición de ser consultores contratados por la
FIIS y diseñar propuestas de mejoras para un mejor manejo de los procesos de compras
que se llevan acabo.
También se tendrá en cuenta el método de las 5S para hacer más práctica nuestra
aplicación, muy en especial la primera S que es Clasificar, que implica el separar lo
necesario de lo innecesario, y en nuestro caso, lo realmente necesario para las compras
de lo irrelevante.
Para la obtención de la información necesaria sobre las compras en la FIIS se
coordinó, gracias a la Ing. Irene Arce, una entrevista con el Ing. Jorge Monzón quien es
el actual coordinador del Área de Abastecimiento de la FIIS. El Ing. Monzón nos
informó las modalidades de compras que se efectúan en la FIIS que incluyen a
SISTEMAS UNI, AUTOMATIZACIÓN, etc. Todos los procesos de compras que
realiza la FIIS se realizan sin tener un Manual de Compras. Luego nos hizo coordinar
una entrevista con el Sr. Carlos quien es encargado de los manejos de las compras en el
Área de Abastecimiento y además coordinar del Almacén de la FIIS.
También obtuvimos una entrevista con la Srta. Marisol quien es la encargada
del Departamento de Logística de SISTEMAS UNI, quien nos dio de manera verbal
cómo realizan las compras en SISTEMAS UNI.
De toda esta información que pudimos recopilar se denotan observaciones muy
importantes que son:
a) La FIIS no presenta un Área de Compras sino que el Departamento de
Abastecimiento FIIS se encarga de la realización de las compras.
b) La FIIS no cuenta con un Manual de Compras que ayude a mejorar los procesos
de compras.
c) Las compras en la FIIS ( por pertenecer a una entidad pública) siempre está en
observancia de los reglamentos y normas, y en coordinación con el Departamento
de Logística de la UNI situado en el Pabellón Central.

2. A continuación se detalla cómo se ejecutan las compras en la FIIS (lo que se tiene)
PROCESO DE COMPRAS EN LA FIIS
Las compras en la FIIS se efectúan de acuerdo a un monto específico:
Monto (en nuevos soles) Modalidad de Compra
< 0; 10600 > Compra Directa
< 10600; 36000 > Adjudicación de Menor Cuantía
<36000; a más > Adjudicación Directa Selectiva
a) COMPRA DIRECTA:
1. Requisición:
Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso de
Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de
Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.).
2. Cuadro de necesidades y otros pedidos no incluidos:
Se acumulan todas las necesidades y se elabora un cuadro de
necesidades.
3. Tipos:
Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios
y Bienes de Capital.
4. Decanato FIIS:
El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las
necesidades.
5. Abastecimiento FIIS:
Recepciona el cuadro de necesidades verificado por el Decanato FIIS.
6. Realización de los procesos:
Abastecimiento se encarga de seleccionar proveedores de acuerdo las
cotizaciones y especificaciones del cuadro de necesidades.
7. Ingreso al Sistema de CONSUCODE:
Se registra la operación de la compra.
8. Ejecución de órdenes de compra y/o servicios.
9. Aprobación del Decanato:
De la compra hecha.
10. Almacén UNI

3. 11. Salida de bienes, abastecimiento FIIS
12. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.)
b) ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA:
1. Requisición:
Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso
de Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de
Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.).
2. Cuadro de necesidades y otros pedidos no incluidos:
Se acumulan todas las necesidades y se elabora un cuadro de
necesidades.
3. Tipos:
Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios
y Bienes de Capital.
4. Decanato FIIS:
El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las
necesidades.
5. Abastecimiento FIIS:
Recepciona el cuadro de necesidades verificado por el Decanato FIIS.
6. Comité Especial de Menor Cuantía:
Comité conformado por tres miembros Titulares y tres miembros
Suplentes.
7. Organización y Ejecución de los Procesos de Compras:
Elaboración de las bases de los concursos a realizar.
8. Realización de los procesos:
Selección del proveedor ganador del concurso y otorgamiento de la
Buena Pro de acuerdo a las bases del concurso.
9. Ingreso al Sistema de CONSUCODE:
Se registra la operación de la compra.
10. Ejecución de órdenes de compra y/o servicios.
11. Aprobación del Decanato:
De la compra hecha.
12. Almacén UNI
13. Salida de bienes, abastecimiento FIIS

4. 14. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.)
c) ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA:
1. Requisición:
Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso de
Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de
Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.).
2. Cuadro de necesidades y otros pedidos no incluidos:
Se acumulan todas las necesidades y se elabora un cuadro de
necesidades.
3. Tipos:
Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios
y Bienes de Capital.
4. Decanato FIIS:
El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las
necesidades.
5. Oficina Central de Logística:
Se encarga de elaborar las bases de los concursos y del proceso de
licitación y de compra.
6. Ingreso al Sistema de CONSUCODE:
Se registra la operación de la compra.
7. Almacén UNI
8. Salida de bienes, abastecimiento FIIS
9. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.)
A continuación se presenta la secuencia de compras con la que trabaja
Abastecimiento FIIS que nos dio el encargado de dicha dependencia, el Sr. Carlos.

5. REQUISICION
CUADRO DE NECESIDADES Y
RECURSOS
OTROS PEDIDOS NO INCLUIDOS
ORDINARIOS
BIENES
CON
AUTORIZACIÓN
DONACIONES
PRESUPUESTO TIPO SERVICIOS DEL DECANO Y
TRANSFERENCIAS
COMISIÓN DE
ECONOMÍA
BIENES DE CAPITAL
COMITÉ ESPECIAL
RECURSOS DIRECTAMENTE ABASTECIMIENTO
DE MENOR
RECAUDADOS FIIS
CUANTÍA
ORGANIZACIÓN Y
REALIZACIÓN DE
EJECUCIÓN DE LOS
LOS PROCESOS
PROCESOS DE COMPRA
INGRESO AL SISTEMA DE CONSUCODE DE
LAS COMPRAS QUE SE REALIZA PARA
CONOCIMIENTO DE LOS PROVEEDORES
QUE SE DESEAN CONCURSAR
EJECUCIÓN DE ORDENES APROBACIÓN
DE COMPRA Y/O SERVICIO DECANATO
REVISIÓN EN
ECONOMÍA Y LOGÍSTICA CENTRAL.
PRESUPUESTO UNI JEFE DE
ABASTECIMIENTO
APROBACIÓN JEFE
ALMACEN UNI
LOGÍSTICA
CAJA UNI
SALIDA DE BIENES
ABASTECIMIENTO FIIS
SALIDA DE BIENES
DEPENDENCIAS FIIS

6. II. Desarrollo del manual de compras aplicada da FIIS:
Ha sido para nosotros muy interesante el hecho de sólo contar con la
información descrita y hacernos estas preguntas: ¿cómo acercar el manual compras
estudiado en clase a la realidad de la FIIS? ¿qué priorizar, qué no?
Para esto seguimos las acertadas recomendaciones del Ing. José Villanueva, así
como de la investigación que se hizo previo a este informe sobre la importancia y la
necesidad de contra con un manual de compras y además de la entrevista realizada al
Ing. Valencia Napán referido a este tema(1).
Notamos la necesidad de:
1) Contar con objetivos claros para las compras en la FIIS
Éstos, tendrán en mira la uniformidad y que los encargados de las compras
cuenten con una guía rápida el cómo ejecutar las compras.
2) Contar con principios definidos que garanticen la probidad de las compras en
la FIIS
Principio de la Legalidad
Vincula a los agentes a la ley y normas, prohibiendo los comportamientos
contradictorios a ellas o de acciones no autorizadas. Es vital la preservación
de la igualdad entre los postores.
Principio de la Impersonalidad
Determina que los actos administrativos en la FIIS sean dirigidos a la
finalidad del interés público. Excluye el subjetivismo de la administración de
la FIIS.
Principio de Probidad Administrativa
El Departamento de Abastecimiento FIIS y sus agentes deben actuar de
conformidad con los principios éticos. Comprendiendo los principios de
lealtad, buena fe y moralidad.
Principio de la Igualdad
No deberá haber proceso selectivo con discriminación entre los
participantes o con cláusulas que aparten eventuales postores calificados o los
desnivelen en la evaluación.
Ejemplo de cláusulas discriminatorias:
- Las que describen el objeto del concurso con las características de un
sólo producto o proveedor.
- Las que dejan la evaluación o desempate a juicio subjetivo del Comité
de Adjudicaciones y de la autoridad superior.
(1) Manual para el Proceso de Adquisición en la Modalidad de Compra Directa
y entrevista al Ing. Valencia Napán:
http://voicethread.com/#q+manual.b619185.i3292128

7. Principio de la Publicidad
No podrá haber Proceso Selectivo sigiloso. La divulgación de todos sus
actos, la posibilidad de conocimiento de todas las propuestas y de su
evaluación es condición necesaria.
Principio de Vinculación a las Bases
Significa que el Departamento de Abastecimiento de la FIIS y los
postulantes quedan siempre vinculados a los términos o a lo permitido en las
Bases en cuanto a procedimiento, documentación, propuestas, evaluación y al
contrato.
Principio de la Evaluación Objetiva
La cláusula de evaluación que consta en las Bases debe de apoyarse en
hechos concretos que serán confrontados con las ofertas de los postores.
3) Contar con una Estructura Organizacional
La estructura del Departamento de Abastecimiento FIIS debe ser la más
adecuada posible, los procedimiento deben ser uniformizados por la Alta Dirección.
4) Contar con diagramas de flujo individuales para cada modalidad de compra
5) Contar con un programa de implementación progresiva de las propuestas de
mejoras que se presentarán en este informe.
III. Propuestas de mejoras:
A continuación se presentarán las mejoras en el diseño de los procedimientos en
la modalidad de Compra Directa y en la modalidad de Adjudicación de Menor Cuantía,
ya que estas modalidades de compras son las que se realizan en la Facultad.
PROPUESTAS DE MEJORAS EN EL PROCESO
DE COMPRAS EN LA FIIS
a) COMPRA DIRECTA:
1. Requisición:
Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso de
Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de
Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.). Se elabora el expediente recompra
que es el cuadro de necesidades y otrazo pedidos no incluidos.
2. Análisis del expediente de compras:
Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios
y Bienes de Capital. También se diferencia las cantidades que serán adquiridas
en función del consumo y utilización probable.

8. 3. Decanato FIIS:
El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las
necesidades.
4. Abastecimiento FIIS:
Recepciona el cuadro de necesidades verificado por el Decanato FIIS.
5. Registro de Proveedores.
6. Invitación de Proveedores.
7. Recepción y Apertura de las Propuestas.
8. Evaluación de las Propuestas.
Abastecimiento se encarga de seleccionar proveedores de acuerdo las
cotizaciones y especificaciones del cuadro de necesidades.
9. Ingreso al Sistema de CONSUCODE:
Se registra la operación de la compra.
10. Emisión y Formalización de las Órdenes de Compra.
11. Ejecución de órdenes de compra y/o servicios.
12. Aprobación del Decanato:
De la compra hecha.
13. Almacén UNI
14. Salida de bienes, abastecimiento FIIS
15. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.)

9. REQUISICION
ANÁLISIS DEL EXPEDIENTE
DE COMPRAS
DE COMPRAS
AUTORIZACIÓN DEL
DECANO Y COMISIÓN DE
ECONOMÍA
ABASTECIMIENTO
FIIS
FALTA ESPECIFICACIÓN
ESPECIFICACIÓN COMPLETA
REGISTRO DE
PROVEEDORES
INVITACIÓN A
PROVEEDORES
RECEPCIÓN Y
APERTURA DE LAS
PROPUESTAS
VALIDACIÓN DEL
EVALUACIÓN DE
DEPARTAMENTO
LAS PROPUESTAS
SOLICITANTE
INGRESO AL SISTEMA DE CONSUCODE
EMISIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LAS
ÓRDENES DE COMPRA
EJECUCIÓN DE ORDENES
DE COMPRA Y/O SERVICIO
APROBACIÓN
DECANATO
ALMACEN UNI
SALIDA DE BIENES
ABASTECIMIENTO FIIS
SALIDA DE BIENES
DEPENDENCIAS FIIS

10. b) ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA:
1. Requisición:
Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso de
Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de
Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.). Se elabora el expediente recompra
que es el cuadro de necesidades y otrazo pedidos no incluidos.
2. Análisis del expediente de compras:
Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios y
Bienes de Capital. También se diferencia las cantidades que serán adquiridas en
función del consumo y utilización probable.
3. Decanato FIIS:
El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las
necesidades.
4. Comité especial de menor cuantía.
5. Organización y Ejecución de los Procesos de Compras.
a. Elaboración de las bases
b. Divulgación.
c. Evaluación.
6. Ingreso al Sistema de CONSUCODE:
Se registra la operación de la compra.
7. Emisión y Formalización de las Órdenes de Compra.
8. Ejecución de órdenes de compra y/o servicios.
9. Aprobación del Decanato:
De la compra hecha.
10. Almacén UNI
11. Salida de bienes, abastecimiento FIIS
12. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.)

11. REQUISICION
ANÁLISIS DEL EXPEDIENTE
DE COMPRAS
AUTORIZACIÓN DEL
DECANO Y COMISIÓN DE
ECONOMÍA
COMITÉ ESPECIAL DE
MENOR CUANTÍA
FALTA ESPECIFICACIÓN
ESPECIFICACIÓN COMPLETA
ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE
LOS PROCESOS DE COMPRA
BASES
Divulga
ción
VALIDACIÓN DEL
Evalua
DEPARTAMENTO
ción
SOLICITANTE
INGRESO AL SISTEMA DE CONSUCODE
EMISIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LAS
ÓRDENES DE COMPRA
EJECUCIÓN DE ORDENES
DE COMPRA Y/O SERVICIO
APROBACIÓN
DECANATO
ALMACEN UNI
SALIDA DE BIENES
ABASTECIMIENTO FIIS
SALIDA DE BIENES
DEPENDENCIAS FIIS

12. IV. Conclusiones y recomendaciones:
CONCLUSIONES
• Falta un personal administrativo en el área de abastecimiento, para que apoye al
señor Carlos con las funciones que realiza; porque él solo no puede cumplir con
las funciones que la oficina de abastecimiento demanda.
• Los requerimientos que tiene toda la facultad en general que se hacen llegar al
centro de abastecimiento son acumulados durante todo el mes y son atendidos
los 17 de cada mes. Si un requerimiento llega el 18 de ese mes tiene que esperar
al siguiente mes para ser atendido.
• Casi el 90% de los requerimientos que hace SISTEMAS UNI no se cumplen
debido a las prioridades que se tiene por cumplir las necesidades de la propia
facultad; y esto se da generalmente por que no se dispone del recurso, el tiempo
y el personal que pueda atender los pedidos.
• Falta de coordinación entre las oficinas que solicitan los requerimientos
(SISTEMAS UNI) con el área de abastecimiento para determinar quienes son
los postores que cumplen con los requerimientos técnicos mínimos de lo que se
quiere comprar.
RECOMENDACIONES
• Proponer que la oficina de abastecimiento coordine con el área de logística de
SISTEMAS UNI para que puedan evaluar la parte técnica que ofrecen los
postores.
• Actualizar su base de datos de proveedores cada tres meses.
• Supervisar la función de compras mediante herramientas de evaluación a los
sistemas y procedimientos establecidos para la operación óptima del área.
• La oficina de abastecimiento debe de preparar informes semanales, quincenales,
mensuales, etc.; de acuerdo a las circunstancias que se presenten en SISTEMAS
UNI.
• La oficina de abastecimiento se debe de mencionar en sus informes algunos
puntos importantes como cambios en los precios, entregas de mercaderías en su
oportunidad, reducción de costos, etc.
• Respetar los tiempos establecidos que se tiene para la realización de cada
actividad en el proceso de compras
ANEXOS
1) Ejemplo de Adjudicación de Menor Cuantía en la FIIS
2) Ejemplo de Adjudicación Directa Selectiva de la UNI