Este documento presenta los procedimientos para las compras y licitaciones de materiales y equipos. Describe 5 procedimientos principales según el monto de la compra: hasta $1,000 utilizando caja chica; de $1,001-$20,000 mediante cotizaciones; de $20,001-$1,000,000 mediante concurso; de $1,000,001-$3,000,000 requiriendo aprobación del Concejo; y sobre $3,000,000 realizando convocatorias públicas. El objetivo es estandarizar las compras para asegurar control

1. INTRODUCCION
El presente Manual de Políticas y Procedimientos
contempla el conjunto de normas y procesos que pautan las
actividades sobre las compras y licitaciones y/o servicios, y
el almacenamiento y suministro de bienes materiales,
repuestos y lubricantes.
Con el conocimiento de parte de funcionarios y
empleados de las normas que rigen el desenvolvimiento de
dichas operaciones, se propician las condiciones favorables
para el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado
dentro de los estándares preestablecidos de control y
calidad.
La presentación esquemática de los procesos y la clara
definición de las normas que los rigen, permiten al
empleado visualizar de una forma clara y precisa los pasos
que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias. De
igual manera facilita la supervisión.
Para que esta herramienta sea útil recomendamos su
permanente actualización acorde con la redefinición de
metas y objetivos, así como con la adopción de nueva
tecnología.
1

2. PROCEDIMIENTOS
2

3. Procedimiento No.1
Título del Procedimiento : Compra de materiales y/o Equipos
Departamento : Abastecimiento
Objetivo : Comprar Materiales y/o Equipos de
Oficina con fondos de caja chica hasta
RD$1,000.00
Alcance : Aplicado al Departamento de
Abastecimiento
Área/Cargo Pasos
Abastecimiento
Asistente
1- Recibe de las distintas dependencias del
A.D.N. los formularios “Solicitud de
Material Gastable y Equipo”, firmados
por los Enc. de las áreas.
2- Solicita precios a las casa suplidoras,
llena el formulario “Solicitud de Caja
Chica” en original y dos copias, por el
valor del material y entrega al
Encargado de Abastecimiento para la
firma.
Enc. de Abastecimiento 3- Verifica y autoriza el formulario
“Solicitud de Caja Chica”, anexa el
formulario de solicitud de materiales y/o
Equipos de oficina y devuelve al
asistente.
3

4. Asistente 4- Verifica si hay disponibilidad en caja
chica.
4.1- Si no hay fondos en caja chica,
retiene comprobante para cuando
reciba la reposición.
5- Realiza la compra o solicita a la casa
suplidora que traiga el pedido con
factura original anexa.
6- Verifica el material, firma la factura
como recibida y localiza la oficina
solicitante para que retire los materiales
7- Entrega al área solicitante contra acuse
de recibo en el original al de la factura.
8- Anexa al comprobante de Caja Chica la
factura original como constancia de la
compra, para el cuadre de la caja.
4

5. Procedimiento No.2
Título del procedimiento : Compra de materiales y/o equipos
mediante cotización
Departamento : Abastecimiento
Objetivo : Comprar materiales y/o equipos desde
RD $1,001.00hasta RD $20,000.00
Alcance : Aplicado al Departamento de
Abastecimiento
Área / cargo Pasos
Dpto. de Abastecimiento
Secretaria 1- Recibe del Departamento de Almacén y
Suministro” original y tres copias del
formulario “Solicitud de Material
Gastable” y entrega a la Secretaria.
Secretaria 2- Llena en original y tres copias el
formulario “Solicitud de Cotizaciones”,
en el cual detalla los materiales y/o
equipos que contiene el formulario
“Solicitud Material Gastable”y entrega
al asistente.
Asistente 3- Verifica que las descripciones de los
materiales corresponden con los detalles
de la “Solicitud de Cotización” y entrega
al Encargado de Abastecimiento para
firma y aprobación.
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6. Dpto.de Abastecimiento 4- Envía “Solicitud de Cotizaciones” a los
suplidores, o gestiona por fax o e-mail y
da seguimiento
5- Recibe las cotizaciones y entrega a la
Secretaria para tabular
Secretaria 6- Relaciona las cotizaciones de las tres
casas comerciales y devuelve expediente
al Encargado de Abastecimiento.
Encargado de
Abastecimiento 7- Revisa, selecciona y sella conjuntamente
con el Director Financiero, la cotización
de la casa suplidora ganadora, bajo las
condiciones especificadas en el
Reglamento de Compras y Licitaciones.
8- Entrega el expediente a la Secretaria
para que llene la “Orden de Compras”
en original y tres copias.
Secretaria 9- Llena el formulario de “Orden de
Compras” por el valor que indica la
cotización y entrega expediente al
Encargado de Abastecimiento quien
recoge firmas y envía al suplidor para
que despache mercancía.
Almacén y Suministro 10- Recibe la mercancía, llena el formulario
“Entrada de Almacén” y envía original
al Encargado de Abastecimiento para
gestionar pago.
Encargado de
Abastecimiento 11- Recibe el formulario, “Entrada de
Almacén” más factura original, y
procede a solicitar pago ante la
Dirección Financiera.
6

7. Financiero 12- Revisa expediente y envía a contabilidad
para confección de Libramiento.
Contabilidad 13- Elabora Libramiento y envía expediente
a Auditoría, para su revisión final.
Auditoría 14- Revisa, firma y devuelve expediente a
Financiero para fines de pago.
Financiero 14.1- Si no hay disponibilidad retiene el
expediente hasta disponer de los
fondos.
15 Recoge en el formulario de
“Libramiento” la firma de autorización
del Síndico.
16 Envía expediente a Tesorería para
elaboración y entrega de Cheque.
7

8. Procedimiento No 3
Título del procedimiento : Compra de materiales y/o
equipos mediante concurso.
Departamento : Abastecimiento
Objetivo : Comprar materiales y/o equipos
desde RD$20,001.00 hasta
RD$1,000,000.00
Alcance : Aplicado al Departamento de
Abastecimiento
Área /Cargo Pasos
Encargado de
Abastecimiento 1- Recibe de Almacén y Suministro, el
original y tres copias del formulario
“Solicitud de Material Gastable y
entrega a la Secretaria.
Secretaria 2- Llena en original y tres copias el
Formulario “Solicitud de Cotización”,
en el cual detalla los materiales y/o
equipos que contiene el formulario
“Solicitud Material Gastable” y entrega
al Encargado de Abastecimiento
Encargado de
Abastecimiento 3- Verifica y procede a enviar “Solicitud
de Cotización” a los suplidores
concursantes.
8

9. 4- Recibe cotizaciones en sobres lacrados y
sellados de casas suplidoras.
5- Convoca a la comisión mediante nota
interna, especificando lugar y hora.
Comisión de Compras
y Licitaciones 6- Revisa expedientes, aprueba o
desaprueba y entrega al Encargado de
Abastecimiento para que levante acta.
Encargado de
Abastecimiento 7- Levanta acta y procede a preparar
“Orden de Compras”
Comisión de Compras
Y Licitaciones 8- Firma “Orden de Compra” y entrega al
Encargado de Abastecimiento.
Encargado de Abastecimiento 9- Recibe “Orden de Compra” aprobada y
envía al suplidor para que despache la
mercancía solicitada.
Almacén y Suministro 10- Recibe la mercancía, llena el formulario
“Entrada de Almacén”y entrega original
al Encargado de Abastecimiento.
Encargado de
Abastecimiento 11- Recibe el formulario, “Entrada de
Almacén” más factura original, y
procede a solicitar pago ante la
Dirección Financiera.
Financiero 12- Revisa expediente y envía a contabilidad
para confección de Libramiento.
9

10. Contabilidad 13- Elabora Libramiento y envía expediente
a Auditoría, para su revisión final
Auditoría 14- Revisa, firma y devuelve expediente a
Financiero para fines de pago.
Financiero 14.1- Si no hay disponibilidad, retiene
el expediente hasta disponer de
los fondos.
15- Recoge en el formulario de
“Libramiento” la firma de autorización
del Síndico.
16- Envía expediente a Tesorería para
elaboración y entrega de Cheque.
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11. Procedimiento No.4
Título del procedimiento : Compra de materiales y/o
Equipos mediante concurso
Departamento : Abastecimiento
Objetivo : Comprar materiales y/o equipos
desde RD$ 1,000,001.00 hasta
RD$3,000.000.00
Alcance : Aplicado al Departamento de
Abastecimiento
Área/Cargo Pasos
1- Recibe de Almacén y Suministro original y
tres copias del formulario “Solicitud de
Material Gastable” y entrega a la Secretaria.
Secretaria 2- Llena en original y tres copias el formulario
“Solicitud de Cotización”, en el cual detalla
los materiales y/o equipos que contiene el
formulario “Solicitud Material Gastable” y
entrega al Encargado de Abastecimiento.
Encargado de Abastecimiento 3- Verifica y procede a enviar solicitud de
cotización a los suplidores concursantes.
4- Recibe cotizaciones en sobres lacrados y
sellados de casas suplidoras y remite al
Síndico mediante oficio.
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12. Síndico 5- Convoca al Concejo especificando hora y
lugar.
Concejo 6- Revisa expedientes, aprueba o desaprueba
elabora Resolución y envía al Encargado de
Abastecimiento vía Director Administrativo.
Encargado de Abastecimiento 7- Recibe Resolución aprobatoria y prepara
“Orden de Compras”en original y tres copias y
gestiona firma del Síndico.
8- Envía original de la “Orden de Compras”al
suplidor para que despache la mercancía
solicitada.
Almacén y Suministro 9-Recibe la mercancía, llena el formulario
“Entrada de Almacén” y entrega original al
Encargado de Abastecimiento” para que
solicite pago.
Encargado de Abastecimiento 10- Recibe expediente, “Entrada de Almacén”
más factura original, y envía a la Dirección
Financiera.
Financiero 11- Revisa expediente y envía a contabilidad
para confección de Libramiento.
Contabilidad 12- Elabora Libramiento y envía expediente a
Auditoría, para su revisión final.
Auditoría 13- Revisa, firma y devuelve expediente a
Financiero para fines de pago.
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13. Financiero 13.1 Si no hay disponibilidad, retiene el
expediente hasta disponer de los fondos
14- Recoge en el formulario de “Libramiento”
la firma de autorización del Síndico.
15- Envía expediente a Tesorería para
elaboración y entrega de Cheque.
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14. Procedimiento No.5
Título del procedimiento : Compra de materiales y/o
Equipos mediante concurso
Departamento : Abastecimiento
Objetivo : Comprar materiales y/o
Equipos desde RD$3,000,000.00
en adelante
Alcance : Es aplicado en el Dpto. de
Abastecimiento
Área/Cargo Pasos
Encargado de Abastecimiento 1-Recibe de Almacén y Suministro,
original y tres copias del Formulario
“Solicitud Material Gastable” y entrega
a la Secretaria.
Secretaria 2-Llena original y tres copias el
Formulario “Solicitud de Cotización”,
en el cual detalla los materiales y/o
equipos que contiene el Formulario
“Solicitud Material Gastable” y entrega
al Enc. De Abastecimiento.
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15. Encargado de Abastecimiento 3-Verifica y procede a enviar solicitud
de cotización a los suplidores
concursantes
4-Recibe cotizaciones en sobres lacrados
y sellados de casas suplidoras y convoca
a la Comisión de Compras y
Licitaciones mediante nota interna,
especificando hora y lugar.
Comisión de Compras y
Licitaciones 5-Hace convocatoria mediante avisos en
periódicos, de acuerdo a las
informaciones descritas en el
Reglamento de Compras, Licitaciones y
Suministro.
Encargado de Abastecimiento 6- Recibe propuesta de solicitantes en
sobres lacrados y sellados y envía a
Tesorería para que efectúen el pago por
derecho a licitación.
7- Relaciona los Licitantes y tabula
información para presentar a la
Comisión de Compras y Licitaciones.
Comisión de Compras y
Licitaciones 8- Fija lugar, fecha y hora del término de
la presentación de la oferta y del acto
público de la apertura de las propuestas.
9- Aprueba propuesta, cumpliendo las
políticas y normas del Reglamento.
10- Envía expediente al Encargado de
Abastecimiento para que levante Acta y
envíe al Concejo para aprobación final.
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16. Concejo 11- Revisa expediente, elabora
resolución y la envía al Encargado de
Abastecimiento vía Director
Administrativo.
Encargado de Abastecimiento 12- Recibe resolución aprobatoria y
prepara “Orden de Compras”en original
y tres copias, y gestiona la firma del
Síndico.
13- Envía original de la “Orden de
Compras”al suplidor para que despache
la mercancía solicitada.
Almacén y Suministro 14- Recibe la mercancía, llena
formulario “Entrada de Almacén”y
entrega original al Encargado de
Abastecimiento para que solicite pago.
Encargado de
Abastecimiento 15- Recibe expediente, “Entrada de
Almacén” más factura original, y
envía a la Dirección Financiera.
Financiero 16- Revisa expediente y envía a
contabilidad para confección de
Libramiento.
Contabilidad 17- Elabora Libramiento y envía
expediente a Auditoría, para su revisión
final.
Auditoría 18- Revisa, firma y devuelve expediente
a Financiero para fines de pago.
16

17. Financiero 18.1 no hay disponibilidad,
retiene el expediente hasta
disponer de los fondos.
19- Recoge en el formulario de
“Libramiento” la firma de autorización
del Síndico.
20- Envía expediente a Tesorería para
elaboración y entrega de cheque
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18. Procedimiento No.6
Título del procedimiento : Recepción de Materiales y/o Equipos
Departamento : Abastecimiento
Objetivo : Recibir Materiales y/o Equipos
Alcance : Es aplicable al Departamento de
Abastecimiento
Área/Cargo PASOS
Enc. Almacén y Suministro 1- Recibe mercancía del proveedor
acompañada de “Orden de Compras” y factura
original
2- Procede a verificar contra documento los
artículos adquiridos en cantidad y calidad.
3-Firma y sella la “Orden de Compras”y la
factura original, haciendo constar como
recibido conforme.
3.1 Si el pedido no está completo
solicita conduce de la mercancía y
da seguimiento hasta completar la
recepción del pedido
4- Registra el ingreso de la mercancía e
instruye para ubicar.
Auxiliar de Almacén 5- Ubica mercancía recibida.
18

19. Enc. Almacén y Suministro 6- Envía factura, Orden de Compra, y
Recepción de Almacén al Encargado de
Abastecimiento para enviar a la Dirección
Financiera.
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20. Procedimiento No.7
Título del procedimiento : Despacho de materiales y
equipos de los materiales en
existencia
Departamento : Abastecimiento
Objetivo : Despachar materiales y/o
equipos desde el Departamento de
Almacén y Suministro.
Alcance : Es aplicable al Dpto. de
Abastecimiento.
ÁREAS / CARGOS PASOS
Dpto. de Almacén
Y Suministro
(Auxiliar de almacén) 1-Recibe de las distintas dependencias
del A.D.N. original y tres copias del
formulario “Solicitud Material
Gastable” al almacén.
Auxiliar de Almacén 2-Entrega al sub-encargado para que
proceda al despacho.
Sub-Encargado 3-Verifica existencia en almacén y la
relación solicitada en el Formulario de
“Solicitud de Material Gastable” e
instruye a la auxiliar a preparar salida de
almacén.
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21. Auxiliar 4-Prepara “Salida de Almacén”en
original y dos copias, desglosa
expediente y archiva original y copia
sellada y firmada.
Sub-Encargado 5-Coteja despacho contra la relacionada
en el Formulario de “Solicitud de
Material Gastable” al almacén e instruye
a la auxiliar para que elabore la salida.
Enc. de Almacén 5.1Si no hay en existencia solicita el
pedido mediante el formulario
“Solicitud Material Gastable” y envía a
la Departamento de Abastecimiento.
6- Ver procedimientos 1 ó 2 de acuerdo
al monto de la compra establecido en el
Reglamento de Compras y Licitaciones.
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22. Procedimiento No.8
Título del Procedimiento : Adquisición, Control y Despacho de
Combustibles
Departamento : Abastecimiento
Objetivo : Describir los pasos para adquirir y
controlar los Combustibles.
Alcance : Aplicado al Departamento de
Abastecimiento.
Políticas de Operaciones
Se asignará una cuota quincenal fija de combustible a cada vehículo
(pesado o liviano), en base a la necesidad real de cada uno por día y por
kilómetro y tomando como referencia su historial de consumo.
• Cada solicitud de reposición de combustible deberá estar avalada por los
documentos que amparan las entregas hechas.
• La recepción de los combustibles será hecha por dos (2) personas en
conjunto, cada una con una llave diferente.
• Se considerara como cantidad de combustible recibida, la cantidad que
indique la barra medidora del depósito.
• Cada vehículo deberá tener una ficha con su historial en la cual se indicará
la numeración de las gomas y baterías instaladas y de los repuestos,
lubricantes y
Combustibles consumidos.
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23. PROCEDIMIENTO
Encargado de Logística 1. Detecta necesidad de reposición
2.- Llena form. “Solicitud Material
Gastable y Equipos” en original Y (3)
tres copias y envía al Encargado de
Abastecimiento anexando los
documentos que avalen la reposición
Encargado de Abastecimiento 3.-Ver procedimiento Orden Compras.
4.-Elabora “Orden de Compras” y envía
copia al Enc. de Logística.
Encargado de Logística y Supervisor
Asignado 5.- Reciben combustible y verifican
cantidad y especificaciones del
“conduce” con la “Orden de Compras”.
6.- Verifican que el precinto de
seguridad no esté violado.
7.- Verifican el medidor del camión con
la barra medidora del depósito para
determinar que coincidan.
7.1 Si no coinciden, se considerará
la cantidad que indica la barra
medidora del depósito.
8.- Realizan los despachos del día.
9.- Hacen cuadre diario con los tickets
de despacho.
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24. RECOMENDACIONES
Para los procesos de Adquisición y Despacho de Combustibles y de
Repuestos, Gomas y Lubricantes.
1. Deberá realizarse un inventario real (levantamiento) de la cantidad de
vehículos pesados y livianos, sus condiciones físico - mecánicas; electro –
hidráulicas, revisar su histrorial de consumo para proyectar las cantidad de
combustible requerido.
2. Para las asignaciones de combustible de los vehículos livianos, que
Administrativo y Activo fijo (Patrimonio) hagan un levantamieento y
verifiquen la cantidad que debe asignarse previa autorización del Síndico.
3. Es conveniente, disponer de dos vehículos ( uno pesado y otro liviano) en
buenas condiciones para tener la posibilidad de prestarlos en lo que se
reparan los que estan en mal estado.
4. Establecer un sistema automatizado que permita llevar un control (por
vehículo) de todo lo consumido en combustible, lubricantes y repuestos.
5. Disponer esprines dentro del tubo por el que se suministra combustible.
6. Que se marquen con “lápiz de diamante” los repuestos cambiados.
7. Que las averías sean consignadas por el chofer en la tarjeta de combustible
lo que permitirá evaluar el grado de eficiencia en las reparaciones.
8. Disponer de una pequeña caja chica para las compras y reparaciones
menores. Botar la pieza averiada en tanque con tapa y llave para que la
sustitución sea real.
9. Cada vehículo debe tener una ficha con su historial y en esa ficha se indique la
numeración de cada goma y bateria asignadas e historial de lubricantes y combustibles
consumidos.
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25. Procedimiento No.9
Título del Procedimiento : Adquisición Control y Despacho
de Repuestos y Lubricante
Departamento : Abastecimiento
Objetivo : Describir los pasos para adquirir y
controlar los repuestos y
Lubricantes
Alcance : Es aplicado al Departamento de
Abastecimiento.
Políticas de Operaciones
1. Las gomas serán identificadas por sus marcas y especificaciones (tamaño,
número de lonas, etc,) y debido a lo repetitivo de las series, serán
numeradas con hechizo en los laterales.
2. Las baterías serán identificadas por sus marcas y especificaciones (tamaño,
número de placas, voltaje, etc.). por no existir secuencias de fabricación,
serán numeradas con pintura en los laterales.
3. Las gomas y baterías tendrán una ubicación preestablecida en los
almacenes y por el alto riesgo de deterioro, deberán tener buena ventilación
y fácil acceso.
4. Se mantendrá un control automatizado por vehículo, indicando el consumo
de combustibles, gomas y lubricantes, incluyendo el kilometraje del
vehículo, para evaluar la reposición de los mismos.
5. Las solicitudes de estos renglones que no correspondan al tiempo y/o
kilometraje estimados, deberán ser justificadas por el Director del área que
solicita.
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26. PROCEDIMIENTO
1. Enc. de Logística 1.- Detecta necesidad de reposición y llena
“Pedido Repuestos” en original y 3 copias y
envía al Encargado de Abastecimiento,
anexando los documentos que avalen la
reposición.
2. Dpto. de Abastecimiento 2.- Ver procedimiento “Orden de compra”
3.- Elabora “Orden de Compras” y envía copia
al Encargado de Logística.
Enc. de Logística 4.- Recibe los artículos y verifica cantidades y
especificaciones.
5.- Da entrada al almacén, identifica las gomas
con número con hechizo y las baterías con nú
mero con pintura y ubica los artículos en área
de facil acceso y buena ventilación.
6.- Llena “Tarjeta Control de Repuestos y
Materiales”
7.- Recibe “Requisición / Salida de almacén”
o “Salida de Repuestos” autorizados por el
Superior de su área.
8.- Llena diariamente “Reporte Diario de
Lubricantes.
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27. Procedimiento No 10
Título del Procedimiento : Contratación de servicios mediante
Cotización.
Dirección : Administrativa
Objetivo : Contratar servicios desde RD$1,001.00
hasta RD$20,000.00
Alcance : Aplicado a la Dirección Administrativa
Área/Cargo Pasos
Director Advo. 1- Recibe de las distintas dependencias
la solicitud o demanda del servicio.
2- Evalúa necesidad y Envía “Solicitud de
Cotización” a los suplidores o gestiona
por fax o e-mail y da seguimiento.
3- Recibe cotizaciones, revisa, selecciona y
sella conjuntamente con el Director
Financiero la cotización de la casa
ganadora, bajo las condiciones
especificadas en el Reglamento de
Compras y Licitaciones.
4- Entrega el expediente a la Secretaria
para que llene la “Orden de Servicio” en
original y dos copias.
Secretaria 5- Llena el formulario de “Orden de
Servicio” por el valor que indica la
cotización y entrega el expediente al
Director
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28. Director Administrativo 6- Revisa expediente y recoge firmas.
7- Envía original al suplidor que ganó la
“Orden” y da seguimiento al servicio
solicitado desde el inicio hasta su
conclusión.
8- Tramita pago a Financiero (Ver proceso
de Libramiento
28

29. Procedimiento No. 11
Título del Procedimiento : Contratación de servicios mediante
concurso.
Dirección : Administrativa
Objetivo : Contratar servicios desde RD$ 20,001
hasta RD$ 1, 000,000.00
Alcance : Aplicado a la Dirección Administrativa.
Área/Cargo Pasos
Director Administrativo : 1- Recibe de las distintas
dependencias la solicitud o
demanda del servicio.
2- Evalúa necesidad y envía
“Solicitud de Cotización” a los
suplidores.
3- Recibe cotizaciones en sobres
lacrados y sellados.
4- Gestiona convocatoria a la
Comisión mediante nota interna,
especificando lugar y hora.
Comisión de Compras
y Licitaciones 5- Revisa expediente, aprueba o
desaprueba y entrega al Director
Administrativo.
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30. Encargado de Abastecimiento 6- Levanta acta y distribuye las
copias a los miembros de la
comisión.
Director Administrativo 7- Prepara “Orden de Servicios” y
recoge firmas.
7.1- Si el servicio incluye una
compra, coordina con el
Enc. de Abastecimiento la
elaboración de la “Orden de
Compras” correspondiente.
8- Envía expediente aprobado por la
comisión a Consultoría Jurídica
para la elaboración de contrato
Consultoría Jurídica 9- Elabora contrato y recoge firma,
luego envía expediente a la
Dirección Administrativa para
control y seguimiento.
Dirección Administrativa 10- Entrega original de “Orden de
Servicios” y el original de “Orden
de Compra si la hubiere y copia
contrato al suplidor ganador y da
seguimiento al servicio solicitado
desde el inicio hasta su
conclusión.
11- Tramita pago a Financiero de
acuerdo a las partidas establecidas
en el contrato. (Ver Proceso de
Libramiento)
30

31. Procedimiento No.12
Título del Procedimiento : Contratación de Servicios mediante
Concursos.
Dirección : Administrativa
Objetivo : Contratar Servicios desde
RD$1, 000,000.00.
Alcance : Aplicable a la Dirección Administrativa.
Área/Cargo Pasos
Director Administrativo 1- Recibe de las distintas
dependencias la solicitud o
demanda del servicio.
2- Evalúa necesidad y envía
“Solicitud de Cotización” a
suplidores.
3- Recibe cotizaciones en sobres
lacrados y sellados de casas
suplidoras y remite al Síndico
mediante oficio.
Síndico 4- Convoca al concejo especificando
hora y lugar.
31

32. Concejo 5- Revisa expedientes, aprueba o
desaprueba, elabora resolución y
envía al Director Administrativo.
Director Administrativo 6- Recibe resolución aprobatoria y
prepara “Orden de Servicio” en
original y dos copias y gestiona
firma del Síndico.
7- Envía expediente completo a
Jurídica para elaboración de
contrato.
Consultoría Jurídica 8- Elabora contrato y recoge firma
ambas parte, luego envía a la
Dirección Administrativa para
control y seguimiento
Dirección Administrativa 9- Entrega original de “Orden de
Servicio” y copia contrato al
suplidor y da seguimiento al
servicio solicitado desde su inicio
hasta su conclusión.
10- Tramita pago a Financiero de
acuerdo a las partidas establecidas
en el contrato (Ver proceso de
Libramiento)
32

33. Procedimiento No.13
Título del Procedimiento : Contratación de Servicios mediante
concurso.
Dirección : Administrativa
Objetivo : Contratar servicios desde
RD$3, 000,000.00 en adelante.
Alcance : Aplicable a la Dirección Administrativa.
Área/Cargo Pasos
Director Administrativo 1- Recibe de las distintas dependencias la
solicitud o demanda del servicio.
2- Evalúa necesidad y envía “Solicitud de
Cotización” a los suplidores.
3- Recibe cotizaciones en sobre lacrado y
sellado.
4- Convoca a la comisión de Compras y
Licitaciones mediante nota interna,
especificando hora y lugar.
Comisión de Compras y
Licitaciones 5- Hace convocatoria mediante avisos en
periódicos de acuerdo a las
informaciones descritas en el
Reglamento de Compras y Licitaciones.
33

34. Director Administrativo 6- Recibe propuesta de los solicitantes en
sobres lacrados y sellados y envía a
Tesorería para que efectúen el pago por
derecho a licitación.
7- Relaciona los licitantes y tabula
información para presentar a la
Comisión de Compras y Licitaciones.
Comisión de Compras y
Licitaciones 8- Aprueba propuesta cumpliendo políticas
y normas establecidas en el Reglamento.
9- Envía expediente al Director
Administrativo para que levante acta y
envíe al concejo para aprobación final.
10- Revisa expediente, elabora resolución y
envía al Director Administrativo.
Director Administrativo 11- Recibe resolución aprobatoria y prepara
“Orden de Servicio” en original y dos
copias.
12- Envía expediente a Consultoría Jurídica
para la elaboración de contrato.
Consultoría Jurídica 13- Elabora contrato y recoge firmas de
ambas partes, luego envía a la Dirección
Administrativa.
Dirección Administrativa 14- Entrega original de “Orden de Servicio”
y copia contrato al suplidor y da
seguimiento al cumplimiento del
contrato.
15- Tramita pago a Financiero, solicitando
partidas según lo establecido (Ver
Proceso de Libramiento)
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35. FORMULARIOS
35

36. ANEXOS
36

37. RECOMENDACIONES
37