Este documento describe el funcionamiento del sistema de abastecimiento de una organización. Explica las etapas de programación de necesidades, elaboración del presupuesto, creación del plan anual de contrataciones, ejecución de procesos de selección, ingreso al almacén, y distribución de bienes y servicios. También define los roles del área de logística y los órganos ejecutores en el proceso de contratación.

1. EL PLAN ANUAL
DE
CONTRATACIONES
Dr. Miguel Ángel Salas Macchiavello
salas_macchiavello@hotmail.com
Lima, febrero del 2013 1

2. CONCEPTOS PREVIOS
A nivel estratégico el abastecimiento
envuelve a todas las áreas de la
organización para diseñar, desde las
etapas de la necesidad y concepción
de los productos y/o servicios, un
proceso que incluya todos los medios
necesarios para obtener los mejores
resultados, en términos económicos y
satisfacción del usuario.
2

3. CONCEPTOS PREVIOS
Constitución Política del Perú – Artº 76
“Las obras y la adquisición de suministros con
utilización de fondos o recursos públicos se
ejecutan obligatoriamente por contrata y
licitación pública, así como también la
adquisición o la enajenación de bienes.
La contratación de servicios y proyectos cuya
importancia y cuyo monto señala la Ley de
Presupuesto se hace por concurso público. La ley
establece el procedimiento, las excepciones y las
respectivas responsabilidades.”
3

4. CONCEPTOS PREVIOS
Ley de Bases de la Descentralización:
Ley Nº 27783 – Artº 10
“[...] las normas técnicas referidas a los servicios y
bienes públicos, y los sistemas administrativos del
estado, referidos a presupuesto, tesorería,
contaduría, crédito público, inversión pública,
contrataciones y adquisiciones, personal y
control, por su naturaleza son de observancia y
cumplimiento obligatorio para todos los niveles
de gobierno”.
4

5. PROGRAMACION
• Este proceso comprende las siguientes
actividades:
- Determinación de necesidades.
- Consolidación de necesidades.
- Formulación del plan de adquisiciones.
- Ejecución de la programación.
- Evaluación de la programación.
5

6. DISTRIBUCION
• Es el conjunto de actividades de
naturaleza técnico - administrativa
en que se cierra el círculo, y
permite la satisfacción de las
necesidades del usuario con la
entrega de los bienes o servicios
solicitados.
6

7. Área de Logística o Abastecimiento
Principales funciones generales
 Dirigir, programar y ejecutar la
administración del Sistema Administrativo
de Abastecimiento conforme a los
lineamientos y políticas de la entidad,
normas presupuestarias, técnicas de
control sobre adquisiciones y otras normas
pertinentes.
 Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y
servicios que requiera la entidad.
 Elaborar anualmente el Cuadro de
Necesidades de Bienes y de Servicios
7

8. Área de Logística o Abastecimiento
Principales funciones generales
 Formular y ejecutar el Plan Anual de
Contrataciones y proponer su aprobación,
en coordinación con las Gerencias de
Planeamiento, Presupuesto, así como la
Gerencia de Administración y Finanzas.
 Prestar asistencia a los Comités Especiales
responsables de los procesos de selección
de bienes y servicios.
 Participar en la conformación de los Comités
Especiales para las licitaciones, concursos
públicos y adjudicaciones directas y menor
cuantía. 8

9. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
VALORADO
ELABORACIÓN DEL PAC
EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS
DE SELECCIÓN

10. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
INGRESO AL ALMACÉN INSTITUCIONAL
VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
DE ALMACÉN
INVENTARIO FÍSICO
AJUSTE DEL VALOR MONETARIO Y
PRESENTACIÓN A LA OFIC. DE CONTABILIDAD

11. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES
La Programación de necesidades debe efectuarse
estrictamente en función a
las metas de cada área solicitante (Usuarios/Áreas
de Línea),
señalando un plazo referencial de ejecución de
acuerdo a sus prioridades y un perfil genérico de las
especificaciones técnicas.
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO VALORADO
Esta fase consiste en la consolidación de las
necesidades de bienes, servicios y obras, sustentatorias
del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA.

12. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
ELABORACIÓN DEL PAAC
En la fase de programación y formulación del
Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias
de la Entidad determinará, dentro del plazo señalado
por la normativa correspondiente, sus requerimientos de
bienes, servicios y obras, en función de sus metas
presupuestarias establecidas, señalando la
programación de acuerdo a sus prioridades.
Las Entidades utilizarán el Catálogo Único de Bienes,
Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el
órgano encargado de las contrataciones de la Entidad
responsable de esta actividad.

13. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN
Para la determinación del proceso de selección se
considerará el objeto principal de la contratación y el
valor referencial establecido por la Entidad para la
contratación prevista. En el caso de contrataciones
que involucren un conjunto de prestaciones, el objeto
principal del proceso de selección se determinará en
función a la prestación que represente la mayor
incidencia porcentual en el costo.
En cualquier caso, los bienes o servicios que se
requieran como complementarios entre sí, se
consideran incluidos en la contratación objeto del
contrato.
13

14. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los
diversos procesos de selección, en aplicación de los Plan Anual,
en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante
con las Normas Técnicas de Control Interno, la Unidad de
Almacén hará la Catalogación, Registro en las Tarjetas de
Control Visible de Almacén, verificación permanente de su
estado de conservación, despacho de las existencias, registro
en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a
la Oficina de Contabilidad, etc.
VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
DE ALMACÉN
Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación,
aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas,
primeras salidas).

15. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
INVENTARIO FÍSICO
En es proceso se aplican las normas legales
vigentes del Sistema de Abastecimiento, Sistema
Nacional de Bienes, etc.
AJUSTE DEL VALOR MONETARIO Y
PRESENTACIÓN A LA OFIC. DE CONTABILIDAD
Se aplica lo establecido en las normas legales
vigentes en lo Referido al Sistema Nacional de
Contabilidad.
Es importante resaltar que esta actividad es clave
para la sustentación del Balance anual

16. RELACIONAMIENTO DEL SISTEMA Y LA LEY
Objetivo de la Ley
o Maximizar el valor del dinero del contribuyente
en las contrataciones que realicen las Entidades
del Estado, uso eficiente y transparente de
recursos públicos.
o Permitir que las entidades contraten en forma
oportuna, de la calidad requerida y a precio
razonable.
16

17. Órganos Ejecutores dentro de cada
Entidad
• Área Usuaria.
– Cuyas necesidades pretenden ser atendidas
o que por especialidad canaliza
requerimientos.
– Determina las necesidades
– Define las características y cantidad de lo que
se va a adquirir o contratar.
– Formula requerimiento
– Supervisión de la ejecución contractual
17

18. Órganos Ejecutores dentro de cada
Entidad
• Órgano encargado de las contrataciones
– Gestión de abastecimientos al interior de la
Entidad.
– Planifica, prepara y efectúa adquisiciones.
– Consolida requerimientos.
– Elabora Plan Anual de Contrataciones
18

19. Órganos Ejecutores dentro de cada
Entidad
• Órgano encargado de las contrataciones
– Elabora expediente de contratación inicial.
– Custodia el expediente de contratación
– Realiza estudio de las posibilidades del
mercado.
– Determina valor referencial.
– Determina tipo de proceso de selección
definitivo
– Realiza fiscalización posterior
19

20. FASES DE LA
CONTRATACIÓN
1.
1. 2.
2. 3.
3.
Programación y
Programación y Proceso de
Proceso de Ejecución
Ejecución
actos
actos Selección
Selección Contractual
Contractual
preparatorios
preparatorios
20

21. 1. Programación y Actos
Preparatorios
Plan Anual de Contrataciones
Plan Anual de Contrataciones
Expediente de Contratación
Expediente de Contratación
Comité Especial
Comité Especial
Bases
Bases
21

22. Elaboración del PAC
Segundo Momento (15 días hábiles después)
Aprobación de
Aprobación de
Aprobación
Plan
Plan
Aprobación
PIA
PIA Anual
Anual
Consolidación
Consolidación
de cuadro de
de cuadro de Difundir: SEACE
SEACE
necesidades
necesidades Dentro de los 5
Primer días hábiles de
Momento aprobado LOCAL Y WEB
LOCAL Y WEB
DE LA
DE LA
ENTIDAD
ENTIDAD
Usuarios
Usuarios
definen
definen
requerimientos
requerimientos
22

23. Modificación del PAC
Podrá ser modificado en cualquier
momento, de conformidad con la asignación
presupuestal o en caso de
reprogramaciones de las metas
institucionales.
• Incluir o excluir procesos de selección; o
• Modificar la cantidad prevista de bienes,
servicios u obras en más de 25% del valor
estimado y ello varie el tipo de proceso de
selección.
23

24. EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN
• Sentido amplio: Documento que
contiene todas las actuaciones
referidas a la contratación,
desde la decisión de adquirir o
contratar hasta la culminación
del contrato.
¿Cuándo se inicia?
Se inicia con el requerimiento del área
usuaria.
Concluye con la conformidad de recepción de
la última prestación, o con la liquidación, en
caso de obras, y con el pago.
24

25. Elaboración de Expediente de
Contratación
NECESIDAD
NECESIDAD Estudios de las
Estudios de las
Área Usuaria / /
Área Usuaria posibilidades que ofrece
Consolidar
Consolidar OEC posibilidades que ofrece
Requerimiento
Requerimiento OEC
en el PAC
en el PAC
Definición:
Definición:
C.T.
C.T.
Características Técnicas
Características Técnicas
V.L.
V.L.
Valor Referencial
Valor Referencial
Prohibición de Fraccionamiento: No se
Prohibición de Fraccionamiento: No se
debe dividir una adquisición o
debe dividir una adquisición o
contratación para dar lugar al cambio del
contratación para dar lugar al cambio del
tipo de proceso de selección
tipo de proceso de selección Determinación del
Determinación del
tipo de proceso de
tipo de proceso de
selección: LP, CP,
selección: LP, CP,
ADP, ADS, AMC.
ADP, ADS, AMC.
25

26. Contenido del expediente de
contratación
• Requerimiento Área Usuaria
• Estudio de mercado / indagación
• Características técnicas y cantidad
• Valor Referencial
• Tipo de proceso de selección
• Sistema y Modalidad de Selección
• Disponibilidad Presupuestal
El Expediente de Contratación se elabora en la Fase de
El Expediente de Contratación se elabora en la Fase de
Actos preparatorios yyacaba en la liquidación del contrato.
Actos preparatorios acaba en la liquidación del contrato.
26

27. Armonizando los Instrumentos de
Gestión Institucional
Plan Estratégico Institucional
Plan Estratégico Institucional
Sistema de
planeamiento
Plan Operativo
Plan Operativo
Sistema de Sistema de
Presupuesto Contrataciones
Presupuesto Plan
Plan
Presupuesto
Institucional de Anual de
Anual de
Institucional de
Apertura Contrataciones
Contrataciones
Apertura
27

28. OBJETIVO DE LAS CONTRATACIONES
DEL ESTADO
El Estado tiene la obligación de satisfacer las necesidades de sus
habitantes. Este es el principal objetivo del Estado, al satisfacer
tales necesidades garantiza la convivencia y la paz social.
La Contratación Pública es una herramienta proporcionada al
Estado para cumplir con sus fines, es por medio de ella que se
logra acordar con un particular el suministro de un bien, la
prestación de un servicio o la realización de una obra.
Para ello debe maximizar el valor del dinero de los contribuyentes
en las contrataciones que realice, de manera que estas se
efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de
precio y calidad.
28

29. PROGRAMACIÓN Y ACTOS
PREPARATORIOS
Comprende la planificación de las necesidades, la
aprobación del Plan Anual de Contrataciones, la
formación del expediente de contratación, la
designación del comité especial, la elaboración de
las bases y su aprobación.
Para poder incluir un proceso de selección en el
PAC, el financiamiento de dicho gasto a realizarse
durante el año fiscal debe estar previsto en el
presupuesto institucional.
29

30. FUNCIONARIOS Y SERVIDORES A CARGO
DE LAS CONTRATACIONES ESTATALES
ORGANO ENCARGADA DE LAS CONTRATACIONES
Planifica y efectúa las acciones de abastecimiento al
interior de la Entidad.
Esta oficina se encarga entre otras cosas, de formular
el requerimiento anual de los bienes y servicios
conforme a la información que recaba de las áreas
usuarias; cuando ello ocurre la dependencia realiza una
labor de investigación para establecer con precisión las
características de aquello que se desea adquirir o
contratar.
30

31. FUNCIONARIOS Y SERVIDORES A CARGO DE
LAS CONTRATACIONES ESTATALES
AREA USUARIA
Es aquella de donde surge el requerimiento. Determina
las necesidades, las características técnicas y la
cantidad de lo que se va adquirir o contratar.
Todas las entidades públicas tienen áreas usuarias u
oficinas con labores específicas. Estas áreas
requieren por ejemplo útiles de oficina y prestación de
servicios determinados. Por ello tienen participación
en el proceso de supervisión de la ejecución
contractual, salvo que la norma de la entidad
establezca que sea otro órgano el encargado de
realizar esta supervisión.
31

32. Interrelación de los sistemas
administrativos en la fase de
Programación y Actos Preparatorios
de la Contratación Pública
32

33. CONCEPTO DEL PLAN ANUAL
• El Plan Anual de Contrataciones del Estado
es un instrumento de gestión, a través del
cual se programarán las contrataciones que
se realizarán en un ejercicio presupuestal,
a fin de satisfacer las necesidades de la
Entidad, de acuerdo con los objetivos
estratégicos Sectoriales de cada Pliego, a
fin de cumplir con sus metas institucionales.
33

34. CARACTERÍSTICAS
• Público: la norma de contrataciones públicas exige que
el PAC se encuentre a disposición y conocimiento del
público en general, a través de la página web del OSCE,
la página web de la Entidad, si la tuviese, así como en el
local de la Entidad al valor de su reproducción.
• Formal: su aprobación y modificación requiere de
documento formal, aprobado por autoridad competente.
• Obligatorio: todas las Entidades bajo el ámbito de la
Ley de Contrataciones del Estado se encuentran
obligadas a formular su PAC.
• Integral: El PAC agrupa todas las contrataciones que la
Entidad realizará.
34

35. CONTENIDO DEL PLAN ANUAL
En cumplimiento del artículo 7º del Reglamento de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por
Decreto Supremo N° 184-2008-EF debe contener básicamente la
siguiente información:
•El objeto de la contratación o adquisición.
•La descripción de los bienes, servicios u obras a adquirir o
contratar.
•El valor estimado de la adquisición o contratación.
•El tipo de Proceso de Selección que corresponde al valor
estimado y al objeto.
•La fuente de financiamiento.
•Tipo de moneda.
•Los niveles de centralización o desconcentración.
•La fecha probable de la convocatoria. 35

36. IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL
• Para el Área de abastecimiento o logística, ya que a través de dicho
instrumento se ejecutan las Adquisiciones y Contrataciones de
bienes, servicios, consultorías y obras que han sido debidamente
programadas para todo el ejercicio presupuestal, realizando el inicio
del expediente del proceso de selección, debidamente aprobado
(Art. 8° de la Ley y 6º del Regl.)
• Para los Comités Especiales y Permanentes, porque son los
responsables directos de su ejecución.
• Para los proveedores nacionales e internacionales, toda vez que
estos tienen acceso a los planes anuales a través de las páginas
Web.
• Para el Órgano o funcionario encargado de la aprobación y/o
modificación del PAC, como responsable de la supervisión de la
elaboración, aprobación, publicación, difusión y ejecución.
• Para los Órganos de control interno, para efectuar sus acciones de
control .
36

37. PRIMERA ETAPA DE PAC: en la fase
de programación presupuestal…
¿Qué, para qué y cuánto adquirir?
• Cada área usuaria planifica sus actividades.
• Determina los insumos que requiere utilizando el
formato Cuadro de Necesidades elaborado por la
Oficina de Administración (Logística), el cual
contempla:
– Código del catálogo de bienes y servicios
– Consumo histórico móvil del producto y costo
unitario vigente, según data de Almacén.
• Determina nuevos servicios que requerirá.
• Los servicios generales los determina la Logística. 37

38. El cuadro de necesidades de bienes
y servicios
META PRESUPUESTARIA (actividades) CODIGOS DE GASTO CONSUMO HISTORICO
CANTIDAD COSTO
UNIDAD DE UNIDAD DE COSTO COSTO
FINALIDAD CANTIDAD PRESUPUESTO CATALOGO CANTIDAD REQUERIDA TOTAL
MEDIDA MEDIDA UNITARIO ANUAL
B1 Caja 1,000 2.50 2,500.00 1,100.00 2,750.00
B2 Unidad 2,000 5.00 10,000.00 1,101.00 5,505.00
B3 Rollo … …
2.3.1.5.1.2 Papelería y útiles de oficina S/. ….. S/. …..
… … … … … … … …
S1 Documento
S2 Informe
S3 Informe
2.3.2.7.1.1 Consultorías desarrolladas por personas juridicas S/. ….. S/. …..
OTRAS ACTIVIDADES DEL POI
UNIDAD DE
FINALIDAD CANTIDAD
MEDIDA
B1 Unidad 16 400.00 6,400.00 16.00 6,400.00
B2
B3 … …
2.3.1.6.1.1 De vehiculo Repuestos y accesorios S/. ….. S/. …..
… … … … … … … …
38

39. …en la fase de programación
• Determinación de valores estimados por
el Órgano encargado de las
Contrataciones:
– Resumen de necesidades a nivel global
– Valorización de necesidades que no cuentan
con costo definido: revisión de precios de
compra recientes (SEACE), cotizaciones, etc.
– Ajuste de cifras según principales indicadores
del Marco Macroeconómico Multianual 2011-
2013.
39

40. En la fase de formulación
presupuestal…
• Demanda Global y Presupuesto:
– Definición de metas presupuestarias
– Ajuste de demanda de gastos según nivel de
ingresos.
– Uso de la escala de prioridades.
40

41. …Formulación: Proyecto de PAC
– Oficina de Presupuesto determina las fuentes
de financiamiento disponibles para las
contrataciones.
– Órgano encargado de las contrataciones
determina qué tipo de requerimientos
ingresan al proyecto PAC.
– Se determina el proceso de selección
correspondiente.
– ¿fechas probables de convocatoria?
41

42. 42

43. 43

44. 1ª ETAPA PAC: Programación y Formulación
Define Bb y Ss Proyecto O.P. proyecta
con proceso de PAC I financiamiento
selección
Oficina de
Presupuesto
Utiliza indices Proyecto Si no cubre, ajusta
macro- proyecto PAC en
PAC II
económicos coordinación
Valoriza el Órgano El presupuesto
encargado de se remite al MEF
Cuadro de
las para su revisión.
Necesidades contrataciones
El presupuesto
Areas usuarias se incluye en el
INICIO presentan FIN
proyecto de Ley 44
requerimientos de Presupuesto.

45. EL AREA USUARIA
El área usuaria es la dependencia encargada de realizar
los requerimientos de bienes, servicios y obras que
requiere para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
El artículo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado – en adelante, la Ley ‐ establece que el área
usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas
necesidades pretenden ser atendidas con determinada
contratación, o que, dada su especialidad y funciones,
canaliza los requerimientos formulados por otras
dependencias.
45

46. EL AREA USUARIA
El artículo 11 del Reglamento indica que el área usuaria
es la responsable de definir con precisión las
características, condiciones, cantidad y calidad de los
bienes, servicios u obras que requiera para el
cumplimiento de sus funciones.
Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el
artículo 13 de la Ley.
46

47. EL AREA USUARIA
Determinación de necesidades
I. Consiste en identificar las necesidades de
bienes, servicios y obras.
II. Para definir las necesidades es necesario que
las metas estén claramente formuladas en
términos de:
• Naturaleza de lo que se debe realizar
• Cantidad que se va a producir,.
• Tiempo o duración para culminar o
alcanzar una cantidad determinada
• Características técnicas de la meta
• Cantidad de personal que se prevé emplear
para ejecutar la meta . 47

48. EL AREA USUARIA
Determinación de necesidades
 Meta, Unidad Responsable y Cantidad de
Personal.
 Código del bien o del servicio definido por el
proceso de catalogación
 Denominación del bien o del servicio.
 Unidad de Medida.
 Precio Unitario (por cada unidad del bien o
servicio), sirve como dato de referencia.
 Unidades necesitadas.
 Periodo en que se necesita contar con el bien o
usar el servicio.
 Valor total estimado, que se obtiene multiplicando:
Total de unidades necesitadas X Precio Unitario.
48

49. EL AREA USUARIA
Determinación de necesidades
Por ello, indicamos que una buena definición de
requerimientos nos ayudará a ser:
• Eficaces: el hecho de detallar qué queremos y cómo
lo queremos nos permitirá satisfacer los objetivos de
la Entidad.
• Transparentes: hará posible que todos los
proveedores cuenten con la información necesaria
para participar en nuestras compras, en igualdad de
condiciones.
• Eficientes: ayudará a reducir el riesgo de destinar
recursos en procesos de compra infructuosos.
49

50. EL AREA USUARIA
Cada dependencia de una Entidad pública se convertirá
en área usuaria al momento en que realice su pedido, el
cual toma el nombre de requerimiento.
En este requerimiento, que se materializa a través de un
memorando o cualquier otro documento establecido en
las normas internas de la Entidad, debe acompañarse
las características del bien, servicio u obra y las
condiciones en las que se requiere.
50

51. EL AREA USUARIA
Las normas antes citadas ordenan que el área usuaria
deberá describir el bien, servicio u obra a contrata al
plantear su requerimiento; definir con precisión su
cantidad y calidad, e indicar la finalidad pública para la
que debe ser contratado.
Definir con precisión la cantidad y calidad de los bienes,
servicios y obras que requiere el área usuaria debe
realizarse respetando el Principio de Razonabilidad,
contemplado en el artículo 4 acápite e) de la Ley.
La norma pone énfasis en el hecho que es el área
usuaria quien debe encargarse de elaborar los requisitos
técnicos mínimos. Para ello debe considerar cuáles son
sus necesidades reales.
51

52. EL AREA USUARIA
Artículo 2 de la Ley señala que el objeto de la Ley es
establecer las normas orientadas a maximizar el valor
del dinero del contribuyente en las contrataciones que
realicen las Entidades del Sector Público, de manera
que éstas se efectúen en forma oportuna y bajo las
mejores condiciones de precio y calidad.
En ese orden de ideas, si el área usuaria elabora los
requisitos técnicos mínimos con el propósito de
favorecer a determinado grupo de proveedores sin
considerar sus reales necesidades, está incumpliendo
la norma antes citada. Este hecho le generará
responsabilidades de carácter administrativo, civil y
penal.
52

53. EL AREA USUARIA
La elaboración de las especificaciones técnicas deberá
ser realizada por el área usuaria en coordinación con el
órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.
Deberán evaluar en cada caso las alternativas técnicas
y las posibilidades que ofrece el mercado para la
satisfacción del requerimiento.
Esta evaluación deberá permitir la concurrencia de una
pluralidad de proveedores en el mercado para la
convocatoria del respectivo proceso de selección. De
otro lado, indica que deberá evitarse incluir requisitos
innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a
determinados postores.
53

54. EL AREA USUARIA
Si el área usuaria, en coordinación con el órgano
encargado de las contrataciones de la Entidad,
establece requisitos técnicos mínimos que realmente
necesita que tenga el bien o servicio que solicita y que
permite la participación de una pluralidad de postores,
se alcanzará el objetivo planteado por el artículo 2 de
la Ley.
54

55. EL AREA USUARIA
Asimismo, las especificaciones técnicas deben cumplir
obligatoriamente con los reglamentos técnicos,
normas metrológicas y/o sanitarias nacionales, si las
hubiere. Estas podrán recoger las condiciones
determinadas en las normas técnicas, si las hubiere.
Por ejemplo, cuando el área usuaria requiere la
contratación del servicio de seguridad y vigilancia para
sus instalaciones, deberá recurrir a las normas
técnicas establecidas para el caso por la Dirección
General de Control de Servicios de Seguridad, Control
de Armas, Munición y Explosivos de Uso Civil
DICSCAMEC.
55

56. Fase de aprobación presupuestal,
Plan Operativo y PAC
• Evaluación del PAC que culmina:
– Procesos de selección no convocados.
– Procesos declarados desiertos o nulos.
– Procesos de selección en curso.
• Incidencia del POI que culmina:
– Actividades pendientes de ejecución
– Actividades en proceso (ejecución contractual)
– Actividades dependientes
56

57. …en la fase de aprobación …
• En base a la evaluación efectuada, las
áreas usuarias:
– Actualizan o ratifican los requerimientos y
precisan la fecha en que los necesitan.
– Remiten los requerimientos técnicos mínimos
de las contrataciones que se efectuarán
durante el primer trimestre.
• OEC actualiza precios y/o cotiza nuevos
requerimientos.
57

58. …proceso de aprobación.
• Revisión del presupuesto aprobado:
– Presupuesto asignado por actividades /
proyectos y genéricas del gasto.
– Contraste y reasignación según la demanda
de gasto actualizada (escala de prioridades).
– Ajuste de metas presupuestarias.
– Ajustes de información del proyecto PAC.
– Listado de contrataciones pendientes para
buscar nuevas fuentes de financiamiento.
58

59. 2ª ETAPA PAC: Fase de Aprobación
Presupuestal
Oficina de Presupuesto
Verifica cifras
Órgano Incluye P.S. en
encargado proyecto PAC. en las cadenas
de las funcionales
contrataciones
Coordina con
usuarios la Ajusta
prioridad de los distribución
gastos. mensual del PIA.
Revisa procesos
pendientes del
PAC que culminó
PAC de la
Entidad
Planeamiento
INICIO evalúa las FIN
actividades 59
pendientes POI.

60. …casos en los que el PAC
requiere una modificación
• Segundo: Si el valor referencial difiere en
más de 25% del valor estimado y ello varía
el tipo de proceso de selección.
– Sólo si producto del estudio de las
posibilidades que ofrece el mercado, se
cumplen ambas condiciones.
60

61. Consideraciones en la
modificación del PAC
- Debe considerar las repercusiones en el POI
y el PIA.
- Requiere la acción coordinada entre las áreas
de contrataciones, presupuesto y
planeamiento.
- Se registra la inclusión o exclusión de
proceso(s) de selección.
61

62. MODIFICACIÓN DEL PAC
Causas de modificación:
1. Asignación presupuestal
2. Reprogramación de las metas institucionales
Formas:
Cuando se tenga que incluir o excluir procesos de
selección
Cuando el valor referencial difiera en más del 25% del
valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de
selección.
Aprobación y difusión de las modificaciones se hará
en la forma prevista para su aprobación inicial.

63. EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN
DEL PAC
• El Titular evaluará semestralmente
ejecución del PAC.
• Podrá adoptar medidas correctivas
para alcanzar metas y objetivos del POI
y, también disponer el deslinde de las
responsabilidades respectivas.

64. EJERCICIOS
• Durante la Aprobación del Plan Anual de la
Entidad X, se pudo apreciar las siguientes
situaciones:
1. El PIA de la Entidad fue aprobado el 30-12-
2012 y la fecha de aprobación del PAC 2013
se realizó el 18-02-2010.
2. Dicha Entidad efectúa directamente en el
extranjero la compra de repuestos para sus
aviones de origen ruso y considera que no es
necesario su programación en el PAC.

65. EJERCICIOS
3. En el ejercicio anterior (2012), se convocaron
procesos de selección, los que fueron declarados
desiertos. Para la 2° convocatoria, los procesos
respectivos fueron incluidos en el PAC 2013.
4. La OIM va a convocar un proceso para la ejecución
de una obra, lo cual no ha sido considerado en el
PAC 2013 por ser un proceso derivado de un
convenio

66. EJERCICIOS
5. Para la ejecución de una obra por administración
directa, la Entidad ha programado en el PAC 2013
las siguientes contrataciones: i) Alquiler de
retroexcavadora, ii) contratación de operarios (la
programación se hizo de manera individual), iii) la
adquisición de cemento.
6. La contratación del servicio de vigilancia ha sido
programada dos (2) veces, una como proceso
regular y otra por exoneración.

67. ERRORES FRECUENTES
• Aprobación del Plan Anual fuera de plazo o sin
publicación.
• Inclusión de procesos de otros regímenes
(convenio, compras extranjeras, etc.)
• No precisa si se trata de procesos años
anteriores (Ej. Procesos desiertos).
• No se determina correctamente el objeto de
contratación ni el tipo del proceso de selección.
• Indicios de fraccionamiento
• El Plan Anual no representa en la praxis el
requerimiento anual, apreciándose que los
usuarios presenten requerimientos sucesivos
durante todos los meses del año.

68. ERRORES FRECUENTES
• No se determina correctamente el objeto de
contratación ni el tipo del proceso de selección.
Ejemplo:
o Se tiene programado una adquisición de bienes
por S/. 100,000.00
o En su composición, se determina que existe
prestación de servicios por S/.70,000.00 y bienes
por S/.30,000.00
o De acuerdo a lo dispuesto por el Art. 19° del
Reglamento el objeto principal del proceso de
selección se determinará en función a la
prestación que represente la mayor incidencia
porcentual en el costo.
o En el presente caso, la programación correcta
debe ser un Servicio, por tener el mayor peso
porcentual.

69. CONCLUSIONES
• Las entidades públicas cuentan con una serie de
instrumentos para orientar su gestión estratégica y
operativa.
• Si su elaboración es coordinada entre las áreas de
Planeamiento, Presupuesto, Contrataciones y el
área usuaria se transforman en una verdadera
herramienta de gestión.
• En la fase de programación y de ejecución
contractual, el sistema de contrataciones está
estrechamente vinculado al sistema de
presupuesto.
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70. CONCLUSIONES
• Se requiere una buena programación de los gastos
para el cumplimiento oportuno del pago a los
proveedores.
• No sólo debemos planificar la gestión sino también
evaluar periódicamente los resultados obtenidos.
• El PAC como herramienta de gestión logística para
el monitoreo de las contrataciones, requiere de una
evaluación periódica para mejorar aspectos internos
de gestión de la Entidad.
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71. CONCLUSIONES GENERALES
• En cada ámbito de gobierno, el Estado cuenta con
una serie de instrumentos de gestión que orientan el
accionar en cada Entidad.
• El sistema de contrataciones públicas está
interrelacionado con los sistema de planificación,
presupuesto y tesorería, sin ellos no funciona.
• El programador logístico cumple un rol estratégico
en la coordinación con las áreas usuarias,
planificación, presupuesto y los operadores de
compras, a fin de efectuar un uso más eficiente de
los recursos financieros.
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