El documento describe la oficina de abastecimiento de la FIIS. Explica que se encarga del aprovisionamiento de los requerimientos de las oficinas de la FIIS. Detalla las funciones primarias y secundarias de la oficina, que incluyen la planificación de compras, elaboración de bases de licitación, coordinación con proveedores y usuarios, y control de inventarios. También describe los procesos de compras, almacenamiento y apoyo administrativo que lleva a cabo la oficina.

1. Oficina de Abastecimiento de la FIIS
La oficina de abastecimiento es la encargada del aprovisionamiento de los requerimientos de las
oficinas que existen en la FIIS-UNI.
A continuación se muestra información recabada de dicha oficina en la que se señala su misión,
sus funciones, las actividades que realiza y un diagrama que explica los procesos que realiza esta
oficina, así como también la interrelación con autoridades de la FIIS y organismos de la UNI.
Funciones
Primarias:
• Planeamiento, organización y programación de las adquisiciones de bienes y servicios
conforme al plan anual de adquisiciones.
• Elaboración de bases y definición de los términos de referencia de acuerdo a las
características solicitadas y al precio referencial.
• Coordinación y seguimiento a proveedores
• Coordinación con los usuarios
• Constitución y funcionamiento de la comisión de menor cuantía
• Organización y control del almacén
• Búsqueda y renovación de proveedores
• Control de existencias
• La compra de los materiales, equipos o servicios en la cantidad necesaria, con la calidad
requerida y al precio más conveniente.
• Registro en el sistema CONSUCODE
• Coordinación con la oficina de Logística Central-UNI
Secundarias
• Reemplazo y rediseño de productos
• Búsqueda de productos sustitutos
• Preparación de informes de gastos
• Inventarios de bienes
AREAS QUE DEPENDEN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA FIIS

2. ACTIVIDADES RELEVANTES POR PROCESOS
(Compras, almacén y apoyo administrativo).
COMPRAS
• Organizará supervisar la gestión de adquisiciones de bienes y servicios que requiere la FIIS
conforme al plan anual de adquisiciones.
• Control de la atención e materiales para las distintas oficinas de la FIIS
• Atención a proveedores
• Atención a usuarios de distintas oficinas
• Seguimiento de las órdenes de compra
• Atención de reclamos de las distinta oficinas (eventual)
• Reclamos de los materiales recibidos no conformes de las distintas empresas
• Coordinación con la oficina de logística central (eventual) en relación a las compras que se
está ejecutando.
• Chequeo de los trabajos realizados por servicios.
• Control de los materiales que se está utilizando en estos trabajos
• Atención de llamadas de los proveedores
• Supervisión del manejo del kardex por el almacenero (eventual).
• Coordinar con la oficina de servicios generales en relación a los trabajos y necesidades
urgentes.
• Coordinar con la oficina de OPP en relación al presupuesto FIIS.
• Coordinar con la oficina de contabilidad-presupuesto y ver cierre de presupuesto (3
veces al mes).

3. • Preparación de las solicitudes de cotizaciones.
• Pasar por fax las solicitudes de cotizaciones a los proveedores
• Reunión con la comisión de menor cuantía para la aprobación y evaluación de las bases.
• Preparación de informes para el decanato y para las distintas oficinas de la FIIS
• Revisión de los cuadros de necesidades para las siguientes compras
• Tipeo de órdenes de compra y/o servicio.
ALMACEN
 Recepcionar y verificar la cantidad y calidad de los materiales, equipos de acuerdo a lo
solicitado en la orden de compra dando cuenta al jefe inmediato de cualquier
disconformidad observada.
 Llevar el registro de movimiento de los bienes por medio de las tarjetas en control visible
(bind card).
 Ubicar en el lugar establecido del material recibido, sea de tránsito o en stock que permita
su fácil e inmediata ubicación para su despacho e inventarios.
 Registrar las entradas y salidas en el kárdex y en el almacén.
 Registrar el ingreso y uso de los productos químicos controlados en el libro de actas de la
DINANDRO.
 Verificación física del stock y confrontación con las tarjetas de control visible y kárdex.
 Archivar las órdenes de compra tramitadas.
 Verificar el ingreso de materiales recepcionados directamente por las dependencias
usuarias.
 Realizar el inventario físico permanente comprobando el stock físico, kárdex y el bincard.
 Despachar los materiales de acuerdo a los pedidos, comprobante de salidas debidamente
autorizadas.
 Controlar la cantidad, ubicación, orden, limpieza y estado de los materiales del almacén
reportando algún deterioro y/o faltantes al jefe inmediato.
 Realización de compras por caja chica.
 Tramitación de documentos fuera del campus universitario(eventual).
 Retiro y traslado de material y equipos de almacén central a la FIIS.

4. REQUISICIÓN
 Otras funciones que asigna el jefe inmediato.
APOYO ADMINISTRATIVO
• Recepción de documentos
CUADRO DE
NECESIDADES Y OTROS
• Recepción de llamadas internas y externas
RECURSOS PEDIDOS NO INCLUIDOS
• Ingreso de información al SEACE (Convocatorias, registro de participantes, registro de CON
ORDINARIOS
BIENES
presentación de propuestas y buena pro) de los procesos de adjudicación de menor AUTORIZACIÓN
DONACIONES cuantía. DEL DECANO Y
TRANSFERENCIAS
PRESUPUESTO TIPO SERVICIOS
• Archivar todos los documentos recibidos y/o emitidos por la oficina COMISIÓN DE
ECONIMÍA
BIENES DE CAPITAL
RECURSOS
• Preparar el informe mensual de las compras realizadas por la oficina de abastecimiento
DIRECTAMENTE
FIIS
ABASTECIMIENTO FIIS COMITÉ ESPECIAL DE
RECAUDADOS
• Digitación de documentos internos y externos de la FIIS MENOR CUANTIA
• Digitación de bases para la adjudicación de menor cuantía
ORGANIZACIÓN Y
• Digitación de PECOSA REALIZACIÓN DE LOS EJECUCIÓN DE LOS
PROCESOS PROCESOS DE COMPRA
• Registro de acta de adjudicación de menor cuantía
• Entrega de documentos a las oficinas de la FISS
INGRESOS AL SISTEMA DE
• CONSUCODE DE LAS
Elaboración de planillas SNP (sistema intranet)
COMPRAS QUE SE REALIZA
• Otras funciones que asigna CONOCIMIENTO DELOS
PARA el jefe inmediato
PROVEEDORES QUE DESEEN
CONCURSAR
EJECUCIÓN DE ORDENES DE
APROBACIÓN DECANATO
COMPRA Y/O SERVICIO
REVISIÓN EN LOGISTICA
ECONOMÍA Y CENTRAL.
PRESUPUESTO UNI
JEFE DE ABASTECIMIENTO
CAJA UNI
ALMACEN UNI
APROBACIÓN JEFE
LOGÍSTICA
SALIDA DE BIENES
ABASTECIMIENTO FIIS
SALIDA DE BIENES
DEPENDENCIAS FIIS

5. Documentación Utilizada en la Oficina de Abastecimiento de la FIIS

6. • Control Visible de Almacén: Es una cartilla que sirve para identificar a un artículo
mediante un código y una unidad de medida (litros, botellas, kilos, etc). También se
especifica la fecha de entrada o salida del artículo al almacén, el número de orden de
compra, el saldo y alguna observación en el artículo. Esta cartilla está ubicada en el lugar
donde se encuentra el artículo correspondiente en el almacén de la Oficina de
Abastecimiento.
• Pedido y Comprobante de Salida: El formato para algún pedido de abastecimiento por
parte de las oficinas de la FIIS hacia la Oficina de Abastecimiento se presenta a

7. continuación. Este formato es el mismo que se usa como comprobante de salida d algún
artículo del almacén de la Oficina de Abastecimiento.
Soluciones a la Problemática de la Oficina de Abastecimiento de la FIIS
• Codificación: A continuación se muestra la codificación propuesta, en esta se dividen los
artículos en 4 grupos (UE, PC, PQ y IN), luego se asigna un numero para especificar el
articulo dentro del grupo, y por último sise especifica el subgrupo.
Así tenemos los siguientes grupos:
La numeración en cada grupo es la siguiente:

8. Para los productos del Laboratorio de Química de la FIIS, se ha organizado de la siguiente forma:

9. Sin embargo se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
RE REXP IE EGT
ACETILENO DERIVADOS
C01 C08, PLATA
ACETILENICOS
C03,CIANUROS,
ACIDOS MINERALES
C02 H20, C03 NITRUROS,
FUERTES
SULFUROS
BASES MINERALES H2O, ACIDOS ACIDOS
C03
FUERTES FUERTES FUERTES
OXIDO DE
COMPUESTOS
OXIDO DE DIETILO,
BROMO CLORO C04 INSATURADOS,
DIETILO COMPUESTOS
OXIDO DE DIETILO
CARBONILOS
COMPUESTOS H2O, AIRE,
C05 H2O
ORGANOMETALICOS OXIGENO
HIDRUROS NO
C06 AIRE, OXIGENO AIRE OXIGENO
METALICOS
AIRE ,
HIDRUROS ALCALINOS Y AIRE, OXIGENO Y
C07 OXIGENO,
ALCALINO TERREOS AGUA
AGUA
C01, C04, C08,
MERCURIO C08 C01
AMONIACO
H2O, ALCOHOLES, AGUA,
METALES ALCALINOS C09 ALCOHOLES
C04, HALUROS ALCHOLES
AIRE,
CARBONILOS METALICOS C10 AIRE, OXIGENO
OXIGENO
REACCION EXOTERMICA
O FORMACION DE UN RE
PRODUCTO EXPLOSIVO
REACCION EXPLOSIVA REXP

10. INFLAMACION
IE
ESPONTANEA
EMISION DE GAS TOXICO EGT
Almacén de Reactivos en el Laboratorio de Química
En el laboratorio de Química de la FIIS existen 17 compuestos supervisados por la Dinandro. A
continuación se muestran la lista de los insumos químicos fiscalizados por la DINANDRO:
INSUMO FORMULA ALGUNAS OTRAS DENOMINACIONES
Nº QUÍMICO QUIMICA
FISCALIZADO
01 Acetona ( CH3 )2 CO Acetonum; Dimetilcetona; Dimetilquetona;
Propanona; Espíritu Piroacetico;
2-Propanona; beta ketopropanona; éter
piroacético, ácido piroacético.
02 Acetato de CH3 COO . CH2 CH3 Ester Acético; Ester Etílico del Ácido Acético;
Etilo Ester Etiloacético; Etanoato de Etilo; acetidin;
vinagre de nafta.
03 Ácido Ácido Clorhídrico; Ácido Hidroclórico; Cloruro
Clorhídrico y/o HCL de Hidrógeno en solución acuosa; ácido
Muriático muriático.
04 Ácido Sulfúrico Ácido Sulfúrico; oleúm; ácido sulfúrico
fumante; sulfato de hidrogeno; aceite de
vitríolo; ácido sulfúrico bruto; ácido sulfúrico
diluido; ácido sulfúrico en solución.
H2 SO4
05 Ácido Acido Orto Aminobenzoico; 1-Amino 2
Antranílico Carboxibenceno; Acido 2 Aminobenzoico;
(NH2)C6H4(COOH)
Orto-Carboxianilina.
06 Amoniaco NH3, Amoniaco Anhidro; Gas amoniacal,
amoniaco en solución, solución amoniacal,
hidróxido de amonio (OHNH4).
07 Anhídrido Oxido Acético; Anhídrido del Acido Acético;
( CH3CO)2 0
Acético óxido de acetilo; anhídrido Etanoíco.
08 Benceno C6 H6 Benzol; Benzole; Nata De Carbón;
Pirabenzol, Cliclohexanotrieno; Naltu
Mineral.

11. 09 Carbonato de Carbonato bisódico; sal de sosa cristalizada;
Sodio subcarbonato de sodio; carbonato sódico
CO3 Na2 neutro; ceniza de sosa liviana; sosa
calcinada; cenizas de perla; carbonato
sódico anhidro; sosa del solvay.
10 Carbonato de CO3 K2 Sal Tártara, Carbonato bipotásico, cenizas
Potasio de perla).
11 Cloruro de Sal de amoniaco; Sal Amónica; Clorhidrato
Amonio amónico.
CL NH4
12 Éter Etílico ( C2 H5 )2 O Oxido de etilo; óxido dietílico; éter
anestésico; éter dietílico; éter sulfúrico.
13 Hexano CH3 (CH2 )4 CH3 Hexano Normal; N-Hexano; Hidrido de
Caproilo;Hidrido Hexílico.
14 Hipoclorito de CLONa Lejía Hipoclorito sódico; Agua de
Sodio Labarraque.
15 Isosafrol (CH2OO) C6H3 1,2 Metilenodioxi 4-Propenilbenceno; 5-1
(CH=CHCH3) Propenil 1,3 Benzodioxol; 1,4-
Diacetylbenzene; 1-(4-Acetyl-phenyl)-
ethanone.
16 Kerosene ======== Petróleo lampante; aceite mineral; Kerosina;
Keroseno.
17 Metil Etil Metil etil ketona; butanona; 2-butanona;
Cetona MEK. ;
CH3COCH2CH3
18 Metil Isobutil ( CH3 ) 2 CHCH2 Metilo isobutil ketona; isopropilacetona;
Cetona. COCH3 hexona; 4-metil-2-pentanona; MIBK.
19 Oxido de Oca Cal viva; cal fundente;
Calcio
20 Permanganato Camaleón mineral, camaleón violeta;
de Potasio permanganato de potasa; sal de potasio del
MnO4K ácido permangánico.
21 Piperonal CH2 OO (C6 H3 ) Heliotropina; 3,4-Metilenodioxi-Benzaldeido;
CHO Aldehido peronílico; carboxaldehyde;

12. heliotropin.
22 Safrol CH2 OO (C6H5) 1,2-Metilenodioxi 4-Alilbenceno; 4-Alil – 1.2
CH2CH=CH2 Metilenodioxy - Benzol, 5-2Propenil – 1,3
Benzodioxol.
23 Sulfato de En la forma anhidra: Sulfato sódico anhidro,
Sodio sulfato sódico desecado, torta de sal,
SO4 Na2 thenardita (mineral).
En la forma hidratada: sulfato sódico
decahidratada; sal de glauber, mirabitalita
(mineral) vitriolo de sosa,
24 Tolueno Toluol, Metil benzol, hidruro de cresilo;
fenilmetano, Metilbenceno; metacida.
C6 H 5 ( CH3 )
25 Xileno C6 H 4( CH 3 )2 Dimetilbenceno, xilol y (xilenos mixtos).
• En el laboratorio de Química de la FIIS existen 17 compuestos supervisados por la
Dinandro, para esto se utilizan los siguientes formatos que deben ser llenados. La
supervisión de la Dinandro se realiza mensualmente.

13. Existen consideraciones especiales en cuanto al almacenamiento de productos en el laboratorio de
Química de la FIIS, para esto se utiliza la siguiente tabla que muestra los Grupos de Productos
Incompatibles.
Se anexa la guía de almacenamiento de Productos Químicos del Laboratorio de la FIIS
OTRAS CONSIDERACIONES:
Luego de nuestra investigación y posterior entrevista con el Jefe de la Oficina de Abastecimientos
de la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas (FIIS) de la UNI, resaltaremos los siguientes
puntos explicando lo que a nuestro criterio se puede mejorar, nuestras observaciones, y plantear
posibles soluciones.
Los puntos en discusión son los siguientes:
• La Oficina de Abastecimiento cuenta con una muy reducida área para el almacén de
productos y suministros.
• El sistema de almacenaje
• El sistema de control de inventarios
• La FIIS cuenta con servicio de intranet, el cual, le facilita la comunicación entre oficinas y
sirve para agilizar procedimientos innecesarios.
El sistema de control de inventarios se hace mediante unas fichas de color amarillo, en las cuales
se escribe lo que sale y lo que queda en almacén (Anexo), las cuales representan un sistema

14. bastante arcaico, lo más optimo sería llevar un control más detallado y más organizado , hacer uso
de tecnología como el uso de un software que mejore el sistema de control, programas como el
Excel entre otros hoy en día son indispensables en cualquier trabajo de esta naturaleza, llevar el
control en fichas de cartón es un método inseguro ya que las fichas son manipulables o podrían
perderse con facilidad.
Así como un nuevo sistema de inventarios es recomendable el uso de una herramienta similar
para el correcto almacenaje y control del stock de la Oficina, ya que de esta manera se llevará un
adecuado control de lo que hay y lo que no hay en ella, y así poder facilitar todo el proceso.
Además se pudo notar que el sistema de almacenaje de la Oficina de Abastecimientos, no es el
más eficiente también por que este es notablemente reducido, debido a que cuenta con un
pequeño espacio para guardar los suministros que constantemente son pedidos por oficinas de la
Facultad, espacio que además es compartido con Servicios Generales.
Si existiera un área de mayor tamaño se podría almacenar mayor cantidad de suministros y se
evitaría hacer el pedido a la Oficina de Logística en el Pabellón Central, la cual demora alrededor
de un mes en cumplir con el requerimiento
Otro inconveniente es el servicio de intranet, el cual no es debidamente conocido y usado por los
trabajadores de la Oficina, lo que genera retrasos y lentitud en cada procedimiento ya que muchas
operaciones son comunicadas personalmente en vez de usar esta herramienta que podría agilizar
muchos procedimientos.