La empresa adoptó el sistema EDI para mejorar su eficiencia en los procesos de pedidos a proveedores y facturación. Esto permitió automatizar tareas como enviar pedidos, recibir facturas electrónicamente, y verificarlas automáticamente, lo que redujo costos al eliminar el uso de papel, fax, y el trabajo de varios empleados. La implementación de EDI también mejoró la organización general de la empresa y la puso a la par de su competencia.

1. TRABAJO EDI.
Al paso de los años ha evolucionado la forma en que se transmite la información,
pues esta ya es transferida electrónicamente. De esta manera es cada vez más
común que las empresas empleen este modelo de comunicación, así explotan un
sistema telemático que cubre todos los aspectos funcionales del EDI (técnicos,
organizativos, de formación, de soporte y mantenimiento, comerciales y
administrativos) para un segmento industrial particular.
Por ello es importante tener en cuenta la adopción de esta, permite a su vez tener
un elevado y organizado numero de transacciones e intercambios de documentos
entre empresas. Gracias a esto se denota el EID como una lengua de negocios.
La incorporación del mismo consiste simplemente en la incorporación de un
procedimiento electrónico de información del documento administrativo-contable.
Lo que resulta beneficioso en cuanto al cambio cultural y metódico de la
organización. Otro de sus beneficios es la reforma de la forma tradicional de
operar, sacando del comercio internacional al papel y sustituyéndolo por mensajes
EDI (Intercambio Electrónico de Documentos), lo que podrá, según cálculos de la
ONU, traer a la economía mundial unos ahorros mundiales, nada despreciables,
de unos 100.000 millones de dólares.
• En la empresa que se muestra en el ejemplo, se puede ver claramente el
crecimiento que paulatinamente ha tenido la misma, de esta forma también
se fue presentando mayor competencia, que poseía un mercado más
competitivo y a la vez un sistema organizacional mas moderno

2. II. Proceso administrativo tradicional
La empresa al encontrarse varias veces con problemas ligados a la aparición de
nueva competencia decidió LLAMAR a una consultora quien les aconsejo adoptar
el nuevo sistema EDI en dos aspectos del negocio:
1) Evaluar el inventario y realizar los pedidos al proveedor.
1.1) introducir la propuesta de pedido en la aplicación de facturación.
1.2) recoger la copia impresa.
1.3) enviar esta copia al proveedor por fax.
2) Recepción, verificación y contabilización de facturas.
1.1) Recogida de las facturas en el correo.
1.2) Clasificación en el departamento correspondiente para su verificación y
comprobación.
1.3) Agrupación de cada factura con el conjunto de albaranes al que hace
referencia.

3. 1.4) Verificación de que las facturas incluyan la mercancía recibida y al precio
pactado.
1.5) En caso de que los importes o las cantidades no fueran correctos se genera
una factura de cargo al proveedor, por la diferencia.
1.6) Contabilización de la factura.
Al finalizar la implantación se vieron varios modos de ahorrar en la empresa por
ejemplo al hacer necesario el primer paso se hacia innecesario del mismo modo
los siguientes dos pasos, así ahorraron el gasto del papel, fax, papel de fax,
impresora y lo más importante tiempo. Así se pudo ver que era innecesaria la
prestación del servicio de dos personas. Del mismo modo en la parte 2 se hace
innecesario los pasos 2.1) y 2.2), cada proveedor deposita en el buzón que la
empresa posee en el Centro de Compensación las facturas, con los códigos
necesarios para que puedan ser ordenadas de forma automática según la sección
a qué corresponden.
Los pasos 2.3) y 2.4) se realiza de forma automática por la propia aplicación.
El paso 2.5) no se automatiza.
El paso 2.6), la contabilización de facturas, la realiza la estación EDI instalada en
la empresa.
Sobre la verificación de facturas, al recibirse la mercancía, el encargado de
almacén verifica que el albarán de entrega corresponde con la propuesta de
pedido: en caso afirmativo se da por correcta la entrega y el albarán, en caso de
diferencia se deja aparte para la posterior revisión y emisión de factura rectificativa
si procede.
De esta forma se puede ver claramente que sin EDI cada departamento se
encarga de verificar todas las facturas, por el contrario con EDI esta labor podría
automatizarse. Hasta el momento este proceso ocupaba gran parte del tiempo del

4. personal de contabilidad el incorporar EDI supondría una reducción de cerca de un
tercio del tiempo empleado y por lo tanto un tercio del personal dedicado a la
tarea. Si bien nadie realizaba de forma exclusiva esta tarea la reestructuración que
se llevaría a cabo podría dejar sin trabajo al menos tres personas del
departamento de administración.
En conclusión la adopción de EDI además de generar en todo el personal cierto
incentivo, genero también la reducción de pasos que llevan al reducción de igual
manera de dinero, dando como resultado la unión de estas dos se hizo
innecesario la prestación de servicios de dos trabajadores. Además esta
implantación permitió mejorar en cuanto al sistema organizacional, así la misma
quedo en un mejor lugar de a cuerdo a las demás empresas.

5. UN PROGRAMA SIMULADO: