Este documento describe el documento electrónico, incluyendo su definición, características y ciclo de vida. Explica que un documento electrónico consta de contenido, estructura, contexto y presentación y puede ser creado, almacenado y transmitido electrónicamente. También cubre temas como la clasificación y gestión de documentos electrónicos, así como los equipos y aplicaciones necesarios para crear e interactuar con documentos digitales.

1. EL DOCUMENTO ELECTONICO
EJE TEMATICO Nº1
GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES
Profesor. Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Integrantes:
Carmen Ruth Alarcón
Jully Paola Álvarez
Alba Catalina Cabrera
Diana Chicacausa
Yaquelin Cruz Moreno
John Freddy Beltrán
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
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2. INTRODUCCION
La evolución del documento, va de la mano de la evolución de la
civilización, la piedra su primer cómplice y en el trascurso de los
tiempos un sinfín de formatos han acompañado al documento.
Ahora los avances tecnológicos, han traspasado el límite de la
materia, ya no los tocamos, ni los olemos, ni se nos caen de las
manos, esa comunión, ese contacto desaparece, para convertirse en
solo, lo que es información.
El documento electrónico es la nueva forma de la información por lo
que se hace necesario conocer el tratamiento que se le debe realizar
desde el momento de su creación hasta su disposición final y las
herramientas necesarias para su tratamiento.
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3. OBJETIVO GENERAL
Reconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el documento
toma una nueva dimensión, adjudicando una gran variedad de
nuevas características, estamos hablando del documento
electrónico, de lo tangible a lo virtual.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
-Identificar los términos, las características y las aplicaciones que
conforman el documento electrónico.
-Dar la importancia que se merece el documento electrónico, en los
tiempos en que la tecnología invade cada centímetro de la vida del ser
humano.
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4. CONTENIDO
Eje temático No 1
1.EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
2.EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3
FASES
3.EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
4.- ¿QUE ES INFORMACIÓN?
5.- ¿QUE ES UN DATO?
6.-¿PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA?
7.CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
8.MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:
9.-DOCUMENTOS
10.-BASES DE DATOS
11.ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA
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INFORMACIÓN.

5. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Documento cuyo soporte material es producido, recibido, conservado
y transmitido haciendo uso de la electrónica permitiendo reproducir
las decisiones humanas.
El documento electrónico, según Alicia Casas de Barrán tiene cuatro
componentes:
Contenido: Información registrada o materia del documento.
Estructura: Forma de organizar los datos, mediante el uso de
encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar
partes del documento. Así mismo utilizando tipografías especiales
(cursiva, negrita) para efecto de destacar los datos significativos del
contenido.
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6. Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido creado y utilizado.
Relación del dato con otros.
Presentación: Apariencia del documentos al realizar su recuperación.
Los documentos que no se encuentran en algún medio físico impreso o
grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos son
considerados electrónicos.
Los siguientes documentos son considerados electrónicos:
Correos electrónicos, textos, hojas de cálculo producidos en computador, las
fotografías, los videos y música digital, las páginas de Internet, los mensajes
multimedia y de texto creados y enviados por celular, etc.
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7. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:
•Digitalizados: Su creación se realiza a partir de documentos
impresos.
•Digitales para imprimir: Creados para ser impresos
•Multimediáticos: Son creados para ser consultados con ayuda de
un computador.
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8. :
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
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9. CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO:
La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de
documentos y los programas Excel, email, etc. siguiendo los
procedimiento establecidos para tal fin.
En esta etapa es importante que la información capturada sea la
correcta y que se establezcan los vínculos con la serie o
agrupación documental a la cual corresponde.
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10. :
SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES:
El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación
de expedientes alojando documentos que se encuentren
relacionados o que pertenezcan a un mismo tema o permitir
la organización de los mismos permitiendo a futuro tomar
decisiones para efectuar selección.
Preservación, transferencia y conservación de conjuntos
documentales:
El conjunto de documentos para los cuales se haya
determinado su conservación permanente, deben ser
transferidos para su custodia tomando las medidas
necesarias para conservar la información a largo plazo.
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11. :
EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
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12. : ¿QUÉ ES INFORMACIÓN?
Es un conjunto organizado de datos procesados llevados
al conocimiento de una persona o de un grupo.
La información puede ser calificada según sus
características.
De significado: Cada persona adecuada sus acciones y
actitudes de acuerdo a las consecuencias previsibles
según el significado o la interpretación de la información
recibida.
Importancia: relativa al receptor, en la medida en que
cambie la actitud del individuo.
Vigencia: Relacionada con el espacio y el tiempo.
Validez: Relacionada con el emisor. Constancia de
confiabilidad sobre la información recibida.
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Valor: Según la importancia de la misma para el receptor

13. ¿QUÉ ES UN DATO?
:
Un dato es una unidad elemental de información.
Un dato aislado no necesariamente constituye información
relevante, pueden consistir simplemente en estadísticas,
números, etc., los datos agrupados de forma conveniente son
base para que la información sea relevante para la toma
decisiones.
¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA?
La diferencia entre la información en soporte papel o grabada y
la electrónica radica en que esta última requiere de un
dispositivo electrónico para poder ser consultada.
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14. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
El dato es una unidad de información que se puede agrupar en un
documento o catalogo, los datos han metabolizaron en lo electrónico,
esto conlleva a unas nuevas características que asumen un nuevo
formato digital. En el caso de la información electrónica, aquellos
pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenadores,
maquinas.
Si el dato electrónico, en si solo representa información, su conjunto
representaría un documento electrónico muy similar con el formato
físico incluyendo su legitimidad legal.
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15. El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al
documento (record) como un fragmento particular de
información registrada generada, acumulada o recibida en el
inicio, desarrollo o finalización de una actividad institucional
o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una
estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia
de esta actividad.
La difusión del documento electrónico es más dinámica, por
ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico de un
soporte a otro. Esto quiere decir que es más fácil copiar y
difundir la información, pero también se hace más difícil la
crucial delimitación del propio concepto de “original”.
El documento electrónico, como el formato físico debe
cumplir con unas características.
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16. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:
Una estructura de datos es una forma de organizar un
conjunto de datos elementales con el objetivo de facilitar su
manipulación. Un dato elemental es la mínima información que
se tiene en un sistema.
Una estructura de datos define la organización e interrelación
de estos y un conjunto de operaciones que se pueden realizar
sobre ellos.
Según la finalidad de la información, existen principalmente
dos medios de estructurar los datos:
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17. DOCUMENTOS
Es una estructura utilizada cuando los datos han sido
agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad.
Un documento electrónico está constituido por cuatro
elementos principales, de los cuales los tres primeros deben
ser conservados:
1)El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de
datos:
· Textuales (páginas, párrafos, palabras.
· Numéricos (enteros, flotantes…
· Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.
· De enlaces hipertexto
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18. 2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluida
en el documento o base de datos, o también ser añadida como
entidad separada, en cuyo caso una misma estructura puede
ser utilizada por varios documentos). La estructura lógica
puede ser muy diferente de la estructura física del documento.
3) El contexto descrito en un documento asociado. Puede
incluir informaciones como:
· Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos
informáticos necesarios, números de versión, estructura del
fichero, descripción de los datos, un extracto histórico de las
relaciones con otros documentos.
· La descripción del contexto administrativo. El
contexto descrito en la documentación puede volverse
complejo cuando el documento se encuentra integrado en una
arquitectura de red.
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19. 4) La presentación se contempla cada vez más
separadamente del propio documento, lo que permite
abstraer la información en sí misma del modo en que ésta
será presentada. La difusión de la información en soportes
variados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina
“gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentro de
varios años, visualizar los datos documentados hoy en día,
aún no se ha inventado.
Existen varias formas de clasificar los documentos. Las dos
principales son:
•Codificación cronológica (se da un número a cada
documento en el momento en el que se registra).
•Codificación por tema (por ejemplo, cada documento se
adscribe a un número de acuerdo a un plan de clasificación).
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20. -
BASES DE DATOS.
Es una colección de datos organizados y estructurados según
un determinado modelo de información que refleja no sólo los
datos en sí mismos, sino también las relaciones que existen
entre ellos. La base de datos se diseña con un propósito
específico y debe ser organizada con una lógica coherente. Los
datos podrán ser compartidos por distintos usuarios y
aplicaciones, pero deben conservar su integridad y seguridad al
margen de las interacciones de ambos.
En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o
reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al
día.
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21. Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datos que
ofrecen registros que a su vez son representaciones de
documentos primarios, y entre las que cabe distinguir:
•-Bibliográfica
•-Directorios
Bases de datos fuente: Son las que ofrecen el documento
completo, no una representación del mismo, y entre las que
cabe distinguir:
•Numéricas
•Textuales:
•Mixtas
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22. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y
APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN.
Al momento de pensar en la adquisición de equipos es
necesario tener en cuenta la gestión documental tanto
electrónica, donde se incluyen diferentes factores desde que
equipos se necesitan para la creación del documento
electrónico, hasta aquellos que permitan la conservación
permanente y consulta de su información, por eso es necesario
diseñar un programa de gestión de documentos electrónicos
personalizado elaborado por un profesional en ciencias de la
información y la documentación que se acople a las
necesidades de la empresa donde se va a implementar.
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23. 23

24. ES MUY IMPORTANTE DETERMINAR:
-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o soporte óptico.
-Tipo de formato en que se va a conservar la informacion: .tiff, .gif, .jpeg, fax u
otros formatos, gráficos vectoriales, textos, datos, bases de datos
-Tipos de programas o software y utilidades a emplear
-Tipo de datos: de audio, de video, de imagen, de texto, etc.
-Estructura de los datos: documentos o bases de datos tipo de unidades de
almacenamiento y migración de la información
-Tiempo de conservación, de almacenamiento y de migración
-Normas y estándares en el manejo de la información
-Seguridad y autentificación de los documentos
-Modo de acceso a los datos 24

25. CONCLUSIONES
El documento electrónico, ha alcanzado la validez y la
confianza que el documento físico ha vestido a través de la
historia, he incluso podemos afirmar que su difusión es más
potente que el documento físico.
A través de la investigación para el desarrollo de este trabajo,
nos permitió fortalecer nuestro conocimiento y vislumbrar la
importancia del documento electrónico en estos tiempos de
tecnología. El documento electrónico tiene la valides jurídica,
social e informativa; incluyendo nuevas características que
conllevan su nuevo formato virtual, la importancia de
reconocer su valor y verlo como una herramienta que puede
traspasar lo tangible a lo físico.
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26. BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico
http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
http://www.hipertexto.info/documentos/b_datos.htm
http://www.infotectura.com/2009/09/29/5-formas-de-organizar-la-informacion/
http://1.bp.blogspot.com/-
qaK1dgd9dHM/TlB3Wp8FLzI/AAAAAAAACJA/TqtJxsq8plI/s1600/proceso+de+digit
alizaci%25C3%25B3n.jpg
http://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Un-Documento-Electronico-
De/560152.html
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