El documento describe el diagrama de Gantt y su aplicación en la auditoría administrativa. Explica que el diagrama de Gantt fue desarrollado por Henry Gantt y permite visualizar el tiempo dedicado a diferentes tareas y actividades de un proyecto a lo largo del tiempo. También describe cómo se elabora un diagrama de Gantt, sus ventajas y desventajas, y cómo puede usarse para programar y dar seguimiento a las actividades de un proyecto de auditoría administrativa.

1. AUDITORIA EL DIAGRAMA DE GANTT Y SU
AKCANCE EN LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
NOMBRE:
ELIZABETH CARRASCO
SEMESTRE:
DÉCIMO “B” O. E
AMBATO – ECUADOR
2011
DECIMO “B” O.E | ELIZABETH CARRASCO

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INTRODUCCIÓN
El gráfico de Gantt permite identificar la actividad en que se estará utilizando cada uno
de los recursos y la duración de esa utilización, de tal modo que puedan evitarse
periodos ociosos innecesarios y se dé también al administrador una visión completa de
la utilización de los recursos que se encuentran bajo su supervisión.
Además de ser una popular herramienta gráfica su objetivo es mostrar el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las
relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo
hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias.
La utilidad de un gráfico de este tipo es mayor cuando se añaden los recursos y su
grado de disponibilidad en los momentos oportunos. Como ventajas tendríamos la
facilidad de construcción y comprensión, y el mantenimiento de la información global
del proyecto. Y como desventajas, que no muestra relaciones entre tareas ni la
dependencia que existe entre ellas, y que el concepto de % de realización es un
concepto subjetivo.
OBJETIVOS
GENERAL:
Conocer qué es el Diagrama de Gantt y sus aplicaciones a la Auditoria
Administrativa
ESPECIFICOS:
 Determinar cómo se elabora un Diagrama de Gantt.
 Establecer los usos del Diagrama de Gantt
 Instituir las ventajas y desventajas de la utilización de los Diagramas
de Gantt.
 Aprender los signos y símbolos que tiene el Diagrama de Gantt.
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MARCO TEORICO
DIAGRAMA DE GANTT:
Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el ingeniero
norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial
contemporánea de Taylor. Gantt procuro resolver el problema de la programación de
actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se
pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y
terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo. El
instrumento que desarrolló permite también que se siga el curso de cada actividad, al
proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así como el
grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto.
Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta
es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El
diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite
realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen
medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.
Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de
cálculo, pero también existen herramientas especializadas, la más conocida es
Microsoft Project.
GRÁFICO DE GANTT
Este gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en que se indica:
 En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de
la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana,
mes, etc.
 En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada
actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es
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proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la
escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra.
Símbolos Convencionales: En la elaboración del gráfico de Gantt se acostumbra
utilizar determinados símbolos, aunque pueden diseñarse muchos otros para atender
las necesidades específicas del usuario. Los símbolos básicos son los siguientes:
 * Iniciación de una actividad.
 * Término de una actividad.
 * Línea fina que conecta las dos “L” invertidas. Indica la duración prevista de la
actividad.
 * Línea gruesa. Indica la fracción ya realizada de la actividad, en términos de
porcentaje. Debe trazarse debajo de la línea fina que representa el plazo
previsto.
 * Plazo durante el cual no puede realizarse la actividad. Corresponde al tiempo
improductivo puede anotarse encima del símbolo utilizando una abreviatura.
 * Indica la fecha en que se procedió a la última actualización del gráfico, es
decir, en que se hizo la comparación entre las actividades previstas y las
efectivamente realizadas.
Utilización:
El gráfico de Gantt se presta para la programación de actividades de la más grandes
especie, desde la decoración de una casa hasta la construcción de una nave. Desde
su creación ha sido un instrumento sumamente adaptable y de uso universal, dada su
fácil construcción.
En el desarrollo de un proyecto es común que se disponga de recursos limitados para
la ejecución de actividades. El gráfico de Gantt permite identificar la actividad en que
se estará utilizando cada uno de los recursos y la duración de esa utilización, de tal
modo que puedan evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al
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administrador una visión completa de la utilización de los recursos que se encuentran
bajo su supervisión.
Gráfico de Gantt para seguir la marcha de las actividades:
En este tipo de gráfico se usa el eje vertical para representar actividades, en tanto que
los recursos aplicados a cada uno indican, por medio de claves, sobre la línea que
representan la duración de la actividad. Consiste, por lo tanto, en una inversión del
caso anterior. El eje horizontal permanece como registro de escala de tiempo.
Gráfico de Gantt para el control de la carga de trabajo:
Este gráfico es semejante al de la distribución de actividad que tiene por objeto
proporcionar el administrador una posición de carga total de trabajo aplicada a cada
recurso. Indica el periodo durante el cual el recurso estará disponible para el trabajo
(representado por una línea fina) y la carga total de trabajo asignada a este recurso
(representado por una línea gruesa).
Ventajas Y Desventajas De Los Gráficos De Gantt.
La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel
mínimo de planificación, es decir, es necesario que haya un plan que ha de
representarse en forma de gráfico. La técnica descrita representa y al mismo tiempo
ayuda a la elaboración del plan de trabajo.
Los gráficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la
planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución de la actividad y cuando
comienza a efectuarse modificaciones, el gráfico tiende a volverse confuso. Por eso se
utiliza mucho la representación gráfica del plan, en tanto que los ajustes (re
planificación) requieren por lo general de la formulación de un nuevo gráfico. Para
superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecánicos, tales como cuadros
magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una mayor flexibilidad en las
actualizaciones. Aún en términos de planificación, existe todavía una limitación
bastante grande en lo que se refiere a la representación de planes de cierta
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complejidad. El Gráfico de Gantt no ofrece condiciones para el análisis de opciones, ni
toma en cuenta factores como el costo.
Es fundamentalmente una técnica de pruebas y errores. No permite, tampoco, la
visualización de la relación entre las actividades cuando el número de éstas es grande
Mejoras opcionales del Diagrama de Gantt
La progresión de cada actividad puede ser demostrada sombreando la barra mientras
que se va logrando algún progreso. Algunos diagramas de Gantt también ilustran las
relaciones de dependencia entre las actividades usando líneas de acoplamiento o
códigos de colores. Se pueden mostrar los objetivos alcanzados o hitos.
Uso del Diagrama de Gantt. Aplicaciones
En la administración de proyectos y programas, se puede aplicar la técnica del
Diagrama de Gantt para:
 Exhibir una descripción gráfica de las actividades del proyecto.
 Planificar las actividades del proyecto.
 Determinar la trayectoria o ruta crítica.
 Dar una base para programar cuando se deben realizar las distintas tareas.
 Asignar los recursos.
 Comunicar las actividades del proyecto.
 Coordinar y manejar las actividades del proyecto.
 Supervisar el progreso de las actividades del proyecto.
Pasos para crear un Diagrama de Gantt. Proceso
1. Determine y enumere las actividades/ tareas requeridas. Por ejemplo, usando
el método del Brainstorming (Tormenta de Ideas) o de Mapas Mentales.
2. Cree un bosquejo en borrador del Diagrama de Gantt. Pueden haber restricción
de recursos escasos para realizar todas las actividades al mismo tiempo.
Además de esto, ciertas actividades pueden requerir que otras actividades
estén acabadas antes de poder iniciarse.
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3. Determine las dependencias y programe las actividades. Compare con: Efecto.
Esto asegura que cuando el planeamiento tenga que ser cambiado, las
actividades continúen siendo realizadas en el orden correcto.
Asegúrese de que las actividades dependientes no comiencen hasta que las
actividades de las que dependen se hayan terminado
Desarrollo y aplicación del Diagrama de Gantt en el programa de Auditoria.
Un programa de auditoría es un conjunto documentado de procedimientos diseñados
para alcanzar los objetivos de auditoría planificados. El esquema típico de un
programa de auditoría incluye lo siguiente:
a. Tema de auditoría: Donde se identifica el área a ser auditada.
b. Objetivos de Auditoria: Donde se indica el propósito del trabajo de auditoría a
realizar.
c. Alcances de auditoría: Aquí se identifica los sistemas específicos o unidades
de organización que se han de incluir en la revisión en un período de tiempo
determinado.
d. Planificación previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se
necesitan para realizar el trabajo así como las fuentes de información para
pruebas o revisión y lugares físicos o instalaciones donde se va auditar.
e. Procedimientos de auditoría: para:
 Recopilación de datos.
 Identificación de lista de personas a entrevistar.
 Identificación y selección del enfoque del trabajo
 Identificación y obtención de políticas, normas y directivas.
 Desarrollo de herramientas y metodología para probar y verificar los controles
existentes.
 Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones.
 Procedimientos de comunicación con la gerencia.
 Procedimientos de seguimiento.
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El programa de auditoría se convierte también en una guía para documentar los
diversos pasos de auditoría y para señalar la ubicación del material de evidencia. Los
procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, las de
cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo a las
políticas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los
controles establecidos por las políticas o procedimientos son eficaces.
Asignación de Recursos de auditoría.
La asignación de recursos para el trabajo de auditoría debe considerar las técnicas de
administración de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos básicos: Desarrollar
un plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar
de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la
actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe existir algún
mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se
utilizan las hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas:
si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe
reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt
Así mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:
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Los recursos deben comprender también las habilidades con las que cuenta el grupo
de trabajo de auditoría y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en
cuenta la disponibilidad del personal para la realización del trabajo de auditoría, como
los períodos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estén realizando, etc.
Evaluación de fortalezas y debilidades de auditoría.
Luego de desarrollar el programa de auditoría y recopilar evidencia de auditoría, el
siguiente paso es evaluar la información recopilada con la finalidad de desarrollar una
opinión. Para esto generalmente se utiliza una matriz de control con la que se evaluará
el nivel de los controles identificados, esta matriz tiene sobre el eje vertical los tipos de
errores que pueden presentarse en el área y un eje horizontal los controles conocidos
para detectar o corregir los errores, luego se establece un puntaje (puede ser de 1 a
10 ó 0 a 20, la idea es que cuantifique calidad) para cada correspondencia, una vez
completada, la matriz muestra las áreas en que los controles no existen o son débiles,
obviamente el auditor debe tener el suficiente criterio para juzgar cuando no lo hay si
es necesario el control. Por ejemplo:
En esta parte de evaluación de debilidades y fortalezas también se debe elegir o
determinar la materialidad de las observaciones o hallazgos de auditoría. El auditor de
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sistemas debe juzgar cuales observaciones son materiales a diversos niveles de la
gerencia y se debe informar de acuerdo a ello.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
Conclusiones:
 Se determino con éxito qué es el diagrama de Gantt
 Aprendimos a elaborar un diagrama de Gantt
 Llegamos a conocer los signos utilizados al elaborara un diagrama.
 Nos instruimos sobre las utilidades de este diagrama en la Auditoria.
Recomendaciones:
 Utilizar el diagrama de Gantt para elaborar proyectos
 Recurrir en el uso del diagrama para conocer las actividades y tiempos así
como los recursos dentro de la auditoria.
BIBLIOGRAFIA:
http://ciberconta.unizar.es/leccion/auditoria03/inicio.html
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/exaumegp.htm
http://www.monografias.com/trabajos12/procon/procon2.shtml#cojlo
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ANEXOS:
GRAFICO DEL DIAGRAMA DE GANTT
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