La empresa produce químicos y colorantes para plásticos, fibras y revestimientos. Actualmente, el procesamiento de pedidos es manual y poco eficiente, con representantes tomando nota de los pedidos en libretas y luego ingresándolos manualmente al sistema. El sistema verifica el inventario y estado de crédito del cliente, pero las diferentes unidades de negocio usan diferentes sistemas de identificación de productos. La administración busca formas de hacer el procesamiento de pedidos de manera más eficiente.

1. INGENIERIA DE SISTEMAS
SISTEMA DE INFORMACION
Su empresa produce químicos y colorantes de uso especial para plásticos, fibras y
revestimientos. Sus oficinas centrales están en Memphis. Tenessee y opera cinco
diferentes plantas de producción en el sudeste de Estados Unidos. La rapidez de entrada
al mercado de nuevos productos, servicios al cliente eficientes y bajos costos son
esenciales para mantenerse en la competencia en la industria química. La
administración está buscando nuevas formas de hacer que la compañía opere con más
eficiencia y necesita empezar por examinar el procesamiento de pedidos. El
procesamiento de pedidos funciona de la manera siguiente: un cliente puede hacer un
pedido por teléfono, fax o correo electrónico. Un representante de servicio a clientes
toma nota de la información del pedido en una libreta de pedidos. Esta información
incluye nombre del cliente, dirección de envío, dirección de facturación, número del
producto, descripción del producto, cantidad e instrucciones de envío (como que el
gerente de recepción hable por teléfono para concertar una cita para la entrega).
Después de obtener toda la información relevante, el representante confirma el total
del pedido al cliente.
Mientras toma la información del pedido, el representante de servicios al cliente accede
al sistema de captura de pedidos de la compañía y verifica el inventario de cada
producto pedido. En primera instancia, el representante de servicio a clientes verifica
el almacén más cercano a la dirección de embarque del cliente. Si no hay producto
disponible, el representante de servicio a clientes verifica en otro almacén. Si el
pedido se hace por teléfono, el representante de servicio a clientes sugiere una fecha
de entrega, la cual debe ser de entre cuatro y cinco días hábiles después. Si el cliente
necesita su pedido lo más pronto posible, el representante de servicio a clientes solicita
al sistema de captura de pedidos existentes que indague en qué almacén puede haber
inventario para surtir el pedido. Por lo general, el almacén más cercano a la dirección
de embarque del cliente es el que cubrirá el pedido.
Todos los pedidos del día se reúnen manualmente y se introducen en el sistema de
captura de pedidos de la compañía. El sistema no aceptará el pedido a menos que
contenga el número de identificación del cliente, la dirección de embarque y la
dirección de facturación. (Si el pedido es de un cliente nuevo, el sistema le puede
asignar un número de cliente nuevo.) Si el pedido tiene una fecha de entrega de 8 a 10
días hábiles futuros, la forma de pedido se guardará manualmente y luego se dará de
alta en el sistema. El sistema genera un informe diario de pedidos diferidos para
recordar a los representantes de servicio a clientes que tienen un pedido diferido.
Cuando se ha dado de alta un pedido, el sistema realiza una comprobación del estado
de crédito del cliente. A algunos clientes se les designa un estado de “crédito retenido”
y no se les entregan sus pedidos sino hasta que se recibe el pago de la compra. Otros
pedidos de cliente se procesan inmediatamente y el cliente paga la compra después de
recibir el envío y una factura. Se envía un informe de crédito retenido al departamento
de crédito y los representantes de servicio a clientes reciben un informe diario sobre los
pedidos hechos sobre crédito retenido. En su compañía hay diversas unidades de
negocios que utilizan sistemas reidentificación diferentes para los mismos productos. En
otras palabras, las oficinas centrales corporativas podrían utilizar un número de
producto para el Tinte Morado #211 diferente al número de identificación asignado en l
aplanta en que se produjo.