Este documento define los tipos de material bibliográfico como textual, iconográfico, sonoro y multimedia. Explica que los sistemas de archivos organizan el proceso de recibir, valorar, almacenar y eliminar documentos a través de subsistemas en cada etapa. También describe las funciones de los archivos como organizar, transferir, determinar la conservación o eliminación de documentos, y clasificar fondos documentales de acuerdo a su valoración y tiempo de retención.

1. VALORACION DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
ANAIS SILVA
VALENCIA 19 DE JUNIO DE 2014

2. DOCUMENTO DEFINICIÓN Y TIPOS
 Definición:
Todo producto que emana del que hacer humano, que a través de su
contenido (textual, iconográfico, sonoro, multimedia o electrónico) nos
proporcione una información.
 Tipos:
Textuales: En los que la escritura es el medio para transmitir la
información.
Iconográficos: Son los que transmiten la información a través de
imágenes representativas.
Sonoros: Aquellos que transmiten la información a través de sonidos.
Multimedias: Son los que a través de la sincronía de imagen, textos,
sonidos y videos transmiten la información.

3. SISTEMAS DE ARCHIVOS
Un sistema es la interacción de entes organizados para la
consecución de un objetivo. En la archivología el sistema es
utilizado para organizar el proceso con el cual se reciben, valoran,
rescatan, almacenan o se eliminan los documentos.
El archivo en si es un organismo compuesto de
subsistemas en cada una de sus etapas. Estos sistemas pueden
ser reticulares, donde el sistema tiene un punto de entrada y uno
de salida y punto de control definidos y lineales, o pueden ser
celulares, donde pueden haber varios puntos de entradas y salidas
y sus puntos de control son variables.

4. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
 Organización de la documentación.
 Transferir los documentos dependiendo de la periodicidad en su
utilización o vigencia.
 Determinar si un documento debe conservarse o eliminarse de
acuerdo a su valoración o tiempo definido por la tabla de retención.
 Clasificar los fondos documentales.
 Utilizar los instrumentos necesarios para facilitar el acceso a los
documentos.
 Conservar los documentos en locales idóneos para esto.
 Generar y/o aplicar un reglamento de servicio para garantizar el
correcto funcionamiento del archivo.

5. ETAPA DE LOS DOCUMENTO
Sucesión de etapas por la que pasan los documentos en el
tiempo de existencia en una institución.
Creación o
Recepción
Conservación
temporal
Conservación
temporal
Eliminación
Conservación
indefinida
FASE PRE-
ARCHIVO
FASE
ARCHIVISTICA
FASE
INTERMEDIA
FASE HISTORICA
CONSERVACIÓN
de 1 a 3 años
CONSERVACIÓN
De 5 a 10 años
CONSERVACIÓN
Hasta 50 años ó
Caducidad