El documento describe un sistema de gestión documental que permite a las entidades controlar y acceder de manera eficiente a la documentación que producen y gestionan, organizando documentos físicos y electrónicos y estableciendo plazos de conservación y eliminación. Las entidades públicas deben contar con un sistema de este tipo para organizar, conservar y eliminar documentos de acuerdo a tablas de retención y valoración documental.

4. SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Mediante el Sistema de Gestión Documental,
las entidades pueden controlar el manejo de la
documentación que se produce y gestionar su
acervo documental de manera muy eficiente,
de manera que se pueda garantizar el rápido
acceso a ellos.

5. Mediante el Sistema de Gestión Documental
las entidades pueden garantizar el acceso a los
documentos que se produzcan o gestionen, de
manera eficaz, preservando su integridad y
accesibilidad .

6. Las entidades publicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental
que permita:
Organizar los documentos físicos y electrónicos: Mediante la
implementación de cuadros de clasificación.
Establecer plazos de conservación y eliminación: Mediante la
implementación de las tablas de retención documental (TRD) y las tablas
de valoración documental (TVD) en las cuales encontraremos los tiempos
y procedimientos de conservación de los documentos que manejemos.
Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa: De acuerdo con los
tiempos establecidos en la TVD y TRD.

9. Conformidad: Los
documentos se crean a
partir de las funciones de la
entidad.
Interoperabilidad: Los
sistemas de información y
gestión de la documentación
serán compatibles entre sí
Seguridad: Deben existir
niveles de acceso a la
documentación y
almacenarlos en un sitio
seguro
Metadescripción: Se deben
establecer los metadatos
manuales o digitales que
permitan recuperar la
documentación.
Adición de contenido: Se
identifican que nuevos
contenidos se agregan a los
documentos sin que se
altere su autenticidad
Diseño y Funcionamiento:
Se desarrolla un
sistema en el cual podamos
manejar la información de
una manera fácil y simple.
Gestión Distribuida: Se
buscara la manera y los
medios para lograr ofrecer la
capacidad de importar y
exportar los documentos.
Disponibilidad y Acceso:
Se debe garantizar la
autenticidad, integridad e
inalterabilidad de los
documentos así como las
disponibilidad de los mismos
cuando sea necesario.
Neutralidad tecnológica:
Podremos utilizar la
tecnología que creamos
conveniente siempre y
cuando cuente con las
recomendaciones y
normativas vigentes.