Este documento describe los diferentes tipos de instituciones de archivo, sus funciones generales y los sistemas de archivo a nivel local, regional y nacional. Explica que un archivo requiere tener un contenido documental, un depósito físico, personal capacitado y una gestión archivística. Además, presenta ejemplos de sistemas de archivo en España, Cuba y la Universidad de Almería.

1. Instituciones de Archivo.
Tipos. Funciones
generales. Sistemas de
Archivo y Sistema
Nacionales de Archivos.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

2. Instituciones de Archivo.
Tipos. Funciones
generales.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

3. La palabra Archivo. Origen
• Proviene del griego “archeion” :
–Arca para conservar documentos.
–Lugar donde se redactaban y
conservaban los documentos.
–Magistratura que estaba a cargo de lo
anterior.
• Luego, el latín la retomó como
“archivum”.

4. Acepciones de Archivo
Según retoma Fuster (1999)
1. Contenido documental (en alusión
al conjunto de documentos).
2. Institución.
3. Continente o lugar (depósito) de
conservación de los documentos.

5. Definiciones de Archivo (1)
Como Contenido Documental
Según DTA (1995)
1. Conjunto orgánico de documentos
producidos y/o recibidos en el
ejercicio de las funciones por las
personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas.

6. Ejemplo de conjunto orgánico
de documentos

7. Ejemplo de conjunto orgánico
de documentos

8. Ejemplo de conjunto orgánico
de documentos

9. Ejemplo de conjunto orgánico
de documentos

10. Definición de Archivo (2)
Como Institución
Según DTA (1995)
2. La institución cultural donde se
reúnen, conservan, ordenan y
difunden los conjuntos orgánicos de
documentos para la gestión
administrativa, la información, la
investigación y la cultura (servicio de
archivo).

11. Instituciones de Archivo
Archivo General de la Nación
México

12. Instituciones de Archivo
Archivo Nacional de la República de
Cuba

13. Instituciones de Archivo
Archives Nationales, París

14. Instituciones de Archivo
Archives Nationales du Mali

15. Instituciones de Archivo
Archivo Histórico Nacional, Madrid

16. Instituciones de Archivo
Archivo General de la Administración
Alcalá de Henares, España

17. Definición de Archivo (3)
Como Depósito
Según DTA (1995)
3. Local donde se conservan y
consultan los conjuntos orgánicos
de documentos.

18. Depósito. Ejemplo 1

19. Depósito. Ejemplo 2

20. Depósito. Ejemplo 3

21. Depósito. Ejemplo 4

22. Depósito. Ejemplo 5

23. Lo que NO es un Archivo

24. Lo que NO es un Archivo

25. Lo que NO es un Archivo

26. Lo que NO es un Archivo

27. Lo que NO es un Archivo

28. Otros elementos definitorios
• Personales: los profesionales
archiveros y sus colaboradores
técnicos y especialistas en
conservación y difusión documental.
• Científicos y técnicos: la gestión
archivística y el servicio documental,
las labores de recogida, organización,
conservación y utilización de los
fondos.

29. UNA GESTIÓN
ARCHIVÍSTICA
Requisitos para ser un
Archivo
TENER…
UN
CONTENIDO
UN
CONTINENTE
UN
PERSONAL
UN SERVICIO
DOCUMENTAL

30. Explicación de los requisitos
• Un contenido: el conjunto orgánico
de documentos producidos por una
institución.
• Un continente: los depósitos
documentales.
• Un personal: profesionales
capacitados científica y técnicamente
para las tareas archivísticas.

31. Explicación de los requisitos
• Una gestión archivística: recogida,
organización y conservación de los
documentos.
• Servicio documental: la utilización
de los documentos.

32. Otra forma de verlo
• El Qué conservar y utilizar: los fondos
documentales producidos por las
personas físicas y las instituciones
públicas o privadas.
• El Dónde conservar y utilizar: en los
edificios e instalaciones donde se
guarden y reciban tratamiento técnico
esos fondos y donde puedan ser puestos
a disposición de los usuarios.

33. Otra forma de verlo
• El Quién: los archiveros, profesionales con
bases técnicas y científicas de la
Archivística y de las ciencias auxiliares, a
parte de una preparación jurídico-
administrativa y una cierta sensibilidad
hacia la Historia y la ciencia en general.
• El Cómo conservar y utilizar los
documentos: empleando los principios y
metodología de la Archivística como
ciencia.

34. Finalmente, para Fuster (1999)
Archivo es la institución donde se reúnen uno o más
conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier
fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados,
como resultado del ejercicio de la función o actividad
de una persona o entidad pública o privada,
organizados y conservados científicamente,
respetando su orden natural, en un depósito que
reúna las debidas condiciones y atendido por
personal capacitado, para servir al sujeto productor o
a cualquier persona, como testimonio de la gestión
de actos administrativos y/o jurídicos, o como
información para fines científicos o culturales.

35. Tipos de Archivos
• Por el ciclo vital de los documentos según
su edad:
–Archivos de Gestión o de Oficina.
–Archivos Centrales.
–Archivos Intermedios.
–Archivos Históricos.
• Por su sujeto productor:
–Públicos.
–Privados.

36. Tipos de Archivos
• Por la jurisdicción del productor:
–Generales.
–Regionales.
–Provinciales.
–Locales.
• Por su finalidad:
–Administrativos.
–Históricos

37. Funciones de los Archivos
• Etapa prearchivística:
–Recogida de los documentos.
• Etapa archivística:
–Conservación de documentos.
–Servir los documentos.

38. Etapa prearchivística:
Recogida de documentos
• Recibir los documentos de manera
programada y normalizada.
• Garantizar la normalización de la
tipología documental en la génesis
documental para facilitar la entrada
de los fondos en el Archivo de
manera sistemática y periódica.

39. Etapa prearchivística:
Recogida de documentos (2)
• Promover las distintas formas de
entrada de documentos al Archivo:
–Por trasferencias regulares.
–Por compra, donaciones, herencias, legados,
expropiación o depósitos, incluidos los
forzosos
–Por entrada de bienes del Patrimonio
Histórico.
–Otros regulados por la ley.

40. Etapa prearchivística:
Recogida de documentos (3)
• Realizar la inscripción de los fondos o
documentos que entren al Archivo en el
Registro General de Entrada de Fondos y
en el Registro de Transferencias por
Unidades Administrativas.
• Diseñar otros mecanismos necesarios para
el control de los documentos recibidos.

41. Etapa archivística:
Conservación de documentos
• Disponer de un edificio con buenas
condiciones y disposición.
• Seleccionar el equipamiento y
unidades de instalación más acordes.
• Vigilar en los depósitos, las
condiciones ambientales e higiénicas
para la conservación.

42. Etapa archivística:
Servir los documentos
• Asegurar el servicio del Archivo a las
Administraciones y a los ciudadanos en
general, lo cual implica:
–Clasificar los fondos por su procedencia.
–Ordenar los documentos según el principio del
orden original.
–Aplicar técnicas de valoración para seleccionar
los documentos de valor permanente y
destruir el resto.

43. Etapa archivística:
Servir los documentos
–Describir la documentación para hacer más
fácilmente accesible la información.
–Confeccionar instrumentos de búsqueda y
recuperación de documentos.
–Propiciar la formación permanente de los
profesionales de Archivo en todas las ramas
del saber que le sean inherentes.

44. Etapa archivística:
Servir los documentos
–Fomentar la visibilidad y difusión del Archivo
en todos los ámbitos de la sociedad.
–Elaborar un reglamento de usuarios.
–Clasificar los fondos según el principio de
procedencia.

45. Acceso y consulta de los
documentos:
• El acceso y consulta a los documentos de
las Administraciones Públicas es un
derecho de los ciudadanos.
• Es recomendable una norma nacional
(ley) que respalde el derecho anterior.

46. Comprobación:
• ¿Cuántas acepciones o definiciones puede
tener la palabra Archivo? ¿Cuáles son?
• En cuántas etapas pueden englobarse o
agruparse las funciones de los Archivos?
¿Cuáles son?
• Puede decir cuáles son las funciones
generales de los Archivos y en cuál de
ellas le gustaría más trabajar en un futuro.

47. Sistemas de Archivo y
Sistema Nacionales de
Archivos.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

48. Sistemas de Archivo:
SISTEMAS DE ARCHIVOS
LOCALES REGIONALES NACIONALES
Nota importante: En un determinado
Sistema, puede haber uno o varios
Subsistemas de Archivos

49. Sistema de Archivos Locales:
INSTITUCIÓN
ARCHIVO ARCHIVO
UNIVERSIDAD
ARCHIVO
EMPRESA
Sistemas que se corresponden con los
archivos de instituciones únicas, sin otros
que se le subordinen aunque ellos luego
pueden formar parte de un sistema mayor.

50. Archivo Vice-
Rectoría Docente
Ejemplo: UNIVERSIDAD
Archivo Vice-Rectoría
Postgrado e
Investigación
Archivo Vice-
Rectoría Economía
y Administración
Archivo Facultad 1
Archivo Facultad 2
Archivo Facultad X
Archivo Rectoría

51. Ejemplo:
Archivo general
(intermedio e histórico)
Archivos de gestión
u oficinas
http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/archivo/se
rvicios/SISTEMAARCHIVISTICO
Sistema Archivístico de la
Universidad de Almería, España

52. Ejemplo de Sistema de una
Región: Cienfuegos. Cuba
Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos
Archivo Histórico
Municipal de Aguada
Archivo Histórico
Municipal de Rodas
Archivo Histórico
Municipal de Abreus
Archivo Histórico
Municipal de Palmira
Archivo Histórico
Municipal de Lajas
Archivo Histórico
Municipal de Cruces
Archivo Histórico Municipal
de Cumanayagua
Archivo Histórico
Municipal de Cienfuegos

53. Ejemplo de Sistema. España
• Ministerio de Cultura: Subdirección de
Archivos Estatales.
– Archivos de la Administración Central: Archivos
Generales, Regionales, de Distritos; Histórico-
Provinciales, de Ministerios, de Delegaciones de
Hacienda, de las Audiencias Territoriales, de los
Gobiernos Civiles y de la Administración Periférica
– Archivos de la Administración Autonómica:
• Archivos Generales de las Comunidades
Autónomas.
• Archivos Centrales de las Consejerías.
– Archivos de la Administración Local:
• (…)

54. Ejemplo de Sistema
• Sistema Archivístico de la Defensa.
–Subdirección General de Publicaciones y
Patrimonio Cultural.
–Junta de Archivos Militares.
–Comisión Calificadora de Documentos.
–Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra.
–Subsistema Archivístico de la Armada.
–Subsistema Archivístico del Ejército del Aire.
–Subsistema Archivístico del Órgano Central.
Fuente: http://www.portalcultura.mde.es/cultural/archivos/

55. Ejemplo de Sistema
• Sistema Archivístico de Andalucía.
–Archivos Históricos Provinciales:
–Archivo de la Real Chancillería de Granada.
–Archivo General de Andalucía.
–Archivo del Patronato de la Alhambra y el
Generalife.
•Almería.
•Cádiz.
•Córdoba.
•Granada.
•Huelva.
•Jaén.
•Málaga.
•Sevilla.
Fuente:http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consej
eria/areas/archivos/portal_archivos.html

56. Ejemplo de Sistema
• Sistema Archivístico de Andalucía.
Fuente: https://sites.google.com/site/platostipicosdeandalucia/1-historia

57. Ejemplo: Sistema Nacional
ARCHIVO NACIONAL DE LA REPÚBLICA DE CUBA
14 ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES
1 ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL ESPECIAL
160 ARCHIVOS HISTÓRICOS MUNICIPALES

58. Comprobación
1. ¿Cuántos tipos de Sistemas de
Archivos hemos estudiado en
clase?
2. Se le ocurre a usted algún tipo de
sistema de archivo que se pudiera
crear en algún área de trabajo que
conozca.

59. Conclusiones finales
1. La definición de Archivo pasa por
concebirlo como un conjunto
documental, una institución y un
depósito de documentos.
2. Sin embargo, no se debe confundir
la definición de Archivo con el ideal
para un Archivo de excelencia
aunque esto último sea la
aspiración fundamental.

60. Conclusiones finales
3. Entre los requisitos para considerar
un Archivo como tal están el de
tener un contenido, un continente,
un personal, una gestión
archivística y un servicio
documental.
4. Lo anterior se identifica
respondiendo las preguntas Qué,
Dónde, Quién y Cómo.

61. Conclusiones finales
5. Las funciones de archivo se
engloban en la recogida, la custodia
y en servir los documentos.
6. El derecho al acceso y a la consulta
de los documentos debe ser ley.
7. Los Sistemas de Archivo, son
estructuras muy complejas pero
que persiguen la mejora del
servicio archivístico en general.