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        Información




                            Establecimiento y
                          administración de los
                        sistemas de información
                       Asesora: Profa. Sonia Sánchez García
                                     Unidad 2
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                           Alejandro Serralde Romero
                            Alejandra Botello Correa
                                    08/10/2010
La Biblioteca Pública y La Biblioteca Especializada


La biblioteca es una unidad de información destinada a almacenar, gestionar y distribuir

conocimientos, los cuales se pueden encontrar en diferentes medios de soporte, entre los

más comunes están los libros y revistas, aunque también con la implementación de nuevas

tecnologías es cada vez más común que el conocimiento también se almacene en medios

electrónicos o formatos digitales.

Existen varias tipologías para clasificar las bibliotecas, pero en esta ocasión nos enfocaremos

en las bibliotecas públicas y las bibliotecas privadas. Ambas cumplen su esencia como

unidad de información, pero su diferencia está en el sector o población para la cual están

destinadas.

la biblioteca pública se encarga de tener la mayor variedad de temas posibles, pues al ser

publica sus usuarios son de todos los niveles académicos y de cualquier edad, incluso

muchas de ellas tienen implementadas secciones infantiles para sus usuarios mas pequeños

y algunas de otras patrocinan y organizan eventos culturales, tales como conferencias,

proyecciones cinematográficas y conferencias, es decir la biblioteca pública trata de

satisfacer las necesidades del mayor número posible de ciudadanos

Las bibliotecas especializadas por su parte, dependen de empresas, organizaciones,

sociedades e instituciones, tienen un circulo de usuarios seleccionados, los cuales pueden

formar parte de las mismas o tener alguna relación que los atrae por la información

específica sobre algún tema o sector y por lo general están diseñadas para responder a

necesidades profesionales concretas, por citar un ejemplo; la Biblioteca Medica del Instituto

Mexicano del Seguro Social, la cual está al servicio del personal de la institución, para

investigación y consulta sobre cualquier tema relacionado con la salud y medicina.
La clasificación de los archivos de acuerdo al ciclo de vida de los documentos


Los archivos en la actualidad son los depósitos oficiales de documentos públicos y privados,

los documentos que se almacenan tienen la particularidad de plasmar las funciones,

actividades y tareas desarrolladas por las instituciones o personas que los han generado, o

sea, tienen un origen muy particular. El tipo de archivo se determina de acuerdo al ciclo de

vida de los documentos.

Los Archivos de Gestión, son la parte fundamental de cualquier sistema de archivos de una

institución, pues reúne la documentación en trámite y que se consulta o utiliza

frecuentemente, estos archivos son coordinados y gestionados por los Archivos Centrales,

lugar donde se reúnen los documentos transferidos por los primeros una vez que su tramite a

finalizado y su consulta ya no es frecuente, y    a la vez transfiere sus documentos a los

Archivos Intermedios, cuando estos pierden sus valores primarios y en una parte de los

mismos su valor secundario es predominante y se consultan en forma ocasional; En este

lugar permanecerán hasta su destrucción o transferencia definitiva a los Archivos Históricos,

Lugar donde los documentos han pasado a ser parte del patrimonio documental de los

países y los cuales se deben de conservarse en forma permanente al servicio de la

investigación y la cultura.
Caracterización de las entradas y salidas de los sistemas de archivos como
sistemas de información.




   ENTRADAS (Documentos)                                                     SALIDAS

La principal entrada del archivo                                    Se hacen varios productos de
como sistema de información la                                     información que constituyen las
  constituyen los documentos.                                     herramientas fundamentales para
                                                                         el tratamiento de los
                                                                              documentos.


                                                Valorar
                                               Clasificar
                                               Ordenar




                                            Documentos




                                   .                               .




                                       PROCEDIMIENTOS
                                       Diseño de los documentos
                                         • Identificación
                                          • Valoración
Principales procesos que ocurren en los archivos y

     por qué consideramos que éstos tienen una gran influencia del sistema de records

                                management norteamericano



El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos, que
contribuyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación,
Valoración, Descripción y Difusión

Identificación
Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de
análisis.

Valoración
El objetivo es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los
valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases del archivo.

Descripción
En esta fase se elaboran los instrumentos de descripción que permiten el acceso a la
información contenida en los documentos. Todo programa de descripción en el sistema de
archivos debe basarse en la observancia de los resultados obtenidos en las fases de
identificación y valoración, pues no tiene ningún sentido aplicarla a fondo en esta fase para
aquellas series documentales que serán depuras.

Difusión:
Tiene una doble vertiente:

      - La propia Administración productora de los documentos. (Los archiveros estarán
      encargados de brindar información suficiente).
      - Los ciudadanos. (Se prestará especial atención a las regulaciones de acceso
      establecidas en la fase de valoración).


La sucesión de escándalos financieros en los USA en los últimos tiempos ha provocado una
serie de leyes muy estrictas por parte de la administración norteamericana con el objetivo
de regularizar y hacer transparente la información. Esta estricta regularización y la necesidad
de las grandes empresas de saber en todo momento qué documentos les pueden causar
problemas y poder destruirlos eficazmente, han implementado el Record Management
(programa de gestión de documentos), y así poder clasificar la información con los procesos
antes mencionado.

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Identificación de las bibliotecas y archivos como sistemas de información.

  • 1. Licenciatura en Tecnologías e Información Establecimiento y administración de los sistemas de información Asesora: Profa. Sonia Sánchez García Unidad 2 Actividad Integradora ”Identificación de las bibliotecas y archivos como sistemas de información” Equipo: Alejandro Serralde Romero Alejandra Botello Correa 08/10/2010
  • 2. La Biblioteca Pública y La Biblioteca Especializada La biblioteca es una unidad de información destinada a almacenar, gestionar y distribuir conocimientos, los cuales se pueden encontrar en diferentes medios de soporte, entre los más comunes están los libros y revistas, aunque también con la implementación de nuevas tecnologías es cada vez más común que el conocimiento también se almacene en medios electrónicos o formatos digitales. Existen varias tipologías para clasificar las bibliotecas, pero en esta ocasión nos enfocaremos en las bibliotecas públicas y las bibliotecas privadas. Ambas cumplen su esencia como unidad de información, pero su diferencia está en el sector o población para la cual están destinadas. la biblioteca pública se encarga de tener la mayor variedad de temas posibles, pues al ser publica sus usuarios son de todos los niveles académicos y de cualquier edad, incluso muchas de ellas tienen implementadas secciones infantiles para sus usuarios mas pequeños y algunas de otras patrocinan y organizan eventos culturales, tales como conferencias, proyecciones cinematográficas y conferencias, es decir la biblioteca pública trata de satisfacer las necesidades del mayor número posible de ciudadanos Las bibliotecas especializadas por su parte, dependen de empresas, organizaciones, sociedades e instituciones, tienen un circulo de usuarios seleccionados, los cuales pueden formar parte de las mismas o tener alguna relación que los atrae por la información específica sobre algún tema o sector y por lo general están diseñadas para responder a necesidades profesionales concretas, por citar un ejemplo; la Biblioteca Medica del Instituto Mexicano del Seguro Social, la cual está al servicio del personal de la institución, para investigación y consulta sobre cualquier tema relacionado con la salud y medicina.
  • 3. La clasificación de los archivos de acuerdo al ciclo de vida de los documentos Los archivos en la actualidad son los depósitos oficiales de documentos públicos y privados, los documentos que se almacenan tienen la particularidad de plasmar las funciones, actividades y tareas desarrolladas por las instituciones o personas que los han generado, o sea, tienen un origen muy particular. El tipo de archivo se determina de acuerdo al ciclo de vida de los documentos. Los Archivos de Gestión, son la parte fundamental de cualquier sistema de archivos de una institución, pues reúne la documentación en trámite y que se consulta o utiliza frecuentemente, estos archivos son coordinados y gestionados por los Archivos Centrales, lugar donde se reúnen los documentos transferidos por los primeros una vez que su tramite a finalizado y su consulta ya no es frecuente, y a la vez transfiere sus documentos a los Archivos Intermedios, cuando estos pierden sus valores primarios y en una parte de los mismos su valor secundario es predominante y se consultan en forma ocasional; En este lugar permanecerán hasta su destrucción o transferencia definitiva a los Archivos Históricos, Lugar donde los documentos han pasado a ser parte del patrimonio documental de los países y los cuales se deben de conservarse en forma permanente al servicio de la investigación y la cultura.
  • 4. Caracterización de las entradas y salidas de los sistemas de archivos como sistemas de información. ENTRADAS (Documentos) SALIDAS La principal entrada del archivo Se hacen varios productos de como sistema de información la información que constituyen las constituyen los documentos. herramientas fundamentales para el tratamiento de los documentos. Valorar Clasificar Ordenar Documentos . . PROCEDIMIENTOS Diseño de los documentos • Identificación • Valoración
  • 5. Principales procesos que ocurren en los archivos y por qué consideramos que éstos tienen una gran influencia del sistema de records management norteamericano El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos, que contribuyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación, Valoración, Descripción y Difusión Identificación Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis. Valoración El objetivo es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases del archivo. Descripción En esta fase se elaboran los instrumentos de descripción que permiten el acceso a la información contenida en los documentos. Todo programa de descripción en el sistema de archivos debe basarse en la observancia de los resultados obtenidos en las fases de identificación y valoración, pues no tiene ningún sentido aplicarla a fondo en esta fase para aquellas series documentales que serán depuras. Difusión: Tiene una doble vertiente: - La propia Administración productora de los documentos. (Los archiveros estarán encargados de brindar información suficiente). - Los ciudadanos. (Se prestará especial atención a las regulaciones de acceso establecidas en la fase de valoración). La sucesión de escándalos financieros en los USA en los últimos tiempos ha provocado una serie de leyes muy estrictas por parte de la administración norteamericana con el objetivo de regularizar y hacer transparente la información. Esta estricta regularización y la necesidad de las grandes empresas de saber en todo momento qué documentos les pueden causar problemas y poder destruirlos eficazmente, han implementado el Record Management (programa de gestión de documentos), y así poder clasificar la información con los procesos antes mencionado.