1. Licenciatura en Tecnologías e
Información
Establecimiento y
administración de los
sistemas de información
Asesora: Profa. Sonia Sánchez García
Unidad 2
Actividad Integradora
”Identificación de las bibliotecas y
archivos como sistemas de información”
Equipo:
Alejandro Serralde Romero
Alejandra Botello Correa
08/10/2010

2. La Biblioteca Pública y La Biblioteca Especializada
La biblioteca es una unidad de información destinada a almacenar, gestionar y distribuir
conocimientos, los cuales se pueden encontrar en diferentes medios de soporte, entre los
más comunes están los libros y revistas, aunque también con la implementación de nuevas
tecnologías es cada vez más común que el conocimiento también se almacene en medios
electrónicos o formatos digitales.
Existen varias tipologías para clasificar las bibliotecas, pero en esta ocasión nos enfocaremos
en las bibliotecas públicas y las bibliotecas privadas. Ambas cumplen su esencia como
unidad de información, pero su diferencia está en el sector o población para la cual están
destinadas.
la biblioteca pública se encarga de tener la mayor variedad de temas posibles, pues al ser
publica sus usuarios son de todos los niveles académicos y de cualquier edad, incluso
muchas de ellas tienen implementadas secciones infantiles para sus usuarios mas pequeños
y algunas de otras patrocinan y organizan eventos culturales, tales como conferencias,
proyecciones cinematográficas y conferencias, es decir la biblioteca pública trata de
satisfacer las necesidades del mayor número posible de ciudadanos
Las bibliotecas especializadas por su parte, dependen de empresas, organizaciones,
sociedades e instituciones, tienen un circulo de usuarios seleccionados, los cuales pueden
formar parte de las mismas o tener alguna relación que los atrae por la información
específica sobre algún tema o sector y por lo general están diseñadas para responder a
necesidades profesionales concretas, por citar un ejemplo; la Biblioteca Medica del Instituto
Mexicano del Seguro Social, la cual está al servicio del personal de la institución, para
investigación y consulta sobre cualquier tema relacionado con la salud y medicina.

3. La clasificación de los archivos de acuerdo al ciclo de vida de los documentos
Los archivos en la actualidad son los depósitos oficiales de documentos públicos y privados,
los documentos que se almacenan tienen la particularidad de plasmar las funciones,
actividades y tareas desarrolladas por las instituciones o personas que los han generado, o
sea, tienen un origen muy particular. El tipo de archivo se determina de acuerdo al ciclo de
vida de los documentos.
Los Archivos de Gestión, son la parte fundamental de cualquier sistema de archivos de una
institución, pues reúne la documentación en trámite y que se consulta o utiliza
frecuentemente, estos archivos son coordinados y gestionados por los Archivos Centrales,
lugar donde se reúnen los documentos transferidos por los primeros una vez que su tramite a
finalizado y su consulta ya no es frecuente, y a la vez transfiere sus documentos a los
Archivos Intermedios, cuando estos pierden sus valores primarios y en una parte de los
mismos su valor secundario es predominante y se consultan en forma ocasional; En este
lugar permanecerán hasta su destrucción o transferencia definitiva a los Archivos Históricos,
Lugar donde los documentos han pasado a ser parte del patrimonio documental de los
países y los cuales se deben de conservarse en forma permanente al servicio de la
investigación y la cultura.

4. Caracterización de las entradas y salidas de los sistemas de archivos como
sistemas de información.
ENTRADAS (Documentos) SALIDAS
La principal entrada del archivo Se hacen varios productos de
como sistema de información la información que constituyen las
constituyen los documentos. herramientas fundamentales para
el tratamiento de los
documentos.
Valorar
Clasificar
Ordenar
Documentos
. .
PROCEDIMIENTOS
Diseño de los documentos
• Identificación
• Valoración

5. Principales procesos que ocurren en los archivos y
por qué consideramos que éstos tienen una gran influencia del sistema de records
management norteamericano
El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos, que
contribuyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación,
Valoración, Descripción y Difusión
Identificación
Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de
análisis.
Valoración
El objetivo es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los
valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases del archivo.
Descripción
En esta fase se elaboran los instrumentos de descripción que permiten el acceso a la
información contenida en los documentos. Todo programa de descripción en el sistema de
archivos debe basarse en la observancia de los resultados obtenidos en las fases de
identificación y valoración, pues no tiene ningún sentido aplicarla a fondo en esta fase para
aquellas series documentales que serán depuras.
Difusión:
Tiene una doble vertiente:
- La propia Administración productora de los documentos. (Los archiveros estarán
encargados de brindar información suficiente).
- Los ciudadanos. (Se prestará especial atención a las regulaciones de acceso
establecidas en la fase de valoración).
La sucesión de escándalos financieros en los USA en los últimos tiempos ha provocado una
serie de leyes muy estrictas por parte de la administración norteamericana con el objetivo
de regularizar y hacer transparente la información. Esta estricta regularización y la necesidad
de las grandes empresas de saber en todo momento qué documentos les pueden causar
problemas y poder destruirlos eficazmente, han implementado el Record Management
(programa de gestión de documentos), y así poder clasificar la información con los procesos
antes mencionado.