El documento resume los resultados financieros y administrativos obtenidos por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) en Colombia durante el año 2012, incluyendo ahorros significativos a través de procesos de contratación consolidada y lineamientos para 2013 enfocados en optimización contable, procesos de recaudo, y gestión contractual y de inventarios.

1. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
SENA
Servicio Nacional de Aprendizaje
Bogotá, Enero de 2013

2. RESULTADOS OBTENIDOS EN LA
VIGENCIA 2012

3. Optimización de los recursos con procesos de contratación
con proveeduría integral para todas las sedes del SENA.
PRESUPUESTO PRESUPUESTO AHORRO
PROYECTOS ESTIMADO INICIAL ADJUDICADO INICIAL
PAPELERÍA 7.438.389.419,17 7.045.000.000 393.389.419
ASEO Y CAFETERÍA 26.622.123.191,10 24.294.400.000 2.327.723.191
VIGILANCIA 57.416.719.296,13 44.047.076.877 13.369.642.419
TIQUETES AÉREOS 8.603.125.000,00 8.478.125.000 125.000.000
SEGUROS 9.857.000.000,00 9.366.325.220 490.674.780
TOTAL 140.423.000.000,00 93.230.927.097 16.706.429.809

4. • El ahorro inicial corresponde a la diferencia entre el valor
proyectado inicialmente y el valor por el cual se adjudicó el
proceso.
• Existe otro tipo de ahorros implícitos como son: Ahorro en
horas/hombre, considerando que ya no se realizarán
alrededor de 150 procesos por objeto contratado,
papelería, energía, espacio en correos electrónicos, y
disminución del riesgo de eventuales procesos judiciales
(demandas).

5. PROCESOS DE RECAUDO Y CARTERA
• Implementación de una cuenta nacional para producción de
Centros.
• Se eliminaron 115 cuentas de producción de centros, con la
generación del 100% de estos ingresos a través de Canales
Electrónicos y Código de Barras.
• Generación de la Certificación de Aportes y Cartera en línea.
• Contratación del Sistema Integrado de Gestión de Cartera.

6. UNIFICACIÓN DEL PROCESO CONTABLE
Proceso de causación contable de planilla de
contratistas a nivel nacional, desde la Dirección
General.

7. LOGÍSTICA
Se suscribió el contrato No. 728 de 2012 para la prestación del
servicio de toma física de inventarios, marcación y avalúo
técnico de los bienes muebles de propiedad y/o bajo custodia
del SENA en sus sedes a nivel nacional, el cual se ejecutó a
satisfacción en los meses de Septiembre, Octubre, Noviembre y
Diciembre de 2012. Se atendieron:
– 147 sedes físicas a nivel nacional.
– 627.610 bienes devolutivos.
– Por valor de $728.073.597.797.

8. CONSTRUCCIONES
Se suscribieron los siguientes proyectos para Construcción
de obras Nuevas:
OBJETO DEL CONTRATO VALOR CONTRATO
CONTRATO 1015-2012. CONTRATACIÓN DE LOS ESTUDIOS TÉCNICOS, DISEÑOS Y
CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DISEÑO TECNOLOGICO INDUSTRIAL- CDTI- EN 24.126.935.229,70
AGUABLANCA, REGIONAL VALLE DEL CAUCA.
CONTRATO 1017- 2012. CONTATACIÓN DE LA INTERVENTORÍA TÉCNICA,
ADMINISTRATIVA, LEGAL Y FINANCIERA-CONTABLE A LA EJECUCIÓN DE LOS ESTUDIOS
1.211.036.999,20
TÉCNICOS, DISEÑOS Y CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DISEÑO TECNOLOGICO
INDUSTRIAL- CDTI- EN AGUABLANCA, REGIONAL VALLE DEL CAUCA.
CONTRATO 1018-2012. CONTRATAR LOS ESTUDIOS TÉCNICOS, DISEÑOS Y
CONSTRUCCIÓN DE LA SEDE DEL CENTRO DE TECNOLOGÍAS PARA LA CONSTRUCCIÓN Y 30.692.612.231,00
LA MADERA PARA LA REGIONAL DISTRITO CAPITAL DEL SENA EN CAZUCÁ, SOACHA
CONTRATO 10126-2012.CONTRATAR LA INTERVENTORÍA TÉCNICA, ADMINISTRATIVA,
LEGAL Y FINANCIERA- CONTABLE AL CONTRATO QUE TIENE POR OBJETO LA
ELABORACÓN DE LOS ESTUDIOS TÉCNICOS, DISEÑOS Y CONSTRUCCIÓN DE LA SEDE DEL 1.313.682.496,00
CENTRO DE TECNOLOGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN Y LA MADERA DE LA REGIONAL
DISTRITO CAPITAL.
CONTRATO 1031-2012. ADMINISTRACIÓN DELEGADA PARA LA GERENCIA Y
COORDINACIÓN PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA SUBSEDE DEL CENTRO DE SERVICIOS DE 15.000.000.000,00
SALUD EN LOS PROGRAMAS DE DEPORTE, RECREACIÓN Y ACTIVIDAD FÍSICA.
72.344.266.955,90

9. De los 85.000 millones que se tenían para el año 2012, se invirtió
y/o comprometió el 99,95% de los recursos asignados para
construcciones y adecuaciones, de la siguiente manera:
Obras Nuevas: 36.617.943.514,00
Adecuaciones: 26.724.112.972,00
Mantenimientos: 21.524.000.000,00
84.960.000.000,00

10. LINEAMIENTOS 2013

11. CONTABILIDAD

12. Resolución 000139 de 21/11/2012. Aún cuando la DIAN indica que el plazo para hacerlo es
ACTUALIZACIÓN RUT con el vencimiento de la Declaración de Renta, también es cierto que se requiere para la
suscripción de nuevos contratos. Secretaria General instruyó que se otorga plazo hasta el
primer pago.
Art. 2º Ley 1607/2012 (Reforma Tributaria). Debe hacerse con copia para el empleado o
CERTIFICADO DE INICIO O prestador de los servicios, y otra copia se debe remitir a la DIAN. El Gobierno aún no ha
TERMINACIÓN DE CONTRATOS reglamentado el contenido del certificado ni la forma, lugar y fecha en que se debe remitir el
certificado a la DIAN.
Ingresos 2012 inferiores a $104.196.000
Contratos 2012 inferiores a $85.962.000
RÉGIMEN SIMPLIFICADO DE IVA Contratos 2013 inferiores a $88.575.000
Parágrafo 1 Artículo 499 E.T. Si durante el 2013 se pretende firmar un contrato para vender
bienes gravados o prestar servicios gravados, y la cuantía del contrato va a superar la cifra aquí
reseñada, deberá inscribirse en el “Régimen Común” antes de la celebración del contrato.
Parágrafo 3º Artículo 14 Ley 1607/2012. El sujeto de retención deberá informar al respectivo
pagador su condición de declarante o no declarante del Impuesto sobre la Renta, manifestación
CONDICIÓN DE DECLARANTE O
que se entenderá prestada bajo la gravedad de juramento.
NO DEL IMPUESTO DE RENTA
Este aspecto en el SENA se ha incorporado dentro de la Planilla de Prestación de Servicios
Personales
TARIFA MÍNIMA DE RETENCIÓN Artículo 14 Ley 1607/2012, los pagadores deberán verificar los pagos efectuados en el último
EN LA FUENTE período gravable a la persona natural clasificada en la categoría de empleado.

13. TESORERÍA

14. • Registro de Ingresos desde Dirección General - Botón de
Pagos y Código de Barras.
• El registro de los ingresos recibidos por transferencia
electrónica serán responsabilidad de las tesorerías,
próximamente les daremos instrucciones del cargue de los
extractos de las cuentas recaudadoras.
• Mantener autorizadas y activas las cuentas de los terceros
para realizar pagos a beneficiario final.

15. •Ya pueden realizarse los pagos vigencia 2013.
•Aún no pueden realizarse los pagos de reservas y
cuentas por pagar.
•El 25 de enero deben entregar las conciliaciones
bancarias a diciembre 31 de 2012.
•Los rechazos de pagos realizados en el mes de diciembre
deben registrarse en finanzas – movimiento 102 y para
poderlo pagar se deberá registrar nuevamente.

16. ALMACÉN E INVENTARIOS

17. TOMA FÍSICA DE LOS INVENTARIOS
Una vez terminado el proceso de Toma Física de los inventarios a nivel
nacional, se debe aprovechar el esfuerzo y la inversión realizada por la
Entidad para mantener actualizada la información plaqueteando los bienes
nuevos y realizando como mínimo UN INVENTARIO FÍSICO ANUAL, para
revisar, hacer seguimiento, controlar la custodia y buen manejo de los
bienes entregados a los cuentadantes.
Procesos de Baja:
Como consecuencia de la Toma Física de los inventarios se realizó una
campaña de limpieza y depuración de los inventarios especialmente sobre
aquellos bienes que por su obsolescencia, o porque ya no se necesitan, se
dieron de baja. Es necesario continuar con esta política para administrar
mejor los inventarios y por ende los estados financieros.

18. DEPURACIÓN ALMACENES Y BODEGAS:
Para la vigencia 2013 se debe culminar la depuración de los Almacenes y
Bodegas con que cuenta cada Centro de Formación y Despacho Regional.
Se deben implementar políticas de limpieza, de baja de bienes y de
compras por medio de contratos de suministro lo que permitirá no tener
en almacenamiento tantos bienes.
Reducción del Almacén de Consumo:
En atención a las nuevas políticas de compras de bienes e insumos
implementadas en el SENA a partir de la vigencia 2012, es necesario
reducir al mínimo las existencias de los bienes de consumo, depurando
estos elementos bien sea dando de baja aquellos insumos que ya no se
necesitan u ofreciéndolos a otros centros.

19. CAMBIO DE ALMACENISTAS:
Con el fin de evitar la gran problemática que genera el cambio de
almacenistas de los centros de formación, se implementará un
procedimiento específico de obligatorio cumplimiento para que se surta
esta novedad cumpliendo todos los protocolos.
CAPACITACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:
Este año se implementarán sesiones de capacitación y/o actualización de
los nuevos procesos de almacén e inventarios, esto como una necesidad
muy puntual que ha sido presentada a nivel nacional.

20. IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE
GESTIÓN CONTRACTUAL

21. REGISTRO DE UN CONTRATO EN SIIF CON
LAS EXIGENCIAS DEL SIRECI

22. ASPECTOS GENERALES
Usuarios del Sistema
a)Secretaria General y Coordinadores Administrativos de
cada una de las Regionales y Centro de Formación.
b)Grupo de presupuesto.
c)Supervisores de contratos de prestación de servicios
personales.
d)Ordenadores del Gasto de prestación de servicios
personales.
e)Grupo Integrado de Gestión Contractual.

23. Creación de Usuarios
Para la creación de usuarios de los perfiles a, b, c, d y e, se
deben remitir al correo planillapsp@sena.edu.co, los
siguientes datos:
Regional
•Centro de formación
•Cédula de ciudadanía
•Nombre completo
•Correo
•Indicar el Perfil (a, b, c, d y e)

24. CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CLASIFICACIÓN DE
CONTRATOS Y PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA
PLANILLA

25. • Si es para la creación de Contratistas de prestación de servicios
personales, el sistema automáticamente creará el usuario y
notificará al contratista.
• Captura de información de un contrato (Prestación de Servicios
Personales, Consorcios y Uniones Temporales y Bienes y Servicios).
• Captura de la información con el fin de clasificar un contrato desde
el punto de vista presupuestal y su respectiva programación de
pagos.
• Los documentos a adjuntar deberán estar en formato PDF, JPG,
PNG.
• El tiempo estimado para diligenciar la planilla será de cuatro
minutos (4), de lo contrario el sistema lo sacará y guardará la
información que se haya diligenciado hasta ese momento.

26. CRONOGRAMA
(SE ROTARA CADA MES)
CALENDARIO DE PAGOS CUENTA DE COBRO CONTRATISTAS
Cuentas no radicadas del mes Anterior Ultimo Numero Cedula Contratista
Radicacion Cuentas Contratistas
Fecha Maxima Aprobación Supervisores y Ordenadores
enero 2013 febrero 2013 marzo 2013 febrero 2013 junio 2013 octubre 2013
D L M M J V Sa D L M M J V Sa D L M M J V Sa 11 12 13 14 15 24 25 26 27 28 21 22 23 24 25
1 2 3 4 5 1 2 1 2 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0 9,0 1,2 3,4 5,6 7,8 7,8 9,0 1,2 3,4 5,6
6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9 3 4 5 6 7 8 9
13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16 22 25 26 27 28 julio 2013 noviembre 2013
20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23 17 18 19 20 21 22 23 5,6 7,8 9,0 1,2 3,4 22 23 24 25 26 18 19 20 21 22
27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 24 25 26 27 28 29 30 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0 9,0 1,2 3,4 5,6 7,8
31
marzo 2013 agosto 2013 diciembre 2013
abril 2013 mayo 2013 junio 2013 18 19 20 21 22 26 27 28 29 30 9 10 11 12 13
D L M M J V Sa D L M M J V Sa D L M M J V Sa 3,4 5,6 7,8 9,0 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0 1,2 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 1
7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 8 abril 2013 septiembre 2013
14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15 22 23 24 25 26 23 24 25 26 27
21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22 5,6 7,8 9,0 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0 1,2 3,4
28 29 30 26 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29
30
mayo 2013
julio 2013 agosto 2013 septiembre 2013 27 28 29 30 31
D L M M J V Sa D L M M J V Sa D L M M J V Sa 7,8 9,0 1,2 3,4 5,6
1 2 3 4 5 6 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7
7 8 9 10 11 12 13 4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14
14 15 16 17 18 19 20 11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21
21 22 23 24 25 26 27 18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28
28 29 30 31 25 26 27 28 29 30 31 29 30
octubre 2013 noviembre 2013 diciembre 2013
D L M M J V Sa D L M M J V Sa D L M M J V Sa
1 2 3 4 5 1 2 1 2 3 4 5 6 7
6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9 8 9 10 11 12 13 14
13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 15 16 17 18 19 20 21
20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23 22 23 24 25 26 27 28
27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30 29 30 31
26

27. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN
CONTRACTUAL PARA LA SUPERVISIÓN DE UN CONTRATO

28. • Una vez diligenciada y aprobada la planilla por parte
del contratista, el supervisor deberá ingresar al
sistema con su usuario (solicitado previamente y
notificado al correo), en donde encontrará la lista de
contratos a revisar y aprobar.
• El plazo para la aprobación de parte del supervisor
será el establecido en el cronograma.

29. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN
CONTRACTUAL PARA EL ORDENADOR DEL GASTO

30. • Una vez aprobada la planilla por parte del supervisor,
el ordenador del gasto deberá ingresar al sistema con
su usuario (previamente solicitado y notificado al
correo), en donde encontrará la lista de contratos a
revisar y aprobar.
• El plazo para la aprobación de parte del supervisor
será el establecido en el cronograma.

31. CERTIFICACIÓN EN LÍNEA APORTES
PARAFISCALES SENA
“CERTIAPORTES”

32. MEJORAS REALIZADAS EN LAS
CERTIFICACIONES DE APORTES PARAFISCALES

33. • El sistema de información esta orientado a internet,
valiéndose de estándares de seguridad y agilidad de
Microsoft.
• Implementación de nuevas herramientas para el
mejoramiento de procesos (solicitudes en línea, alertas
a aportantes, entre otras).
• Cada aportante descargará su certificación en formato
electrónico, el SENA no hará gastos de papel en
impresión de certificaciones, lo que contribuirá a
preservar el medio ambiente.

34. • Disminución en la intervención manual en este proceso
por parte de funcionarios del SENA.
• Expedición de certificaciones en tiempo real para los
aportantes a nivel nacional, en forma ágil y segura, con
gran disminución en trámites.
• Validación de certificaciones, lo que permitirá a terceros
interesados verificar la autenticidad.

35. HERRAMIENTAS DE SEGURIDAD PARA
LAS CERTIFICACIONES EN LÍNEA

36. Implementación de nuevas características:
• CódigoSENA: Cada aportante contará con un código de
verificación único (máximo 20 caracteres), lo que
impedirá el fraude, suplantación y filtración de
información.
• Código de Verificación: Un tercero interesado podrá
verificar la autenticidad de una certificación parafiscal
del SENA, en tiempo real.

37. Sistema de Información
CertiAportes
http://certiaportes.sena.edu.co/

38. TIPOS DE CERTIFICACIONES

39. PEDIDOS DE PAPELERÍA Y ÚTILES DE
ESCRITORIO A TRAVÉS DE PÁGINA WEB.

40. Se dispondrá de cuatro perfiles de autorización, los cuales son:
 Almacenista
 Directores Regionales y Subdirectores de Centro.
 Coordinador Grupo de Almacén e Inventarios Dirección General.
 Supervisor del Contrato.
Los pedidos se registrarán desde la página WEB de Panamericana
Outsourcing S.A. (www.panamericana-outsourcing.com.co)
Periodicidad: se realizarán de forma bimestral y transcurrirán 10 días
calendario entre la verificación, aprobación, autorización y entrega de los
elementos por parte del proveedor.
Fechas de solicitud: las fechas establecidas para el registro del pedido
corresponden a los últimos cinco días hábiles de cada mes. 40

41. Pedidos Urgentes: para el trámite de estas solicitudes,
deberá remitirse un correo electrónico al Coordinador del
Grupo de Almacén e Inventarios de la Dirección General,
para permitir el ingreso al aplicativo y autorizar el registro de
dicha solicitud.
Recibo de elementos: una vez recibido el pedido a
satisfacción por parte del SENA, el encargado en cada Sede
deberá firmar la remisión, escanearla y remitirla al correo
electrónico Pedro Barrantes Quintero, Coordinador del
Grupo de Almacén e Inventarios de la Dirección General.
41

42. SERVICIO DE ASEO Y CAFETERÍA, CON EL
SUMINISTRO DE ELEMENTOS E
INSUMOS

43. SERVICIO DE ASEO
• Los servicios se han empezado a cubrir a medida que se vencen los contratos
en las diferentes sedes.
• El personal y sedes asignadas corresponden a las estipuladas en el pliego de
condiciones. De requerirse personal adicional o un nuevo servicio en alguna de
las sedes, deberá adelantarse la solicitud mediante comunicación de los
supervisores (Directores Regionales y/o Subdirectores de Centro),
debidamente justificada, a la Dirección Administrativa y Financiera.
• El servicio contratado corresponde a turnos de 48 horas diurnas ordinarias
(Entre las 6:00 am y 10:00 pm) semanales de Lunes a Sábado, de acuerdo a las
necesidades del servicio de cada sede.
• El alcance del servicio se limita al aseo general, atención de cafetería y
mantenimiento preventivo básico, por lo tanto no podrán hacer actividades
como: mensajería, preparación de alimentos, aseo especializado de alto riesgo,
mantenimiento especializado, entre otros.
43

44. ELEMENTOS E INSUMOS
• El contrato incluye el suministro de insumos de aseo,
cafetería, suministro de maquinaria y equipos básicos, la
solicitud de los pedidos debe realizarse en coordinación con
los supervisores de Casalimpia, y con autorización de la
Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección
General.
44

45. Servicio de Jardinería: para este servicio no se contrataron
operarios de tiempo completo, la labor se desarrollará mediante
cronogramas previamente establecidos conforme a los
requerimientos que identifiquen los supervisores de Casalimpia
en conjunto con el Director o Subdirector de la respectiva sede.
Fumigación: se realizarán jornadas de fumigación
cuatrimestralmente una por cada sede en la misma fecha. El
cronograma se divulgará una vez se haya establecido
conjuntamente con Casalimpia.
45

46. CONTACTOS
•Jefe de Proyecto Casalimpia a Nivel Nacional OLGA LUCIA
MOLINA BAUTISTA -olga.molina@casalimpia.com.co, quien
atenderá todos las inquietudes.
•En la Dirección Administrativa y Financiera cualquier inquietud
o requerimiento será atendido por YINA PAOLA UMBACIA
GALEANO ypumbaciag@sena.edu.co. Número de contacto
3118627420, IP 12664.
46

47. SERVICIO DE VIGILANCIA

48. • Los servicios se han empezado a cubrir a medida que se vencen los
contratos en las diferentes sedes.
• El personal y sedes asignadas corresponden a las estipuladas en el
pliego de condiciones. De requerirse personal adicional en alguna de
las sedes, deberá adelantarse la solicitud mediante comunicación de
los supervisores (Directores Regionales y/o Subdirectores de Centro),
debidamente justificada, a la Dirección Administrativa y Financiera.
• En la Dirección Administrativa y Financiera cualquier inquietud o
requerimiento será atendido por YULIED MERCEDES OSPINA PINZÓN -
yospina@sena.edu.co, Supervisora Nacional. Número de contacto
3165354259, IP 12689.

49. RELACIÓN MENSUAL DE COMISIONES
PROGRAMADAS Y SOLICITUDES DE TIQUETES

50. • La programación mensual de comisiones que será la base para la
expedición de tiquetes, deberá remitirse los días 25 de cada mes o el
día hábil anterior a SONIA DEL CARMEN OVIEDO URBANO -
sonia.oviedo@sena.edu.co.
• La solicitud de expedición del tiquete deberá realizarse
anticipadamente con un mínimo de cinco días hábiles a la fecha de
inicio de la comisión, especificando: Nombre, Cédula y calidad del
comisionado (contratista o funcionario).
NOTA: después de expedidos los tiquetes, bajo ninguna circunstancia
se aceptarán cambios o modificaciones, estas deberán ser asumidas
por el comisionado.

51. GRACIAS