Webinario Aprende a crear tus propios informes en Excel conectando con Microsoft Dynamics 365 (OData)
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Este documento presenta una agenda para un webinar sobre cómo crear informes en Excel conectándose a datos de Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (D365 F&O) a través de OData. La agenda incluye una introducción a OData, cómo publicar entidades, una demostración de cómo crear consultas en Excel y una sesión de preguntas. El webinar será impartido por Daniel Caballero de DQSconsulting y cubrirá temas como filtros, operadores, Power Query y DAX.
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- 2. Aprende a crear tus propios informes con Excel conectando con Microsoft Dynamics 365 F&O (OData) Daniel Caballero Consultor funcional DQSconsulting d.caballero@dqsconsulting.com
- 3. DQSconsulting es una consultora 365 cuyo objetivo es ayudar a las empresas a transformar digitalmente su negocio y cultura corporativa utilizando las herramientas de Microsoft para alinear las estrategias, procesos y recursos de las empresas. Quiénes somos: DQSconsulting
- 4. Be ready for Brexit? Próximos webinarios Ponente: Fran Salinas (CEO DQSconsulting) Fecha: 03/03/2020 Hora: 10h Inscripción: http://bit.ly/2w2eVn0
- 5. 1. Introducción a OData Definición Filtros y operadores Power Query y DAX 2. Publicación de entidades con las que conectar 3. DEMO: Creación de consulta en Excel 4. Ruegos y preguntas Agenda
- 6. Definición Open Data Protocol (Odata) es un protocolo estándar que nos permite crear y consumir data. A través de este protocolo podemos obtener información de diferentes programas, en nuestro caso, podemos acceder a la información de D365. Para ver las entidades disponibles a tenemos que poner en el buscador de internet: [URL de nuestra organización]/Data Introducción a OData
- 7. Operadores https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/data-entities/odata Introducción a OData Filtros Filtros y operadores
- 8. Con Power Query podemos trabajar en la fase previa al análisis, es decir, en la extracción, transformación y carga de los datos. DAX nos sirve para el análisis de datos. Introducción a OData Power Query & DAX
- 9. https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/data-entities/data-entities La gran mayoría de entidades ya viene disponibles con el D365FO estándar Publicación de entidades con las que conectar
- 10. DEMO: Creación de consultas en Excel
- 11. 365 Ruegos y Preguntas www.dqsconsulting.com mkt@dqsconsulting.com Daniel Caballero d.caballero@dqsconsulting.com
Notas del editor
- La agenda de hoy es la que vemos en pantalla, primero vamos a empezar con una introducción un poco más teórica para familiarizarnos con los diferentes conceptos y luego veremos la parte más práctica y realizaremos una consulta. Si entremos en detalle, en la parte teórica empezaremos con una introducción a Odata, su definición, opciones de filtros y operadores disponibles y hablaremos del lenguaje Power Query y DAX que usamos en Excel para transformar nuestras consultas. Seguidamente comentaré brevemente como publicar las entidades a las que conectar y pasando a la parte más práctica veremos como conectar Excel con D365FO y realizaremos diferentes consultas y la Demo. Para finalizar abriremos el apartado de Ruegos y preguntas.
- Como he comentado al inicio, empezaremos con la parte más teórica para poder familiarizarnos con los conceptos y luego en la parte práctica entender los pasos que iremos realizando. En el Webinario de hoy la parte práctica tendrá un enfoque bastante funcional con lo que no entraremos mucho en detalle del código, operadores, filtros y opciones un poco más técnicas y solo las comentaremos brevemente en la primera parte teórica. El primer punto del que hablaremos hoy es de Open Data Protocol, también conocido como Odata. Es un protocolo estándar que nos permite crear y consumir data. A través de este protocolo podemos obtener información de diferentes programas, en nuestro caso, podemos acceder a la información de D365. La información a la cual podemos acceder se obtiene de las entidades disponibles en Dynamics. Para poder ver las entidades disponibles tenemos que poner en el buscador de internet: URL de nuestra organización/Data. Con esta opción veremos todas las entidades que tenemos disponibles para conectar. Si queremos conectar directamente contra una entidad o ver los campos de esta podemos poner en el navegador URL de nuestra organización /Data/Nombre de la Entidad Cuando pasemos a la parte práctica veremos que podemos realizar las consultas a las entidades sin tener que saber exactamente el nombre de estas. Otro beneficio de usar Dynamics es que tenemos integración con todos los productos de Microsoft, esto nos permite que cuando estemos realizando una consulta desde el Excel nos pida iniciar sesión, igual que si quisiéramos entrar en Dynamics. Con esto nos aseguramos que solo puedan acceder a ciertos datos aquellas personas que en el ERP tengan los roles de seguridad asignados para acceder a ellos. Odata usa la misma autentificación de usuario que Dynamics.
- Filtros y Operadores: En Odata tenemos una serie de filtros y operadores disponibles para cuando estamos realizando consultas. Estas opciones nos permiten realizar consultas más eficientes, solo seleccionando los datos que a nosotros nos interesan. Por ejemplo cuando usamos el Operador $Select podemos indicar que campos nos interesa extraer de la entidad a la cual vamos a consultar, evitando que cada vez que se haga quiera actualizar la consulta se tengan que cargar todos los campos. Del mismo modo si utilizamos los filtros podemos cargar solamente aquellas transacciones de la Base de Datos que nos interesen.
- Cuando hablamos de análisis de datos hasta hace unos años era impensable querer trabajar en Excel ya que el programa tenía muchas carencias. Sin embargo, en los últimos años han invertido mucho en la evolución de estos aspectos y hoy en día Excel nos brinda una serie de herramientas muy útiles para trabajar en este ámbito. Algunas de estas herramientas son Power Query, Power Pivot, Modelos de Datos y Dax. En este Webinario hablaremos de Power Query y DAX que son dos herramientas que usaremos para crear la consulta en la Demo. Ambas herramientas pueden resultaros familiares si habéis trabajado con Power BI. Con Power Query podemos trabajar en la fase previa al análisis, es decir, en la extracción, transformación y carga de los datos. Y nos permite cargar información de diferentes orígenes y automatizar toda la transformación de los datos sin necesidad de tener conocimientos de Macros o programación. Como veremos Power Query nos trae toda una interfaz con muchísima usabilidad al poder transformar nuestros datos sin tener que escribir una línea de código. Junto con Power Query se utiliza el código M para realizar modelados de datos más complejos. Por otro lado tenemos DAX, Data Analisys Expression que se usa para trabajar en el análisis de datos a partir de los datos ya cargados. Creando nuevas columnas o medidas como totalizadores. En conclusión primero se usa Power Query junto con código M para cargar, limpiar y transformar los datos y luego usas DAX para analizar los datos.
- Para poder acceder a través de Odata a la información de las entidades estas tienen que estar disponibles. La gran mayoría de entidades ya vienen como disponibles con el estándar de D365FO. Sin embargo puede haber alguna entidad en concreto que queramos y no podamos acceder a ella con el Excel. En estos casos se tiene que publicar la entidad. Esta tarea suele ser llevada a cabo por el equipo técnico interno del cliente o bien por el equipo técnico del partner. Es una tarea bastante simple con lo que no hay ningún problema en pedir que publiquen alguna entidad a la cual no tenemos acceso. Este punto solo lo comentaba para que lo tengáis presente si en algún momento os encontráis que no veis la entidad cuando realicéis la conexión a través del Excel Dejo un enlace en el que se explica como se realiza el proceso. Si surge alguna duda con este tema nos podéis mandar un correo y el equipo técnico de DQS os contestará sin ningún problema.
- Pasemos a la parte práctica. Primero veremos como conectar desde el Excel a las Entidades de Dynamics y luego iremos haciendo el paso a paso para construir nuestra consulta. Para el Webinario hemos pensado en generar una consulta relacionada con los precios de compra ya que la suelen pedir nuestros clientes. En Dynamics tenemos la opción de ver los precios de compra desde dos sitios, o bien desde el producto donde vemos todos los precios de ese producto para los diferentes proveedores o desde proveedores donde vemos todos los precios de ese proveedor para los diferentes productos. Nosotros vamos a realizar una consulta en la que poder ver todo el listado de tarifas de compra al mismo tiempo, es decir, todos los precios de todos los productos para todos los proveedores al mismo tiempo.