Material de apoyo de la sesión "Slack y Teams como soporte al trabajo en equipo", a cargo de Ramon Costa, en el club #eadaProjectManagement del 9/10/2018

1. Microsoft Teams y Planner
Mejorando la efectividad
del trabajo en equipo y los proyectos
Sesión de trabajo del club #eadaProjectManagement
(9 de octubre de 2018)
Transformando
la manera
de trabajar
Ramon Costa
Project and Change Director
MICProductivity

2. Ser un Partner de Referencia en
la Transformación de la Manera de Trabajar
de las Organizaciones y sus Profesionales
con el objetivo de mejorar su eficiencia y productividad
a través de la Adopción, Gestión del Cambio y Explotación
de las Tecnologías de la iProductividad
en los Procesos de Evolución Organizacional
(incorporando nuevas herramientas
y sacando el máximo provecho de las ya existentes)

3. Microsoft Teams
Entorno de trabajo (Hub) para el trabajo de los equipos de la
organización…
• Herramientas de comunicación (síncronas y asíncronas)
• Archivos y documentos
• Tareas del equipo
• Aplicaciones de uso diverso
• Otros recursos a compartir (enlaces web, espacios de archivos…)
• Con un calendario de grupo y una lista de distribución de correo
asociada
… y acceso a las herramientas de productividad individual
• Chats "privados"
• Agenda (Exchange)
• Repositorios de Archivos (OneDrive Empresarial, Dropbox,
Google Drive…)
• "Mis Tareas" (Planner)
• "Mis notas" (OneNote)
• …
Integrado con el resto de plataformas, servicios y
aplicaciones de Office 365:
• Grupos Office 365, Planner, Skype Empresarial,
OneNote, OneDrive Empresarial, SharePoint, Exchange
(calendario, …)
Multiplataforma y dispositivo
• Acceso desde un navegador web
(teams.microsoft.com)
• Aplicación cliente (Windows / Mac)
• App para dispositivos móviles (Windows, iOS, Android)

4. Trabajo en
equipo
equipos,
la pieza clave del
entorno Teams
• Descubrir equipos
y unirse a ellos (públicos)
• Crear un equipo (público/privado)
• Añadir miembros
• Propietarios / Miembros
• Invitados (cuenta asociada a Microsoft)
• Permisos
• Asociar un nuevo equipo
a un grupo "privado" de Office 365
ya existente
• Configuración
• "Favoritos"

5. Trabajo en
equipo
canales,
estructurando
recursos y
contenidos de
una manera
personalizada
• Canal "General" (por defecto)
• Otros canales (a incorporar)
• Ejemplos de uso y aplicación
• El correo electrónico asociado a un canal
• "Seguir" un canal

6. Trabajo en
equipo
elementos
de un canal:
conversaciones
• Conversaciones (públicas)
• Chats (y compartir documentos, emoticonos…)
• Audio y videoconferencia
• Reuniones virtuales
• Menciones (individuales y de equipo)
• Shortcuts

7. Trabajo en
equipo
elementos
de un canal:
pestañas - fichas
• Anclar contenido, herramientas, planes, y paneles
• Blocs de notas con OneNote
• Planner (Tareas y proyectos en equipo)
• Stream
• Office
• PDF
• PowerBI
• PowerPoint
• SharePoint
• Team Services
• Word
• Forms…

8. Trabajo en
equipo
elementos
de un canal:
archivos
• Con acceso al sitio de SharePoint)
• Una carpeta para cada canal en la biblioteca de documentos del sitio
SharePoint
• Sincronizable en el PC local (desde el sitio de SharePoint)

9. Trabajo en
equipo
elementos
de un canal:
blocs de notas
digitales
• Abrir un bloc de notas ya existente, crear un nuevo bloc de notas o vincular a
un bloc de notas
• Trabajo con OneNote online y sincronización en OneNote escritorio

10. Trabajo en
equipo
elementos
de un canal:
planes (tareas)
• Crear un nuevo plan o usar
uno ya existente
• Estructurar el plan en paneles
y listas de tareas
• Asignar responsables a tareas
• Seguir y monitorizar el avance
del trabajo

11. Productividad Personal con Teams
Chats (privados), más allá de
una simple comunicación
• Conversación (mensajería instantánea)
• Audio y videoconferencia
• Compartir archivos (y su
almacenamiento en OneDrive
Empresarial)
• Compartir pantallas
• Notas
• Organización
• Actividad
• Reuniones
Reuniones
• Integrado con las citas de Outlook
• Programar una reunión
Archivos
• Recientes
• Microsoft Teams
• OneDrive (Empresarial)
• Otros sistemas de
almacenamiento: Dropbox, Google
Drive…
Aplicaciones
• OneNote (Mis blocs de notas
digitales)
• Planner (Mis Tareas en Planes)
• …

12. Buenas prácticas para la gestión de proyectos
Creación y puesta en marcha
• Nomenclatura y políticas
• Incorporación de los miembros del
equipo e invitados, configuración y
permisos
Estructurar el espacio de trabajo en
temas / ámbitos / áreas (Canales)
• Crear uno o más planes y estructurar
las tareas y responsables
• Cubos (paneles), tareas y elementos de
comprobación
• Asignar responsables a las tareas del
equipo
Finalización del trabajo y cierre del
espacio
• Traslado de la documentación y blocs
de notas al espacio de archivado de la
organización
• Cierre del Teams
Ejecución y reporte del trabajo
• Conversaciones y reuniones
• Almacenamiento, intercambio y
gestión de los archivos y documentos
• Gestión de las notas del equipo
• Actualización de las tareas
• Sincronización en local de los blocs de
notas y archivos
• Calendario de "Mis Tareas" (Planner)
en Outlook
• Trabajo en movilidad con las Apps
• Control y seguimiento del trabajo
• Reuniones virtuales
• Revisión del estado de las tareas y
registro del estado (informes) en los
blocs de notas