El documento describe los elementos básicos para crear un flujograma que represente gráficamente un proceso estandarizado. Explica que un flujograma incluye una línea principal y secundarias, así como símbolos para indicar el tipo de actividad o decisión. Proporciona detalles sobre cómo construir el espacio para el flujograma y qué símbolos se pueden utilizar, como inicio/fin, actividades, decisiones, archivos y disyuntivas.

1. Tema 3.- Análisis y Diseño de Sistemas de Información en Servicios Sociales
El Flujograma
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN: EL
FLUJOGRAMA.
(GARCÍA HERRERO, G. 1996:188ss)
FLUJOGRAMA: Proporciona una visión detallada de un proceso. Cualquier
persona realiza muchos procesos diferentes en su vida diaria, por ejemplo se adhiere a rutinas
para tareas tan sencillas como desayunar o tomar una ducha: uno de estos procesos podría ser
cortarse el cabello (Ver Fig.1)
Fig. 1
Para que un proceso sea
estandarizable (es decir pueda ser
reflejado en un flujograma) debe
ser repetitivo, es decir que se
pueda aplicar a muchos supuestos
diferentes. señalar a este respecto,
que el proceso es estandarizable,
la intervención nunca. SE
PROTOCOLARIZAN
PROCESOS, SE
PARTICULARIZAN
INTERVENCIONES.
Otra característica
fundamental es que sean procesos
con diversos desenlaces posibles,
en función de diversas
circunstancias o disyuntivas que a
lo largo de los mismos se puedan
producir. Las diversas
intervenciones o trámites a los que
se aplique un proceso
estandarizado deben tener
diversas posibilidades de circuito,
diversas vias y a la vez diversos
finales posibles. Si el proceso es
único en su desarrollo, es decir, si
todas aquellas intervenciones o
trámites a los que se aplique van a
seguir los mismos pasos y en el mismo orden, tal proceso no requiere un esfuerzo de
estandarización mediante la técnica del flujograma, sino solo una descripción ordenada de
cada paso en su secuencia prevista.
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El Flujograma
Ejemplos de flujogramas (Fig. 2)
fig. 2
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4.2.1.- ESPACIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL FLUJOGRAMA
(Ver Anexo 2.)
- Papel suficientemente amplio.
- Título o denominación del flujograma, se ubica en la parte superior del papel, y estará
formado por tres referencias:
a.- Se iniciará con la alusión a que se trata de un "Proceso estándar de...", "Círculo
estándar de...", "Protocolo de...";
b.- A continuación se expresa el contenido del proceso que se pretende reflejar, con
especial cuidado de que sea bien significativo del mismo. Por ejemplo: "Gestión de
demandas de adopción", "intervención con menores absentistas", "atención de
demandas individuales familiares"... o cualquier otro que proceda en función del
objeto de la estandarización.
c.- Por último es esencial incluir en el título la referencia al entorno, Centro, Servicio,
o Institución bajo cuya responsabilidad se lleva a cabo el proceso. Por ejemplo: "...en
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El Flujograma
la Comunidad autónoma de...", "...en los Centros de servicios sociales del
ayuntamiento de..."
- A continuación es preciso establecer tres espacios diferenciados, que se corresponden con
las siguientes referencias:
a.- Primer espacio: NARRATIVA: Columna estrecha que se ubica a la izquierda del
papel en el que se diseña el proceso; en el se incluyen de manera breve, casi
telegráfica, aquellos comentarios observaciones advertencias.. que se considere
oportuno (los esenciales) incluir en relación con determinados pasos o símbolos, con
el fin de detallar sus contenidos o incluir información complementaria. Cada
referencia irá incluida con un número entre paréntesis que se corresponderá con la
numeración del símbolo al que haga alusión.
Ej. (21) Ver Anexo nº 3. (para resolver la actividad numerada como 21 en el
grafo es preciso consultar el anexo nº 3)
b.- RESPONSABLE: Columna similar a la anterior ubicada a la derecha de ésta,
cuya función es expresar quién o quiénes son los responsables de ejecutar cada una de
las actividades o de decidir sobre cada una de las disyuntivas que aparecen en el
proceso.
Ej. (4) (5) (6) Asistente Social.
Tanto en a). como en b). se deben procurar en la medida de lo posible
que la ubicación de las referencias se encuentre al mismo nivel que los
símbolos de los que se trate en el correspondiente grafo.
c.- GRAFO: Ocupará las dos terceras partes del espacio disponible en la página. En el
se incluirán las Líneas y los Símbolos.
4.2.2.- LÍNEAS DEL FLUJOGRAMA.
(Ver Fig. 3)
Todo flujograma contendrá una línea principal y una línea secundaria.
Línea principal: Determina la dirección hacia el suceso previsto como objetivo
del proceso (aquella que da sentido al mismo, aun cuando no se corresponda con la más
repetida o habitual)
Líneas secundarias: Representan los desenlaces del proceso que no se
corresponden con el suceso previsto como objetivo del mismo y que en consecuencia
constituyen incidencias del proceso.
Direcciones ordinarias: Principal --> Arriba - abajo
Secundaria--> Izquierda - derecha.
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Bucle: Un retorno, una línea secundaria que produce un regreso a un momento
anterior del proceso. El retorno del bucle debe desembocar en un línea nunca
directamente en un símbolo.
Fig. 3
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4.2.3.- SÍMBOLOS.
Indican el tipo de actividad, tarea o disyuntiva de la que se trata; no obstante dentro de
cada símbolo se incluirá una escueta leyenda que exprese la concreción de tal tarea, actividad
o disyuntiva.
INICIO/FINAL DEL PROCESO: Expresa el inicio o el final
del proceso, ubicándose al principio de la línea principal
(inicio del proceso) y al final de la misma (final del proceso).
ACTIVIDAD O TAREA ESTANDAR: Representar
actividades o tareas cuya realización sea habitual dentro del
proceso y que no tenga un símbolo específico para su
representación.
Ej. Realizar entrevista, visita domiciliaria....
ACTIVIDAD O TAREA NO HABITUAL: Se utiliza cuando la
actividad o tarea tenga un carácter no habitual, es decir
extraordinario.
Ej. Realizar inspección, retirar la ayuda...
PREPARACION DE...: Representa tareas cuya finalidad sea
preparar algo
Ej. Preparar reunión, preparar expediente....
DECISION INSTITUCIONAL/RESOLUCION: Representa
decisiones formales, aquellas que corresponden a la autoridad
institucional.
Ej. Aprobación de la ayuda, concesión del servicio...
ARCHIVO (ARCHIVAR/DESARCHIVAR): Representa tareas relacionadas con el archivo
de documentos. Este símbolo tiene dos excepciones respecto a los demás:
- Se trata de un símbolo cuya interpretación no requiere leyenda alguna; (indica
literalmente 'archivar' o 'sacar de archivo' algún documento)
- Posee un doble significado, el cual se logra invirtiendo la posición del triángulo:
* Si la base del triángulo se ubica en la dirección de la que la línea proviene
significa 'archivar'
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* Si por el contrario, es el vértice el que se ubica en la dirección de la que
proviene la línea, significa 'sacar de archivo'.
CONECTORES: Sirven para unir dos líneas de proceso dentro del mismo
flujograma.
Ej. En un flujograma se representa tanto un proceso de educación
familiar, en simultáneo con el proceso educativo de reinserción que se lleva a cabo
con uno de los miembros de la familia, internado en un centro. En un determinado
momento, el diseño la ejecución y la evaluación de los respectivos proyectos de
intervención deben hacerse de forma integrada. En este caso, existirán dos espacios en
el flujograma, en cada uno de los cuales se desarrollará ambas intervenciones; en los
momentos en que ambas deben conectarse, esa conexión se expresaría uniendo los
símbolos de la siguiente manera:
CONECTOR: SIMBOLO DE UNION CON OTRA PAGINA:
DOCUMENTO STANDARD: Se utiliza cuando en un
proceso se hace referencia a un 'documento standard', es
decir a aquel que debe realizarse en un formato
homogeneizado -protocolizado-.
Ej. Cumplimentar 'ficha de usuario', rellenar 'solicitud'....
Es importante que dentro del símbolo 'documento standard' se incluya una leyenda que
exprese no sólo de qué documento se trata, sino también la acción que se debe realizar en
relación con el mismo (así no será suficiente incluir 'ficha social' sino 'iniciar ficha social' o
'cerrar ficha social'..)
Generalmente los documentos estándares que un flujograma exprese se deben acompañar al
mismo en forma de Anexos
DISYUNTIVA: Hasta ahora todos los símbolos utilizados sólo dan como
resultado un proceso lineal simple. La disyuntiva representa un 'cruce de
caminos' una alternativa a la que el proceso se enfrenta en un momento
de su recorrido; alternativa que, en lenguaje del flujograma, debe
responderse con un "Sí" o con un "No". Representa un momento del
proceso en el que se debe optar por un "Sí" o por un "No", dando en consecuencia origen a
dos caminos distintos, a dos líneas diferenciadas en el flujograma.
Dentro de la figura aparecerá una leyenda que será una escueta afirmación a la que se puede
responder en sentido positivo o negativo, y sólo en uno u otro sentido.
Se trata del único símbolo del flujograma que tiene dos salidas posibles y sólo dos salidas.
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En ocasiones, una sola disyuntiva no es suficiente para resolver cuestiones complejas que se
presentan con mucha frecuencia en procesos de intervención social; en esos casos la lógica
binaria sugiere incorporar sucesivas disyuntivas. No obstante hay que tener cuidado con no
incorporar excesivas disyuntivas que harían confuso el proceso; la clave está en la adecuada
selección de las disyuntivas determinantes, de manera que se ahorren todas aquellas
innecesarias.
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